Evergreen-Vorlagen – Verträge

Eine Evergreen-Vorlage definiert eine Reihe von Aktionen, die Sage Intacct ausführt, wenn ein wiederkehrender Abrechnungszeitraum für eine Evergreen-Vertragsposition endet. Im Folgenden finden Sie Beispiele dafür, was eine Evergreen-Vorlage leisten kann:

• Festlegen, wann die Vertragsposition für den vorherigen wiederkehrenden Abrechnungszeitraum geschlossen und die Vertragsposition für den nächsten wiederkehrenden Abrechnungszeitraum erstellt werden soll
• Bestimmen Sie die Preisquelle für den wiederkehrenden Abrechnungszeitraum
• Senden Sie eine E-Mail an den Kunden, in der Sie ihn darüber informieren, dass der wiederkehrende Abrechnungszeitraum endet und ein neuer beginnt.

Informationen zu automatischen Evergreen-Verlängerungen

Eine Evergreen-Vertragsposition zeigt die geplante Abrechnung und den Umsatz für den laufenden wiederkehrenden Abrechnungszeitraum für ein Angebot an und verfolgt die Historie des wiederkehrenden Abrechnungszeitraums. Der wiederkehrende Abrechnungszeitraum basiert auf dem Abrechnungshäufigkeit, die monatlich, vierteljährlich oder jährlich erfolgen kann.

Wenn ein wiederkehrender Abrechnungszeitraum endet, erstellt Intacct in der Regel eine neue Vertragsposition mit derselben Vertragspositions-Nummer für den nächsten wiederkehrenden Abrechnungszeitraum und weist ihr einen Zeitraumauftragswert zu. Sie schließt die Vertragsposition für den vorherigen wiederkehrenden Abrechnungszeitraum und setzt die Vertragsposition für den nächsten wiederkehrenden Abrechnungszeitraum auf "In Bearbeitung".

Die Evergreen-Vorlage definiert, wann Intacct die Vertragsposition für den nächsten wiederkehrenden Abrechnungszeitraum erstellt und was die Standardpreisoption ist. Beispiel: Sie möchten, dass Intacct die Vertragsposition für den nächsten wiederkehrenden Abrechnungszeitraum 7 Tage vor dem Ende des wiederkehrenden Abrechnungszeitraums erstellt, und Sie können möchten, dass der Preis standardmäßig auf den Original-Pauschal-/Festpreis-Betrag festgelegt wird.

Das Startdatum für den neuen wiederkehrenden Abrechnungszeitraum ist das Enddatum des vorherigen wiederkehrenden Abrechnungszeitraums plus 1 Tag.

Wenn die Evergreen-Vorlage Folgendes enthält Benachrichtigungensendet Intacct alle E-Mails an interne Mitarbeitende oder an den Kunden nach der angegebenen Nummer von Wiederholungen (die vor oder nach dem Startdatum der neuen Vertragsposition liegen können). Sie können weiterhin Umsätze erfassen, Ausgaben verbuchen oder Rechnungen aus den geschlossenen Vertragspositionen generieren.

Erfahren Sie mehr zum Thema Wiederkehrende Abrechnungszeiträume.

Evergreen-Vorlage hinzufügen

Erstellen Sie beliebig viele Evergreen-Vorlagen, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind, und verwenden Sie die Evergreen-Vorlagen dann vertragsübergreifend.

1. Gehe zu Verträge > Einrichtung >Vorlagen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Evergreen.

2. Wählen Sie im Abschnitt Identifikationsdetails gehen Sie wie folgt vor:

   • Geben Sie eine kurze Kennung für die Verlängerungsvorlage in den Datensatz Verlängerungsvorlagen-ID -Feld.
   • Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung in das Feld Beschreibung -Feld.
   • Übernehmen Sie die Standardeinstellung Status Auswahl von Aktiv oder wenn Sie noch nicht möchten, dass die aktuelle Vorlage zur Verwendung verfügbar ist, verwenden Sie das Status Dropdown-Liste, um "Inaktiv" auszuwählen.

3. Wählen Sie im Abschnitt Wiederholungsoptionen gehen Sie wie folgt vor:

   • Geben Sie die Nummer der Tage Vor oder nach dem Verlängerungsdatum der Vertragsposition "In Bearbeitung" erstellt Sage Intacct die Vertragsposition für den neuen wiederkehrenden Abrechnungszeitraum.

