Configurar la aprobación para el pago de facturas

En Cuentas a pagar, puedes configurar aprobaciones basadas en el importe del pago. El proceso de aprobación es flexible, lo que te permite decidir qué importes requieren aprobación, cuántos niveles de aprobación necesitas y quién puede aprobar pagos en cada nivel.

Cuando se selecciona una factura para pagar, los pagos se pueden enrutar a través de uno o más niveles de aprobación antes de ser emitidos. El proceso exacto de aprobación depende de usted. Por ejemplo, es posible que desees que se aprueben todos los pagos superiores a 100 $, y que se requieran aprobaciones adicionales para los pagos superiores a 2.000 $ y 10.000 $.

Paso 1: Define tu proceso de aprobación

El proceso de aprobación se define en la configuración de Cuentas a pagar.

Vete a Cuentas a pagar >Arreglo Configuración >.
En Ajustes de aprobación de pagos , define tu proceso de aprobación.
Completa esta sección si deseas que los pagos se aprueben antes de emitirse. Especifique el número de niveles de aprobación que desea, los importes que requieren aprobación y el número de responsables de aprobación necesarios.
- Para cada nivel, el importe es el Importe mínimo que el responsable de aprobación pueda aprobar. El importe máximo que el responsable de aprobación puede aprobar es 0,01 $ menos que el importe del siguiente nivel de aprobación.
- Cualquier persona con permisos para ese nivel de aprobación puede aprobar los pagos. Para otorgar permiso a un usuario para aprobar compras, edita el permiso del usuario en la aplicación Cuentas a pagar.
- Los importes por debajo del Nivel 1 se aprueban automáticamente.

Paso 2: Asignar usuarios a cada nivel de aprobación

Para cada nivel de aprobación en tu proceso de aprobación, otorga permiso a al menos un usuario para aprobar pagos para ese nivel. Los usuarios administradores otorgan permiso para aprobar pagos editando los permisos de Cuentas a pagar y otorgando permisos para aprobar pagos tanto para la lista como para el nivel de aprobación.

Para el ejemplo del paso 1, en el que el proceso de aprobación tiene tres niveles de aprobación, asegúrese de que tiene usuarios con permiso para aprobar en el nivel 1, el nivel 2 y el nivel 3.

Para otorgar permiso a un usuario para aprobar pagos:

Edita el permiso del usuario para la aplicación Cuentas a pagar.
Si tu empresa utiliza permisos basados en funciones, añade una función que incluya el nivel de aprobación y asígnala al responsable de aprobación. Si tu sociedad utiliza permisos basados en usuarios, edita las suscripciones del usuario para añadir un nivel de aprobación. Más información sobre cómo cambiar Permisos basados en el usuario y Permisos basados en funciones.
En Aprobar pagos en los permisos Cuentas a pagar, seleccione Lista y el nivel de aprobación. A un usuario se le puede asignar más de un nivel de aprobación.
Informa a los responsables de aprobación de que ahora pueden Activar las notificaciones de aprobación en sus preferencias de usuario.

Paso 3. Determinar la gestión de los pagos manuales

Escoger Ignorar el límite de aprobación de pago manual para omitir el proceso de aprobación de pagos manuales. Esto es útil en empresas en las que los permisos de pago manual ya están estrictamente controlados.

Paso 4. Selecciona una persona de contacto para recibir notificaciones a los proveedores

Se aplica si utilizas correos electrónicos de notificación de pago automática para Notificar a los proveedores que se les ha pagado.

En los correos electrónicos de notificación de pago, puedes controlar qué información de contacto se utiliza para el correo electrónico. Los correos electrónicos de notificación de pago se envían desde el registro de contacto de esta persona y se incluye su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono en caso de que haya preguntas sobre el pago.

Para el contacto de notificación de pago, puedes elegir entre:

Utilizar la información de contacto de la persona que selecciona las facturas a pagar
Utilizar siempre la información de contacto de la misma persona