Abrechnung zu maximalen Projekten

Bei einem Projekt von der Rechnung bis max. haben Sie eine Vereinbarung, den FakturierungsBetrag für ein Projekt auf einen maximalen Betrag zu begrenzen. Dieser maximale Betrag kann die für die Arbeit am Projekt aufgewendete Zeit sowie alle anderen Ausgaben umfassen.

Dieses Thema führt Sie durch die Einrichtung und Fakturierung eines Projekts von der Rechnung bis zum Max. Mal, von der Erstellung des Projekts bis zur Generierung von Rechnungen. Wir erklären Ihnen, wie Sie:

  • Einrichten des Projekts und Festlegen von Standardwerten für das, was fakturierbar ist
  • Richten Sie das Projekt so ein, dass bei Fakturierungen, die den budgetierten FakturierungsBetrag überschreiten, automatisch eine Warnmeldung ausgegeben oder die Fakturierung verhindert wird
  • Preise festlegen, einschließlich der Option, "Kosten plus Gebühr"-Preise zu verwenden
  • Geben Sie Zeit, Ausgaben und andere Einkäufe für das Projekt ein
Voraussetzungen

Projekte mit dem Modul "Projekt & Fakturierung"

Projekte-Elemente, auf die Sie von verschiedenen Orten in Ihrem Unternehmen aus zugreifen können, müssen Ihre Arbeit (Zeit), Ihre Ausgaben und Ihre Materialeinkäufe darstellen.

Zeit und Ausgaben

  • Konfigurieren Sie diese Option, damit Mitarbeiter die Zeit nachverfolgen können, in der sie an Aufgaben gearbeitet haben, und die ihnen entstanden sind.
  • Um Kunden die Arbeitszeit der Mitarbeitenden basierend auf Ihren Kosten (oder einem % Aufschlag auf Ihre Kosten) Rechnung, müssen Mitarbeiter Datensätze auch den Stundensatz, das Jahresgehalt und die Einkommensart der Mitarbeitenden enthalten.
  • Lohnkosten-Buchung einrichten um die Kosten für die Zeit jedes Mitarbeiters zu berechnen.

Kreditorenbuchhaltung und Einkauf

Um Kunden Artikel zu Rechnung, die in ihrem Namen gekauft wurden, aktivieren Sie die Projekte Dimension in Kreditorenbuchhaltung und Einkauf (falls zutreffend).

Auftragserfassung:

  • Um Kunde Rechnungen zu überprüfen oder zu drucken oder diese Rechnungen per E-Mail an Kunden zu senden, aktivieren Sie Auftragserfassung.
  • Für Ausgaben, Ausgabentypen einrichten. Wenn Mitarbeitende Ausgaben eingeben, ordnet die von ihnen gewählte Ausgabenart die Ausgaben automatisch dem richtigen Artikel zu.
Benutzertyp

Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen

Manager im Bauwesen

Projektmanager
Berechtigungen
  • Projekte: erstellen, bearbeiten
Vorheriger Schritt Konfigurieren von Projekten

Projektdetails hinzufügen

  1. Gehe zu Projekte > Alle > und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Projekte.

  2. Klicken Sie auf der Seite Zusätzliche Information Tab:
      • Wählen Sie die Option Abrechnungsart. Max. Fakturierung Projekte werden in der Regel unter "Zeit und Material" abgerechnet.
      • Um die Ausgaben für das Projekt standardmäßig fakturierbar zu machen, wählen Sie das Standardeinstellung für Mitarbeiterausgaben auf "fakturierbar" -Option ein.
      • Um Projektkäufe, die über die Kreditorenbuchhaltung oder den Einkauf eingegeben wurden, standardmäßig fakturierbar zu machen, wählen Sie das Standardeinträge für Kreditorenbuchhaltung und Bestellung auf "fakturierbar" -Option ein.
        Durch die Auswahl von Standardwerten für fakturierbare Ausgaben und Kreditoren-/Bestelltransaktionen können Ihre Mitarbeitenden Zeit sparen und Fehler bei der Dateneingabe reduzieren. Mitarbeiter können den Standardwert für einzelne Transaktionen jederzeit überschreiben. Zum Beispiel das Deaktivieren der fakturierbaren Option für eine bestimmte Ausgaben, die Sie dem Kunden nicht in Rückbelastung stellen möchten.
  3. Klicken Sie auf der Seite Rechnungsoptionen Tab:

    4. Automatisieren Sie die Fakturierungskontrolle, um Fakturierungen, die den voraussichtlichen FakturierungsBetrag des Projekts überschreiten, zu verhindern oder davor zu warnen. Diese Optionen sind verfügbar, wenn Sie Rechnungen nach Projekt generieren.