     Es empfiehlt sich, den Nummer von Tage entweder auf 0 oder 1 Tag Vorher Das Verlängerungsdatum. Dadurch wird die Verwirrung darüber beseitigt, welche Vertragsposition für den aktuellen wiederkehrenden Fakturierungszeitraum gilt, und Sie haben mehr Zeit, die Vertragsposition "In Bearbeitung" zu ändern.

     • Wenn Sie 0 verwenden, erstellt Intacct den neuen wiederkehrenden Fakturierungszeitraum nach Mitternacht (zuzüglich aller Versatz) am Startdatum des neuen wiederkehrenden Abrechnungszeitraums.
     • Wenn Sie 1 verwenden, erstellt Intacct den neuen wiederkehrenden Fakturierungszeitraum nach Mitternacht (zuzüglich etwaiger Verschiebungen) am Startdatum des neuen wiederkehrenden Fakturierungszeitraums minus 1.

     Angenommen, der wiederkehrende Abrechnungszeitraum ist monatlich, die Fakturierung ist auf den Kalendermonat (01 - Monatsende) festgelegt und heute ist der 26. Mai.

     Anzahl der Tage vor dem Verlängerungsdatum des wiederkehrenden Abrechnungszeitraums, der in der Evergreen-Vorlage definiert ist	Datum: Die Vertragsposition für den nächsten wiederkehrenden Abrechnungszeitraum wird erstellt und die Vertragsposition für den vorherigen wiederkehrenden Abrechnungszeitraum wird geschlossen	Wiederkehrender Abrechnungszeitraum "In Bearbeitung", am 26. Mai
     0	Juni 01	01. - 31. Mai
     1	31. Mai	01. - 31. Mai
     7	25. Mai	01. - 30. Juni

     Wählen Sie die gewünschte Preisoption.

4. Wählen Sie im Abschnitt Kunden-E-Mail Abschnitt des Benachrichtigung Geben Sie an, ob Intacct im Rahmen des neuen Erstellungsprozesses für den wiederkehrenden Abrechnungszeitraum eine E-Mail an den Kunden senden soll. Wenn ja, gehen Sie wie folgt vor:

   • Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage.
   • Geben Sie einen Wert in die Leiste Nach der Nummer der Wiederholungen -Feld. Angenommen, Sie haben einen Evergreen-Vertrag für ein monatliches Abonnement und möchten den Kunden alle 12 Monate benachrichtigen, um ihm für seine Treue als Kunde zu danken. In diesem Feld würden Sie 12 eingeben.

5. Wählen Sie im Abschnitt Interne E-Mail-Warnung Abschnitt des Benachrichtigung Geben Sie an, ob Intacct im Rahmen des neuen Erstellungsprozesses für den wiederkehrenden Abrechnungszeitraum eine E-Mail an Mitarbeiter Ihres Unternehmens senden soll. Wenn ja, gehen Sie wie folgt vor:

   • Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage.
   • Geben Sie einen Wert in die Leiste Nach der Nummer der Wiederholungen -Feld.

6. Wählen Sie Speichern.

Evergreen-Vorlage bearbeiten

Änderungen an einer Evergreen-Vorlage gelten für neue Evergreen-Verträge, denen die Evergreen-Vorlage in Zukunft zugeordnet ist. Wenn Sie den Tage oder Verlängerungsdatum Felder in einer Evergreen-Vorlage können Sie Ihre Änderungen auch mit vorhandenen Evergreen-Verträgen synchronisieren. Durch die Synchronisierung wird das Auslösedatum für laufende Verträge, die mit der Vorlage verknüpft sind, aktualisiert. Weitere Informationen zum Synchronisieren von Evergreen-Vorlagen.

