Private und eingeschränkte Daten in Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen

In einem Unternehmen mit mehreren Entitäten können Administratoren Daten, wie z. B. Konten, beschränken. Admins können Daten privat oder beschränkt festlegen, sodass nur bestimmte Benutzer auf die Daten zugreifen können.

Durch das Einschränken oder Private von Daten wird sichergestellt, dass nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen Transaktionen mit eingeschränkten Kunden oder Lieferanten durchführen können. Wenn Sie beispielsweise Girokonten auf eine bestimmte Entität beschränken, wird sichergestellt, dass diese Konten nur für Transaktionen für diese Entität verwendet werden.

Während Standorte Entitäten privat sind, werden Abteilungen von mehreren Entitäten gemeinsam genutzt. Sie können den Zugriff auf eine Abteilung einschränken, indem Sie individuelle Benutzerberechtigungen festlegen.

Intacct kategorisiert den Zugriff auf Daten wie folgt:

• Geteilt Die Daten sind für Benutzer mit Zugriff auf alle Entitäten sichtbar. Standardmäßig werden Elemente, die auf Top-Level erstellt werden, vom Top-Level und von allen Entitäten gemeinsam genutzt. Gemeinsame Kunden, Lieferanten und Bankkonten werden in den Listen für alle Entitäten angezeigt.
• Eingeschränkt Daten sind nur für diejenigen Benutzer sichtbar, die Zugriff auf die Entitäten haben, auf die die Daten beschränkt sind. Wenn die Nutzung eines Kunden, Lieferant oder Kontos eingeschränkt werden soll, können Sie es auf eine Teilmenge von Standorten oder Abteilungen oder nur auf das Top-Level beschränken. Beispielsweise kann ein Lieferant im Vereinigten Königreich auf britische Geschäftsbereiche beschränkt sein, sodass andere Geschäftsbereiche den Lieferanten nicht in Listen sehen.
• Privat Die Daten sind nur für Benutzer sichtbar, die auf die Entität zugreifen können, in der die privaten Daten erstellt wurden. Kunden, Lieferanten und Bankkonten, die auf der Entitätsebene erstellt werden, sind privat und können nur von dieser Entität verwendet werden.

Benutzer, die auf Top-Level arbeiten, können auf alle Daten zugreifen, solange sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen: freigegebene, eingeschränkte und private.

Private Daten

Wenn Sie ein Objekt innerhalb einer Entität erstellen, ist dieses Objekt privat. Das bedeutet, dass das Objekt für Benutzer sichtbar ist, die auf die Entität zugreifen können, in der das Objekt erstellt wurde. Ein privater Artikel wird in der Liste für die Entität angezeigt, die Eigentümer des Elements ist. Ein privater Artikel ist auf Top-Level sichtbar, wenn Private einschließen für die Liste ausgewählt ist.

Ein privater Kunde oder Lieferant kann nur in Transaktionen verwendet werden, die innerhalb der Entität stattfinden, in der der private Kunde oder Lieferant definiert wurde. Beispielsweise wird ein Lieferant von Bürobedarf, der für eine Entität in Arizona erstellt wurde, nicht in der Lieferanten-Liste für andere Entitäten angezeigt.

Folgendes ist privat, wenn Sie sie auf Entitätsebene erstellen:

• Hauptbuch-Konten
• Bankkonten
• Kunden
• Lieferanten
• Artikel
• Bedingungen für Forderungen/Verbindlichkeiten
• Mitarbeitende
• Benutzer
• Standorte
• Projekte
• Klassen
• Benutzerdefinierte Dimensionen

Einschränkungen der Datensichtbarkeit aktivieren

Standardmäßig sind alle Datentypen sichtbar. Sie können Beschränkungen der Datensichtbarkeit pro Datentyp festlegen. Sie können beispielsweise bestimmte Datentypen einschränken, während andere Datentypen uneingeschränkt und für alle sichtbar bleiben.

