Kontogruppen organisieren

Kontogruppen sind ein leistungsstarkes Tool für Berichte und Dashboards, aber es erfordert ein gewisses Verständnis, um sie gut zu organisieren. Die Überlegungen zu diesem Thema helfen Ihnen, Ihre Kontogruppen so einzurichten, dass erfahrene und neue Benutzer gleichermaßen die richtige Kontogruppe finden und effektiv verwenden können.

Organisieren Sie Ihre Kontogruppen

Es ist üblich, mit der Erstellung von Kontogruppen zu beginnen, die nur aus einzelnen Hauptbuchkonten oder Kategorien bestehen. Erstellen Sie dann die Arten von Kontogruppen, die andere Kontogruppen enthalten, die Teil einer Berechnungsformel sind usw. Diese Kontogruppen bilden mit größerer Wahrscheinlichkeit die Grundlage für Ihre Finanzberichte.

Erweiterbarkeit berücksichtigen

Eine der wichtigsten Überlegungen beim Organisieren Ihrer Konten ist die Erweiterbarkeit, d. h. die Steuerung, was passiert, wenn neue Konten hinzugefügt werden.

Wenn Sie Konten hinzufügen, müssen Sie nur sicherstellen, dass sie sich in der richtigen Kontogruppe befinden, damit sie in Reports aufgenommen werden, die diese Gruppe verwenden. Im Allgemeinen bedeutet dies, dass eine Konto-Nummer verwendet wird, die in einen für diesen Zweck eingerichteten Konto-Nummer-Bereich oder eine Kategorie fällt.

Wenn Sie beispielsweise eine Kontogruppe für die Kreditorenbuchhaltung haben, die Mitglieder der Kontogruppe umfasst, denen die Kategorie "Kreditorenbuchhaltung" zugewiesen ist, wird das Konto automatisch in die Kontogruppe aufgenommen, wenn Sie ein Konto hinzufügen und es der Kategorie "Kreditorenbuchhaltung" zuweisen.

Wenn Sie eine Kontogruppe für Barmittel und gleichwertige Beträge haben, die die Kontonummern 1000 bis 1500 verwendet, wird das Konto beim Erstellen eines Kontos mit der Konto-Nummer 1450 automatisch in die Kontogruppe aufgenommen. Überlegen Sie in diesem Fall, wie viele Konten Sie wahrscheinlich hinzufügen werden, und richten Sie den Bereich der KontoNummer entsprechend ein.

Den Zweck der Kontogruppe verwenden

Der Zweck der Kontogruppe wurde entwickelt, um die Organisation Ihrer Kontogruppen zu vereinfachen. Indem jeder Kontogruppe ein Zweck der Kontogruppe zugewiesen wird, können Benutzer selbst eine große Anzahl von Kontogruppen filtern, um nur relevante Gruppen anzuzeigen.

Durch die Standardisierung der Zwecknamen wird auch sichergestellt, dass die Filterung nach Zweck konsistent ist, wenn Konten zu Gruppen und Konten hinzugefügt werden.

Wenn Sie beispielsweise eine Kontogruppe haben, die eine Gruppe von Konten ist, sollten Sie einen Zweck der Kontogruppe angeben. In diesem Fall können Benutzer die Liste mithilfe von Kontogruppen nur nach einem Abschnitt des Reports filtern.

Namenskonventionen standardisieren

Wenn Ihr Unternehmen mit einem Schnellstart eingerichtet wurde, wurden Ihnen einige vorkonfigurierte Kontogruppen zur Verfügung gestellt. Diese Kontogruppennamen können nicht geändert werden.

In vielen Fällen kann der Zweck der Kontogruppe als Namens-Konvention fungieren.

Es empfiehlt sich, gemeinsame Kontogruppen für Reports freizugeben, in denen Sie routinemäßig dieselben Gruppierungen verwenden und deren Gruppierung Sie nicht häufig ändern, wie z. B. "Ausgaben". Dies hilft Ihnen, Auszüge leicht zu verknüpfen, bedeutet aber auch, dass Änderungen an diesen Kontogruppen größere Auswirkungen haben können und sorgfältig abgewogen werden müssen.

