Solucionar problemas generales de Automatización de Cuentas a pagar

Ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Sage Intacct o Ejecutivo de canal para obtener información sobre cómo habilitar la automatización de Cuentas a pagar.

Seleccione la opción Actualizar para ver los borradores de transacciones que Intacct ha añadido o ha terminado de analizar después de cargar la lista de facturas.

Si no ves tus facturas después de actualizar la lista, es posible que tengas que esperar un poco de tiempo para que Intacct termine de procesarlas.

Para ver la configuración de automatización de facturas, primero ve al nivel superior. A continuación, ve a Cuentas a pagar > Arreglo Configuración >.

La configuración de automatización de facturas aparece después de la sección Habilitar funcionalidad.

Ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Sage Intacct para solicitar la desactivación de la Automatización de Cuentas a pagar.

En la lista Facturas, selecciona la flecha hacia abajo situada junto al menú Ver y, a continuación, selecciona Corriente de aire Cuentas

Esta vista filtra la lista de facturas para mostrar solo las facturas que se encuentran en estado Borrador o Analizando.

Cuando Automatización de Cuentas a pagar está habilitado, las reglas inteligentes y los eventos inteligentes no se ejecutan en los borradores de transacciones hasta que los contabilices.

Las facturas procesadas por la Automatización de Cuentas a pagar se pueden imprimir de la misma manera que se imprimen otras facturas, excepto cuando:

• El estado del proyecto de ley está analizando, lo que significa que la extracción de datos aún no se ha completado.
• El borrador de factura no tiene un proveedor seleccionado. La opción de impresión estará disponible después de seleccionar un proveedor y guardar el borrador.

Después de crear un nuevo proveedor, Sage Intacct actualiza el modelo de aprendizaje automático con esta información en un plazo de 24 horas.

Si cargas o envías por correo electrónico facturas para el proveedor antes de que se produzca la actualización diaria, es posible que Intacct no pueda hacer coincidir al proveedor. Sin embargo, cuando envías nuevas transacciones en los días siguientes, es mucho más probable que Intacct haga una coincidencia precisa.

Más información sobre cómo se rellenan los campos individuales en un borrador de factura.

La precisión de la coincidencia de proveedores se ve afectada por dos factores:

• Cuánto tiempo ha estado usando Automatización de Cuentas a pagar
• La calidad de los datos de sus proveedores

El tiempo es un factor a tener en cuenta, ya que Intacct utiliza el aprendizaje automático para determinar la coincidencia más probable de la ficha del proveedor para las facturas que envías. Para hacer predicciones, el aprendizaje automático observa los patrones de transacciones a lo largo del tiempo y utiliza esa información para crear un modelo.

Esto significa que, al principio, Intacct no sabrá cuáles son las mejores predicciones que hacer. A medida que continúes usando el método Automatización de Cuentas a pagar, las predicciones mejorarán. Teniendo en cuenta los numerosos factores que pueden afectar a las coincidencias, como la calidad de los análisis y los proveedores con nombres similares, es probable que no veas una precisión del 100 % en la coincidencia de proveedores. Sin embargo, debería notar una mejora significativa con el tiempo.

La calidad de los datos de proveedor es importante, ya que si tienes varias fichas de proveedor con el mismo nombre de proveedor y la misma dirección, Intacct no sabe qué ficha de proveedor debe coincidir. Esto también mejora con el tiempo, ya que el aprendizaje automático determina qué registro desea.

El servicio de aprendizaje automático de Intacct crea un modelo de tus patrones a lo largo del tiempo. Es posible que un cambio que realices solo una o dos veces no sea un cambio que desees realizar en todas las facturas de ese proveedor. Sin embargo, si realizas el mismo cambio varias veces, el sistema se da cuenta de que se trata de una corrección que deseas aplicar en el futuro.

