Übersicht über Anhänge

Stellen Sie sich einen Anhang als eine Gruppe aus mehreren Dateien vor. Sie können mehrere Dateien beliebigen Typs mithilfe eines Anhangs an eine Transaktion anhängen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf gescannte Bilder, Tabellenkalkulationen und Textverarbeitungsdokumente. Sie können z. B. zehn gescannte Bilder zu einem einzigen Anhang für eine Rechnung hinzufügen.

Jeder Transaktion oder jedem Datensatz kann nur ein Anhang zugewiesen werden. Nachdem Sie einen Anhang hinzugefügt haben, fügen Sie ihm nach Bedarf einzelne Dokumente hinzu oder Entfernen Sie sie hinzu, um sicherzustellen, dass Ihre Begleitdokumente immer auf dem neuesten Stand sind.

Gründe für die Verwendung von Anhängen

Neben dem Hinzufügen und Bearbeiten eines Anhang Ein Anhang umfasst ein oder mehrere Begleitdokumente wie Tabellen, gescannte Bilder oder Textverarbeitungsdokumente. In der Liste "Anhänge" können Sie auf vielen Transaktionsseiten Anhänge als Begleitdokumentation auswählen oder erstellen. einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Seiten "Rechnung", "Rechnung", "Lieferant", "Kunde" und "Mitarbeiter-Ausgaben".

Hier sind einige Beispiele für den Wert der Verwendung von Anhängen:

• Wirtschaftsprüfungsgesellschaften können große Mengen an Papierdokumenten hochladen, die sie von ihren Kunden erhalten.
• Mitarbeiter können Belege scannen und an ihre Ausgaben-Reports anhängen, wodurch Papierablagen entfallen.
• CPAs können Auftragsbestätigungsschreiben anhängen, in denen die Ziele eines neuen Projekts dargelegt werden.
• Controller können Tabellen und Arbeitsblätter aus verschiedenen Abteilungen an das gesamte Unternehmens-Budget anhängen, um einen einfachen Zugriff auf Details für globale Budget-Zahlen zu ermöglichen.
• Wirtschaftsprüfer können Buchhaltungsvorgänge effizienter prüfen, wenn Anhänge mit den spezifischen Buchhaltungsvorgängen eingereicht werden, auf die sie sich beziehen.

Anhangsordner und Hierarchie

Anhänge werden zur einfachen Gruppierung in Ordnern gespeichert. Anhangsordner zeigen sowohl in der Hauptliste der Anwendung als auch im Dropdown-Menü zur Anhangsauswahl dieselben Namen an. Stellen Sie sicher, dass Sie über Folgendes verfügen Entsprechende Berechtigungen zum Erstellen von Anlagenordnern.

Wenn Sie beispielsweise an einem bestimmten Projekt arbeiten, erstellen Sie einen Anlagenordner mit dem Namen dieses Projekts. Speichern Sie dann alle unterstützenden Dokumente für dieses Projekt im Anhangsordner dieses Projekts.

Bei Anhangsordnern kann es sich um Ordner auf Top-Level ohne Unterordner, um übergeordnete Ordner mit vielen Unterordnern oder einfach um Unterordner handeln, die möglicherweise über eigene untergeordnete Ordner verfügen. Aus diesem Grund können Sie Ihre Ordnerhierarchie so breit oder tief gestalten, wie es Ihr Unternehmen erfordert.

Bildschlüssel:

Betrachten Sie das folgende Bild. Ordner 1 und Ordner 2 sind Top-Level Ordner, die in der Liste Anlagenordner aufgeführt sind. Um die untergeordneten Unterordner der einzelnen übergeordneten Ordner anzuzeigen, führen Sie einen Drilldown im übergeordneten Ordner durch.

Ordner	Typ
1	Übergeordneter Ordner mit untergeordneten Unterordnern
2	Ordner ohne Unterordner. Jeder Anhang stellt eine oder mehrere einzelne Dateien dar.
3	Übergeordneter Unterordner mit untergeordneten Unterordnern
4	Unterordner ohne Unterordner
5	Untergeordneter Unterordner
6	Untergeordneter Unterordner

Automatische Nummerierung für Anhänge erstellen

Verwenden Sie die automatische Nummerierung, um Anhänge schnell hinzuzufügen. Durch die automatische Nummerierung können Sie den manuellen Prozess der Nummerierung Ihrer Anhänge überspringen. Richten Sie die automatische Nummerierung von Anhängen im Dokumentreihenfolgen für IDs für die automatische Nummerierung und aktivieren Sie es im Abschnitt "Globale Einstellungen" der Seite "Unternehmensinformationen". Jedes Mal, wenn Sie einen Anhang erstellen, wird dann automatisch eine neue ID dafür generiert.

Um die automatische Nummerierung zu aktivieren, müssen Sie das Nummerierungssystem erstellen und dann die Nummerierung so einstellen, dass sie automatisch für jeden Anhang angewendet wird.

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Nummernkreise.

2. Geben Sie die erforderlichen Felder und alle anderen Informationen ein, die in Ihre Sequenz aufgenommen werden sollen.

