Journaleinträge genehmigen

Auf der Seite "Journaleinträge genehmigen" können Sie die Ihnen zugewiesenen Transaktionen überprüfen. Sie können Transaktionen genehmigen oder ablehnen und optionale Kommentare hinzufügen, um Ihre Entscheidungen zu begründen.

Wenn Sie für die Genehmigung von Transaktionen nicht verfügbar sind, können Sie Ihre Genehmigungsaufgaben delegieren, wenn Genehmigungen delegieren aktiviert ist. Wenn Sie im Abschnitt Persönliche Einstellungen eine Delegierung von Genehmigungen während Ihrer Abwesenheit einstellen, werden neue Genehmigungsanforderungen an Ihren stellvertretenden Genehmiger gesendet.

Wenn Benachrichtigungen aktiviert sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung, dass Genehmigungen warten.

Wenn Sie keine Genehmigung sehen, nachdem Sie eine Benachrichtigung erhalten haben, gehören Sie möglicherweise zu einer Gruppe, die als Genehmigender für das Journal festgelegt wurde. Wenn der Eintrag bereits von einem anderen Gruppenmitglied genehmigt wurde, wird er nicht mehr in der Liste angezeigt.

Abonnement

Hauptbuch
Regionale Verfügbarkeit

Alle Regionen
Benutzertyp Geschäftlicher Benutzer
Berechtigungen Journaleinträge genehmigen
Voraussetzungen

Genehmigungen sind aktiviert und konfiguriert

Transaktionsdetails und -verlauf überprüfen

Gehen Sie zu Hauptbuch > All > Journaleinträge > Journaleinträge genehmigen.

  • Um Transaktionen anzuzeigen, die für alle Genehmigenden eingereicht wurden, wählen Sie Alle anzeigen.

  • Um Transaktionen anzuzeigen, die für Sie eingereicht wurden, wählen Sie Eingereichte anzeigen.

  • Um Details und die Historie einer Transaktion anzuzeigen, wählen Sie Anzeigen.

Ein Eintrag muss eingereicht werden, bevor er in der Genehmigungsliste angezeigt wird. Eintragsentwürfe werden nicht in der Liste angezeigt.

Wenn Sie die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch verwenden

Wenn Sie die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch verwenden, wird eine zusätzliche Spalte in der Transaktionsliste angezeigt: Sonderfälle.

Die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch ist ein Tool für maschinelles Lernen, das Transaktionsdaten auswertet und Transaktionen kennzeichnet, die außerhalb der historischen Norm für Ihr Unternehmen liegen.

In der Spalte "Sonderfälle" wird der Status der Sonderfallerkennung angezeigt:

  • Leer ( ): Die Transaktion wurde noch nicht ausgewertet, obwohl sie eingereicht wurde. Die Auswertung kann nach der Einreichung eine Weile dauern.
  • Ein Ausrufezeichen (Ausrufezeichen für Sonderfall): Mindestens ein Zeileneintrag in der Transaktion ist ein Sonderfall.
  • Ein Bindestrich (Bindestrich für Kein Sonderfall): Es wurden in der Transaktion basierend auf Ihren historischen Daten und dem Modell keine Sonderfälle erkannt.

Sehen Sie sich die Einzelpostendetails an, um weitere Informationen über den Sonderfall zu erhalten. Verwenden Sie diese Informationen, um die richtige Aktion für die Transaktion zu bestimmen.

Einträge genehmigen oder ablehnen

So bearbeiten Sie einen Eintrag:

  1. Gehen Sie zu Hauptbuch > All > Journaleinträge > Journaleinträge genehmigen.

  2. Suchen Sie die Transaktion in der Liste.

  3. Wählen Sie Anzeigen, um die Transaktionsdetails anzuzeigen.

  4. Wählen Sie Genehmigen oder Ablehnen aus.

  5. Geben Sie optional einen Kommentar ein, in dem Sie den Grund für die Aktion begründen.

    Wenn Sie den Eintrag ablehnen, erhält die Person, die den Eintrag eingereicht hat, eine E-Mail mit Ihrem Kommentar.

    Wenn Sie den Eintrag genehmigen, ist Ihr Kommentar nicht in der E-Mail enthalten, wird aber in der Historie gespeichert.

  6. Wählen Sie erneut Genehmigen oder Ablehnen aus.

So bearbeiten Sie mehrere Einträge gleichzeitig:

Sie können keine Kommentare eingeben, wenn Sie Einträge mit dieser Methode genehmigen oder ablehnen.

  1. Gehen Sie zu Hauptbuch > All > Journaleinträge > Journaleinträge genehmigen.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der ersten Spalte neben den Einträgen.

  3. Wählen Sie die Schaltfläche Genehmigen oder Ablehnen.

Wenn ein Journaleintrag automatisch umgekehrt wird, ist nur eine Genehmigung erforderlich. Dies liegt daran, dass der Benutzer den ursprünglichen Journaleintrag und den umgekehrten Journaleintrag in einer einzigen Aktion gebucht.

Ein geplanter wiederkehrender Journaleintrag erfordert eine Genehmigung für jedes Vorkommen des geplanten Eintrags, da für jedes Vorkommen eine Genehmigungsanforderung initiiert wird.

Eigene Einträge genehmigen

Unter "Hauptbuch konfigurieren" gibt es eine Option, mit der Benutzer ihre eigenen Einträge genehmigen können. Beispiel: Wenn Sie der Genehmigende für das Hauptjournal sind und einen Eintrag für dieses Journal einreichen, wird dieser automatisch genehmigt. Sie können Ihre eigenen Einträge nur genehmigen, wenn Sie ein Genehmigender für das jeweilige Journal sind.

Wenn in der Spalte "Genehmigender" eines Journals die Option Genehmigung durch Manager des Mitarbeiters ausgewählt ist, wird die Option Der Einreicher kann eigene Einträge genehmigen umgangen. In diesem Fall wird der Eintrag zur Genehmigung an die Führungskraft der einreichenden Person weitergeleitet.

Teilweise genehmigte Transaktionen

Wenn ein Eintrag mit dem Status "Teilgenehmigung" angezeigt wird, bedeutet dies, dass Ihr Unternehmen die Genehmigung für mehrere Genehmigende eingerichtet hat (eine Genehmigungskette) und dass mindestens einer, aber nicht alle Genehmigenden, den Eintrag genehmigt hat.

Um die Genehmigung oder Ablehnung des Eintrags abzuschließen, wenden Sie sich an den Benutzer, dessen Genehmigung erforderlich ist, um die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen.