Solucionar problemas de carga y envío de facturas por correo electrónico

Intacct acepta documentos con el siguiente formato:

• Formato: XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC o PNG
• Cifrado: Sin cifrar
• Tamaño del archivo: Hasta 20 MB de tamaño
• Longitud del documento: Menos de 200 páginas

Esto puede suceder cuando el PDF proviene de una versión no compatible (PDF 1.4 o anterior) o tiene un formato de archivo no estándar. Un ejemplo de un PDF no estándar sería un PDF que contiene JavaScript o un PDF con un archivo incrustado en su interior.

Solución: Si la versión PDF no es compatible, convierte el archivo a una versión más reciente. Si el PDF utiliza un formato de archivo no estándar, edítalo para eliminar el JavaScript o el archivo incrustado, guárdalo y, a continuación, carga o envía por correo electrónico la nueva versión del PDF.

También puedes pedir al proveedor que te envíe un nuevo PDF que cumpla los requisitos.

Una forma rápida de confirmar que estás usando el archivo de formato PDF correcto es abrir el archivo en el Bloc de notas, el Bloc de notas++ o el Editor de texto. La primera línea de un archivo PDF debe ser un impuesto armonizado sobre las ventas compuesto por los 5 caracteres %PDF- seguidos de un número de teléfono móvil. Si la línea parece tener más de 5 caracteres, incluidos los caracteres especiales al principio de la línea del impuesto armonizado sobre las ventas, esto invalida el archivo como un estándar PDF by PDF.

Con cada lote de facturas que cargues mediante el botón Cargar de la lista de facturas, puedes especificar cómo deseas que se generen las partidas en los borradores de facturas de ese lote.

Para crear facturas detalladas, selecciona Todos los elementos e importes asociados. Para crear facturas resumidas, selecciona Una sola partida que resume el total.

De forma predeterminada, Sage Intacct crea facturas con una sola partida que resume el total.

Intacct rellena la dimensión de ubicación de una factura utilizando predicciones de IA/ML. Utiliza la ubicación que selecciones en la ventana emergente Cargar facturas solo cuando la IA/ML no puede predecir la ubicación.

Por ejemplo, si la factura que cargas es la primera factura de este proveedor, AI/ML aún no tiene ningún historial que te sugiera cómo deseas codificar la transacción. Hasta que aprenda de sus correcciones, utiliza la ubicación predeterminada.

Los botones Cargar y Actualizar aparecen en la página de la lista de facturas cuando se cumple lo siguiente:

• La automatización de Cuentas a pagar está habilitada.
• Tienes Facturas: Añadir permiso.

Si eres un usuario restringido a determinadas ubicaciones, solo puedes cargar a nivel de entidad.

Si tu sociedad utilizaba la Automatización de Cuentas a pagar y estos botones desaparecieron, registrar un caso de soporte.

Cuando un documento cargado permanece en el estado de análisis durante más de 2 horas, Sage Intacct muestra un Cancelar junto a la factura, en la lista Facturas.

Puedes permitir que Intacct siga analizando el archivo. O bien, seleccione Cancelar Para hacer lo siguiente:

• Detenga el análisis del documento.
• Crea un borrador de transacción vacío, con el documento adjunto.

Una vez que hayas cancelado el procesamiento, puedes introducir los detalles de la transacción directamente, utilizando el documento adjunto como referencia.

Cuando envías una factura por correo electrónico a la dirección de correo electrónico de nivel general, Intacct utiliza la entidad predeterminada como ubicación para los elementos. La entidad predeterminada es la primera entidad de la lista de entidades.

Los cambios que contabilices se enviarán de vuelta al modelo de aprendizaje automático para obtener predicciones futuras más precisas.

Si recibes una notificación de que no hemos podido encontrar la dirección de correo electrónico de tu sociedad, comprueba la configuración de Automatización de Cuentas a pagar para verificar que estás enviando correos electrónicos a una dirección de correo electrónico válida.