1. Gehe zu Verträge > Einrichtung >Vorlagen > Evergreen.

2. Auswählen Bearbeiten neben der entsprechenden Vorlage.

3. Bearbeiten Sie die gewünschten Felder und wählen Sie Speichern.

   Wenn Sie den Tage oder Verlängerungsdatum -Felder wird ein Pop-up-Fenster mit den folgenden Optionen angezeigt:

   • Auswählen Synchronisieren So aktualisieren Sie das Auslösedatum für laufende Verträge, die dieser Vorlage zugeordnet sind. Während der Synchronisierung werden die Vorlage und die zugehörigen Verträge gesperrt, um gleichzeitige Änderungen zu verhindern. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Synchronisierung abgeschlossen ist.
   • Wählen Sie Nicht synchronisieren, wenn Sie die Synchronisierung später durchführen möchten. Sie haben immer noch die Möglichkeit, das Auslösedatum zu einem späteren Zeitpunkt mit allen oder einigen Verträgen zu synchronisieren.
   • Wählen SieAbbrechen, um mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren.

Evergreen-Vorlage anzeigen

1. Gehe zu Verträge > Einrichtung >Vorlagen > Evergreen.

2. Auswählen Ansehen neben der entsprechenden Vorlage.

Evergreen-Vorlage löschen

Sie können eine Evergreen-Vorlage entfernen, wenn sie nicht von Verträgen verwendet wurde. Dadurch wird die Vorlage aus Intacct entfernt. Alternativ können Sie eine Vorlage deaktivieren (den Status in "Inaktiv" ändern), wodurch sie nicht in Vorlagenauswahllisten angezeigt wird, die Vorlage jedoch für historische Zwecke beibehalten wird.

1. Gehe zu Verträge > Einrichtung >Vorlagen > Evergreen.

2. Auswählen Löschen neben der entsprechenden Vorlage.

   Intacct fordert Sie auf, die entfernen zu bestätigen.

3. Wählen Sie OK aus.

   Die Vorlage wird aus der Liste entfernt.

Feldbeschreibungen:

Feldbeschreibungen für Evergreen-Vorlagen

Feld	Beschreibung
Evergreen-Vorlagen-ID	Eine kurze Kennung für die Evergreen-Vorlage. Diese ID wird in allen entsprechenden Auswahllisten in Intacct angezeigt.
Beschreibung	Eine aussagekräftige Beschreibung der Evergreen-Vorlage, die Benutzer*innen bei der Auswahl der richtigen Vorlage helfen kann. Beispiel: "Gleicher Preis, E-Mail-Adresse des Kunden nach 11 Vorkommen".
Status	Auswählen Aktiv oder Inaktiv. Wenn Sie "Aktiv" auswählen, steht die Vorlage zur Verfügung. Wenn Sie "Inaktiv" auswählen, steht die Vorlage nicht zur Verfügung. Sie können den Status der Vorlage nach Bedarf ändern.

