Übersicht über Anhänge

Stellen Sie sich einen Anhang als eine Gruppe aus mehreren Dateien vor. Sie können mehrere Dateien beliebigen Typs als Anhang an einen Datensatz oder eine Transaktion anhängen, z. B. gescannte Bilder, Tabellenkalkulationen und Textverarbeitungsdokumente. Sie können z. B. zehn gescannte Bilder zu einem einzigen Anhang für eine Rechnung hinzufügen.

Jeder Transaktion oder jedem Datensatz kann nur ein Anhang zugewiesen werden. Nachdem Sie einen Anhang hinzugefügt haben, können Sie ihm nach Bedarf einzelne Dokumente hinzufügen oder entfernen, um sicherzustellen, dass Ihre Begleitdokumente immer auf dem neuesten Stand sind.

Gründe für die Verwendung von Anhängen

Sie können Anhänge als unterstützende Dokumentation für Datensätze und viele Transaktionsseiten auswählen oder erstellen. einschließlich, aber nicht beschränkt auf Artikel-, Rechnung-, Rechnung-, Lieferanten-, Kunden- und Mitarbeiter-Ausgaben-Seiten.

Hier sind einige Beispiele für den Wert der Verwendung von Anhängen:

• Wirtschaftsprüfungsgesellschaften können große Mengen an Papierdokumenten hochladen, die sie von ihren Kunden erhalten.
• Mitarbeiter*innen können Belege scannen und an ihre Ausgaben-Reports anhängen, wodurch Papierablagen entfallen.
• Wirtschaftsprüfer können Auftragsbestätigungsschreiben anhängen, in denen die Ziele eines neuen Projekts dargelegt werden.
• Controller können Tabellen und Arbeitsblätter aus verschiedenen Abteilungen an das gesamte Unternehmens-Budget anhängen, um einen einfachen Zugriff auf Details für globale Budget-Zahlen zu ermöglichen.
• Wirtschaftsprüfer können Buchhaltungstransaktionen effizienter prüfen, wenn Anhänge mit den spezifischen Buchhaltungstransaktionen eingereicht werden, auf die sie sich beziehen.
• Mitglieder des Warenlagerteams können Artikel gemäß bestimmten Verpackungsanweisungen oder Referenzzeichnungen für bestimmte Artikel versenden.

Anhangsordner und Hierarchie

Anhänge werden zur einfachen Gruppierung in Ordnern gespeichert. Anhangsordner zeigen sowohl in der Hauptliste der Anwendung als auch im Dropdown-Menü zur Anhangsauswahl dieselben Namen an. Stellen Sie sicher, dass Sie über die Entsprechende Berechtigungen zum Erstellen von Anlagenordnern.

Bei Anhangsordnern kann es sich um Ordner auf Top-Level ohne Unterordner, um übergeordnete Ordner mit vielen Unterordnern oder einfach um Unterordner handeln, die möglicherweise über eigene untergeordnete Ordner verfügen. Aus diesem Grund können Sie Ihre Ordnerhierarchie so breit oder tief gestalten, wie es Ihr Unternehmen erfordert.

Wenn Sie beispielsweise an mehreren Projekten arbeiten, erstellen Sie einen Anhangsordner, Projekte und Unterordner mit den Namen bestimmter Projekte. Speichern Sie dann die Begleitdokumente für jedes Projekt im Unterordner "Anhänge" des jeweiligen Projekts. Sie können auch einen Ordner speziell für Ihr Inventar Artikel Anhänge oder für Produkt- Einzelposition Anhänge erstellen.

Bildschlüssel:

Betrachten Sie das folgende Bild. Ordner 1 und Ordner 2 sind Top-Level Ordner, die im Liste Anlagenordner aufgeführt sind. Um die untergeordneten Unterordner der einzelnen übergeordneten Ordner anzuzeigen, führen Sie einen Drilldown im übergeordneten Ordner durch.

