Recibir facturas electrónicas

La facturación electrónica crea borradores de transacciones a partir de documentos del proveedor que envías por correo electrónico a tu dirección de correo electrónico proporcionada por Sage.

Puedes procesar facturas electrónicas ZUGFeRD cargando o enviando la transacción por correo electrónico.

  • Para subir una transacción:

    1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Transacciones automatizadas.

    2. Seleccionar Cargar.
    3. Arrastra y suelta la transacción, o busca la transacción y selecciónala.

    4. Revisar y contabilizar borradores de transacciones.

      1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Transacciones automatizadas.

      2. En el menú Ver, seleccione Borradores.

      3. Busca la transacción que quieres revisar y actualizar.

      4. Seleccionar Modificar al final de la fila.

      5. Revisa los detalles de la transacción y edítalos según sea necesario.
      6. Envía o contabiliza la transacción.

  • Para enviar una transacción por correo electrónico a la dirección de correo electrónico configurada con tu suscripción de Facturación electrónica:

    1. Asegúrate de enviar los borradores de transacciones a la dirección de correo electrónico que se configuró cuando te suscribiste a la Facturación electrónica.

      1. Ve a Sociedad > Admin. > Suscripciones.

      2. Selecciona Configurar junto a Facturación electrónica.

      3. En la sección Configuración del buzón de servicio, busca la dirección de correo electrónico de la entidad y envía borradores de transacciones a esa dirección.

    2. Revisar y contabilizar borradores de transacciones.

      1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Transacciones automatizadas.

      2. En el menú Ver, seleccione Borradores.

      3. Busca la transacción que quieres revisar y actualizar.

      4. Seleccionar Modificar al final de la fila.

      5. Revisa los detalles de la transacción y edítalos según sea necesario.
      6. Envía o contabiliza la transacción.

Si estás suscrito a la Automatización de Cuentas a pagar, Intacct rellena campos adicionales que generalmente no están disponibles en los documentos ZUGFeRD, como Cuenta del Libro Mayor, Ubicación y Departamento.

Encuentra tu dirección de correo electrónico proporcionada por Sage

Cuándo Automatización de Cuentas a pagarFacturación electrónica está habilitada, las direcciones de correo electrónico de Sage están configuradas para que las utilices al enviar FacturasTransacciones por correo electrónico. Se le asigna una dirección de correo electrónico única para el nivel superior, más una para cada entidad. Estas direcciones no son editables.

Suscripción

Cuentas a pagar

Facturación electrónica

Automatización de Cuentas a pagar

Sage Cloud Services
Tipo de usuario

Empresa con privilegios de administrador

  1. Ve a Cuentas a pagar > Ajustes > Configuración.

    Si tienes una sociedad con varias entidades, consulta Configuración desde el nivel superior para ver Ajustes de automatización de facturas.

  2. En Configuración de automatización de facturas, selecciona Configurar junto a Servicios de correo electrónico.

    Se abre la ventana emergente Configurar servicios de correo electrónico, que muestra la lista de entidades, sus ubicaciones predeterminadas y sus buzones aprovisionados. Copie la dirección de correo electrónico de la columna Buzón de la entidad que desea utilizar.

  3. Ve a Sociedad > Admin. > Suscripciones.

  4. Ve a Facturación electrónica y selecciona Configurar.

    En la sección de configuración del buzón de servicio se enumeran las entidades y sus buzones aprovisionados. Copie la dirección de correo electrónico de la columna Buzón de la entidad que desea utilizar.

Enviar una transacción por correo electrónico para la creación automática de borradores

Suscripción

Cuentas a pagar

Automatización de Cuentas a pagar

Facturación electrónica

Sage Cloud Services
Tipo de usuario

Negocio
Permisos

Facturas: Enumerar, ver, añadir, editar

Transacciones automatizadas: Lista

  1. Reenviar correos electrónicos de proveedores que contengan facturaTransacción adjuntos a la dirección de correo electrónico proporcionada por Sage para la entidad correspondiente.

    Puedes reenviar las facturas una por una o reenviar un solo correo electrónico con varias facturas adjuntas.

    Al enviar el correo electrónico, incluya una sola dirección de correo electrónico en el campo Para: y deje el campo CC: vacío. Si incluyes más de una dirección de correo electrónico, Sage Intacct no procesará la facturaTransacción.