Si recibes una notificación de que se han encontrado varias direcciones de correo electrónico, asegúrate de que solo haya una dirección de correo electrónico de automatización en el archivo A línea.

Si tus direcciones de correo electrónico proporcionadas terminan en @ai.sage.com, se admiten reglas de reenvío automático.

Si tus direcciones de correo electrónico terminan en @sagemail.com, no se admite el reenvío automático. Puedes reenviar manualmente correos electrónicos desde tu buzón de AP al buzón de AP Automation.

Los correos electrónicos que se enviaron a través de Apple o iCloud Mail no son compatibles con la automatización de Cuentas a pagar. Esto tiene que ver con la forma en que Mac Mail incrusta archivos adjuntos directamente en el correo electrónico.

Utiliza la versión en línea de tu correo electrónico o una solución de correo electrónico alternativa para enviar correos electrónicos a tu bandeja de entrada de Automatización de Cuentas a pagar.

La dirección de correo electrónico de nivel general utiliza la primera entidad de la lista de entidades como ubicación predeterminada. Esta ubicación, que no se puede editar, se aplica a una factura cuando AI/ML no puede predecir la ubicación, como facturas de un nuevo proveedor.

Puedes cambiar la ubicación de un borrador de factura antes de enviarlo o contabilizar.

De forma predeterminada, los borradores creados a partir de facturas tienen una sola partida que resume el total. Puedes cambiar la configuración para que los borradores incluyan detalles de las partidas. Más información en Configurar la cantidad de detalles que se van a incluir en las facturas enviadas por correo electrónico.

Intacct lee los archivos adjuntos del impuesto armonizado sobre las ventas del mensaje de correo electrónico, no del cuerpo. Los mensajes de correo electrónico enviados con texto enriquecido, un formato heredado, añaden archivos adjuntos como iconos al cuerpo del mensaje, en lugar de añadirlos al impuesto armonizado sobre las ventas del mensaje. Intacct no puede leer estos archivos adjuntos.

Solución: En tu aplicación de correo electrónico, realiza uno de los siguientes cambios:

• Cambia el formato predeterminado de los mensajes a HTML.
• Cambiar el formato del mensaje individual a HTML al reenviar una factura.

Cuando recibas una notificación de rebote de que se han rechazado determinados archivos adjuntos, determina qué documentos no han generado una transacción automatizada. Corrige los errores observados en el correo electrónico y, a continuación, vuelve a enviar o carga los documentos de transacción que faltan.

Si no has recibido una notificación de rebote y te faltan transacciones enviadas por correo electrónico, Registrar un caso de soporte para solucionar problemas de configuración de seguridad del correo electrónico.

Al borrar una entidad, el buzón aprovisionado se desactiva. Al crear una nueva entidad, Intacct aprovisiona una nueva dirección de correo electrónico con una dirección única. Para ello, Intacct añade _2 después del identificador de la entidad.

Por ejemplo, supongamos que el identificador de tu sociedad es examplecorp y el identificador de tu entidad es E100. Intacct aprovisiona un buzón para ese entidad con el examplecorpe100@sagemail.com dirección.

Al borrar la entidad NA, Intacct elimina examplecorpe100@sagemail.com. Cuando creas un nuevo entidad y le asignas el mismo identificador de entidad de NA, Intacct aprovisiona un nuevo buzón con el dirección examplecorpe100_2@sagemail.com.

Si repites este proceso, borrando el entidad y creando uno nuevo con el mismo identificador de entidad, Intacct aprovisiona un nuevo buzón e incrementa el número de teléfono móvil, así: examplecorpe100_3@sagemail.com.

Al desactivar una entidad, Intacct no borra el buzón asociado. Si tú o un proveedor reenvías facturas al buzón, el sistema creará borradores de transacciones, pero no podrás realizar ninguna acción mientras la entidad esté inactiva.

Antes de desactivar una entidad, notifica a los proveedores que reenvían facturas regularmente al buzón de correo electrónico que la dirección de correo electrónico ya no se supervisa.

Ver Desactivar o borrar una entidad para obtener más información.