Solucionar problemas de carga y envío de facturas por correo electrónico

Intacct acepta documentos con el siguiente formato:

• Formato: XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC o PNG
• Cifrado: Sin cifrar
• Tamaño del archivo: Hasta 20 MB de tamaño
• Longitud del documento: Menos de 200 páginas

Esto puede suceder cuando el PDF proviene de una versión no compatible (PDF 1.4 o anterior) o tiene un formato de archivo no estándar. Un ejemplo de un PDF no estándar sería un PDF que contenga JavaScript o un PDF con un archivo incrustado en su interior.

Solución: Si la versión PDF no es compatible, convierta el archivo a una versión más reciente. Si el PDF utiliza un formato de archivo no estándar, edítelo para eliminar el JavaScript o el archivo incrustado, guárdelo y, a continuación, cargue o envíe por correo electrónico la nueva versión del PDF.

También puedes pedir al proveedor que envíe un nuevo PDF que cumpla los requisitos.

Una forma rápida de confirmar que estás utilizando el archivo en formato PDF correcto es abrir el archivo en el Bloc de notas, el Bloc de notas++ o el Editor de texto. La primera línea de un archivo PDF debe ser un encabezado que conste de los 5 caracteres %PDF- seguido de un número de versión. Si la línea parece tener más de 5 caracteres, incluidos los caracteres especiales al principio de la línea de encabezado, esto invalida el archivo como estándar PDF by PDF.

Con cada lote de facturas que cargues con el botón Cargar de la lista Facturas, puedes especificar cómo deseas que se generen las partidas en los borradores de facturas de ese lote.

Para crear facturas detalladas, selecciona Todas las partidas e importes asociados. Para crear facturas resumidas, selecciona Un solo elemento que resume el total.

De forma predeterminada, Sage Intacct crea facturas con una sola partida que resume el total.

Intacct rellena la dimensión de ubicación de una factura mediante predicciones de IA/ML. Utiliza la ubicación seleccionada en la ventana emergente Cargar facturas solo cuando la IA/ML no puede predecir la ubicación.

Por ejemplo, si la factura que cargas es la primera factura de este proveedor, la IA/ML aún no tiene ningún historial que te sugiera cómo quieres codificar la transacción. Hasta que aprenda de sus correcciones, utiliza la ubicación predeterminada.

Los botones Cargar y Actualizar aparecen en la página de lista Facturas cuando se cumple lo siguiente:

• La automatización de Cuentas a pagar está habilitada.
• Tiene facturas: Añadir permiso.

Si eres un usuario restringido a determinadas ubicaciones, solo puedes cargar en el nivel de entidad.

Si su empresa utilizaba la Automatización de Cuentas a pagar y estos botones desaparecieron, registrar un caso de soporte técnico.

Cuando un documento cargado permanece en el estado Analizando durante más de 2 horas, Sage Intacct muestra un Cancelar junto a la factura, en la lista Facturas.

Puedes permitir que Intacct continúe analizando el archivo. O bien, seleccione Cancelar para hacer lo siguiente:

• Detener el análisis del documento.
• Crea un borrador de transacción vacío, con el documento adjunto.

Una vez que cancele el procesamiento, puede ingresar los detalles de la transacción directamente, utilizando el documento adjunto como referencia.

Cuando envías una factura por correo electrónico a la dirección de correo electrónico de nivel superior, Intacct utiliza la entidad predeterminada como ubicación para los elementos. La entidad predeterminada es la primera entidad de la lista de entidades.

Los cambios que publiques se enviarán de vuelta al modelo de aprendizaje automático para obtener predicciones futuras más precisas.

Si recibes una notificación de que no hemos podido encontrar la dirección de correo electrónico de tu empresa, comprueba la configuración de Automatización de Cuentas a pagar para verificar que estás enviando correos electrónicos a una dirección de correo electrónico válida.

