Übersicht über die automatische Erfassung der Dimensionsanzahl

Statistische Konten werden häufig verwendet, um die Nummer Dimension Mitglieder zu verfolgen. Beispielsweise ist es üblich, die Nummer der aktiven Kunden zu verfolgen. Diese Informationen können eigenständig in Reports aufgenommen oder zur Berechnung von Metriken wie dem wiederkehrenden Umsatz pro Kunde verwendet werden.

Sie können:

  • Die Anzahl für jede aktivierte Dimension automatisieren. Wenn Sie Dimensionsmitglieder hinzufügen oder entfernen, wird die Anzahl automatisch aktualisiert.
  • Richten Sie Regeln ein, die definieren, was Sie zählen möchten. Zusätzlich zur Nachverfolgung der Nummer aktiver Kunden können Sie beispielsweise eine separate statistisches Konto für die Nachverfolgung verschiedener Kunde Typen einrichten.

Informationen zur Dimensionsanzahl

Es gibt viele Gründe für die Automatisierung der Dimensionsanzahl. Es spart Zeit und Mühe, insbesondere wenn Sie viele Dimensionen verfolgen, und kann den Einblick in Ihr Unternehmen verbessern.

Manuelle vs. automatisierte Buchung

Ihr Unternehmen verwendet möglicherweise bereits mehrere Tabellenkalkulationen, um Zähländerungen für Dinge wie neue, verlorene und langjährige Kunden und Mitarbeiter zu verfolgen. Die Dimensionsanzahl aktualisiert diese Anzahl automatisch, wodurch die Notwendigkeit manueller Tabellenkalkulationen reduziert wird, die zeitaufwändig und manchmal fehleranfällig sind.

Sie können Änderungen weiterhin manuell buchen, z. B. beim Festlegen einer Basisanzahl. Durch die Automatisierung der Zählung entfällt der Dateneingabeaufwand, da die Schritte reduziert werden, die für eine genaue und sofortige Aktualisierung der Zählung erforderlich sind.

Verwendung in Metriken

Fein abgestimmte Metriken verbessern den Einblick in Ihr Unternehmen und liefern mehr Details bei Geschäftsentscheidungen. Die Dimensionsanzahl bietet eine Möglichkeit zur Automatisierung von Zählungen und bietet Ihnen die Flexibilität, um sicherzustellen, dass Ihre Metriken angemessen und genau sind.

Um die Granularität von Geschäftsmetriken, Analysen oder Reports zu erhöhen, aktualisieren verschiedene Buchungsregeln unterschiedliche Statistikanzahlen. Sie können die Werte in Berechnungsreports und Leistungskarten verwenden, um einen besseren Einblick in die Entwicklung Ihres Unternehmens zu erhalten.

Für die Dimensionsanzahl wird für jede von Ihnen erstellte Dimensions-Regel eine separate Dimensionsgruppe verwendet. Es gibt keine Begrenzung für die Nummer von Dingen, die automatisch verfolgt werden können.

Einrichtung im Überblick

Eine Dimension muss aktiviert sein, damit die Dimensionen angewendet werden. Um beispielsweise die Funktion Standorte Dimensionen anzahl, die Lage Dimension muss aktiv sein. Wenn eine bestimmte Anzahl von Dimensionen nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass die Dimension in Dimensionseinstellungen.

Für die Einrichtung der Dimensionsanzahl sind Administratorrechte erforderlich. Sie müssen für jede Dimensionsanzahl ein statistisches Konto einrichten und dann die Regeln für die Buchung definieren. Das Erstellen einer Regel zur Anzahl von Dimensionen ist ein einmaliger Vorgang. Danach erfolgt die Änderung der Dimensionsanzahl automatisch und erfordert keine weiteren Maßnahmen.

Sie können z. B. eine Regel erstellen, um die Anzahl der aktiven Kunden in Vermont zu aktualisieren, die ein hohes Kreditlimit haben. Jedes Mal, wenn ein Kunde in diese Gruppe wechselt, erstellt die Regel für die Dimensionsanzahl eine statistische Journalbuchung, um die Anzahl zu erhöhen. Wenn ein Kunde die Gruppe verlässt, erstellt dieselbe Dimensionenanzahl-Regel einen Eintrag, um die Anzahl zu verringern.

Best Practice: Wenn Sie bereits eine Regel für die Dimensionenanzahl eingerichtet haben, deaktivieren Sie die Dimension nicht. Das Deaktivieren der Dimension kann zu unerwartetem Verhalten führen.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie unter Dimensionenanzahl einrichten.

Wie funktioniert die automatisierte Buchung?

