Delegierung für Einkaufsgenehmigungen einrichten

Wenn ein Genehmigender in den Urlaub fährt, kann er einfach Delegierung von Genehmigungen aktivieren um sicherzustellen, dass ihre Genehmigungsaufgaben während einer Abwesenheit erledigt werden.

Delegierung von Genehmigungen einrichten

Der erste Schritt besteht darin, die Delegierung innerhalb Ihrer Einkaufs-Anwendung zu aktivieren und dann Bevollmächtigte für Genehmigungen zuzuweisen. Jeder Genehmigende für Einkaufs-Transaktionen sollte über einen entsprechenden Stellvertreter verfügen.

Für einige Genehmigende kann beispielsweise eine gleichrangige Person in der Abteilung oder eine Führungskraft der geeignete Bevollmächtigte sein. Wenn Sie wertbasierte Genehmigungsrichtlinien verwenden, stellen Sie sicher, dass der Stellvertreter über die gleiche oder eine höhere Berechtigung für den Kaufwert verfügt wie der Original-Genehmigende.

Informationen zum Umgang mit einer Genehmigung, wenn kein Stellvertreter verfügbar ist, finden Sie unter Informationen zur Delegierung von Einkaufsgenehmigungen.

Sie aktivieren die Delegierung und weisen Stellvertreter auf der Seite "Einkauf konfigurieren" und in einer gemeinsam genutzten Umgebung mit mehreren Entitäten auf Top-Level zu.

1. Gehen Sie zu Einkauf > Einrichtung > Konfiguration.
2. Scrollen Sie nach unten zum Funktionalität aktivieren und im Abschnitt Genehmigungen Unterabschnitt: Wählen Sie die Delegierung aktivieren Kontrollkästchen.
   A Verwalten -Schaltfläche wird angezeigt
3. Wählen Sie eine Standardmäßiger Stellvertreter-Typ, Benutzer oder Benutzergruppe. Wenn Sie eine Benutzergruppe auswählen, können alle Mitglieder der Gruppe Transaktionen im Namen des Genehmigenden genehmigen.
4. Wählen Sie das Symbol Standardmäßiger Stellvertreter. Der ausgewählte Standard-Stellvertreter wird verwendet, um die Tabelle "Stellvertreter verwalten" automatisch vorab auszufüllen.
5. Überprüfen Sie, ob für jeden Genehmigenden in der Tabelle ein geeigneter Stellvertreter ausgewählt ist. Wenn der Standard-Stellvertreter mit dem Genehmigenden identisch ist, müssen Sie einen anderen Stellvertreter auswählen.
6. Wählen Sie Speichern.

Delegierung von Genehmigungen deaktivieren

Das Deaktivieren der Genehmigungsdelegierung hat keine Auswirkungen auf Einkaufstransaktionen, die sich derzeit im Genehmigungszyklus befinden. Neue Transaktionen, die eingereicht werden, werden nicht mehr zur Genehmigung umgeleitet, wenn ein Genehmigender abwesend ist. Ihre Standard-Stellvertreter und Stellvertreter für Genehmigende bleiben jedoch erhalten und werden verwendet, wenn Sie die Delegierung von Genehmigungen wieder aktivieren.

1. Gehen Sie zu Einkauf > Einrichtung > Konfiguration.
2. Scrollen Sie nach unten zum Funktionalität aktivieren im Abschnitt Genehmigungen Unterabschnitt: Deaktivieren Sie das Delegierung aktivieren Kontrollkästchen. Die Schaltfläche Verwalten wird ausgeblendet.
3. Wählen Sie Speichern.

Feldbeschreibungen:

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Felder auf der Seite "Stellvertreter verwalten" beschrieben.

Feldbeschreibungen der Seite "Stellvertreter verwalten"

Feld	Beschreibung
Standardbevollmächtigter-Typ	Wählen Sie aus, ob Sie einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Benutzergruppe als Standard-Stellvertreter auswählen möchten. Wenn Sie eine Benutzergruppe als Stellvertreter auswählen, können nur die Mitglieder der Gruppe mit den erforderlichen Berechtigungen zum Genehmigen von Einkaufs-Transaktionen genehmigen.
Standard-Bevollmächtigter	Nur Benutzer oder Benutzergruppen Mit "Genehmigen" Einkauf Transaktion Berechtigung im Liste angezeigt. Der von Ihnen ausgewählte Standard-Stellvertreter wird für Folgendes verwendet: Werden automatisch als Standard-Stellvertreter für jeden Genehmigenden in der Tabelle verwendet. Wenn Sie den Standard-Stellvertreter ändern, werden alle Genehmigenden, denen zuvor der Standard-Stellvertreter zugewiesen wurde, mit dem neuen Stellvertreter aktualisiert. Wenn einem Genehmigenden ein nicht standardmäßiger Stellvertreter zugewiesen wird, ändert sich nichts, wenn ein neuer Standard-Stellvertreter ausgewählt wird. Als Stellvertreter für einen neuen Genehmigenden zuweisen – ein Benutzer, dem anschließend die Berechtigung zum Genehmigen von Transaktionen im Einkauf erteilt wird, nachdem Stellvertreter zugewiesen wurden. Sie können den Stellvertreter für einen Genehmigenden jederzeit ändern.
Genehmigender	Schreibgeschützt. Alle Benutzer mit der Berechtigung zum Genehmigen von Einkaufstransaktionen werden in der Tabelle angezeigt.
Teilnehmertyp	Zeigt den standardmäßigen oder ausgewählten Stellvertreter-Typ für den Genehmigenden an.
Benutzer oder Benutzergruppe	Ein Benutzer oder Benutzergruppe wer im Namen des Genehmigenden genehmigen kann. Nur Benutzer oder Gruppenmitglieder Mit "Genehmigen" Einkauf Transaktion Berechtigung im Liste angezeigt. Benutzer, die auf bestimmte Geschäftsbereiche beschränkt sind, können als Stellvertreter für Genehmigende ausgewählt werden. Ein eingeschränkter Stellvertreter-Genehmigender kann jedoch keine Transaktion genehmigen, die Einzelpositionen enthält, die eingeschränkten Entitäten zugewiesen sind. Wenn der Genehmigende die Delegierung von Abwesenheits-Genehmigungen aktiviert, leitet Sage Intacct alle neuen Genehmigungsanfragen an den Stellvertreter weiter. Der Bevollmächtigte bleibt der Genehmigende der Transaktion, auch wenn der Genehmigende die Delegierung von Abwesenheitsgenehmigungen deaktiviert hat. Wenn Sie wertbasierte Genehmigungsrichtlinien verwenden, stellen Sie sicher, dass der Stellvertreter über die gleiche oder eine höhere Berechtigung für den Kaufwert verfügt wie der Original-Genehmigende. Informationen zum Anzeigen der Wert-Berechtigung eines Stellvertreters finden Sie unter Wert-Genehmigungsregeln.