Kontogruppen organisieren

Kontogruppen sind ein leistungsstarkes Tool für Berichte und Dashboards, aber es erfordert ein gewisses Verständnis, um sie gut zu organisieren. Die Überlegungen zu diesem Thema helfen Ihnen, Ihre Kontogruppen so einzurichten, dass erfahrene und neue Benutzer gleichermaßen die richtige Kontogruppe finden und effektiv verwenden können.

Organisieren Sie Ihre Konto-Gruppen

Üblicherweise erstellen Sie zunächst Kontogruppen, die nur aus einzelnen Hauptbuchkonten oder Kategorien bestehen. Erstellen Sie dann die Arten von Kontogruppen, die andere Kontogruppen enthalten, die Teil einer Berechnungsformel sind usw. Diese Kontogruppen bilden mit größerer Wahrscheinlichkeit die Grundlage für Ihre Finanzberichte.

Erweiterbarkeit berücksichtigen

Eine der wichtigsten Überlegungen beim Organisieren Ihrer Konten ist die Erweiterbarkeit, d. h. sie steuert, was passiert, wenn neue Konten hinzugefügt werden.

Wenn Sie Konten hinzufügen, müssen Sie nur sicherstellen, dass sie sich in der richtigen Kontogruppe befinden, damit sie in Reports aufgenommen werden, die diese Gruppe verwenden. Im Allgemeinen bedeutet dies, eine Konto Nummer zu verwenden, die in eine Konto Nummer Bereich oder Kategorie fällt, die für diesen Zweck eingerichtet wurde.

Wenn Sie z. B. eine Konto Gruppe für Kreditorenbuchhaltung haben, die Konto Gruppenmitglieder enthält, denen die Kategorie Kreditorenbuchhaltung zugewiesen ist, wird die Konto automatisch in die Konto Gruppe aufgenommen, wenn Sie eine Konto hinzufügen und sie der Kreditorenbuchhaltung Kategorie zuweisen.

Wenn Sie eine Konto Gruppe für Barmittel und Äquivalente haben, die die Kontonummern 1000 bis 1500 verwendet, wird der Konto automatisch in die Konto Gruppe aufgenommen, wenn Sie eine Konto erstellen, die die Konto Nummer 1450 verwendet. Überlegen Sie in diesem Fall, wie viele Konten Sie wahrscheinlich hinzufügen werden, und richten Sie den Bereich der KontoNummer entsprechend ein.

Nutzen Sie den Zweck der Kontogruppe

Der Zweck der Kontogruppe wurde entwickelt, um die Organisation Ihrer Kontogruppen zu vereinfachen. Indem jeder Kontogruppe ein Zweck der Kontogruppe zugewiesen wird, können Benutzer selbst eine große Anzahl von Kontogruppen filtern, um nur relevante Gruppen anzuzeigen.

Durch die Standardisierung von Zwecknamen wird auch sichergestellt, dass beim Hinzufügen von Konten zu Gruppen und Kontogruppen die Filterung nach Zweck konsistent ist.

Wenn Sie beispielsweise eine Kontogruppe haben, die eine Gruppe von Konten ist, können Sie einen Zweck der Kontogruppe angeben. In diesem Fall können Benutzer die Liste mit den Kontogruppenzwecken nur nach einem Abschnitt des Reports filtern.

Namenskonventionen standardisieren

Wenn Ihr Unternehmen mit einem Schnellstart eingerichtet wurde, wurden Ihnen einige vorkonfigurierte Kontogruppen zur Verfügung gestellt. Diese Kontogruppennamen können nicht geändert werden.

In vielen Fällen kann der Zweck der Kontogruppe als Namensgebungs-Konvention fungieren.

Es empfiehlt sich, gemeinsame Kontogruppen für Reports freizugeben, in denen Sie routinemäßig dieselben Gruppierungen verwenden und die Gruppierungen nicht häufig ändern, wie z. B. "Ausgaben". Dies hilft Ihnen, Auszüge leicht zu verknüpfen, bedeutet aber auch, dass Änderungen an diesen Konto-Gruppen größere Auswirkungen haben können und sorgfältig abgewogen werden müssen.

