Bücher schließen

Auf der Seite "Bücher schließen" können Sie den Endzeitraum auswählen, für den Sie die Bücher schließen möchten. Wenn Bücher geschlossen wurden, können Sie in keiner Anwendung Transaktionen für ein Datum erfassen, das vor dem Ende des ausgewählten Zeitraums liegt.

Im Hauptbuch werden alle geöffneten Bücher automatisch geschlossen, wenn Sie Bücher für einen späteren Zeitraum schließen. Angenommen, Sie haben Bücher für Q1 geschlossen, aber nicht für Q2. Wenn Sie die Bücher für Q3 schließen, werden die Bücher für Q2 automatisch geschlossen.

Das Schließen der Bücher sollte ein regelmäßiger Teil Ihres Prozesses am Zeitraumende sein. Er verhindert, dass Benutzer Transaktionen im falschen Zeitraum erfassen, und stellt sicher, dass Sie Ihre Finanzen abschließen können.

1. Navigieren Sie zu Hauptbuch > Alle > Bücher > Schließen.

   Die Seite "Bücher schließen" wird angezeigt.

2. Im Feld Bis zum Ende des Zeitraums wählen Sie den Zeitraum aus, den Sie schließen möchten.

   Der Abschluss eines Buches erfolgt immer zum Ende des Monats, in dem der Reportingzeitraum endet. Wenn Sie individuell angepasste Zeiträume verwenden, schließt der Zeitraum, den Sie für Bis zum Ende des Zeitraums auswählen, die Bücher nicht unbedingt am letzten Tag des ausgewählten Reportingzeitraums ab.

   Auch wenn Sie einen beliebigen individuell angepassten Reportingzeitraum auswählen können, wird ein Buch immer am Monatsende geschlossen. Der ausgewählte Reportingzeitraum bestimmt, für welchen Monat der Abschluss erfolgt. Wenn Sie beispielsweise einen individuell angepassten Reportingzeitraum auswählen, der am 26. November endet, werden die Bücher zum 30. November geschlossen.

   Wenn der Reportingzeitraum nicht aufgeführt ist, können Sie ihn auf der Seite "Reportingzeitraum" hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Reportingzeiträume erstellen.
3. Wenn Sie sich auf Top-Level befinden (in einem Unternehmen mit mehreren Entitäten), können Sie Zeiträume für eine bestimmte Entität oder Entitätsgruppe schließen.

   Wenn Sie im Feld Entität oder Entitätsgruppe nichts angeben, werden die Zeiträume für alle Entitäten geschlossen.

   Wenn Sie einen Zeitraum auf Top-Level schließen, wird er auch auf Entitätsebene geschlossen, sodass Sie von keiner der beiden Ebenen aus Transaktionen im abgeschlossenen Zeitraum buchen können. Wenn Sie den Zeitraum für eine bestimmte Entität schließen, wird er nur für diese Entität geschlossen. Beispiel: Sie wählen einen zu schließenden Zeitraum und einen Geschäftsbereich aus. Der Zeitraum wird sowohl auf der obersten als auch auf Geschäftsbereichsebene geschlossen, jedoch nur für den ausgewählten Geschäftsbereich.
4. Wählen Sie Bücher schließen aus.

Schließen Sie Ihre Bücher für alle endenden Zeiträume ab, für die Sie verhindern möchten, dass weitere Änderungen oder Transaktionseinträge vorgenommen werden. Sie können die Bücher auch wieder öffnen, wenn sie versehentlich geschlossen wurden.

Wenn Sie eine Korrektur vornehmen möchten, nachdem Sie die Bücher geschlossen haben, verwenden Sie das Korrekturjournal. (Hauptbuch > Alle >Einrichtung > Korrektur). Unter Korrekturen an geschlossenen Büchern vornehmen – Journaleinträge anpassen erhalten Sie weitere Details.

Wenn ein Zeitraum gesperrt ist, können Sie ihn nicht öffnen, ohne ihn vorher zu entsperren. Außerdem können Sie gesperrte Zeiträume nicht anpassen.

Um die Zugriffsoption "Bücher öffnen" auf die Leitung von Buchhaltung, Controlling oder CFO zu beschränken, können Sie die Zugriffsberechtigungen für diese Personen in der Unternehmensanwendung festlegen.

Sie können jederzeit auf Details für einen geschlossenen Zeitraum zugreifen, indem Sie die Bücher öffnen. Wenn Ihr Unternehmen sie nutzt, können Sie auch die Funktion Geschlossen durch Zusammenfassung in einem Dashboard verwenden, um zu sehen, wann Bücher geschlossen wurden.

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