Sie haben einige Datensätze in Intacct erstellt: einen Kunden, einen Kontakt, eine Rechnung oder vielleicht einen Lieferanten und eine Rechnung. In jedem Fall haben Sie es geschafft und Sie fühlen sich gut dabei. Aber jetzt, ein oder zwei Tage später, müssen Sie einen dieser Datensätze aktualisieren. Oder vielleicht gewöhnen Sie sich gerade an Intacct und müssen einen Datensatz finden, den jemand in der Vergangenheit eingegeben hat. Wo ist er? Wie finden Sie ihn? Wie können Sie herausfinden, wo Sie suchen können?

Zum Glück ist das Auffinden von Informationen einfacher, als es scheint. Zuerst sollten Sie den Abschnitt Zwischen Anwendungen wechseln lesen oder zumindest überfliegen, um zu verstehen, wie Intacct organisiert ist und wo Datensätze landen. Nachdem Sie eine Vorstellung davon haben, wie Listen und Datensätze zusammenhängen, stellen Sie sich zwei Fragen, wenn Sie nach einem Datensatz in Intacct suchen:

• Wonach suche ich? Handelt es sich um eine Rechnung, einen Journaleintrag, einen Lieferanten, einen Kontakt, einen Kunden oder eine Verkaufsrechnung? Mit anderen Worten, welchen Datensatztyp suchen Sie?
• Was weiß ich über den Datensatz? Welche Details kennen Sie, die Ihnen beim Auffinden helfen könnten? Kennen Sie einen Teil des Lieferantennamens? Wissen Sie, wann die Rechnung erfasst wurde und wie hoch der Betrag ist? Betrachten Sie dies als ein identifizierendes Detail, das Sie später verwenden können.

Die erste Frage hilft Ihnen, die Liste des gesuchten Datensatzes zu finden. Listen sind schließlich der Ort, an dem alle Datensätze aufbewahrt werden. Wenn Sie nach einem bestimmten Datensatz suchen, gehen Sie immer zu seiner Liste, um ihn zu finden.

Die zweite Frage hilft Ihnen, diese Liste zu sortieren und zu filtern, um den gewünschten Datensatz zu finden. Solange Sie mindestens ein identifizierendes Detail über den Datensatz kennen, wie die ID, den Namen, das Datum, den Betrag usw., können Sie den gesuchten Datensatz wahrscheinlich finden.

Finden Sie die Liste

Wie bereits erwähnt, enthalten Listen alle Datensätze, die in Intacct erstellt werden. Alle Rechnungen landen in der Rechnungsliste; alle Lieferanten in der Lieferantenliste. Wenn Sie nach einem Datensatz suchen, müssen Sie zuerst wissen, wonach Sie suchen, damit Sie die entsprechende Liste finden können.

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie haben vor zwei Tagen eine Rechnung erstellt und gerade herausgefunden, dass die Lieferantenadresse und die Kontaktinformationen zu dieser Rechnung aktualisiert werden müssen. Aber jetzt können Sie den Lieferanten oder die Rechnung nicht finden. Sie erinnern sich, dass der Name des Lieferanten am Ende "Goods" hatte, aber das war es auch schon.

Wonach suchen Sie also? Im obigen Beispiel möchten Sie die Kontaktinformationen eines Lieferanten aktualisieren, sodass Sie nach einem Lieferanten suchen, nicht nach einer Rechnung. Gehen Sie also zur Lieferantenliste (Kreditorenbuchhaltung > Alle > Lieferanten).

Filtern und sortieren Sie nach einem Detail

Sie sind jetzt zur Lieferantenliste gelangt. Sie enthält aber sehr viele Lieferanten, die Sie durchforsten müssen. Und was jetzt?

Fragen Sie sich: "Was weiß ich über diesen Lieferanten?" Sie kennen die ID oder Postleitzahl nicht, aber Sie wissen, dass der Name des Lieferanten auf "Goods" endete. Sie können dies nutzen, um Details zu Ihrem Vorteil zu identifizieren. Aber wie?

Nach Spalte sortieren

Sie können eine Liste nach einer beliebigen Spalte sortieren, indem Sie einfach die Spaltenüberschrift auswählen.

Wenn Sie z. B. den Lieferantennamen auswählen, wird die Liste alphabetisch nach Namen sortiert.

Aber halt, Goods steht am Ende, nicht am Anfang des Namens. Diese Option funktioniert dieses Mal also nicht. Es hätte vielleicht funktioniert, wenn der Name des Lieferanten stattdessen mit "Goods" begonnen hätte oder wenn Sie stattdessen anhand des Datums nach einer Rechnung gesucht hätten.

Suchen Sie nach dem Datensatz

Sie können nach einem Datensatz suchen, indem Sie einen Wert in das Suchfeld oben in der Listenspalte eingeben. Die einfachste Art der Suche ist die Suche nach dem, womit der Wert beginnt.