    • Nichts unternehmen Keine Maßnahmen ergreifen, wenn die Abrechnungen den voraussichtlichen FakturierungsBetrag überschreiten.
    • Warnmeldung ausgeben: Auf der Seite "Rechnungen generieren" im Vorschaumodus wird eine Warnmeldung angezeigt, dass die Rechnung den voraussichtlichen Betrag der Fakturierung überschreiten wird. Sie können trotzdem eine Rechnung erstellen. Wenn "Rechnungen generieren" jedoch offline ausgeführt wird und eine Rechnung den voraussichtlichen FakturierungsBetrag überschreitet, wird die Rechnung nicht erstellt.
    • Fakturierung verhindern: Wenn die Rechnung Betrag Ihre geplante Fakturierungs Betrag überschreitet, können Sie keine Rechnung generieren. Wenn "Rechnungen generieren" offline ausgeführt wird, werden alle Rechnungen mit Ausnahme der Rechnungen erstellt, die Ihr Projekt über die prognostizierten Beträge stellen.

    Wenn Sie sich dafür entschieden haben, eine Warnmeldung auszugeben oder die Fakturierung zu verhindern, können Sie Ausgaben für Mitarbeiter, Verbindlichkeiten und Bestellungen von der Berücksichtigung bei der überprojizierten Berechnung ausschließen, indem Sie das Symbol Ausgaben ausschließen Kontrollkästchen.

  4. Klicken Sie auf der Seite Projekt-Zusammenfassung Tab die maximalen Abrechnungsbeträge im Feld für budgetierten FakturierungsBetrag.
  5. Klicken Sie auf der Seite Ressourcen und Abrechnung Tab:
    • Fakturierungssätze: Bei dieser Methode basieren die Fakturierungssätze auf den von Ihnen eingegebenen Preisen. Sie können beispielsweise angeben, dass der Fakturierungssatz für Jayne Marshal 150,00 USD pro Stunde beträgt.
      Die Option für den Fakturierungssatz ist nur für Zeit (Arbeit) und Ausgaben verfügbar, aber nicht für Käufe in Kreditorenbuchhaltung/Bestellung.
    • Kosten plus Gebühren in Prozent: Bei dieser Methode basieren die Preise auf Ihren Kosten oder einem Aufschlag von Ihren Kosten in Prozentsatz. Sie können beispielsweise Ausgaben auf der Grundlage Ihrer Kosten zuzüglich eines Aufschlags von 10 % in Rechnung stellen.

      • Sie können z. B. einen Standardaufschlag von 0 % für alle Ausgaben eingeben, unabhängig vom Ausgaben-Artikel oder dem Mitarbeiter, für den die Ausgaben entstanden sind. Gleichzeitig können Sie einen speziellen Aufschlag eingeben, der für eine bestimmte Art von Ausgaben verwendet werden soll (z. B. Last-Minute-Reisen).

      Zum Zeitpunkt der Rechnung wird zuerst die Preisfindung verwendet, die der Kombination aus Mitarbeiter und Artikel für die Einzelposition entspricht. Wenn diese Kombination nicht gefunden werden kann, wird der für einen Mitarbeiter (ohne Artikel) erstellte Preis verwendet. Wenn diese Informationen nicht gefunden werden können, wird der Preis des Artikels (ohne Mitarbeiter) verwendet.

Wenn Sie in Ihrem Projekt keine Preise festlegen, wird die Preisgestaltung durch die Transaktionsdefinition oder den Kunden bestimmt.

Standardpreise für die Rechnungsstellung festlegen

Preisbildungsoptionen Beschreibung

Fakturierungssatz verwenden
stellt Kunden Rechnungen zu den spezifischen Fakturierungssätzen, die Sie im Datensatz eingeben: Ressourcen & Preise Tab.

Kosten plus Gebühren in Prozent anwenden

Stellt Kunden eine Rechnung auf der Grundlage eines Prozentsatzes auf Ihre Kosten in Rechnung. Wenn Sie keinen Gebühren-Prozent Aufschlag oder wenn Sie 0% als Aufschlag eingeben, werden dem Kunden nur die Kosten in Rechnung gestellt.

Geben Sie Preise für Mitarbeiter, Artikel oder Mitarbeiter-/Artikel-Kombinationen an, indem Sie dem Raster Linien hinzufügen.