  1. Zunächst erstellen Sie statistische Konten und Dimension Gruppen für Dimension zu verwendende Anzahl.
  2. Legen Sie den anfänglichen Basiswert der Anzahl fest, z. B. die Anzahl der Kunden zum Zeitpunkt des Beginns der automatischen Buchung.
  3. Wenn Sie nun die Regeln für die Dimensionsanzahl erstellen, verwaltet Intacct automatisch Erhöhungen und Verringerungen durch die Buchung von Journaleinträgen im statistischen Journal.

Erstellen Sie Dimension Gruppen und statistische Konten > Basiszählung festlegen > Erstellen Sie Dimension Inventurregeln > Automatische Buchung und Zählung beginnt.

Basiszählung festlegen

Wenn Sie die Dimensionsanzahl aktivieren, werden nur neue Aktualisierungen in Aktualisierungen statistischer Konten aufgenommen. Die vorhandenen Dimensionsobjekte sind nicht enthalten, selbst wenn sie den Kriterien für die Dimensionenanzahl entsprechen würden.

Geben Sie einen manuellen Journaleintrag in das statistische Konto ein, um einen Anfangssaldo als Ausgangspunkt zu erstellen. Dieser Schritt ist optional, aber wenn Sie keine Basiszählung festlegen, beginnt die Zählung bei Null, und es werden nur neue Änderungen aufgezeichnet. Es wird keinen historischen Ausgangspunkt geben.

Häufig führt das Unternehmen eine Tabelle mit den Informationen, die Sie verfolgen möchten. Nachdem eine Basiszählung enthalten ist, können Sie diese Tabellen möglicherweise entfernen und Sage Intacct die Nachverfolgung und Zählung für Sie überlassen.

Ausführliche Informationen zu manuellen Journaleinträgen finden Sie unter Statistische Journal-Einträge.

Wie aktualisiert Intacct die Zählung?

Mit Dimension Zählung werden Einträge automatisch gebucht, wenn Sie ein neues Objekt erstellen und speichern oder ein Objekt Entfernen, das dem Regel entspricht, basierend auf dem Systemdatum. Sie können keine automatisierten buchen für einen früheren Zeitraum erstellen.

Wenn Sie beispielsweise am 2. Dezember einen Kunden-Datensatz erstellt haben, wird die Anzahl der Kunden für das Datum des 2. Dezember, dem Datum, an dem der Datensatz erstellt wurde, erhöht. Da die Zählaktualisierung automatisiert ist, kann das Transaktionsdatum in den Dimensionsanzahlregeln nicht konfiguriert werden.

Um das Beispiel fortzusetzen, nehmen wir an, dass dieser Kunde den Deal am 26. November unterzeichnet hat. In diesem Fall möchten Sie, dass die Anzahl der Kunden für den Monat November erfasst und gezählt wird. Obwohl der Kunden-Datensatz erst im Dezember erstellt wurde, würde Intacct den Datensatz für Dezember buchen. Sie können keine der vom System erfassten Datensätze bearbeiten. Dadurch wird das Prüfprotokoll der GeschäftsRegel beibehalten. Sie können die Anzahl jedoch manuell auf November anpassen, indem Sie sowohl die Anzahl mit dem 26. November erhöhen als auch die Anzahl mit dem 2. Dezember entsprechend verringern.

Wenn Sie neue Regeln für die Dimensionsanzahl erstellen, werden neu erstellte Objekte, die den Regeln entsprechen, im Journal gebucht und dem statistischen Konto hinzugefügt. Vorhandene Objekte, die den Regeln für die Dimensionsanzahl entsprechen, werden nicht hinzugefügt, sondern nur neue Objekte. Durch das Löschen einer Regel wird das Objekt nicht aus der Zählung des statistischen Kontos entfernt, aber neue Zähleränderungen werden nicht automatisch aktualisiert.

Änderungen bei der Zählung anzeigen

Zeigen Sie die aktualisierte Anzahl in der Liste "Statistische Journaltransaktionen" an.

Abonnement

Hauptbuch
Regionale Verfügbarkeit

Alle Regionen
Benutzertyp Geschäftlicher Benutzer, Mitarbeiter, Projektmanager und Warenlager
Berechtigungen

  • Statistische Konten: Auflisten und Anzeigen

  • Hauptbuch: Ausführen
  1. Gehe zu Hauptbuch > Alle > Konten. Auswählen Statistische Konten. Intacct zeigt eine Liste Ihrer statistischen Konten an.
  2. Wählen Sie den Namen des statistischen Kontos aus, das Sie anzeigen möchten.

  3. Sie können sehen, wie sich die Anzahl der Erhöhungen und Verringerungen ändert, wenn Sie ein Objekt hinzugefügt oder gelöscht haben, das der Regel für die Dimensionsanzahl entspricht.

