Übereinstimmungstoleranzen im Überblick

Wenn die Details Einkauf Bestellungen mit Lieferant Rechnungen abgeglichen werden, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die bestellten Beträge ordnungsgemäß bezahlt.

Wenn Übereinstimmungstoleranzen aktiviert und konfiguriert sind, vergleicht Sage Intacct automatisch die Mengen und Stückpreise, die angezeigt werden, wenn Sie von einer konvertierten Transaktion zur nächsten konvertieren. Wenn Ihr Workflow beispielsweise darin besteht, Bestellungen in Lieferantenrechnungen umzuwandeln, vergleicht Intacct die Mengen und Stückpreise zwischen den beiden Transaktionen.

Der Eintrag wird nur gebucht, wenn die Menge und der Preis übereinstimmen oder innerhalb des zulässigen Toleranzbereichs liegen. Wenn die Menge oder der Preis den Toleranzbereich überschreitet, kennzeichnet Sage Intacct die Transaktion als Ausnahme. Der Einkaufsleiter kann dann die Positionen, die eine Ausnahme aufweisen, überprüfen und entweder korrigieren oder entscheiden, dass die Ausnahme in Ordnung ist, und sie überschreiben.

Vorteile

Der Toleranzabgleich bietet folgende Vorteile für Ihre Unternehmenskontrollen:

• Er reduziert das Risiko von Betrug und finanziellen Verlusten, indem die Rückerstattung nicht autorisierter Einkäufe verhindert wird.
• Bietet der Kreditorenbuchhaltung oder anderen für Finanzen zuständigen Abteilungen die Möglichkeit, finanzielle Risiken zu verwalten und die Ausgaben des Unternehmens zu kontrollieren.
• Er findet häufige Fehler auf Belegen und Rechnungen von Lieferanten, die Anzeichen für ein umfassenderes Geschäftsproblem sein und darauf hinweisen können, dass es an der Zeit ist, andere Lieferanten in Betracht zu ziehen.

Vorgehensweise

Wenn Sie Übereinstimmungstoleranzen auf der Seite "Einkauf konfigurieren" aktivieren, geben Sie die Transaktionsdefinitionen für die Transaktionen an, die Sie validieren möchten, und legen die Toleranz in Prozent für die Menge und den Stückpreis fest. Wenn eine Position im Entwurf oder in der konvertierten Transaktion höher oder niedriger als die angegebene prozentuale Toleranz für die Menge oder den Stückpreis ist, kennzeichnet das System die Transaktion mit einer Ausnahme.

Benutzer*innen mit den entsprechenden Berechtigungen können Transaktionen mit Ausnahmen bearbeiten, um entweder die Abweichung zu korrigieren oder die Abweichung zu akzeptieren und die Transaktion den Rest des Transaktions-Workflows durchlaufen zu lassen.

Wenn eine gekennzeichnete Transaktion überschrieben wird, um die Toleranz zu akzeptieren, und sie in der Kreditorenbuchhaltung erfasst wird, wird eine Rechnung erstellt. Wenn es eine Preisabweichung zwischen der Quell Transaktion und der in Transaktion umgerechneten Rechnung gibt, wird die Abweichung entweder im Übereinstimmungstoleranz Hauptbuchkonto oder gemäß den Einstellungen für die Transaktionsdefinition.

Unternehmen verwenden Übereinstimmungstoleranzen am häufigsten, um zu überprüfen, ob die Mengen- und Stückpreisangaben in der Bestellung, der Bestellbestätigung und der Lieferantenrechnung übereinstimmen. Sage Intacct validiert automatisch die Menge und den Stückpreis, wenn Sie von einem Transaktion zum nächsten konvertieren, wobei die Informationen in der Quell Transaktion zum Vergleich in der konvertierten Transaktion verwendet werden.

Beispiel

Angenommen, Ihr Workflow besteht darin, Einkaufs in Bestellbelege und in Lieferantenrechnungen umzuwandeln. Sie sind bereit, diese Unterschiede bei der Konvertierung von Transaktionen zu akzeptieren.

• Kaufauftrag an Bestellbestätigung. Ein Unterschied von 10 % bei der Menge, aber kein Unterschied beim Stückpreis.

• Bestellbestätigung an Lieferantenrechnung. Ein Unterschied von 10 % zum Stückpreis, aber kein Unterschied in der Menge.

Die Einrichtung auf der Seite "Einkauf konfigurieren" würde wie folgt aussehen:

1. Die Übereinstimmungstoleranzen aktivieren Kontrollkästchen ist aktiviert.

2. Die entsprechende Transaktionsdefinition für die Bestellbestätigung wird ausgewählt und die Mengentoleranz in Prozent ist 10 und der Preistoleranz in Prozent ist 0.

3. Die entsprechende Transaktionsdefinition für die Lieferantenrechnung wird ausgewählt und die Mengentoleranz in Prozent 0 ist und der Preistoleranz in Prozent ist 10.

Nehmen wir nun an, Sie bestellen Schreibtische für eines Ihrer Bürogebäude. Folgendes passiert, wenn Sie den Transaktions-Workflow durchlaufen:

Kaufauftrag

• Sie erstellen eine Bestellung für 50 Schreibtische zu einem Stückpreis von 100 USD.