Sie können Goods in die Spalte "Lieferantenname" eingeben und dann die Eingabetaste drücken, um eine Filtersuche nach dem Lieferanten durchzuführen.

Ihre Liste zeigt jedoch nur alle Lieferanten an, die mit "Goods" beginnen, was dem Gesuchten immer noch nicht entspricht. Dies hätte funktioniert, wenn der Lieferantenname stattdessen mit "Goods" begonnen hätte, ähnlich wie bei der letzten Option.

Verwenden Sie einen Platzhalter in Ihrer Suche

Sie können auch ein Platzhalterzeichen (%) mit Ihrem Suchbegriff kombinieren, der an einer beliebigen Stelle im Spaltenwert nach Ihrem Begriff sucht.

In diesem Fall geben Sie %Goods in die Spalte mit dem Lieferantennamen ein und drücken dann die Eingabetaste.

Oh, schauen Sie! Sie sind fündig geworden! "Lisa‘s Goods and Supplies", der gesuchte Lieferant.

Filtern Sie nach mehreren Details

Zusätzlich zu diesen Sortier- und Suchoptionen bietet Intacct auch eine Reihe von Filteroptionen, die im Abschnitt Erweiterte Filter jeder Liste verfügbar sind. Wenn Sie eine Liste filtern, werden nur Datensätze angezeigt, die den von Ihnen eingegebenen Filtern entsprechen. Sie können je nach Bedarf einen oder mehrere Filter verwenden.

Sie können beispielsweise die Rechnungsliste nach Datum und Betrag filtern, um eine bestimmte Rechnung zu finden.

Weitere Informationen zum Thema Sortieren und Filtern in Intacct

Bonus-Tipps

Wenn Sie mehr aus Intacct herausholen möchten, gibt es über die obigen beiden Fragen noch ein paar andere Möglichkeiten, die das Auffinden von Datensätzen noch einfacher machen können:

• Datensätze mit Lesezeichen versehen
• Ansichten verwenden und erstellen

Datensätze mit Lesezeichen versehen

In Intacct können Sie jede beliebige Seite mit einem Lesezeichen versehen, aber noch wichtiger ist, dass Sie bestimmte Datensätze mit einem Lesezeichen versehen können. Dies bietet einen enormen Vorteil, denn während Sie Ihr Favoritenmenü für Ihre am häufigsten verwendeten Aufgaben, Listen und Reports verwenden können, können Sie keinen bestimmten Datensatz als Favoriten markieren. Nutzen Sie also die einzigartige Funktion von Lesezeichen und setzen Sie Lesezeichen für bestimmte Datensätze im Voraus, damit Sie später nicht suchen müssen.

Nehmen wir das Beispiel von vorhin und nehmen wir an, Ihr Chef hat Sie gewarnt, dass dieser bestimmte Lieferant eine Aktualisierung der Kontaktinformationen benötigt, Sie aber noch nicht über die neuen Informationen verfügen. Anstatt alle der oben beschriebenen mühsamen Schritte auszuführen, können Sie einfach das Lesezeichensymbol auf der rechten Seite Ihrer Navigationsleiste auswählen, während Sie den Lieferantendatensatz anzeigen, und dann Lesezeichen für diese Seite setzen auswählen. Später, wenn Sie die aktualisierten Kontaktinformationen haben, können Sie einfach das Lesezeichensymbol erneut auswählen und von dort aus direkt zum Datensatz gehen. Keine zusätzliche Navigation, Listenfilterung oder -sortierung erforderlich.

Um diese Funktion am effektivsten zu nutzen, denken Sie daran, bestimmte Datensätze, die noch nicht abgeschlossen sind, möglicherweise bald aktualisiert werden müssen oder zu denen Sie regelmäßig zurückkehren, mit einem Lesezeichen zu versehen. Fügen Sie Listen, Aufgaben und Reports, die Sie häufig verwenden, zu Ihren Favoriten hinzu.

Ansichten verwenden und erstellen

Die Art und Weise, wie eine Liste angeordnet, gefiltert und sortiert wird, wird als Ansicht bezeichnet. Intacct bietet Standardansichten und Ansichten, die nach kürzlich angezeigten oder kürzlich geänderten Listenelementen filtern. Sie können jedoch auch Ihre eigenen, benutzerdefinierten Ansichten erstellen, die Ihre persönlichen Workflows besser unterstützen als die Standardansichten. Wenn Sie z. B. alle Journaleinträge mit dem Status Entwurf anzeigen möchten, können Sie eine Ansicht erstellen, die die Liste nur nach diesen Einträgen filtert.

• Sehen Sie sich eine Demo zum Erstellen und Bearbeiten von benutzerdefinierten Ansichten an.

• Weitere Informationen zum Thema Benutzerdefinierte Ansichten