  4. Um den Report einzugrenzen, wählen Sie Individuell anpassen aus. Wählen Sie den Datumsbereich und alle anderen Artikel für die Report aus, die Sie ändern oder einschließen möchten. Der Report wird aktualisiert, um die Änderungen anzuzeigen.
  5. Speichern, drucken oder andere verfügbare Aktionen für Ihren Report ausführen.

Bearbeiten eines Dimensions-Datensatzes

Wenn Sie eine Änderung an einem Datensatz vornehmen, der nach Dimension verwendet wird, wird der entsprechende Journaleintrag aktualisiert. Datensatzänderungen werden auf die gleiche Weise vorgenommen wie jeder andere Datensatz für diese Dimension.

Angenommen, Sie haben einen Lieferanten, der in der Dimensionsgruppe für kalifornische Lieferanten enthalten ist und Teil einer Regel für die Dimensionsanzahl ist. Wenn dieser Lieferant in einen anderen Status wechselt, ändern Sie den Lieferanten-Datensatz, um die neue Adresse widerzuspiegeln. Wenn Sie den Datensatz ändern, werden die entsprechenden Änderungen nach Anzahl der Dimensionen vorgenommen: Die Anzahl der Lieferanten in Kalifornien wird um 1 verringert. Wenn es eine Dimensionsgruppe/-regel für den neuen Status gibt, wird diese Anzahl um 1 erhöht.

Es gibt eine Ausnahme.

Bei Unternehmen mit mehreren Entitäten erfordert der Mitarbeiter-Datensatz einen Lage. Dadurch wird Intacct mitgeteilt, zu welcher Entität der Mitarbeiter gehört. Wenn Sie den Standort eines Mitarbeiters von einer Entität zu einer anderen ändern, wird der Datensatz korrekt geändert. Da die Dimensionsanzahl den Standort jedoch aus dem Mitarbeiter-Datensatz bezieht, behandelt die Dimensionenanzahl die Änderung etwas anders, und das wirkt sich darauf aus, wie die Anzahl geändert wird.

Best Practice: Um sicherzustellen, dass die Zählung sowohl für den Original- als auch für den neuen Standort korrekt ist, finden viele Unternehmen die folgenden Schritte hilfreich.

  1. Deaktivieren Sie die Mitarbeiter, um die Zählung aus der Original Standort zu entfernen.
  2. Während der Mitarbeiter noch inaktiv ist, ändern Sie den Mitarbeiter Lage.
  3. Setzen Sie den Mitarbeiter-Datensatz wieder auf "Aktiv".

Alternativ können Sie statistische Journaleinträge manuell vornehmen, um den originalen Mitarbeiter nach Standort um 1 zu reduzieren und den Mitarbeiter nach Standort um 1 hinzuzufügen.

Beispiele für die Dimensionsanzahl

Hier sind Beispiele für die vielen möglichen Verwendungsmöglichkeiten für die Dimensionenanzahl.

Automatisieren Sie die Anzahl der Neukunden, die Sie für einen bestimmten Zeitraum gewonnen haben, wie viele bestehende Kunden geblieben sind und wie viele Kunden übrig geblieben sind. Zählen Sie nach Kunden insgesamt oder filtern Sie weiter, z. B. nach Standort oder Verkäufer.

Angenommen, Sie haben mit 365 Kunden für einen bestimmten Zeitraum begonnen. Im Laufe des Zeitraums haben Sie 10 neue Kunden hinzugewonnen, aber 3 verloren. Anstatt nur zu berichten, dass Sie jetzt 372 Kunden haben, automatisiert die Dimension count die Anzahl und stellt sie für Reports zur Verfügung.

Es ist einfach nachzuverfolgen, wie viele Kunden Sie haben. Die Dimensionsanzahl erleichtert jedoch die automatische Nachverfolgung nach Kunden eines bestimmten Typs oder einer bestimmten Branche. Sie können Kunden nach allem verfolgen, vom Direkt- und Einzelhandelsvertrieb, nach Postleitzahl oder Postleitzahl Bereich, Status oder Gebiet oder Land. Wenn Sie wissen, wie viele Kunden unterschiedlicher Art vorhanden sind, kann Ihr Unternehmen Geschäftsentscheidungen treffen.

Eines der wichtigsten Vermögenswerte eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter. Sie müssen wissen:

  • wie viele Mitarbeiter das Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum hat
  • Wie viele sind neu?
  • Wie viele sind noch übrig?
  • Wie lange ein Mitarbeiter im Mittelwert im Unternehmen bleibt

Sie können es sogar noch weiter aufschlüsseln. Sehen Sie auf einen Blick, welche Standorte oder Abteilungen höhere oder niedrigere Fluktuationsraten aufweisen. Die Dimensionsanzahl kann diese Informationen für die Aufnahme in Reports automatisieren.