Einkauf

Automatisierter Rechnungseingang im Einkauf – allgemeine Verfügbarkeit

Optimieren Sie den Prozess der Erstellung und des Abgleichs eingehender Einkaufstransaktionen mit der Einkaufsautomatisierung, einem Add-on zum automatisierten Rechnungseingang. Der automatisierte Rechnungseingang im Einkauf erstellt die eingehende Lieferantenrechnung und ordnet sie vorherigen Dokumenten zu, z. B. dem Kaufauftrag oder dem Empfänger.

Details

Sie legen in einer einmaligen Einrichtung fest, wie eingehende Einkaufsdokumente vorhandenen Quelltransaktionen zugeordnet werden. Anstatt Einkaufstransaktionen in Lieferantenrechnungen zu konvertieren, lassen Sie Sage Intacct eingehende Lieferantenrechnungen mit folgendem Ablauf abgleichen:

1. Sie senden Lieferantenrechnungsdokumente per E-Mail oder laden sie zur automatisierten Bearbeitung hoch.

2. Sage Intacct verwendet künstliche Intelligenz (KI), um den Lieferanten zu erkennen und die Lieferantenrechnung einer Einkaufstransaktion zuzuordnen.

3. Das System erstellt für Sie den Entwurf einer Lieferantenrechnung, der das Quelldokument beigefügt wird. Einzelposten werden basierend auf der zugeordneten Quelltransaktion ausgefüllt.

4. Sie überprüfen den Entwurf der Lieferantenrechnung, validieren ihn anhand des Quelldokuments, nehmen gegebenenfalls Korrekturen vor und erfassen ihn dann.

5. Ihre Korrekturen werden an die KI-Engine zurückgespielt, die dann das maschinelle Lernmodell aktualisiert, um zukünftige Übereinstimmungen zu verbessern.

Wenn Sie Entwürfe überprüfen, haben Sie die Möglichkeit, die Zuordnung zu einer anderen Einkaufstransaktion zu ändern oder die Entwurfstransaktion in eine oder eine andere Transaktionsart zu ändern.

Vorgehensweise

• Automatisierte Transaktionen werden in einer neuen Liste automatisierter Transaktionen angezeigt, die in den Menüs "Kreditorenbuchhaltung" und "Einkauf" verfügbar ist.
• Eingehende Transaktionen werden standardmäßig als Lieferantenrechnungen erstellt, und Sie können den Transaktionstyp vor der Erfassung nach Bedarf ändern.
• Sie können die Transaktionszuordnung für einen Transaktionsentwurf jederzeit ändern, bevor Sie ihn erfassen.
• Bei Transaktionen, die nicht zum Einkaufsworkflow gehören, wie z. B. Miet- oder Versorgungsrechnungen, können Sie die Option Zu ändern auswählen, um die Transaktion in die Kreditorenbuchhaltung zu verschieben.
• Wenn Sage Intacct alle zukünftigen Transaktionen für einen Lieferanten als Kreditorenrechnungen erstellen soll, können Sie In ändern im Lieferantendatensatz als Voreinstellung festlegen.
• Sage Intacct erkennt automatisch Dateien, die zuvor hochgeladen wurden, und kennzeichnet sie als Duplikate, um Sie darauf aufmerksam zu machen.

Schritt 1: Lieferantenrechnungsdokumente per E-Mail senden oder hochladen

Lieferantenrechnung per E-Mail versenden

Leiten Sie ein oder mehrere Dokumente an die von Sage bereitgestellte E-Mail-Adresse für den Geschäftsbereich weiter, in dem sie erstellt werden soll. Der automatisierte Rechnungseingang verwendet dieselben Postfächer, die für Sie eingerichtet wurden, als Sie den automatisierten Rechnungseingang aktiviert haben. Sie müssen also keine neuen E-Mail-Adressen anlegen.

Sage Intacct analysiert das per E-Mail gesendete Dokument, erstellt im Einkauf den Entwurf einer Lieferantenrechnung für den Lieferanten und fügt die neue Transaktion der Liste "Automatisierte Transaktionen" hinzu.

Lieferantenrechnung hochladen

Laden Sie neue Einkaufstransaktionen in der Liste "Automatisierte Transaktionen" statt in der Liste "Rechnungen" hoch.

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung oder Einkauf > Alle > Automatisierte Transaktionen.
2. Wählen Sie in der Liste "Automatisierte Transaktionen" die Option Hochladen aus, um bis zu 30 Lieferantenrechnungen gleichzeitig hochzuladen.

