Einrichtung von benutzerdefinierten Büchern

Benutzerdefinierte Bücher bieten Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Reportingstandards zu verwalten, die über das hinausgehen, was für GAAP- und Steuerbücher verfügbar ist. Nach ihrer Aktivierung im Hauptbuch können Sie ein oder mehrere Reportingbücher erstellen, mit denen Sie spezialisierte Journaleinträge nachverfolgen können, die von Ihren tatsächlichen Büchern getrennt sind. Beispielsweise könnte eine Immobilienverwaltungsfirma ein "Immobilien"-Buch erstellen, um Journaleinträge zu verfolgen, die für diese Branche spezifisch sind, und Reports dazu zu erstellen.

Dieses Thema führt Sie durch den Prozess der Einrichtung benutzerdefinierter Bücher. Darin werden die Aktivierung der Funktion, das Festlegen von Sicherheitsstufen im Reporting sowie das Definieren von Büchern und Journalen behandelt. Wenn Sie noch keine Erfahrung mit benutzerdefinierten Büchern haben, empfehlen wir Ihnen, mit unserer Einleitung zu beginnen.

Abonnement

Hauptbuch
Regionale Verfügbarkeit

Alle Regionen
Benutzertyp Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen
Berechtigungen

Journale, Journaleinträge: Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten, Entfernen

Die Einrichtung benutzerdefinierter Bücher erfordert einige Schritte.

  1. Aktivieren Sie im Hauptbuch benutzerdefinierte Bücher.
  2. Gewähren Sie Benutzenden Berechtigungen, um auf das Buch zuzugreifen und darin Vorgänge zu buchen.
  3. Definieren Sie die Buchinformationen.
  4. Fügen Sie mindestens 1 Journal zum Buch hinzu.

Benutzerdefinierte Bücher im Hauptbuch aktivieren

  1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Einrichtung > Konfiguration.
  2. Scrollen Sie nach unten zu Erweiterte Hauptbuchoptionen und wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Bücher aktivieren aus.

Benutzenden Berechtigungen erteilen

Es gibt separate Berechtigungen für benutzerdefinierte Bücher, Journale und Journaleinträge. Sie können beispielsweise jemandem die Berechtigung dafür erteilen, Transaktionen in benutzerdefinierte Bücher einzugeben, aber nicht unbedingt dafür, dem Buch Journaleinträge hinzuzufügen.

Benutzerdefinierte Bücher verfügen auch über einen separaten Tab "Sicherheit" als zusätzliche Sicherheitsberechtigungsebene.

Gewähren Sie auf der Seite "Hauptbuchberechtigungen" die folgenden Berechtigungen in Bezug auf benutzerdefinierte Bücher:

  • Benutzerdefinierte Bücher
  • Benutzerdefinierte Journale

  • Benutzerdefinierte Journaleinträge

Weitere Informationen zum Zuweisen von Berechtigungen finden Sie unter einem der folgenden Links, je nach Sicherheitsmodell Ihres Unternehmens:

Wenn Sie Berechtigungen für GAAP (Generally Accepted Accounting Principles), Steuern und benutzerdefinierte Bücher erteilen, können Benutzende Transaktionen in diese Bücher eingeben. Alle Benutzer mit Zugriff auf Hauptbuchreports können jedoch die Daten in den Büchern sehen, auch wenn ihnen keine speziellen Berechtigungen dafür erteilt wurden.

Es gibt keine Benutzerzugriffsbeschränkung für Daten für benutzerdefinierte, GAAP- oder Steuerbücher. Benutzende mit Hauptbuch-Reportingberechtigungen können Daten in Journalen oder Büchern in den Reports aufrufen.

Die Zugriffsrechte eines Benutzers haben Vorrang vor den Zugriffsrechten einer Gruppe:

Wenn Sie einer Gruppe Zugriffsrechte verweigern, einem Benutzer in der Gruppe die Zugriffsrechte jedoch erteilen, hat der Benutzer die Berechtigung, auf das Dashboard zuzugreifen.

Wenn Sie Zugriffsrechte für eine Gruppe zulassen, einem Benutzer in der Gruppe die Zugriffsrechte jedoch verweigern, hat der Benutzer keine Berechtigung für den Zugriff auf das Dashboard.