Intacct evalúa tus patrones a diario, en función de las facturas enviadas. Si procesas muchas facturas del mismo proveedor en un solo día, las correcciones que realices no se añadirán al modelo de aprendizaje automático hasta el día siguiente. Además, si realiza cambios pero no envía ni contabiliza la factura, estos cambios aún no se agregan al modelo.

Los campos de cuenta y dimensión vacíos en una factura indican que AI/ML no puede ofrecer una predicción para esos campos. Al editar la codificación de la partida y contabilizar la factura, las correcciones se envían de vuelta al sistema de aprendizaje automático, que utiliza esta información para mejorar las predicciones futuras. Al principio, es posible que la IA/ML no sepa lo que quieres, pero cuantas más correcciones hagas, más rápido mejorarán las predicciones.

A veces, aunque la IA/ML no pueda coincidir con el proveedor con confianza, las dimensiones de la partida se pueden predecir en función de sus patrones de correcciones anteriores. En estos casos, debes seleccionar un proveedor antes de continuar, pero es posible que no necesites editar los elementos.

Si Intacct no reconoce la divisa de la factura de origen, o si no se incluye ningún símbolo de divisa en los importes de la factura, los importes del borrador de factura se establecen en la divisa base de la entidad.

Si la factura de origen contiene importes negativos entre paréntesis o corchetes, en lugar de ir precedidos de un signo menos, Intacct los interpreta como valores positivos.

Las excepciones de importación le avisan de los problemas encontrados cuando se procesó el documento cargado o enviado por correo electrónico. Por ejemplo, una factura duplicada o un archivo ilegible.

En los casos en los que Intacct no pueda capturar parte o la totalidad de la información de la factura, puedes rellenar los datos tú mismo utilizando el archivo adjunto como referencia. Si el archivo adjunto es ilegible, envía un nuevo archivo o pídele al proveedor que vuelva a enviar la factura.

Al editar o ver un borrador que tiene una excepción de importación, aparece un mensaje de excepción más detallado. La excepción de importación desaparece una vez que guardas, contabilizas o envías la transacción.

Las posibles excepciones a la importación son las siguientes:

Para determinar si un documento cargado o enviado por correo electrónico es un duplicado, Sage Intacct compara el archivo que envías con archivos cargados y enviados por correo electrónico anteriormente para la misma entidad. A continuación, se indican posibles situaciones en las que es posible que una factura duplicada no se identifique como tal:

• La imagen del archivo no es idéntica a la factura presentada anteriormente.

  Si una factura se escaneó dos veces por error y los escaneos son diferentes, es posible que el sistema no identifique el duplicado.

• La factura es un duplicado de una factura que has introducido directamente en Sage Intacct, no una factura que has enviado por correo electrónico o cargado.

  Si ingresó la factura usted mismo y adjuntó el archivo, luego envió por correo electrónico o cargó el mismo archivo por error, el sistema no identificará el duplicado porque se está comparando con otros archivos enviados por correo electrónico y cargados.

• Los archivos duplicados se enviaron a diferentes entidades y no al nivel superior.

  Si has subido la factura a 2 entidades diferentes o la has enviado por correo electrónico a las direcciones de dos entidades diferentes, el sistema no comparará las facturas.

• Los documentos duplicados se presentaron simultáneamente.

  Si envías un lote de facturas que incluye duplicados, es posible que los duplicados se procesen simultáneamente. Si las facturas se analizan al mismo tiempo, Sage Intacct no tendrá un borrador completo para utilizarlo en la comparación. Para evitar esta situación, revisa tu lista de archivos adjuntos para ver si hay nombres de archivo duplicados antes de reenviar un lote de facturas.

Como medida de seguridad opcional, Configurar Cuentas a pagar para la secuenciación de documentos para avisarte si el número de factura es un duplicado. De esa manera, recibirás una alerta cuando envíes o contabilices la factura.

1. Cierra la ventana emergente.

2. Seleccione la opción Adjuntar para abrir el archivo adjunto como una vista dividida.

   Asegúrese de tener Vista dividida habilitada en sus preferencias de usuario.