   Hochgeladene Lieferantenrechnungen erscheinen sofort in der Liste, während Sage Intacct die Daten analysiert.

3. Wählen Sie Aktualisieren aus, um die Liste zu aktualisieren und zu sehen, wann der Transaktionsentwurf abgeschlossen und zur Überprüfung bereit ist.

Schritt 2: Automatisierte Transaktionsentwürfe überprüfen

1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung oder Einkauf > Alle > Automatisierte Transaktionen.
2. Wählen Sie in der Liste "Automatisierte Transaktionen" neben dem Lieferantenrechnungsentwurf die Option Bearbeiten aus.

   Wenn Sie die geteilte Ansicht in Ihren persönlichen Einstellungen aktiviert haben, können Sie die ursprüngliche Lieferantenrechnung neben dem Transaktionsentwurf zum einfachen Vergleich anzeigen.

3. Überprüfen Sie die Entwurfsdetails.
   • Um die Transaktionsübereinstimmung zu ändern, wählen Sie Ändern und dann im Popup-Menü eine andere Quelltransaktion dieses Lieferanten aus.
   • Um die Transaktion in den Kreditorenbuchhaltungsworkflow zu verschieben, wählen Sie Zu ändern aus.
   • Bearbeiten Sie Informationen in der Kopfzeile und passen Sie Einzelpositionen nach Bedarf an.

4. Buchen Sie die Transaktion.

Änderungen bei der Validierung von Transaktionsentwürfen

Wir haben aktualisiert, wie Transaktionsentwürfe anhand von Sicherheitseinstellungen und Steuerangaben validiert werden, um sicherzustellen, dass Transaktionsentwürfe korrekt erstellt werden.

Erfahren Sie mehr darüber, wie sich diese Version durch Validierungen von Transaktionen in den folgenden Bereichen geändert hat:

• Sicherheitseinstellungen in Transaktionsdefinitionen

• Steuerinformationen in Transaktionsentwürfen

"Early Adopter" – Verbesserungen des automatisierten Rechnungseingangs im Einkauf

Die folgenden Verbesserungen des automatisierten Rechnungseingangs im Einkauf stehen Early Adopters nur für Version 1 zur Verfügung:

• Eigenständige automatisierte Transaktionen: Automatisieren Sie eigenständige Transaktionen für Fälle, in denen kein Einkaufsdokument vorhanden ist, mit dem abgeglichen werden kann.

• Transaktionsabgleich auf Positionsebene: Füllen Sie Einzelposten in der Lieferantenrechnung mit Daten aus dem Lieferantendokument – anstatt mit der abgeglichenen Quelltransaktion – aus.

Berechtigungen und andere Anforderungen

Abonnement	Einkauf Verbindlichkeiten Sage Cloud Service
Regionale Verfügbarkeit	Alle Regionen
Benutzertyp	Hochladen von Transaktionen für die automatisierte Transaktionsabstimmung Geschäftlicher Benutzer, Plattform-, Projektmanager- oder Warenlager-Benutzer Anzeigen, Bearbeiten und Erfassen automatisierter Transaktionen Geschäftlicher Benutzer, Plattform-, Projektmanager- oder Warenlager-Benutzer Verschieben eines Transaktionsentwurfs in den Kreditorenbuchhaltungs-Workflow Geschäftlicher Benutzer
Berechtigungen	Berechtigungen für die Kreditorenbuchhaltung Automatische Transaktionen: Auflisten Rechnungen: Hinzufügen (zum Ändern eines Transaktionsentwurfs zu einer Eingangsrechnung) Kaufberechtigungen (zum Anzeigen oder Bearbeiten der per E-Mail gesendeten Transaktionen) Automatische Transaktionen: Auflisten Einkaufstransaktionen: Anzeigen, Bearbeiten, Hinzufügen
Konfiguration	Aktivieren des für die oberste Ebene und jeden Geschäftsbereich ausgewählten Entwurfsmodus Automatisieren von Einkaufstransaktionen und Aktivieren der Dokumentenzuordnung Dokumentreihenfolge, die Transaktionsdefinitionen zugewiesen ist
Einschränkungen	Nicht verfügbar für die folgenden Unternehmen: Avalara AvaTax für Umsatzsteuer aktiviert HIPAA-Konformität erforderlich