Private und eingeschränkte Daten in Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen

In einem Unternehmen mit mehreren Entitäten können Administratoren Daten wie Konten beschränken. Admins können Daten privat oder eingeschränkt machen, sodass nur bestimmte Benutzer auf die Daten zugreifen können.

Durch das Einschränken oder Privatisieren von Daten wird sichergestellt, dass nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen Transaktionen mit eingeschränkten Kunden oder Lieferanten durchführen können. Wenn Sie beispielsweise Girokonten auf eine bestimmte Entität beschränken, wird sichergestellt, dass diese Konten nur für Transaktionen für diese Entität verwendet werden.

Während Standorte Entitäten privat sind, werden Abteilungen von Entitäten gemeinsam genutzt. Sie können den Zugriff auf eine Abteilung beschränken, indem Sie individuelle Benutzer-Berechtigungen festlegen.

Intacct kategorisiert den Zugriff auf Daten wie folgt:

• Geteilt Datensätze werden auf dem Top-Level erstellt und von Entitäten in einem Unternehmen gemeinsam genutzt. Zu den gemeinsam genutzten Datensätzen gehören Transaktionen und Objekte. Zu den gemeinsamen Transaktionen gehören: Rechnungen und Journaleinträge. Zu den gemeinsam genutzten Objekten gehören: Kunden, Lieferanten und Bankkonten. Wenn Sie freigegebene Daten auf Top-Level erstellen, aktivieren Sie die gemeinsame Nutzung dieser Daten für mehrere Entitäten und auf dem Top-Level. Freigegebene Datensätze werden in den Datensatzlisten für alle Entitäten angezeigt.

• Entitätsebene Datensätze (früher als Entität Private bezeichnet) werden auf der Entitätsebene erstellt und sind nur in der Entität zugänglich, in der die Daten erstellt wurden. Benutzer können Transaktionen mit Datensätzen auf Entitätsebene durchführen, indem sie entweder gemeinsam genutzte Objekte oder Objekte auf Entitätsebene verwenden. Sie können z. B. eine Entitätsebene Rechnung entweder für eine freigegebene Kunde (die am Top-Level erstellt wurde) oder eine Entitätsebene Kunde generieren.

• Eingeschränkt Datensätze beziehen sich auf Kunden, Lieferanten, Girokonten und Sparkonten, die der Administrator auf Standorte, Standort Gruppen, Abteilungen und Abteilung Gruppen beschränken kann. Ein Administrator kann beispielsweise festlegen, dass ein britischer Lieferant auf die britische Entität in Ihrem Unternehmen beschränkt wird. Administratoren können einzelne Lieferanten nur auf den Top-Level oder auf bestimmte Standorte, Standort Gruppen, Abteilungen und Abteilung Gruppen beschränken.

Private Daten

Wenn Sie ein Objekt aus einer Entität heraus erstellen, ist dieses Objekt privat. Das bedeutet, dass das Objekt für Benutzer sichtbar ist, die auf die Entität zugreifen können, in der das Objekt erstellt wurde. Ein privater Artikel wird in der Liste für die Entität angezeigt, die Eigentümer des Elements ist. Ein privater Artikel ist auf Top-Level sichtbar, wenn Private einschließen ist für die Liste ausgewählt.

Ein privater Kunde oder Lieferant kann nur in Transaktionen verwendet werden, die innerhalb der Entität stattfinden, in der der private Kunde oder Lieferant definiert wurde. Beispielsweise wird ein Lieferant von Bürobedarf, der für eine Entität in Arizona erstellt wurde, nicht in der Lieferanten-Liste für andere Entitäten angezeigt.

Folgendes ist privat, wenn Sie sie auf Entitätsebene erstellen:

• Hauptbuch-Konten
• Bankkonten
• Kunden
• Lieferanten
• Artikel
• Bedingungen für Forderungen/Verbindlichkeiten
• Mitarbeitende
• Benutzer
• Standorte
• Projekte
• Klassen
• Benutzerdefinierte Dimensionen

Einschränkungen der Datensichtbarkeit aktivieren

Standardmäßig sind alle Datentypen sichtbar. Sie können Beschränkungen der Datensichtbarkeit pro Datentyp festlegen. Sie können beispielsweise bestimmte Datentypen einschränken, während andere Datentypen uneingeschränkt und für alle sichtbar bleiben.