  • Standardpreise für bestimmte Mitarbeiter, bestimmte Artikel oder bestimmte Mitarbeiter/Artikel-Kombinationen überschreiben.
  • Wenn Sie die Option Kosten plus Kontrollkästchen für "Arbeit", "Ausgaben" oder "PO/Verbindlichkeiten" überschreibt der von Ihnen eingegebene Preis den Standardgebühren-Prozent. Andernfalls ist der Preis der Fakturierungssatz.

Preisbeispiel

  1. Spaltenüberschriften (ARBEIT, AUSGABEN, VERBINDLICHKEITEN/KAUFAUFTRÄGE) Legen Sie Standardpreise für Arbeit, Ausgaben und Käufe von Verbindlichkeiten/Kaufaufträgen fest.
  2. Zeilen richten Überschreibungen für Mitarbeiter oder Artikel ein.

Ressourcen und Preise

 

Mitarbeitender

Artikel

Beschreibung

Startdatum

LABOR

Fakturierungssatz

AUSGABEN

Kosten plus Gebühr 0,00%

AP/PO

Kosten plus Gebühr 5%
1   Services--Services   April 2 80.00    
2   PM--Product Manager   April 2 100,00    
3 10--Reser, Wanda E. PM--Product Manager   April 2 120.00    
4   Fakturierbare Reisen--Fakturierbar   April 2   10,00  
5              
  • Arbeit Der Preis basiert auf den eingegebenen Fakturierungssätzen.
    • Managerdienste zu 80,00 USD bzw. 100,00 USD, unabhängig von dem Mitarbeiter, der die Arbeit ausführt
    • Für Wanda Reser beträgt der Fakturierungssatz für Produktmanagerdienste jedoch 120,00 USD
  • Ausgaben Einzelposten werden mit einem Aufschlag von 0 % Prozent in Rechnung gestellt, für fakturierbare Reisen gibt es jedoch einen Aufschlag von 10 %.
  • Verbindlichkeiten/Kaufaufträge Einzelposten werden ausnahmslos immer mit einem Aufschlag von 5 % in Rechnung gestellt.

Preisfindung für Mitarbeiter oder Artikel

Die Möglichkeit, Preise nur für einen Mitarbeiter oder nur für einen Artikel einzugeben, kann Ihnen bei der Preisgestaltung für ein Projekt Zeit sparen.

Der effizienteste Weg, Preise festzulegen, besteht darin, sowohl den Mitarbeiter als auch den Artikel zu bepreisen. Dieser Preis wird zuerst priorisiert. Wenn diese Kombination nicht vorhanden ist, ist die nächste Preispriorität die Preisfindung für einen Artikel. Wenn weder für den Mitarbeiter noch für den Artikel ein Preis für diesen Tab festgelegt ist, bestimmt der Auftragserfassung Basispreis Liste die Preise.

Beispiel:

In einem Projekt arbeitet Jayne Marshall an diesen Aufgaben: Management, Schulung, Implementierung und Konvertierung.

Sie rechnet mit 100 Dollar pro Stunde ab, aber für das Management sind es 125 Dollar pro Stunde.

Legen Sie ihren regulären Fakturierungssatz von 100 USD pro Stunde fest, indem Sie ihre Mitarbeiter-ID einer Einzelposition mit einer leeren Artikel-ID zuweisen. Legen Sie dann ihren Satz für das Management fest, indem Sie ihre Mitarbeiter-ID dem für das Management verwendeten Artikel zuweisen.

In der folgenden Tabelle wird beschrieben, wie dies funktioniert:

Um dies zu tun Schritte

Legen Sie einen Fakturierungssatz oder Aufschlag für einen bestimmten Mitarbeiter und Artikel fest.

Wählen Sie den Mitarbeiter und einen Artikel aus. Geben Sie den Fakturierungssatz oder Aufschlag für den Mitarbeiter ein.
Wenn der Artikel ist:

  • Geben Sie für einen Service-Artikel (z. B. "Planung") den Fakturierungssatz oder den Aufschlag in die Spalte "Arbeit" ein.
  • einen Artikel, den Sie Einkauf, geben Sie den Aufschlag in die Spalte "Verbindlichkeiten/Bestellungen" ein.

Beispiel: Wenn Jayne Marshalls Arbeitszeit immer mit 100 USD in Rechnung gestellt wird, sie aber eine Managementaufgabe mit 125 USD in Rechnung stellt, wählen Sie Jayne Marshall als Mitarbeiterin aus und wählen Sie den Artikel aus, der der Managementaufgabe entspricht.

Legen Sie einen Fakturierungssatz oder Aufschlag für einen Mitarbeiter fest, unabhängig vom Artikel.

Wählen Sie den Mitarbeiter, aber keinen Artikel aus. Geben Sie dann den Fakturierungssatz oder Aufschlag des Mitarbeiters in die Leiste Arbeit Spalte.