Es empfiehlt sich, einen separaten Satz von Kontogruppen zu verwenden, wenn Sie einen dedizierten Report mit benutzerdefinierten Kontogruppierungen erstellen. Verwenden Sie den Zweck der Kontogruppe oder ein Präfix für den Namen der Kontogruppe, wenn Sie mit dem dedizierten Report arbeiten, um die Arbeit mit diesen Gruppen zu vereinfachen.

Wenn Ihr Format für eine bestimmte Entität gilt, fügen Sie eine Entität-Kennung hinzu, wenn Sie Kontogruppen auf dem Top-Level eines Unternehmens mit mehreren Entitäten erstellen.

Schreibe immer entweder den vollständigen Namen oder verwende immer ein Akronym. Konsistenz ist der Schlüssel.

Freigegebene Gruppen

Eine freigegebene Gruppe ist eine Gruppe, in der dieselbe Kontogruppe für mehrere Reports verwendet wird. Diese freigegebenen Gruppen können sehr nützlich sein und die Abstimmung über Reports hinweg erleichtern. Beachten Sie jedoch, dass sie manchmal den unerwünschten Effekt haben, dass Änderungen an der Kontogruppe in alle Reports übernommen werden.

Wenn Sie beispielsweise eine Kontogruppe namens "Aktivposten" haben, die in mehreren Reports verwendet wird, wird die neue Ergänzung in alle Reports aufgenommen, die die Kontogruppe "Aktivposten" verwenden, wenn Sie dieser Gruppe ein weiteres Konto oder eine weitere Kontogruppe hinzufügen.

Die Best Practice bei der gemeinsamen Nutzung von Kontogruppen hängt von den Einrichtungs- und Reportinganforderungen Ihres Unternehmens ab.

Der Zweck der Kontogruppe kann verwendet werden, um den Abschnitt des Reports zu markieren, zu dem die Kontogruppe gehört, um die Erstellung zu erleichtern.

Hierarchies

Gruppen von Konten

Die einfachste Kontogruppe ist 1-Level tief und besteht aus Mitgliedskonten. Wenn Sie eine Kontogruppenhierarchie einrichten, erstellen Sie zunächst Gruppen von Mitgliedskonten.

• Um eine Gruppe von Hauptbuchkonten zu erstellen, wählen Sie Konten als Strukturtyp.
• Um eine Gruppe statistischer Konten zu erstellen, wählen Sie Statistische Konten als Strukturtyp.

Wenn Ihr Unternehmen mit einer Einrichtungsvorlage konfiguriert wurde, verfügen Sie bereits über einen Satz vordefinierter Kontogruppen, die auf dem Kategorie oder Statistische Kategorie. Diese funktionieren auf die gleiche Weise wie Gruppen von Konten oder statistische Konten, mit dem Unterschied, dass sie auf der Kategorie basieren, die Konten zugewiesen ist, und nicht auf einer bestimmten Liste von Konten. Erfahren Sie mehr zum Thema Kategoriebasierte Kontogruppen.

Gruppen von Gruppen

Nachdem Sie eine Gruppe von Mitgliedskonten erstellt haben, können Sie die nächste Hierarchieebene erstellen, die aus Gruppen besteht, die andere Gruppen enthalten.

Sie können z. B. eine Kontogruppe "Aktuelle Aktivposten" erstellen, die weitere Kontogruppen enthält.

Aussehen in Reports

Denken Sie beim Entwerfen Ihrer Kontogruppen daran, wo Überschriften und Summen und wo Ihre Gesamtsummen angezeigt werden sollen. In Gewinn- und Verlustrechnungen ist es üblich, nur eine Kontogruppe (Nettoeinnahmen) zu haben, die andere Kontogruppen enthält. Auf diese Weise enthalten Ihre Gewinn- und Verlustrechnungen eine Gesamtsumme für die Nettoeinnahmen.