Datensätze, die einen Datentyp mit einer Sichtbarkeitseinschränkung verwenden, verfügen über einen zusätzlichen Tab zum Verwalten von Einschränkungen. Sie können Einschränkungen für jeden Datensatz verwalten, der mit einem eingeschränkten Datentyp erstellt wurde.

Sie können Folgendes einschränken:

• Lieferanten
• Kunden
• Giro- und Sparkonten

Sie können Beschränkungen festlegen, nachdem Sie Beschränkungen für Entitäten in der Verwaltung mehrerer Entitäten auf Top-Level aktiviert haben.

1. Gehe zuUnternehmen > Admin >Abonnements.

   Die Seite "Abonnements" wird angezeigt.

2. Auswählen Multi-Entität-Managementauswählen und dann Konfigurieren.
3. Wählen Sie im Abschnitt Entitätseinschränkungen Wählen Sie eines der folgenden Elemente aus, um sie auf eine Entität zu beschränken:
   • Kunden
   • Lieferanten
   • Girokonten
   • Sparkonten

Nach dem Speichern Ihrer Änderungen wird ein Einschränkungen Tab wird auf der Seite "Informationen" für die Datentypen angezeigt, die Sie einschränken möchten.

Einschränkungen für Kunde, Lieferant oder Bank Konto anzeigen und bearbeiten

Wenn Einschränkungen für Kunden und Lieferanten aktiviert sind, fügt das System Top-Level ein Menü hinzu, das Artikel, um einer Liste aller Kunden oder Lieferanten Einblick in die Einschränkungen zu bieten.

Für Kunden, Lieferanten und Bankkonten fügt das System einen Tab zu den einzelnen Lieferanten-, Kunden-, Girokonto- oder Sparkontoinformationen hinzu.

Kundeneinschränkungen anzeigen

Rufen Sie die Seite "Kunden" auf, um Kunde Einschränkungen anzuzeigen.

1. Gehen Sie auf der Top-Level zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Kunden.
2. Auswählen Sichtbarkeit.

   Die Seite "Kundentransparenz" wird angezeigt.

3. Auswählen Bearbeiten neben einem Kunden, um die Einschränkungen zu bearbeiten.

Lieferanteneinschränkungen anzeigen

Rufen Sie die Seite "Lieferanten" auf, um Lieferant Einschränkungen anzuzeigen.

1. Gehe zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Lieferanten.
2. Auswählen Sichtbarkeit.

   Die Seite "Lieferantensichtbarkeit" wird angezeigt.

3. Auswählen Bearbeiten neben einem Lieferanten, um die Einschränkungen für diesen Lieferanten zu bearbeiten.

Girokonto-Einschränkungen anzeigen

Auf der Seite "Konten" können Sie die Einschränkungen für das Girokonto anzeigen.

1. Gehe zu Zahlungsverkehr > Einrichtung > Konten.
2. Auswählen Prüfen oder Einsparungen.
3. Auswählen Bearbeiten neben dem Konto, dessen Einschränkungen Sie bearbeiten möchten.
4. Auswählen Einschränkungen , um die Einschränkungen für das Konto anzuzeigen oder zu ändern.
5. Speichern Sie alle Änderungen, die Sie vornehmen.

Was bedeutet "Ohne Eigentümer"?

In einem Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen können freigegebene Datensätze wie Kunden, Lieferanten und andere Elemente nur auf der obersten Ebene eines Unternehmens bearbeitet werden. Einige Journaltransaktionen, wie z. B. wiederkehrende Journaleinträge, die auf der obersten Ebene erstellt wurden, sind ebenfalls Eigentum auf oberster Ebene und können nicht innerhalb eines Geschäftsbereichs bearbeitet werden.

Wenn Sie die Liste der freigegebenen Datensätze (Kunde, Lieferant oder Eintrag) innerhalb eines Geschäftsbereichs anzeigen, können Sie die freigegebenen Datensätze in der Liste sehen. Diese werden jedoch als "Ohne Eigentümer" für die Entität aufgeführt und die Option Bearbeiten wird nicht angezeigt. Wechseln Sie zur obersten Ebene, die den Datensatz besitzt, um Änderungen vorzunehmen.