Übersicht über Anhänge
Zugehörige Informationen
Related topicsStellen Sie sich einen Anhang als eine Gruppe aus mehreren Dateien vor. Sie können mehrere Dateien beliebigen Typs als Anhang an einen Datensatz oder eine Transaktion anhängen – einschließlich, aber nicht beschränkt auf gescannte Bilder, Tabellenkalkulationen und Textverarbeitungsdokumente. Sie können z. B. zehn gescannte Bilder zu einem einzigen Anhang für eine Rechnung hinzufügen.
Jeder Transaktion oder jedem Datensatz kann nur ein Anhang zugewiesen werden. Nachdem Sie einen Anhang hinzugefügt haben, können Sie ihm nach Bedarf einzelne Dokumente hinzufügen oder sie daraus löschen, um sicherzustellen, dass Ihre Begleitdokumente immer aktuell sind.
Warum Anhänge verwenden?
Sie können Anhänge als unterstützende Dokumentation für Datensätze und viele Transaktions-Seiten auswählen oder erstellen; Einschließlich der Seiten für Artikel, Rechnung, Rechnung, Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter mit Ausgaben.
Hier sind einige Beispiele für den Nutzen der Verwendung von Anhängen:
- Wirtschaftsprüfungsunternehmen können große Mengen an gedruckten Dokumenten hochladen, die sie von ihren Kunden erhalten.
- Mitarbeitende können Belege scannen und an ihre Ausgaben Reports anhängen, sodass keine Papiereinreichungen erforderlich sind.
- CPAs können Auftragsschreiben anhängen, in denen die Ziele eines neuen Projekts dargelegt sind.
- Controller können Tabellenkalkulationen und Arbeitsblätter aus verschiedenen Abteilungen an das Gesamtbudget des Unternehmens anhängen, um einen einfachen Zugriff auf Details für globale Budgetzahlen zu ermöglichen.
- Wirtschaftsprüfer*innen können Buchhaltung-Transaktionen effizienter prüfen, wenn Anhänge mit den spezifischen Buchhaltung-Transaktionen, auf die sie sich beziehen, eingereicht werden.
- Mitglieder des Warenlagerteams können Artikel gemäß bestimmten Verpackungsanweisungen für Artikel oder Referenzzeichnungen versenden.
Anhangsordner und Hierarchie
Anhänge werden zur einfachen Gruppierung in Ordnern gespeichert. Anhangsordner zeigen sowohl in der Hauptliste der Anwendung als auch im Dropdown-Menü zur Anhangsauswahl dieselben Namen an. Stellen Sie sicher, dass Sie über die Entsprechende Berechtigungen um Anhangsordner zu erstellen.
Bei Anhangsordnern kann es sich um Ordner auf Top-Level ohne Unterordner, um übergeordnete Ordner mit vielen Unterordnern oder einfach um Unterordner handeln, die möglicherweise über eigene untergeordnete Ordner verfügen. Aus diesem Grund können Sie Ihre Ordnerhierarchie so breit oder tief gestalten, wie es Ihr Unternehmen fordert.
Wenn Sie beispielsweise an mehreren Projekten arbeiten, erstellen Sie einen Anhangsordner, Projekte und Unterordner mit den Namen bestimmter Projekte. Speichern Sie dann Begleitdokumente für jedes Projekt im Unterordner für Anhänge jedes Projekts. Sie können auch einen Ordner speziell für Anhänge von Artikeln Ihres Bestands oder für Anhänge von Einzelpositionen in Ihrem Inventar erstellen.
Bildschlüssel:
Betrachten Sie das folgende Bild. Ordner 1 und Ordner 2 sind Ordner auf Top-Level, die in der Liste "Anhangordner" aufgeführt sind. Um die untergeordneten Unterordner der einzelnen übergeordneten Ordner anzuzeigen, führen Sie einen Drilldown im übergeordneten Ordner durch.
| Ordner | Typ |
|---|---|
| 1 | Übergeordneter Ordner mit untergeordneten Unterordnern |
| 2 | Ordner ohne Unterordner. Jeder Anhang stellt eine oder mehrere einzelne Dateien dar. |
| 3 | Übergeordneter Unterordner mit untergeordneten Unterordnern |
| 4 | Unterordner ohne Unterordner |
| 5 | Untergeordneter Unterordner |
| 6 | Untergeordneter Unterordner |
Automatische Nummerierung für Anhänge erstellen
Verwenden Sie die automatische Nummerierung, um schnell Anhänge mit einer Referenznummer hinzuzufügen. Mit der automatischen Nummerierung können Sie den manuellen Prozess der Nummerierung Ihrer Anhänge überspringen, sodass sie in einem Ordner leichter zu erkennen sind. Automatische Nummerierung von Anhängen einrichten auf der Dokumentreihenfolgen für IDs für die automatische Nummerierung und aktivieren Sie sie im Abschnitt "Globale Einstellungen" auf der Seite "Informationen zum Unternehmen". Jedes Mal, wenn Sie einen Anhang erstellen, wird dann automatisch eine neue ID generiert.