   Die folgenden Felder sind Pflichtfelder:

   • Sequenz-ID

     Geben Sie eine Bezeichnung für den Namen der Sequenz ein, z. B. Anhänge.
     Es ist wichtig, dass Sie die Sequenz mit Wörtern benennen, die die Dokumente beschreiben, für die Sie die Sequenz verwenden werden.

     Diese ID kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

   • Sequenzname

   • Sequenzstatus

   • Sequenztyp

     Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

   • Primäre Sequenz

     Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

   • Nächste primäre Sequenz

     Automatisch generiert, kann aber bearbeitet werden

3. Wählen Sie Speichern.

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Nummernkreise.

2. Geben Sie die erforderlichen Felder und alle anderen Informationen ein, die in Ihre Sequenz aufgenommen werden sollen.

   Die folgenden Felder sind Pflichtfelder:

   • Sequenz-ID

     Geben Sie eine Bezeichnung für den Namen der Sequenz ein, z. B. Anhänge.
     Es ist wichtig, dass Sie die Sequenz mit Wörtern benennen, die die Dokumente beschreiben, für die Sie die Sequenz verwenden werden.

     Diese ID kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

   • Sequenzname

   • Sequenzstatus

   • Sequenztyp

     Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

   • Primäre Sequenz

     Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

   • Nächste primäre Sequenz

     Automatisch generiert, kann aber bearbeitet werden

3. Wählen Sie Speichern.

Weitere Informationen zu den Eingaben in den einzelnen Feldern finden Sie in den Feldbeschreibungen.

Legen Sie die automatisch anzuwendende Nummer fest:

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Unternehmen.

2. Wählen Sie Bearbeiten aus.
3. In der Dropdown-Liste für Anhangssequenztyp Wählen Sie unter "Globale Einstellungen" den Namen der von Ihnen erstellten Sequenz aus, z. B. Anhänge.

4. Wählen Sie Speichern.

Nach dem Speichern generiert Intacct automatisch eine eindeutige Nummer für jeden neuen Anhang, den Sie erstellen.

Gemeinsame Nutzung von Anhängen

Intacct verwendet freigegebene Anhänge. Wenn Sie eine Datei an mehrere Transaktionen anhängen, erstellen Sie keine Kopien. Alle Änderungen an dem Anhang, auf den verwiesen wird, wie z. B. das Hinzufügen eines neuen unterstützenden Dokument, werden in beiden Transaktionen berücksichtigt.

• Freigeben von Anhängen in duplizieren Transaktionen: Derselbe Anhangslink wird in die duplizierte Transaktion kopiert. Es wird keine neue Anlageninstanz erstellt. Wenn Sie den Anhang ändern, z. B. eine unterstützende Dokument aus dem Anhang entfernen, wird diese Änderung in beiden Transaktionen berücksichtigt.

  Wenn Sie nicht denselben Anhang verwenden möchten, wenn Sie eine Transaktion duplizieren, können Sie den Link zum Anhang manuell entfernen und bei Bedarf einen anderen Link zum Anhang hinzufügen.

• Anhänge in wiederkehrenden Transaktionen freigeben: Derselbe Anhangslink wird in alle Instanzen der wiederkehrenden Transaktion kopiert. Hängen Sie aktualisierte Dokumentversionen separat an, anstatt das Original zu überschreiben, um beide beizubehalten.

Bewährte Methoden für Anhänge

Unabhängig von der Art des Anhangs ist es immer eine bewährte Methode, Ihre Anhänge so zu organisieren, dass sie später bei Bedarf leicht gefunden und entfernt werden können. Um Ihre Anhänge einfach zu verfolgen, empfehlen wir die folgenden Best Practices:

• Richten Sie Ihre Struktur für Anhangsordner so ein, dass sie einfach zu verwenden und zu durchsuchen ist. Sie können z. B. einen Ordner "Rechnungen" und einen Ordner "Rechnungen" mit eigenen Unterordnern mit einer Hierarchie haben, die für Ihre Organisation sinnvoll ist. Dadurch können Sie Anhänge leichter finden, wenn sie später aktualisiert oder gelöscht werden müssen.
• Verwenden Sie eine Namens-Konvention für Ihre Anhänge, die den Namen der entsprechenden Person oder des entsprechenden Unternehmens beinhaltet. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung eines Lieferanten anhängen, können Sie sie Utilities_Aug2020-Western_Energy. Auf diese Weise gehen sie nicht in einem Ordner voller anderer Rechnungen verloren und können später bei Bedarf leicht gefunden und aktualisiert oder gelöscht werden.
• Begrenzen Sie die Betrag der Datensätze, in denen ein Anhang gespeichert wird. Wenn Sie beispielsweise über einen Anhang von einem Lieferanten verfügen, sollten Sie diesen Anhang am besten nur im Lieferanten-Datensatz speichern. Sie können zwar Anhänge aus der Datei "Entfernen" Liste der Anhängemüssen sie sein aus den Datensätzen entfernt, an die sie angehängt sind zuerst. Darüber hinaus ist es aus Sicherheitsgründen immer eine bewährte Methode, den Speicherort von Anhängen einzuschränken.