Ordner	Typ
1	Übergeordneter Ordner mit untergeordneten Unterordnern
2	Ordner ohne Unterordner. Jeder Anhang stellt eine oder mehrere einzelne Dateien dar.
3	Übergeordneter Unterordner mit untergeordneten Unterordnern
4	Unterordner ohne Unterordner
5	Untergeordneter Unterordner
6	Untergeordneter Unterordner

Automatische Nummerierung für Anhänge erstellen

Verwenden Sie die automatische Nummerierung, um schnell Anhänge mit einer Referenznummer hinzuzufügen. Durch die automatische Nummerierung können Sie den manuellen Prozess der Nummerierung Ihrer Anhänge überspringen, sodass sie innerhalb eines Ordners leichter zu erkennen sind. Automatische Nummerierung von Anhängen einrichten auf der Dokumentreihenfolgen für IDs für die automatische Nummerierung und aktivieren Sie sie in der Abschnitt "Globale Einstellungen" auf der Seite "Unternehmensinformationen" aus. Jedes Mal, wenn Sie einen Anhang erstellen, wird dann automatisch eine neue ID generiert.

Schritt 1: Nummerierungssystem erstellen

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Nummernkreise.

2. Geben Sie die erforderlichen Felder und alle anderen Informationen ein, die in Ihre Sequenz aufgenommen werden sollen.

   Die folgenden Felder sind Pflichtfelder:

   • Sequenz-ID

     Geben Sie eine Bezeichnung für den Namen der Sequenz ein, z. B. Anhänge.
     Es ist wichtig, dass Sie die Sequenz mit Wörtern benennen, die die Dokumente beschreiben, für die Sie die Sequenz verwenden werden.

     Diese ID kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

   • Sequenzname

   • Sequenzstatus

   • Sequenztyp

     Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

   • Primäre Sequenz

     Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

   • Nächste primäre Sequenz

     Automatisch generiert, kann aber bearbeitet werden

3. Wählen Sie Speichern.

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Nummernkreise.

2. Geben Sie die erforderlichen Felder und alle anderen Informationen ein, die in Ihre Sequenz aufgenommen werden sollen.

   Die folgenden Felder sind Pflichtfelder:

   • Sequenz-ID

     Geben Sie eine Bezeichnung für den Namen der Sequenz ein, z. B. Anhänge.
     Es ist wichtig, dass Sie die Sequenz mit Wörtern benennen, die die Dokumente beschreiben, für die Sie die Sequenz verwenden werden.

     Diese ID kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

   • Sequenzname

   • Sequenzstatus

   • Sequenztyp

     Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

   • Primäre Sequenz

     Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

   • Nächste primäre Sequenz

     Automatisch generiert, kann aber bearbeitet werden

3. Wählen Sie Speichern.

Weitere Informationen zu den Eingaben in den einzelnen Feldern finden Sie in den Feldbeschreibungen.

Schritt 2: Legen Sie die automatisch anzuwendende Nummer fest

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Unternehmen.

2. Wählen Sie Bearbeiten aus.
3. In der Dropdown-Liste für Anhangssequenztyp Wählen Sie unter "Globale Einstellungen" den Namen der von Ihnen erstellten Sequenz aus, z. B. Anhänge.

4. Wählen Sie Speichern.

Nach dem Speichern generiert Intacct automatisch eine eindeutige Nummer für jeden neuen Anhang, den Sie erstellen.

Gemeinsame Nutzung von Anhängen

Intacct verwendet freigegebene Anhänge. Wenn Sie eine Datei an mehrere Transaktionen anhängen, erstellen Sie keine Kopien. Alle Änderungen am Anhang, auf den verwiesen wird, wie z. B. das Hinzufügen eines neuen unterstützenden Dokument, werden in beiden Transaktionen berücksichtigt.

• Anhänge in duplizierenden Transaktionen freigeben: Derselbe Anhangslink wird in die duplizierte Transaktion kopiert. Es wird keine neue Anhangsinstanz erstellt. Wenn Sie den Anhang ändern, z. B. eine unterstützende Dokument aus dem Anhang entfernen, wird diese Änderung in beiden Transaktionen berücksichtigt.

  Wenn Sie nicht denselben Anhang verwenden möchten, wenn Sie eine Transaktion duplizieren, können Sie den Link zum Anhang manuell entfernen und bei Bedarf einen anderen Link zum Anhang hinzufügen.

• Anhänge in wiederkehrenden Transaktionen freigeben: Derselbe Anhangslink wird in alle Instanzen der wiederkehrenden Transaktion kopiert. Aktualisierte Dokumentversionen separat anhängen, anstatt das Original zu überschreiben, um beide beizubehalten.