Datensätze, die einen Datentyp mit einer Sichtbarkeitseinschränkung verwenden, verfügen über einen zusätzlichen Tab zum Verwalten von Einschränkungen. Sie können Einschränkungen für jeden Datensatz verwalten, der mit einem eingeschränkten Datentyp erstellt wurde.

Sie können Folgendes einschränken:

• Lieferanten
• Kunden
• Giro- und Sparkonten

Sie können Einschränkungen festlegen, nachdem Sie Beschränkungen für Entitäten in der Verwaltung mehrerer Entitäten auf Top-Level aktiviert haben.

1. Gehe zuUnternehmen > Admin >Abonnements.

   Die Seite "Abonnements" wird angezeigt.

2. Auswählen Multi-Entität-Managementund wählen Sie dann Konfigurieren.
3. Wählen Sie im Entitätseinschränkungen Wählen Sie eines der folgenden Elemente aus, um sie auf eine Entität zu beschränken:
   • Kunden
   • Lieferanten
   • Girokonten
   • Sparkonten

Nach dem Speichern Ihrer Änderungen wird ein Einschränkungen Tab wird auf der Seite "Informationen" für die Datentypen angezeigt, die Sie einschränken möchten.

Einschränkungen für Kunden, Lieferanten oder Konten anzeigen und bearbeiten

Wenn die Einschränkung für Kunden und Lieferanten aktiviert ist, fügt das System Top-Level ein Menü hinzu, das Artikel, um einer Liste aller Kunden oder Lieferanten Einblick in die Einschränkungen zu geben.

Für Kunden, Lieferanten und Bankkonten fügt das System einen Tab zu den einzelnen Lieferanten-, Kunden-, Girokonto- oder Sparkontoinformationen hinzu.

Kundeneinschränkungen anzeigen

Rufen Sie die Seite "Kunden" auf, um Kunde Einschränkungen anzuzeigen.

1. Gehen Sie auf der Top-Level zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Kunden.
2. Auswählen Sichtbarkeit.

   Die Seite "Kundentransparenz" wird angezeigt.

3. Auswählen Bearbeiten neben einem Kunden, um die Einschränkungen zu bearbeiten.

Einschränkungen für Lieferant anzeigen

Rufen Sie die Seite "Lieferanten" auf, um Lieferant Einschränkungen anzuzeigen.

1. Gehe zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Lieferanten.
2. Auswählen Sichtbarkeit.

   Die Seite "Lieferantensichtbarkeit" wird angezeigt.

3. Auswählen Bearbeiten neben einem Lieferanten, um die Einschränkungen für diesen Lieferanten zu bearbeiten.

Girokontoeinschränkungen anzeigen

Rufen Sie die Seite "Konten" auf, um die Einschränkungen für das Girokonto anzuzeigen.

1. Gehe zu Zahlungsverkehr > Einrichtung > Konten.
2. Auswählen Prüfen oder Einsparungen.
3. Auswählen Bearbeiten neben dem Konto, dessen Einschränkungen Sie bearbeiten möchten.
4. Auswählen Einschränkungen , um die Einschränkungen für das Konto anzuzeigen oder zu ändern.
5. Speichern Sie alle Änderungen, die Sie vornehmen.

Was bedeutet "Ohne Eigentümer"?

In einem Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen können freigegebene Datensätze wie Kunden, Lieferanten und andere Elemente nur auf der obersten Ebene eines Unternehmens bearbeitet werden. Einige Journaltransaktionen, wie z. B. wiederkehrende Journaleinträge, die auf der obersten Ebene erstellt wurden, sind ebenfalls Eigentum auf oberster Ebene und können nicht innerhalb eines Geschäftsbereichs bearbeitet werden.

Wenn Sie die Liste der freigegebenen Datensätze (Kunde, Lieferant oder Eintrag) innerhalb eines Geschäftsbereichs anzeigen, können Sie die freigegebenen Datensätze in der Liste sehen. Diese werden jedoch als "Ohne Eigentümer" für die Entität aufgeführt und die Option Bearbeiten wird nicht angezeigt. Wechseln Sie zur obersten Ebene, die den Datensatz besitzt, um Änderungen vorzunehmen.