Gemeinsam genutzte, Entität-spezifische (private) und eingeschränkte Daten in einem Unternehmen mit mehreren Entitäten

Intacct kategorisiert Daten wie folgt:

Gemeinsame Datensätze

Freigegebene Datensätze werden auf Top-Level erstellt und von Entitäten in einem Unternehmen gemeinsam genutzt. Zu den gemeinsam genutzten Datensätzen gehören Transaktionen und Objekte. Zu den gemeinsamen Transaktionen gehören: Rechnungen und Journaleinträge. Zu den gemeinsam genutzten Objekten gehören: Kunden, Lieferanten und Bankkonten.

Wenn Sie freigegebene Daten auf Top-Level erstellen, aktivieren Sie die gemeinsame Nutzung dieser Daten für mehrere Entitäten und auf dem Top-Level. Freigegebene Datensätze werden in den Datensatzlisten für alle Entitäten angezeigt.

Entitätsspezifische Datensätze

Entitätsspezifische Datensätze (früher als Entität Private bezeichnet) werden auf der Entitätsebene erstellt und sind in der Entität zugänglich, in der die Daten erstellt wurden. Sie können weiterhin auf Entität-spezifische Datensätze auf dem Top-Level zugreifen, indem Sie Folgendes auswählen Private einschließen oder Entität-spezifische Daten anzeigen auf einer Seite, auf der Sie Datensätze anzeigen. Intacct verhindert von vornherein die Erstellung von Transaktionen auf Top-Level mit Entität-spezifischen Objekten.

Benutzer können Transaktionen mit Entität-spezifischen Datensätzen durchführen, indem sie entweder freigegebene oder Entität-spezifische Objekte verwenden. Sie können z. B. eine Entität-spezifische Rechnung entweder für einen gemeinsamen Kunden (erstellt auf Top-Level) oder für einen Entität-spezifischen Kunden generieren.

Beschränkt

Beschränkte Datensätze beziehen sich auf Kunden, Lieferanten, Girokonten und Sparkonten in einem gemeinsamen Unternehmen mit mehreren Entitäten, die der Administrator auf Standorte, Standortgruppen, Abteilungen und Abteilungsgruppen beschränken kann.

Sie können beispielsweise einen britischen Lieferanten auf die britische Entität in Ihrem Unternehmen beschränken. Sie können einzelne Lieferanten nur auf den Top-Level oder auf bestimmte Standorte, Standort Gruppen, Abteilungen und Abteilung Gruppen beschränken.

Entitätsspezifische Datensätze (Entität privat)

Sie können die folgenden Entität-spezifischen Objekte erstellen:

Hauptbuch-Konten
Bankkonten
Kunden
Lieferanten
Artikel
Bedingungen für Forderungen/Verbindlichkeiten
Mitarbeitende
Benutzer
Standorte
Projekte
Klassen
Benutzerdefinierte Dimensionen

Aktivieren von Entitäten für Kunden, Lieferanten und Bankkonten

Standardmäßig sind Objekte, die Sie auf dem Top-Level eines gemeinsam genutzten Unternehmens mit mehreren Entitäten definieren, uneingeschränkt. Dies ermöglicht die Verwendung derselben Objekte über Entitäten hinweg.

Sie können Folgendes einschränken:

Lieferanten
Kunden
Giro- und Sparkonten

Sie können Einschränkungen für Entitäten nur auf dem Top-Level aktivieren.

Gehe zu Unternehmen > Admin > Abonnements.
Die Seite "Abonnements" wird angezeigt.
Auswählen Multi-Entität-Managementauswählen und dann Konfigurieren.
Wählen Sie im Abschnitt Entitätseinschränkungen Wählen Sie eines der folgenden Objekte aus, um sie auf eine Entität zu beschränken:
- Kunden
- Lieferanten
- Girokonten
- Sparkonten

Nach dem Speichern Ihrer Änderungen wird ein Einschränkungen Tab wird auf der Informationsseite für die Objekte angezeigt, die Sie einschränken möchten.

Nächste Schritte: Sie können die Sichtbarkeit einzelner Kunden, Lieferanten und Bankkonten einschränken.

Was bedeutet "Ohne Eigentümer"?

In einem Unternehmen mit mehreren Entitäten ist es üblich, Objekte auf dem Top-Level zu definieren, um den Zugriff auf diese Objekte über Entitäten hinweg zu ermöglichen. Bei Bedarf können Sie auch Entität-spezifische Objekte definieren. Sie können z. B. eine Gruppe von Lieferanten auf Entitätsebene definieren, die nur im Kontext dieser bestimmten Entität verwendet werden sollen. Dies ist nützlich für Fälle, in denen nur eine Entität in Ihrem Unternehmen mit diesen spezifischen Lieferanten interagiert.

Wenn Sie auf der Entitätsebene arbeiten, werden Objekte, die auf dem Top-Level oder in einer anderen Entität definiert sind, wie folgt angezeigt Ohne Eigentümer in der Entität, in der Sie arbeiten. Beispielsweise wird ein Objekt, das Sie in der Entität E100 definieren, angezeigt als Ohne Eigentümer in der Entität E102. Sie können das Objekt weiterhin in der Entität anzeigen, in der Sie gerade arbeiten.