Wiederholungsoptionen

Feldbeschreibungen für Wiederholungsoptionen

Feld	Beschreibung
Wenn die Tage Verlängerungsdatum	Die Anzahl der Tage vor oder nach dem Verlängerungsdatum des wiederkehrenden Fakturierungszeitraums, an dem das System die Vertragsposition für den nächsten wiederkehrenden Fakturierungszeitraum erstellen soll. Es empfiehlt sich, die Anzahl der Tage auf 0 oder 1 Tag vor dem Verlängerungsdatum festzulegen: Wenn Sie 0 verwenden, erstellt Intacct den neuen wiederkehrenden Fakturierungszeitraum nach Mitternacht (zuzüglich etwaiger Verschiebungen) am Startdatum des neuen wiederkehrenden Fakturierungszeitraums. Wenn Sie 1 verwenden, erstellt Intacct den neuen wiederkehrenden Fakturierungszeitraum nach Mitternacht (zuzüglich etwaiger Verschiebungen) am Startdatum des neuen wiederkehrenden Fakturierungszeitraums minus 1. Dadurch wird die Verwirrung darüber beseitigt, welche Vertragsposition für den aktuellen wiederkehrenden Fakturierungszeitraum gilt, und Sie haben mehr Zeit, Änderungen an der Vertragsposition "In Bearbeitung" vorzunehmen. Siehe Ein Beispiel. Siehe Unternehmensinformationen Informationen zum Definieren der Verschiebung der geplanten Auftragsausführung. Wenn Sie dieses Feld bearbeiten, wird die Option ausgelöst, Ihre Änderungen mit bestehenden Verträgen zu synchronisieren. Weitere Informationen zum Synchronisieren von Vorlagen.
Preisgestaltung	Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Wie Original: Die Vertragsposition für jeden neuen wiederkehrenden Abrechnungszeitraum verwendet denselben pauschalen/festen Betrag wie der erste wiederkehrende Abrechnungszeitraum. Vorgeschlagener Preis: verwendet die Vertragsposition für jeden neuen wiederkehrenden Abrechnungszeitraum den pauschalen/festen Betrag aus dem Preisliste für die Fakturierung im Vertrag angegeben. Wenn im Vertrag keine Preisliste für die Fakturierung definiert ist, kann Intacct den neuen wiederkehrenden Fakturierungszeitraum nicht erstellen und die automatische Verlängerung schlägt fehl. Benutzerdefiniert: Erfordert, dass der Benutzer sie manuell festlegt Bestimmte Werte für den Überschreibungs-Betrag in der Vertragsposition "In Bearbeitung" für den nächsten wiederkehrenden Abrechnungszeitraum oder eine Reihe wiederkehrender Abrechnungszeiträume. Aufschlag oder Abschlag: Intacct gewährt für jeden wiederkehrenden Abrechnungszeitraum einen Rabatt oder einen Aufschlag um den angegebenen Prozentsatz oder tatsächlichen Betrag. In der Regel verwenden Sie diese Option nur, wenn alle Vertragspositionen im Vertrag eine jährliche Abrechnungshäufigkeit haben. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus. Aufschlag in Prozent Abschlag in Prozent Tatsächlicher Aufschlag Tatsächlicher Abschlag Geben Sie den Prozentsatz für Prozentsätze als ganze Nummer an (z. B. 5). Geben Sie für Beträge den Wert des Betrags an (z. B. 500,00). Evergreen-Beträge überschreiben Die in einer Vertragsposition angegebene Angabe überschreibt alle Preisoptionen für Evergreen-Vorlagen.

Benachrichtigung: Kunden-E-Mail

Benachrichtigung: Feldbeschreibungen für Kunden-E-Mails

Feld	Beschreibung
An den Kunden senden	Geben Sie an, ob im Rahmen des neuen Erstellungsprozesses für den wiederkehrenden Abrechnungszeitraum eine E-Mail an den Kunden gesendet werden soll.
Nach der Anzahl der Wiederholungen	Die Nummer der Wiederholungen, nach denen Intacct dem Kunden eine E-Mail sendet. Angenommen, Sie haben einen Evergreen-Vertrag für ein monatliches Abonnement und möchten den Kunden alle 12 Monate benachrichtigen, um ihm für seine Treue als Kunde zu danken. Geben Sie 12 in dieses Feld ein. Intacct sendet eine E-Mail zu den Zeiträumen 12, 24, 36 usw.
E-Mail-Vorlage	Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um die E-Mail-Vorlage auszuwählen, die Sie für die Benachrichtigungs-E-Mail an den Kunden verwenden möchten. Die E-Mail-Vorlage kann die entsprechenden Parameter für die Von/An-E-Mail-Adresse und benutzerdefinierten Text enthalten. Mehr erfahren Informationen zu E-Mail-Vorlagen.

Benachrichtigungen: Interne E-Mail-Warnung

Benachrichtigungen: Beschreibungen der Felder für interne E-Mail-Warnmeldungen

Feld	Beschreibung
E-Mail-Warnung senden	Geben Sie an, ob im Rahmen des neuen Erstellungsprozesses für den Zeitraum für wiederkehrende Abrechnungszeiträume eine E-Mail an Ihr Vertriebsteam oder andere interne Prüfer gesendet werden soll.
Nach der Anzahl der Wiederholungen	Die Nummer der Wiederholungen, nach denen Intacct die interne E-Mail sendet. Angenommen, Sie geben 5 in dieses Feld ein. Intacct sendet die interne E-Mail in den Zeiträumen 5, 10, 15, 20 usw.
E-Mail-Vorlage	Wählen Sie in der Dropdown-Liste die E-Mail-Vorlage aus, die Sie für die interne Benachrichtigungs-E-Mail verwenden möchten. Die E-Mail-Vorlage kann die entsprechenden Parameter für die Von/An-E-Mail-Adresse und benutzerdefinierten Text enthalten.