Si recibes una notificación de que se han encontrado varias direcciones de correo electrónico, asegúrate de que solo haya una dirección de correo electrónico de automatización en el archivo Para línea.

Si las direcciones de correo electrónico aprovisionadas terminan en @ai.sage.com, se admiten las reglas de reenvío automático.

Si sus direcciones de correo electrónico terminan con @sagemail.com, no se admite el reenvío automático. Puede reenviar manualmente los correos electrónicos desde su buzón de AP al buzón de Automatización de AP.

Los correos electrónicos enviados a través de Apple o iCloud Mail no son compatibles con la automatización de Cuentas a pagar. Esto tiene que ver con la forma en que Mac Mail incrusta archivos adjuntos directamente en el correo electrónico.

Utilice la versión en línea de su correo electrónico o una solución de correo electrónico alternativa para enviar correos electrónicos a su bandeja de entrada de Automatización de Cuentas a pagar.

La dirección de correo electrónico de nivel superior utiliza la primera entidad de la lista de entidades como ubicación predeterminada. Esta ubicación, que no es editable, se aplica a una factura cuando la IA/ML no puede predecir la ubicación, como las facturas de un nuevo proveedor.

Puedes cambiar la ubicación de un borrador de factura antes de enviarlo o contabilizarlo.

De forma predeterminada, los borradores creados a partir de facturas tienen una sola partida que resume el total. Puedes cambiar la configuración para que los borradores incluyan detalles de elementos. Más información en Configurar la cantidad de detalles que se van a incluir en las facturas enviadas por correo electrónico.

Intacct lee los archivos adjuntos del encabezado del mensaje de correo electrónico, no del cuerpo. Los mensajes de correo electrónico enviados con texto enriquecido, un formato heredado, añaden archivos adjuntos como iconos al cuerpo del mensaje, en lugar de añadirlos al encabezado del mensaje. Intacct no puede leer estos archivos adjuntos.

Solución: En la aplicación de correo electrónico, realiza uno de los siguientes cambios:

• Cambia el formato predeterminado del mensaje a HTML.
• Cambiar el formato del mensaje individual a HTML al reenviar una factura.

Cuando recibas una notificación de devolución de que se han rechazado determinados archivos adjuntos, determina qué documentos no han generado una transacción automatizada. Corrija los errores anotados en el correo electrónico y, a continuación, vuelva a enviar o cargue los documentos de transacción que faltan.

Si no recibiste una notificación de rebote y te faltan transacciones que se enviaron por correo electrónico, Registrar un caso de soporte técnico para solucionar problemas relacionados con la configuración de seguridad del correo electrónico.

Al eliminar una entidad, se desactiva el buzón aprovisionado. Al crear una nueva entidad, Intacct aprovisiona una nueva dirección de correo electrónico con una dirección única. Para ello, Intacct añade _2 después del identificador de la entidad.

Por ejemplo, supongamos que el identificador de tu empresa es examplecorp y el identificador de tu entidad es E100. Intacct aprovisiona un buzón para esa entidad con la dirección examplecorpe100@sagemail.com.

Al eliminar la entidad NA, Intacct elimina examplecorpe100@sagemail.com. Al crear una nueva entidad y asignarle el mismo identificador de entidad de NA, Intacct aprovisiona un nuevo buzón con la dirección examplecorpe100_2@sagemail.com.

Si repites este proceso, borrando la entidad y creando una nueva con el mismo identificador de entidad, Intacct aprovisiona un nuevo buzón e incrementa el número, así: examplecorpe100_3@sagemail.com.

Al desactivar una entidad, Intacct no elimina el buzón asociado. Si tú o un proveedor reenvía facturas al buzón, el sistema creará borradores de transacciones, pero no podrás realizar ninguna acción sobre ellas mientras la entidad esté inactiva.

Antes de desactivar una entidad, notifique a los proveedores que reenvían facturas regularmente al buzón que la dirección de correo electrónico ya no se supervisa.

Ver Desactivar o borrar una entidad para obtener más información.