Solucionar problemas generales de Automatización de Cuentas a pagar

Ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Sage Intacct o Ejecutivo de canal para obtener información sobre cómo habilitar la automatización de Cuentas a pagar.

Selecciona el icono Actualizar para ver los borradores de transacciones que Intacct añadió o terminó de analizar después de cargar la lista de facturas.

Si no ves tus facturas después de actualizar la lista, es posible que tengas que esperar un poco para que Intacct termine de procesarse.

Para ver la configuración de la automatización de facturas, primero ve al nivel general. A continuación, ve a Cuentas a pagar > Configuración Configuración >.

La configuración de la automatización de facturas aparece después de la sección Habilitar funcionalidad.

Ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Sage Intacct para solicitar la desactivación de la automatización de Cuentas a pagar.

En la lista Facturas, selecciona la flecha hacia abajo situada junto al menú Ver y, a continuación, selecciona Borrador Facturas

Esta vista filtra la lista de facturas para mostrar solo las facturas que están en estado de borrador o en análisis.

Cuándo Automatización de Cuentas a pagar está habilitado, las reglas inteligentes y los eventos inteligentes no se ejecutan en borradores de transacciones hasta que las contabilizas.

Las facturas procesadas por la Automatización de Cuentas a pagar se pueden imprimir de la misma manera que se imprimen otras facturas, excepto cuando:

• El estado de la factura es Analizando, lo que significa que la extracción de datos aún no se ha completado.
• El borrador de factura no tiene un proveedor seleccionado. La opción de impresión estará disponible después de seleccionar un proveedor y guardar el borrador.

Después de crear un nuevo proveedor, Sage Intacct actualiza el modelo de aprendizaje automático con esta información en un plazo de 24 horas.

Si cargas o envías por correo electrónico las facturas del proveedor antes de que se produzca la actualización diaria, es posible que Intacct no pueda hacer coincidir con el proveedor. Sin embargo, cuando envías nuevas transacciones en los días siguientes, es mucho más probable que Intacct haga una conciliación precisa.

Más información sobre cómo se rellenan los campos individuales en un borrador de factura.

La precisión de la coincidencia de proveedores se ve afectada por dos factores:

• Cuánto tiempo llevas usando Automatización de Cuentas a pagar
• La calidad de los datos de sus proveedores

El tiempo es un factor porque Intacct utiliza el aprendizaje automático para determinar la coincidencia más probable de la ficha del proveedor para las facturas que envías. Para hacer predicciones, el aprendizaje automático observa los patrones de transacciones a lo largo del tiempo y usa esa información para crear un modelo.

Esto significa que, al principio, Intacct no sabrá cuáles son las mejores predicciones que hacer. A medida que continúes usando el Automatización de Cuentas a pagar, las predicciones mejorarán. Dados los muchos factores que pueden afectar las coincidencias, como la calidad de los escaneos y los proveedores con nombres similares, probablemente no verá una precisión del 100% para la coincidencia de proveedores. Sin embargo, debería notar una mejora significativa con el tiempo.

La calidad de los datos de sus proveedores es importante porque si tiene varios registros de proveedores con el mismo nombre de proveedor y la misma dirección, Intacct no sabe qué ficha de proveedor debe coincidir. Esto también mejora con el tiempo a medida que el aprendizaje automático determina qué ficha desea.

El servicio de aprendizaje automático de Intacct crea un modelo de tus patrones a lo largo del tiempo. Un cambio que realices solo una o dos veces podría no ser un cambio que desees realizar en todas las facturas de ese proveedor. Sin embargo, cuando realizas el mismo cambio varias veces, el sistema se entera de que se trata de una corrección que deseas aplicar en el futuro.

Intacct evalúa tus patrones a diario en función de las facturas enviadas. Si procesas muchas facturas del mismo proveedor en un solo día, las correcciones que realices no se añadirán al modelo de aprendizaje automático hasta el día siguiente. Además, si realizas cambios pero no envías o contabilizas la factura, estos cambios aún no se han añadido al modelo.