Beispiel: Wenn Jayne Marshalls Arbeitszeit immer mit 100,00 USD in Rechnung gestellt wird, unabhängig davon, ob sie eine Schulung, eine Konvertierung oder eine Implementierung durchführt, wählen Sie Jayne Marshall als Mitarbeiterin aus, wählen Sie keinen Artikel aus und geben Sie dann 150,00 USD in die Spalte "Arbeit" ein.

Legen Sie einen Fakturierungssatz oder Aufschlag für einen Artikel fest, unabhängig vom Mitarbeiter.

Wählen Sie den Artikel aus, ohne einen Mitarbeiter auszuwählen. Wenn der Artikel ist:

  • einen Service-Artikel (z. B. "Planung") geben Sie den Fakturierungssatz oder Aufschlag in das Feld Arbeit Spalte.
  • eine Ausgaben, geben Sie den Fakturierungssatz oder den Aufschlag in das Feld Ausgaben Spalte.
  • einen Artikel, den Sie Einkauf, geben Sie den Aufschlag in die Spalte "Verbindlichkeiten/Bestellungen" ein.
Ohne Mitarbeiter oder Artikel bestimmt der in Liste Auftragserfassung enthaltene Basispreis die Preise.

Fakturierbare Transaktionen eingeben

Wenn Mitarbeitende Transaktionen eingeben, müssen sie nur das relevante Projekt und die Aufgaben identifizieren, an denen sie gearbeitet haben.

Art der Transaktion So nehmen Sie teil

Stundennachweiseinträge
Im Stundenerfassungsbogen:
  • Wählen Sie das Symbol Projekt und Aufgabe und die Nummer der Stunden pro Tag, die für die Aufgabe gearbeitet wurden.
  • Überprüfen Sie die Fakturierbar Einstellung. Wenn die Aufgabe als "fakturierbare" Aufgabe eingerichtet wurde, wird die Option "Fakturierbar" automatisch ausgewählt.
Konfigurieren Sie Projekte so, dass die fakturierbare Option ausgeblendet wird.

Ausgaben
Im Ausgaben-Report:
  1. Klicken Sie in die Einzelposition für die Ausgaben und klicken Sie dann auf Details anzeigen.
  2. Wählen Sie das Symbol Projekt für die die Ausgaben bestimmt waren.
  1. Überprüfen Sie die Fakturierbar Einstellung. Wenn die Ausgaben für das Projekt als "fakturierbar" eingerichtet wurden, wird der Fakturierbar wird automatisch ausgewählt.
Konfigurieren Sie Projekte so, dass die fakturierbare Option ausgeblendet wird.

Rechnungen
Auf der Rechnung:
  • Wählen Sie das Symbol Projekt Für jede Einzelposition
  • Überprüfen Sie die Fakturierbar auf der rechten Seite der Einzelposition. Wenn Verbindlichkeiten-/Bestellposten für das Projekt als "fakturierbar" eingerichtet wurden, wird der Fakturierbar wird automatisch ausgewählt.

Kaufaufträge
Auf der Bestellung:
  1. Klicken Sie in die Einzelposition und dann auf das Symbol Details anzeigen.
  2. Wählen Sie das Symbol Projekt für die die Ausgaben bestimmt waren.
  1. Überprüfen Sie die Fakturierbar Einstellung. Wenn Verbindlichkeiten-/Bestellposten für das Projekt als "fakturierbar" eingerichtet wurden, wird der Fakturierbar wird automatisch ausgewählt.
Wenn alle Einzelposten in einem Ausgaben-Report, einer Rechnung oder einer Bestellung für dasselbe Projekt gelten, sparen Sie Zeit, indem Sie auf Standardwerte anzeigen und Auswahl eines Standardwerts Projekt für alle Einzelpositionen.

Projektrechnungen erstellen

Sobald Sie das Projekt eingerichtet und Ihre Zeit, Ausgaben und andere Einkäufe verfolgt haben, können Sie jederzeit Rechnungen generieren. Die Rechnungen enthalten automatisch fakturierbare Einzelposten aus dem Projekt, wobei der korrekte Betrag angezeigt wird.

Wenn Sie Ihr Projekt so einrichten, dass Abrechnungen, die den budgetierten FakturierungsBetrag überschreiten, gewarnt oder verhindert werden, erhalten Sie eine Meldung für Rechnungen, die den Betrag überschreiten.

Wenn Sie Rechnungen generieren, nicht Wählen Sie eine Preisliste aus, da diese Preisliste andere Preise, einschließlich projektspezifischer Preise, überschreibt.