Für Benutzer, die mehr als einer Gruppe angehören, hat das Zulassen von Zugriffsrechten Vorrang vor dem Verweigern von Zugriffsrechten:

Beispiel:

  • Ein Benutzer gehört zu Gruppe A und Gruppe B.

  • Sie verweigern Gruppe A Zugriffsrechte für ein Buch, erteilen aber Gruppe B Zugriffsrechte.

  • Der Benutzer kann auf das Buch zugreifen.

Ein Buch definieren

Sie können beliebig viele benutzerdefinierte Bücher hinzufügen, die Sie für Reportingzwecke benötigen.

  1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Einrichtung  > Mehr > Benutzerdefinierte Bücher.
  2. Wählen Sie Erstellen aus.
  3. Geben Sie eine Buch-ID ein, die für Sie zum Reportingzeitpunkt von Bedeutung sein wird.

    Die Buch-ID wird in der Liste "Andere Bücher" angezeigt, wenn Sie Finanzberichte oder andere Hauptbuch-Reports erstellen.

  4. Geben Sie dem Buch eine Beschreibung.
  5. Aktivieren Sie direkten Journalzugriff, um bestimmte Benutzenden oder Gruppen Berechtigungen für den Zugriff auf dieses Buch zu erteilen. Diese Berechtigungen sind nur für Benutzende verfügbar, die direkt auf das Buch und die zugehörigen Journale zugreifen.
  6. Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Management-Reports, damit dieses Buch geschlossene Zeiträume umgehen kann.

    Sie können diese Einstellung nach dem Erstellen des Buchs nicht mehr ändern.

    Management-Reportingbücher wirken sich nicht auf Ihre tatsächlichen Bücher aus. Darüber hinaus können Sie nur Benutzerdefinierte Journale und das Software Digital Board Book konfigurieren, um die Buchung in Management-Reportingbüchern durchzuführen. Für Nebenbücher wie "Kreditorenbuchhaltung" kann keine Buchung in Managementbüchern durchgeführt werden.
  1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Einrichtung  > Mehr > Benutzerdefinierte Bücher.
  2. Wählen Sie Hinzufügen, um ein neues Buch hinzuzufügen.
  3. Geben Sie eine Buch-ID ein, die für Sie zum Reportingzeitpunkt von Bedeutung sein wird.

    Die Buch-ID wird in der Liste "Andere Bücher" angezeigt, wenn Sie Finanzberichte oder andere Hauptbuch-Reports erstellen.

  4. Geben Sie dem Buch eine Beschreibung.
  5. Aktivieren Sie direkten Journalzugriff, um bestimmte Benutzenden oder Gruppen Berechtigungen für den Zugriff auf dieses Buch zu erteilen. Diese Berechtigungen sind nur für Benutzende verfügbar, die direkt auf das Buch und die zugehörigen Journale zugreifen.
  6. Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Management-Reports, damit dieses Buch geschlossene Zeiträume umgehen kann.

    Sie können diese Einstellung nach dem Erstellen des Buchs nicht mehr ändern.

    Management-Reportingbücher wirken sich nicht auf Ihre tatsächlichen Bücher aus. Darüber hinaus können Sie nur Benutzerdefinierte Journale und das Software Digital Board Book konfigurieren, um die Buchung in Management-Reportingbüchern durchzuführen. Für Nebenbücher wie "Kreditorenbuchhaltung" kann keine Buchung in Managementbüchern durchgeführt werden.

Dem Buch ein Journal zuordnen

Um Journaleinträge zu Ihrem benutzerdefinierten Buch hinzufügen zu können, müssen Sie zuerst mindestens ein Journal hinzufügen.

  1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Einrichtung und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Benutzerdefiniert.
  2. Geben Sie ein Symbol und einen Titel für das Journal ein.
  3. Wählen Sie das Benutzerdefinierte Buch aus, zu dem dieses Journal gehört.
  4. Stellen Sie sicher, dass der Status auf Aktiv gesetzt ist.
  5. Wenn Sie Projekte verwenden und fakturierbare Hauptbuchtransaktionen aktiviert haben, können Sie optional Projektfakturierungskennzeichnung aktivieren wählen. Auf diese Weise können Sie Journaleintrags-Einzelpositionen für ein Projekt als fakturierbar kennzeichnen.