Los campos de cuenta y dimensión vacíos en una factura indican que AI/ML no puede ofrecer una predicción para esos campos. Al editar la codificación de las partidas y contabilizar la factura, las correcciones se envían de vuelta al sistema de ML, que utiliza esta información para mejorar las predicciones futuras. Al principio, es posible que la IA/ML no sepa lo que quieres, pero cuantas más correcciones hagas, más rápido mejorará las predicciones.

A veces, aunque la IA/ML no puede hacer coincidir al proveedor con confianza, las dimensiones de las partidas se pueden predecir en función de los patrones de correcciones anteriores. En estos casos, debes seleccionar un proveedor antes de continuar, pero es posible que no necesites editar las partidas.

La IA predice la divisa. Si la IA no puede predecir la divisa con alta confianza, este campo queda vacío. Realiza correcciones en el borrador de la transacción para mejorar las predicciones futuras.

Más información sobre las prácticas recomendadas para entrenar la IA para una automatización más inteligente.

Si la factura de origen contiene importes negativos entre paréntesis o paréntesis, en lugar de ir precedidos de un signo menos, Intacct los interpreta como valores positivos.

Importar excepciones te avisa de los problemas encontrados cuando se procesó el documento enviado por correo electrónico o cargado. Por ejemplo, una factura duplicada o un archivo ilegible.

En los casos en los que Intacct no pueda capturar parte o toda la información de la factura, puedes rellenar los detalles tú mismo, utilizando el archivo adjunto como referencia. Si el archivo adjunto es ilegible, envía un nuevo archivo o pide al proveedor que vuelva a enviar la factura.

Al editar o consultar un borrador que tiene una excepción de importación, aparece un mensaje de excepción más detallado. La excepción de importación se borra una vez que guardas, contabilizas o envías la transacción.

Las posibles excepciones de importación son las siguientes:

Para determinar si un documento cargado o enviado por correo electrónico es un duplicado, Sage Intacct compara el archivo que envías con los archivos cargados y enviados por correo electrónico anteriormente para la misma entidad. A continuación, se muestran posibles escenarios en los que una factura de duplicar podría no identificarse como un duplicar:

• La imagen del archivo no es idéntica a la factura enviada anteriormente.

  Si una factura se escaneó por error dos veces y los escaneos son diferentes, es posible que el sistema no identifique el duplicado.

• La factura es una duplicar de una factura que has introducido directamente en Sage Intacct, no una factura que has enviado por correo electrónico o subido.

  Si has introducido la factura tú mismo y has adjuntado el archivo, y luego lo has enviado por error por correo electrónico o has subido el mismo archivo, el sistema no identificará el duplicar porque se compara con otros archivos enviados por correo electrónico y cargados.

• Los archivos duplicados se enviaron a diferentes entidades y no al nivel general.

  Si has subido la factura a dos entidades diferentes o la has enviado por correo electrónico a las direcciones de dos entidades diferentes, el sistema no comparará las facturas.

• Los documentos duplicados se presentaron simultáneamente.

  Si envías un lote de facturas que incluye duplicados, es posible que los duplicados se procesen simultáneamente. Si las facturas se analizan al mismo tiempo, Sage Intacct no tendrá un borrador completo para utilizar en la comparación. Para evitar esta situación, revisa tu lista de archivos adjuntos para ver si hay nombres de archivo duplicados antes de reenviar un lote de facturas.

Como salvaguarda opcional, Configurar cuentas a pagar para la secuenciación de documentos para avisarte si el número de teléfono móvil es un duplicado. De esa manera, se le avisará cuando envíe o contabilice la factura.

1. Cierre la ventana emergente.

2. Selecciona el icono Adjuntar para abrir el archivo adjunto como una vista dividida.

   Asegúrese de tener Vista dividida habilitada en tus preferencias de usuario.