Es empfiehlt sich, einen separaten Satz von Kontogruppen zu verwenden, wenn Sie einen dedizierten Report mit benutzerdefinierten Kontogruppierungen erstellen. Verwenden Sie den Zweck der Kontogruppe oder ein Präfix für den Namen der Kontogruppe, wenn Sie mit dem dedizierten Report arbeiten, um die Arbeit mit diesen Gruppen zu vereinfachen.

Wenn Ihr Format für eine bestimmte Entität gilt, fügen Sie eine Entität-Kennung hinzu, wenn Sie Konto-Gruppen auf dem Top-Level eines Unternehmens mit mehreren Entitäten erstellen.

Schreibe immer entweder den vollständigen Namen oder verwende immer ein Akronym. Konsistenz ist der Schlüssel.

Freigegebene Gruppen

Eine freigegebene Gruppe ist eine Gruppe, in der dieselbe Kontogruppe für mehrere Reports verwendet wird. Diese freigegebenen Gruppen können sehr nützlich sein und die Abstimmung über Reports hinweg erleichtern. Beachten Sie jedoch, dass sie manchmal den unerwünschten Effekt haben, dass Änderungen an der Kontogruppe in alle Reports übernommen werden.

Wenn Sie beispielsweise eine Konto Gruppe namens "Aktivposten" haben, die in mehreren Reports verwendet wird, wird die neue Ergänzung in alle Reports aufgenommen, die die Gruppe "Aktivposten Konto" verwenden, wenn Sie dieser Gruppe eine weitere Konto oder Konto Gruppe hinzufügen.

Die Best Practice bei der gemeinsamen Nutzung von Kontogruppen hängt von der Einrichtung und den Reportinganforderungen Ihres Unternehmens ab.

Der Zweck der Kontogruppe kann verwendet werden, um den Abschnitt des Reports zu kennzeichnen, zu dem die Kontogruppe gehört, um die Erstellung zu erleichtern.

Hierarchien

Gruppen von Konten

Die einfachste Kontogruppe ist 1-stufig und besteht aus Mitgliedskonten. Wenn Sie eine Kontogruppenhierarchie einrichten, erstellen Sie zunächst Gruppen von Mitgliedskonten.

• Um eine Gruppe von Hauptbuchkonten zu erstellen, wählen Sie Konten als Strukturtyp.
• Um eine Gruppe statistischer Konten zu erstellen, wählen Sie Statistische Konten als Strukturtyp.

Wenn Ihr Unternehmen mit einer Einrichtungsvorlage konfiguriert wurde, verfügen Sie bereits über einen Satz vordefinierter Kontogruppen, die auf dem Kategorie oder Statistische Kategorie. Diese funktionieren auf die gleiche Weise wie Gruppen von Konten oder statistische Konten, mit dem Unterschied, dass sie auf der Kategorie basieren, die Konten zugewiesen ist, und nicht auf einer bestimmten Liste von Konten. Erfahren Sie mehr zum Thema Kategoriebasierte Kontogruppen.

Gruppen von Gruppen

Nachdem Sie eine Gruppe von Mitgliedskonten erstellt haben, können Sie die nächste Hierarchieebene erstellen, die aus Gruppen besteht, die andere Gruppen enthalten.

Sie können z. B. eine Kontogruppe "Aktuelle Aktivposten" erstellen, die andere Konto-Gruppen enthält.

Aussehen in Reports

Denken Sie beim Entwerfen Ihrer Kontogruppen daran, wo Überschriften und Summen und wo Ihre Gesamtsummen angezeigt werden sollen. In Gewinn- und Verlustrechnungen ist es typisch, nur eine Kontogruppe (Nettoeinnahmen) zu haben, die weitere Kontogruppen enthält. Auf diese Weise enthalten Ihre Gewinn- und Verlustrechnungen eine Gesamtsumme für die Nettoeinnahmen.