Bestellbestätigung

• Sie erhalten die Schreibtische, aber es befinden sich nur 48 Schreibtische in der Sendung.
• Sie konvertieren die Bestellung in eine Bestellbestätigung, ändern die Menge in 48 und belassen den Stückpreis bei 100 USD. Sage Intacct berechnet die Abweichungen automatisch.

  Beispiel für einen Bestellbestätigung

  Transaktion	Element	Menge	Stückpreis	Erweiterter Preis	Mengenabweichung	Mengenabweichung in %	Preisabweichung	Preisabweichung in %
  Kaufauftrag	Schreibtisch	50	100	5000
  Auftragsbeleg	Schreibtisch	48	100	4800	-2	- 4%	0	0%

• Die Bestellbestätigung wird gebucht, weil die Mengentoleranz und die Preistoleranz nicht überschritten werden. Die Mengenabweichung beträgt 4 % und liegt damit unter der Toleranz von 10 %. Die Preisabweichung beträgt 0 %, was der Toleranz von 0 % entspricht.
• Sie rufen den Lieferanten an, um ihm mitzuteilen, dass Sie nur 48 statt 50 Schreibtische erhalten haben und dass Sie die anderen 2 Schreibtische nicht möchten.

Lieferanten-Rechnung

• Der Lieferant sendet Ihnen eine Rechnung für 48 Schreibtische zu einem Stückpreis von 115 USD.
• Sie untersuchen, warum der Stückpreis 115 $ statt 100 $ beträgt. Anscheinend gab es eine Verwechslung. Der Lieferant hatte ursprünglich den Stückpreis falsch angegeben. Sie entscheiden sich, die Schreibtische zu behalten, obwohl Sie mehr bezahlen als erwartet.
• Sie konvertieren die Bestellbestätigung in eine Lieferantenrechnung, belassen die Menge bei 48 und ändern den Stückpreis in 115 USD. Sage Intacct berechnet die Toleranzen automatisch.

  Beispiel für die Konvertierung von Bestellbestätigung in Lieferantenrechnung

  Transaktion	Element	Menge	Stückpreis	Erweiterter Preis	Mengenabweichung	Mengenabweichung in %	Preisabweichung	Preisabweichung in %
  Kaufbeleg	Schreibtisch	48	100	4800
  Anbieterrechnung	Schreibtisch	48	115	5520	0	0%	$15.00	15%

• Die Lieferantenrechnung wird nicht gebucht und es wird keine Rechnung in "Verbindlichkeiten" erstellt, da die Preistoleranz von 10 % überschritten wird. Die Stückpreisabweichung beträgt 15%. Die Lieferantenrechnung wird gespeichert und ihr Status wird in Ausnahme damit sie markiert wird.
• Um den Workflow abzuschließen, bearbeiten Sie die Lieferantenrechnung, um die Ausnahme zu überschreiben. Wenn Sie Ausnahme überschreiben, wird die Transaktion erfasst und eine Rechnung in Verbindlichkeiten erstellt.

Teilkonvertierungen

Manchmal erhalten Sie Waren für eine Bestellung in separaten Sendungen. Wenn Sie eine Bestellung teilweise in eine Bestellbestätigung konvertieren, kann die Mengentoleranz bei zu geringer Menge negativ überschritten werden. Dies ist am wahrscheinlichsten bei der 1. Konvertierung der Fall. Sie können die Ausnahme in der Bestellbestätigung überschreiben, um die Konvertierung der Bestellung fortzusetzen. Achten Sie beim Konvertieren der verbleibenden Menge auf zusätzliche Ausnahmen, die möglicherweise generiert werden und überschrieben werden müssen.

Einschränkungen

Wenn die Option "Übereinstimmungstoleranz" aktiviert ist, werden die folgenden Funktionen nicht unterstützt:

• Teilkonvertierung von Einkaufs mit einer Transaktionsdefinition, die mit Original schließen und Nachlieferung erstellen als Einstellung für die Verarbeitung der Teilkonvertierung.
• Erstellen von Transaktionen mit einer Transaktionsdefinition, die zur Überprüfung der Übereinstimmungstoleranz in der Konfiguration des Einkaufs als eigenständige Transaktionen aufgeführt ist. Die zur Überprüfung aufgeführten Transaktionsdefinitionen müssen so konfiguriert werden, dass sie aus den entsprechenden Quelltransaktionen konvertiert werden können.
• Senden von Transaktionen mit einer Transaktionsdefinition, die in der Konfiguration des Einkaufs für die Überprüfung der Übereinstimmungstoleranz aufgeführt ist, über einen Genehmigungs-Workflow. Wenn für die Transaktionsdefinition eine Übereinstimmungstoleranz konfiguriert ist, durchläuft die Transaktion keine Genehmigung.
• Automatische Preisabweichungs-Buchung.

Vermeiden Sie außerdem die Verwendung von Smart Events, die bei der Aktualisierung von Transaktionen ausgelöst werden. Solche Smart Events können dazu führen, dass der Status einer Transaktion fälschlicherweise von "Ausnahme" in "Ausstehend" geändert wird.