Cargar facturas para su procesamiento automatizado

En la lista Facturas, puedes cargar facturas escaneadas y documentos de facturas proporcionados por el proveedor para que la Automatización de Cuentas a pagar cree borradores de facturas por ti. Cargue facturas en lotes para ahorrar tiempo.

1. Ve a la entidad en la que quieres que se creen las facturas.

   Puedes cargar facturas a nivel de entidad o a nivel general.

2. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas.

3. Selecciona Cargar.

   Se abre la ventana emergente Cargar facturas.

4. Selecciona el valor predeterminado Ubicación para usar si AI/ML no puede predecir la ubicación de una factura en este lote.

   Por lo general, la IA/ML predice la ubicación por ti. Sin embargo, si cargas facturas de un nuevo proveedor sin historial, AI/ML utiliza la ubicación que selecciones aquí. Una vez que la IA/ML aprende los patrones, predice la ubicación e ignora la ubicación seleccionada durante la carga.

   La ubicación es opcional para las sociedades de una sola entidad.

5. Selecciona cómo deseas que se generen las partidas para las facturas.

   • Para crear facturas detalladas, selecciona Todos los elementos e importes asociados.
   • Para crear facturas resumidas, selecciona Una sola partida que resume el total.

6. Arrastra y suelta archivos en la ventana emergente para cargarlos o selecciona Examinar archivos para seleccionarlos.

   Puedes ahorrar tiempo cargando hasta 30 facturas a la vez.

   Tipos de archivos admitidos

   Intacct acepta documentos con el siguiente formato:

   • Formato: XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC o PNG
   • Cifrado: Sin cifrar
   • Tamaño del archivo: Hasta 20 MB de tamaño
   • Longitud del documento: Menos de 200 páginas

   La compatibilidad con PDF excluye los siguientes tipos de archivos:

   • PDF no estándar, como archivos PDF que incluyen JavaScript o archivos incrustados
   • PDF versión 1.4 o anterior

   Intacct no puede procesar archivos protegidos con contraseña.

7. Seleccionar Crear facturas cuando haya terminado de agregar archivos.

8. Seleccionar Actualizar en la lista Facturas para mostrar el estado de las facturas cargadas.

   Intacct crea una factura por cada carga de archivo, con el archivo cargado adjunto.

   Cómo muestra Intacct los estados de las facturas cargadas y enviadas por correo electrónicoCómo muestra Intacct los estados de las transacciones cargadas y enviadas por correo electrónico

   • Analizando: Intacct todavía está procesando el documento. Puedes ver el documento de factura adjunto, pero los detalles de la factura aún no se han cumplimentado. Puedes ver el documento de la transacción adjunto, pero los detalles de la transacción aún no se han completado.
   • Borrador: El procesamiento se ha completado. Puedes ver y editar los detalles de la factura. Cuando estés listo, envía o contabiliza la factura. Puedes ver y editar los detalles de la transacción. Cuando estés listo, envía o contabiliza la transacción.

   Aparece el estado de análisis para las facturas cargadas que se están procesando. Las facturas enviadas por correo electrónico aparecen en la lista de facturas cuando se completa el borrador.

   El estado de análisis aparece para las transacciones cargadas que se están procesando. Las transacciones enviadas por correo electrónico aparecen en la lista Transacciones automatizadas cuando se completa el borrador.

   Para volver a comprobar el estado de las facturas que se estaban analizando, selecciona Actualizar otra vez.

   Si no ves tus facturas, es posible que tengas que esperar un poco de tiempo para que Intacct termine de procesarse. En el caso de las facturas que aparecen en la lista pero que no salen del estado Análisis durante más de 2 horas, obtén información sobre cómo Cancelar procesamiento.

   Acerca de las columnas de la lista Facturas específicas de la Automatización de Cuentas a pagar

   En las vistas estándar, las siguientes columnas proporcionan más información sobre las FacturasTransacciones:

   • Fuente: Muestra si el facturaTransacción se creó a partir de una carga (a través de la FacturasTransacciones automatizadas lista) o correo electrónico. Si este campo está vacío, el facturaTransacción se ha introducido directamente en Intacct, se ha importado mediante CSV o se ha importado mediante una API.

   • Importar excepciones: Te avisa de cualquier problema con el borrador. Pase el cursor sobre este campo para obtener más información.

   • Correo electrónico del destinatario: Muestra la dirección de correo electrónico proporcionada por Sage en la que aparece el facturaTransacción fue enviado.

   • Correo electrónico del remitente: Muestra la dirección de correo electrónico del remitente.

Siguiente paso: Revisar y contabilizar facturas entrantes de Automatización de Cuentas a pagar