Anular la cuenta del Libro Mayor en las transacciones de Cuentas a pagar

Configure Cuentas a pagar para anular una cuenta del Libro Mayor de Cuentas a pagar predeterminada para Una factura o ajuste. En concreto, puedes seleccionar una cuenta del Libro Mayor alternativa como anulación para lo siguiente:

  • Para una transacción completa
  • A nivel de partida
  • Para todas las transacciones que involucran a un proveedor específico
Actualmente, esta función se aplica a las facturas y las regularizaciones solamente. No se aplica a facturas recurrentes, pagos manuales ni anticipos.

Al introducir factura o regularización, puedes seleccionar una cuenta de Cuentas a pagar alternativa de una lista predefinida de cuentas.

Acerca de las anulaciones

De forma predeterminada, las transacciones especificadas en Cuentas a pagar se contabilizan en la cuenta del Libro Mayor seleccionada en Configurar Cuentas a pagar página.

Los administradores pueden configurar Sage Intacct para permitir que los usuarios seleccionen diferentes cuentas del Libro Mayor al introducir facturas o regularizaciones siguiendo las instrucciones de Configurar la anulación de la cuenta del Libro Mayor.

Una vez configuradas las cuentas de anulación, están disponibles para su selección en facturas y regularizaciones. Además, las transacciones contabilizadas en estas cuentas del Libro Mayor se incluyen automáticamente en los informes de antigüedad y del libro mayor.

Si contabilizas facturas impagadas o abres facturas en una cuenta alternativa y, a continuación, desactivas esa cuenta, debes reactivarla para contabilizar transacciones con las facturas o recibos.

Hay varias razones por las que es posible que desee anular las cuentas del Libro Mayor. Algunos ejemplos son:

  • Para separar ciertos tipos de cuentas a cobrar o a pagar, por ejemplo, los clientes habituales y los anticipos realizados a los empleados.
  • Diferenciar por tipo de negocio, como minorista y mayorista.
  • Diferenciar por líneas de productos, como hardware y software.
  • Para separar los tipos de compra, como la compra de capital o la compra comercial.
  • Realizar un seguimiento de los artículos de inventario y los que no son de inventario por separado.

Anular la cuenta del Libro Mayor predeterminada

Si tu sociedad tiene habilitada la anulación, puedes anular la cuenta del Libro Mayor predeterminada para una factura o regularización para cada partida, o solo a nivel de partida.

Para anular la cuenta del Libro Mayor para cada elemento de una transacción de Cuentas a pagar:

  1. En la página de factura o regularización, desplázate hacia abajo hasta el Entradas y seleccione Mostrar valores predeterminados.

    Aparece la sección Entradas predeterminadas.

  2. En AP cuenta, selecciona la cuenta que deseas anular la cuenta del Libro Mayor predeterminada.

La cuenta que selecciones se rellenará con todos los elementos de la transacción. Intacct anula la cuenta del Libro Mayor predeterminada para toda la transacción.

Para anular la cuenta del Libro Mayor para un elemento específico en una transacción de Cuentas a pagar:

  1. En la página de factura o regularización, desplázate hacia abajo hasta la partida específica de la Entradas sección.
  2. En Cuenta de Cuentas a pagar, seleccione la cuenta que desea anular la cuenta del Libro Mayor configurada.

Intacct anula la cuenta del Libro Mayor predeterminada solo para este elemento.

La anulación de una cuenta del Libro Mayor en AP afecta al informe de antigüedad. Cuando incluyes la anulación de cuentas del Libro Mayor en la configuración y seleccionas las cuentas del Libro Mayor de Cuentas a pagar que quieres anular, las transacciones creadas después del cambio se recogen en el Informe de antigüedad. Las transacciones anteriores no cambian.

Configurar la anulación de la cuenta del Libro Mayor

Para configurar la capacidad de anulación en AP, habilite la opción de anulación y seleccione una o más cuentas del Libro Mayor como cuentas del Libro Mayor alternativas. A continuación, proporciona permisos a usuarios individuales para seleccionar cuentas alternativas para anular la cuenta del Libro Mayor predeterminada en las transacciones.

También puedes configurar una cuenta del Libro Mayor alternativa por proveedor.