Schritt 1: Erstellen des Nummerierungssystems
Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Nummernkreise.
Geben Sie die erforderlichen Felder und alle anderen Informationen ein, die in Ihre Sequenz aufgenommen werden sollen.
Die folgenden Felder sind Pflichtfelder:
Sequenz-ID
Geben Sie eine Bezeichnung für den Namen der Sequenz ein, z. B. Anhänge.
Es ist wichtig, die Sequenz mit Wörtern zu benennen, die die Dokumente beschreiben, für die die Sequenz verwendet werden soll.Diese ID kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.
Sequenzname
Sequenzstatus
Sequenztyp
Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.
Primäre Sequenz
Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.
Nächste primäre Sequenz
Automatisch generiert, kann aber bearbeitet werden
Wählen Sie Speichern.
Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Einstellungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Nummernkreise.
Geben Sie die erforderlichen Felder und alle anderen Informationen ein, die in Ihre Sequenz aufgenommen werden sollen.
Die folgenden Felder sind Pflichtfelder:
Sequenz-ID
Geben Sie eine Bezeichnung für den Namen der Sequenz ein, z. B. Anhänge.
Es ist wichtig, die Sequenz mit Wörtern zu benennen, die die Dokumente beschreiben, für die die Sequenz verwendet werden soll.Diese ID kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.
Sequenzname
Sequenzstatus
Sequenztyp
Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.
Primäre Sequenz
Kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.
Nächste primäre Sequenz
Automatisch generiert, kann aber bearbeitet werden
Wählen Sie Speichern.
Weitere Informationen zu den Eingaben in den einzelnen Feldern finden Sie in den Feldbeschreibungen.
Es wird nicht empfohlen, führende Nullen als Teil einer ID-Sequenz zu verwenden. IDs mit vorangestellten Nullen können Fehler verursachen, wenn Sie Informationen aus Excel in Ihr Unternehmen importieren, da Excel die vorangestellte Null entfernt. Verwenden Sie ein Zeichen als Präfix für Ihre ID; beispiel: A0001 für eine Anhangs-ID.
Schritt 2: Legen Sie die Nummer fest, die automatisch angewendet werden soll
Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Unternehmen.
- Wählen Sie Bearbeiten aus.
- In der Dropdown-Liste für Anhangssequenztyp Wählen Sie unter "Globale Einstellungen" den Namen der von Ihnen erstellten Sequenz aus, z. B. Anhänge.
Wählen Sie Speichern.
Nach dem Speichern generiert Intacct automatisch eine eindeutige Nummer für jede neue Anlage, die Sie erstellen.
Freigabe von Anhängen
Intacct verwendet freigegebene Anhänge. Wenn Sie eine Datei an mehrere Transaktionen anhängen, erstellen Sie keine Kopien. Alle Änderungen am referenzierten Anhang, z. B. das Hinzufügen einer neuen unterstützenden Dokument, werden in beiden Transaktionen berücksichtigt.
Freigabe von Anhängen in duplizierten Transaktionen: Derselbe Anhangslink wird in die duplizierte Transaktion kopiert; Es wird keine neue Anhangsinstanz erstellt. Wenn Sie den Anhang ändern, z. B. einen unterstützenden Dokument aus dem Anhang entfernen, wird diese Änderung in beiden Transaktionen übernommen.
Wenn Sie beim Duplizieren einer Transaktion nicht denselben Anhang verwenden möchten, können Sie den Anhangslink manuell entfernen und bei Bedarf einen anderen Anhangslink hinzufügen.
- Teilen von Anhängen in wiederkehrenden Transaktionen: Derselbe Anhangslink wird in alle Instanzen der wiederkehrenden Transaktion kopiert. Fügen Sie aktualisierte Dokument-Versionen separat hinzu, anstatt das Original zu überschreiben, um beide beizubehalten.
