Mehrere Journaleinträge verarbeiten

Um Zeit zu sparen, können Sie eine Gruppe ausgewählter Journaleinträge in einem einzigen Schritt verarbeiten. Verwenden Sie diese Bulk-Aktualisierungen für die folgenden Aktionen:

Buchen
Duplizieren (in dasselbe Buch oder ein anderes)
Umkehren
Entfernen
Anhängen

Mit Ausnahme der Schaltfläche "Löschen" sind die Funktionen für Bulk-Aktionen in der erweiterten Version dieser Seite mit der Liste der Journaleinträge nicht verfügbar. Deaktivieren Sie die erweiterte Liste, um diese Funktionen zu verwenden.

Die Prozesse zum Duplizieren und Umkehren von Einträgen entsprechen den Buchungsgenehmigungsregeln, die dem Journal zugeordnet sind, in dem die Einträge erfasst werden.

Bulk-Aktionen dienen Ihrer Bequemlichkeit. Sage Intacct ist weiterhin erforderlich, um alle Validierungen für die von Ihnen ausgewählten Transaktionen anzuwenden. Das bedeutet, dass die Bearbeitungszeit für diese Einträge die gleiche ist, als ob Sie jeden Eintrag einzeln verarbeiten würden. Bei einer großen Gruppe von Einträgen kann die Verarbeitungszeit für die Gruppe für das Abschließen durch Intacct zu lange dauern. Die Anzahl der ausgewählten Transaktionen und die Größe jeder Transaktion sind Faktoren für die Verarbeitungszeit.

Abonnement	Hauptbuch Projekte (zur Umsatzrealisierung von Projekten)
Regionale Verfügbarkeit	Alle Regionen
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen
Berechtigungen	Journaleinträge: Auflisten, Anzeigen, Bearbeiten, Hinzufügen, Löschen, Zurückbuchen

Beschränkungen für Top-Level und Entität

Sie können eine Bulk-Aktualisierung nur auf derselben Ebene durchführen, auf der die Einträge erstellt wurden.

Wenn Sie auf Top-Level arbeiten, können Sie keine Bulk-Aktualisierungen für Journaleinträge durchführen, die auf Entitätsebene erstellt wurden.
Wenn Sie auf Entitätsebene arbeiten, können Sie keine Bulk-Aktualisierungen für Journaleinträge durchführen, die auf dem Top-Level oder in einer anderen Entität erstellt wurden.

Mehrere Journaleinträge buchen

Wenn Sie Journaltransaktionen buchen, muss die gesamte Transaktion ausgeglichen sein und alle erforderlichen Informationen müssen eingegeben werden. Das gleichzeitige Buchen mehrerer Transaktionen wird für Transaktionen mit dem Status Entwurf verwendet.

Da Sie Transaktionen innerhalb desselben Journals auswählen, wird die Auswahl in diesem Journal erfasst.

Gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > Journaleinträge.
Suchen Sie das entsprechende Journal in der Liste und wählen Sie Transaktionen anzeigen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jeden Transaktionsentwurf, der gebucht werden soll.
Wählen Sie Buchen aus.
Wählen Sie OK aus.
Im Fenster Buchen werden Informationen zu Ihrer Bulk-Aktion angezeigt. Wählen Sie Weiter aus.

Wenn in Ihrer Organisation Journaleintragsgenehmigungen für das Journal eingerichtet sind, mit dem Sie arbeiten, ändert sich der Status eines Eintragsentwurfs, der gebucht wird, in den Status "Eingereicht". Dies gilt auch dann, wenn Sie Genehmigende*r sind und die Option zum Genehmigen eigener Einträge unter "Hauptbuch konfigurieren" aktiviert ist.

Mehrere Einträge duplizieren

Wenn Sie Journaleinträge duplizieren, können Sie sie in dasselbe Buch und dasselbe Journal wie den Originaleintrag buchen, oder Sie können andere auswählen. Wählen Sie nur Einträge aus, die in dasselbe Buch und dasselbe Journal gebucht werden sollen.

Um doppelte Transaktionen automatisch zurückzubuchen, müssen Sie das Zurückbuchungsdatum angeben.

Gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > Journaleinträge.
Suchen Sie das Journal in der Liste und wählen Sie Transaktionen anzeigen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jede Transaktion, die dupliziert werden soll.
Wählen Sie oben auf der Seite Duplizieren aus.
Wählen Sie OK aus.
Im Fenster Duplizieren in:
1. Wählen Sie das Buch und das Journal für die duplizierten Einträge aus.
2. Geben Sie optional andere Datumsangaben ein.
3. Wählen Sie Weiter aus.

Einträge in ein anderes Buch duplizieren

Sie können Einträge in einem Journal duplizieren, das mit einem anderen Buch verknüpft ist. Auf diese Weise können Sie die Auswirkungen auf den Eintrag überprüfen, bevor Sie die Transaktion in Ihren zentralen Büchern buchen.

Um beispielsweise die Auswirkungen eines Eintrags zu sehen, erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Buch mit dem Namen "Vorläufig", und erfassen Sie die Transaktion in diesem Buch. Überprüfen Sie dann die Auswirkungen in einem Finanzbericht. Wenn die Änderung akzeptabel ist, verschieben (duplizieren) Sie den Eintrag in Ihr zentrales Buch (in der Regel Rückstellung) und buchen Sie ihn aus dem vorläufigen Buch aus.

Mehrere Einträge umkehren

Verwenden Sie die Bulk-Aktualisierungsfunktion, um mehrere Einträge gleichzeitig umzukehren. Für Stornierungen können Sie das ursprüngliche Datum verwenden (solange es sich in einem offenen Zeitraum befindet) oder ein neues Datum eingeben. Nur erfasste Journaleinträge können zurückgebucht werden.

Gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > Journaleinträge.
Suchen Sie das Journal in der Liste und wählen Sie Transaktionen anzeigen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jede Transaktion, die zurückgebucht werden soll.
Wählen Sie oben auf der Seite Umkehren aus.
Wählen Sie OK aus.
Optional können Sie im Fenster Parameter für die Umkehrung von Einträgen unterschiedliche Datumsangaben eingeben.
Wählen Sie Weiter aus.

Einen Anhang zu mehreren Journaleinträgen hinzufügen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einen Anhang zu mehreren Journaleinträgen hinzufügen. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Anhängen finden Sie unter Übersicht über Anhänge.

Wenn Sie einen Anhang zu mehreren Journaleinträgen gleichzeitig hinzufügen, hat der Anhang für alle diese Einträge dieselbe ID. In diesem Fall wirkt sich jede Änderung am Anhang auf alle Journaleinträge aus, die dieselbe Anhangs-ID verwenden.

Gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > Journaleinträge.
Alternativ können Sie einen anderen Eintragstyp auswählen, z. B. "Anpassung" oder "Benutzerdefiniert".
Wählen Sie Transaktionen anzeigen aus.
Nur Journaleinträge, die direkt im Hauptbuch erfasst werden, können diese Anhangsfunktion verwenden. Eine Fehlermeldung wird angezeigt, wenn Sie versuchen, einen Anhang zu einem Journaleintrag hinzuzufügen, der über ein Nebenbuch erfasst wurde.
Wählen Sie die Journaleinträge aus.
Wählen Sie Anhängen.
Wählen Sie einen vorhandenen Anhang aus oder erstellen Sie einen neuen Anhang.
Wählen Sie Weiter aus.

Ein Anhangssymbol wird am Ende der Zeile für jeden ausgewählten Journaleintrag angezeigt. Wählen Sie es aus, um den Anhang zu öffnen.

Journaleinträge entfernen

Sie können mehrere Journaleinträge entfernen, solange sich die Einträge nicht in einem geschlossenen Zeitraum befinden.

Gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > Journaleinträge.
Alternativ können Sie einen anderen Eintragstyp auswählen, z. B. "Anpassung" oder "Benutzerdefiniert".
Aktivieren Sie die Transaktionen mithilfe der Kontrollkästchen in der Spalte Löschen.
Wählen Sie oben auf der Seite Entfernen aus.
Wählen Sie zur Bestätigung OK aus.