Habilitar la anulación de la cuenta del Libro Mayor

El primer paso para configurar el uso de cuentas alternativas es habilitar la opción de anulación en AP.

  1. Vete a Cuentas a pagar> Arreglo > Configuración.

    Aparece la página de configuración.

  2. En Habilitar funcionalidad, seleccione la casilla de verificación para Habilitar la anulación de la cuenta del Libro Mayor de Cuentas a pagar....
  3. Haz clic en Guardar.

Etiquetar cuentas del Libro Mayor para su uso en la anulación de la cuenta del Libro Mayor predeterminada

Después de habilitar la anulación en Cuentas a pagar, puede etiquetar una cuenta del Libro Mayor para usarla como una cuenta de cuentas a pagar alternativa.

  1. Vete a Contabilidad > Todo > Cuentas del Libro Mayor.
  2. Escoger Editar junto a la cuenta que desea utilizar como cuenta del Libro Mayor alternativa en las transacciones.
  3. En Alternativa de cuentas del Libro Mayor, seleccione el botón Cuenta a pagar como el tipo de cuenta de transacciones que esta cuenta puede anular.
  4. Haz clic en Guardar.

Esta cuenta ahora aparece en las listas desplegables de cuentas del Libro Mayor alternativas en las páginas de facturas, regularizaciones de facturas y proveedores:

Proporcionar permiso para que un usuario seleccione una cuenta del Libro Mayor alternativa

Puedes cambiar los permisos para permitir que los usuarios individuales anulen la cuenta del Libro Mayor predeterminada con una cuenta alternativa.

  1. Vete a Compañía > Arreglo > Usuarios.
  2. Busque el usuario adecuado y, en la misma fila, seleccione Suscripciones.

    La Compañía: Aparece la página Suscripciones a aplicaciones de usuario para ese usuario.

  3. Busque Cuentas a pagar y seleccione Permisos.

    Aparece la página Permisos de cuentas a pagar.

  4. Desplázate hasta la mitad de la página para localizar Facturas o Regularizaciones y selecciona Anular cuenta de Cuentas a pagar.
  5. Haz clic en Guardar.

Este usuario ahora tiene permiso para anular la cuenta del Libro Mayor predeterminada para las transacciones seleccionadas con una cuenta del Libro Mayor alternativa.

Establecer una cuenta del Libro Mayor alternativa por proveedor

Si deseas utilizar una cuenta del Libro Mayor para anular todas las transacciones que involucran a un proveedor específico, puedes seleccionar esa cuenta del Libro Mayor en la página Información del proveedor.

A partir de ahora, cada vez que crees una transacción que implique a este proveedor, Intacct establecerá automáticamente de forma predeterminada la cuenta del Libro Mayor en la cuenta alternativa seleccionada aquí.

Orden de prioridad en una transacción con varias cuentas alternativas

Intacct sigue un orden de prioridad establecido para el uso de cuentas alternativas del Libro Mayor de Cuentas a pagar en las transacciones. En la tabla siguiente se proporcionan ejemplos del orden de prioridad:

Ejemplos Ajuste de cuentas a pagar Opciones alternativas de cuenta del Libro Mayor Cuenta utilizada
  Elección de la transacción Elección a nivel de línea Elección del proveedor  

1

2000-AP

      

2000-AP: configuración de la configuración de AP

2

2000-AP

2002-AP Comercio

    

2002-AP Trade: opción de transacción alternativa

3

2000-AP

  

2003-AP Exp

  
  • 2003-AP Exp: alternativa para partidas específicas
  • 2000-AP: para las partidas restantes

4

2000-AP

    

2001-AP Otros

2001-AP Otros: elección de otro proveedor

5

2000-AP

2002-AP Comercio

  

2001-AP Otros

2002-AP Comercio: Elección de la transacción

6

2000-AP

  

2003-AP Exp

2001-AP Otros
  • 2003-AP Exp: alternativa para partidas específicas
  • 2001-AP Otros: Alternativa del proveedor para los elementos restantes

7

2000-AP

2002-AP Comercio

2003-AP Exp

2001-AP Otros

2002-AP Trade: opción de transacción alternativa