    Ten en cuenta las siguientes limitaciones al reenviar un solo correo electrónico que contenga varios archivos adjuntos de facturas.

    • Cada factura debe ser un archivo separado.

    • El nombre de archivo de cada factura debe ser único con el lote de facturas.

    • El correo electrónico puede tener un máximo de 200 archivos adjuntos.

    • El tamaño del mensaje de correo electrónico y de todos los archivos adjuntos combinados debe ser inferior a 40 MB.

    Si tú u otro usuario habéis utilizado Automatización de Cuentas a pagarFacturación electrónica Para crear borradores para esta entidad antes, puedes ver tu dirección de correo electrónico asignada en la columna Correo electrónico del destinatario en la Facturas Transacciones automatizadas lista.

    En una vista estándar, filtra la columna Origen para Correo electrónico. Este filtro muestra FacturasTransacciones Creado a partir de facturas reenviadas.

    Automatización de Cuentas a pagar Facturación electrónica Las direcciones de correo electrónico utilizan el siguiente formato.

    Nivel Formato de correo electrónico Ejemplo:

    Entidad

     

    <company id=""><entity id="">@ai.sage</entity></company>

     

    ID de la compañía: examplecorp

    Identificador de la entidad: E100

    Dirección de correo electrónico de la entidad: examplecorpe100@ai.sage.com

    Nivel general

    <company id="">@ai.sage</company>

    ID de la compañía: examplecorp

    Dirección de correo electrónico de nivel superior: examplecorp@ai.sage.com

    Al determinar tu dirección de correo electrónico, no incluyas espacios ni guiones bajos, incluso si están presentes en el identificador de tu empresa.

    Intacct puede proporcionar una dirección de correo electrónico diferente en una de las siguientes circunstancias:

    • Si el identificador de tu sociedad + el identificador de la entidad coinciden con una dirección de correo electrónico que ya está en uso

    • Si eliminas una entidad y, a continuación, la vuelves a crear con el mismo identificador de entidad

    En estos casos, Intacct añade un guión bajo y un número incremental (que comienza por 2) al final del nombre de usuario.

  2. Para ver los borradores creados a partir de las facturas enviadas por correo electrónico, ve a Cuentas a pagar > Todo > Facturas en la entidad donde enviaste las facturas por correo electrónico.

    Si ya tienes abierta la lista de Facturas, selecciona Actualizar para actualizar la lista. Para filtrar la lista de facturas en busca de borradores, selecciona la vista estándar Borradores de facturas.

    Para ver los borradores creados a partir de las transacciones enviadas por correo electrónico, ve a Cuentas a pagar > Todos > Transacciones automatizadas en la entidad donde enviaste las transacciones por correo electrónico.

    Si ya tienes abierta la lista Transacciones automatizadas, selecciona Actualizar para actualizar la lista. Para filtrar la lista Transacciones automatizadas para borradores, selecciona la vista estándar Borradores.

    A diferencia de las facturas cargadas, que aparecen en la lista mientras Intacct analiza el contenido, las facturas enviadas por correo electrónico aparecen una vez finalizado el análisis. Si no ves tus facturas, es posible que tengas que esperar un poco de tiempo para que Intacct termine de procesarlas.

    A diferencia de las transacciones cargadas, que aparecen en la lista mientras Intacct analiza el contenido, las transacciones enviadas por correo electrónico aparecen una vez finalizado el análisis. Si no ves tus transacciones, es posible que tengas que esperar un poco para que Intacct termine de procesarse.

    En las vistas estándar, las siguientes columnas proporcionan más información sobre las FacturasTransacciones:

    • Fuente: Muestra si el facturaTransacción se creó a partir de una carga (a través de la FacturasTransacciones automatizadas lista) o correo electrónico. Si este campo está vacío, el facturaTransacción se ha introducido directamente en Intacct, se ha importado mediante CSV o se ha importado mediante una API.

    • Excepciones de importación: Te avisa de cualquier problema con el borrador. Coloca el cursor sobre este campo para obtener más información.

    • Correo electrónico del destinatario: Muestra la dirección de correo electrónico proporcionada por Sage en la que aparece el facturaTransacción fue enviado.

    • Correo electrónico del remitente: Muestra la dirección de correo electrónico del remitente.

Siguiente paso:  Revisar y contabilizar facturas entrantes de Automatización de Cuentas a pagar

Siguiente paso:  Revisar y contabilizar las transacciones entrantes de la facturación electrónica