Asignar plantillas de email predeterminadas

Puedes crear una variedad de plantillas de correo electrónico para usar en diferentes tipos de transacciones, diferentes clientes o diferentes proveedores.

Asignar plantillas de email de Cuentas a cobrar predeterminadas

Los usuarios empresariales con privilegios de administrador pueden asignar plantillas de correo electrónico predeterminadas para usarlas en extractos de cuenta y facturas. Las plantillas de correo electrónico a nivel de cliente anulan estos valores predeterminados.

  1. Ve a Cuentas a cobrar > Ajustes > Configuración.

  2. Ve a la sección Plantillas de correo electrónico y busca la sección Formato.

  3. Selecciona el menú desplegable Factura para seleccionar una plantilla de email.

    Este campo solo muestra plantillas de email con Tipo de plantilla = factura Cuentas a cobrar.

  4. Utiliza la lista desplegable Estado de cuenta para seleccionar una plantilla de email.

    Este campo solo muestra plantillas de email con Tipo de plantilla = extracto de cuenta de Cuentas a cobrar.

  5. Haz clic en Guardar.

  1. Ve a Cuentas a cobrar > Ajustes > Configuración.

  2. Desplázate hacia abajo hasta la Plantillas de email en la sección Formato y use la sección Factura lista desplegable para seleccionar una plantilla de email. Este campo solo muestra plantillas de email con Tipo de plantilla = factura Cuentas a cobrar.

  3. Utilice el comando Declaración lista desplegable para seleccionar una plantilla de email.

    Este campo solo muestra plantillas de email con Tipo de plantilla = extracto de cuenta de Cuentas a cobrar.

  4. Haz clic en Guardar.

Asignar una plantilla de email a un cliente o proveedor

Puedes asignar plantillas de email a una o varias definiciones de transacción en la ficha del cliente o del proveedor. Por ejemplo, si desea que todas las transacciones de Factura1 utilicen la plantilla de email mensual para su cliente New York Pizza, asigne la plantilla de email mensual a Factura1 en la ficha de cliente de New York Pizza. Cada vez que un usuario selecciona enviar un correo electrónico desde una transacción de Factura1 para New York Pizza, Intacct utiliza automáticamente la plantilla de email mensual.

Las plantillas de email asignadas a las definiciones de transacción en la ficha de cliente o proveedor anulan las plantillas de email asignadas a la plantilla de la transacción.

  1. Después de Crear una plantilla de email, realiza una de las siguientes acciones:

    • Para los clientes: Ir a Pedidos o bien Cuentas a cobrar > Todos > Clientes.
    • Para proveedores: Ir a Compras > Todos > Proveedores.
  2. Busca el cliente o proveedor al que quieres asignar una plantilla de email

  3. Seleccionar Modificar al final de la fila.

  4. Ir a la Información adicional pestaña y busca la pestaña Opciones de plantilla de email sección.
  5. Seleccione en la Plantilla de email y selecciona la plantilla de email deseada en la lista desplegable.

  6. Haz clic en Guardar.

  7. Si lo deseas, (solo para Pedidos y Compras), selecciona en la Definición de la transacción y selecciona una plantilla de la transacción en el menú desplegable para asignar la plantilla de email a una plantilla de la transacción específica.

    Deja este campo en blanco para que la plantilla de email sea la predeterminada para todas las definiciones de transacción no especificadas para este cliente o proveedor.

  8. Si lo deseas, selecciona Añadir a la derecha de la última fila para añadir otra plantilla de email a la ficha. Seleccionar Borrar (papelera) para eliminar una plantilla de email.

    Solo puedes asignar un tipo de plantilla de factura Cuentas a cobrar y un tipo de plantilla de extracto de cuenta de Cuentas a cobrar a cada cliente.

  9. Haz clic en Guardar.

  1. Después de Crear una plantilla de email, realiza una de las siguientes acciones:

    • Para los clientes: Ir a Pedidos o bien Cuentas a cobrar > Todos > Clientes.
    • Para proveedores: Ir a Compras > Todos > Proveedores.
  2. En el Lista de clientes o proveedores, buscar y Modificar El cliente o proveedor al que quieres asignar la plantilla de email.
  3. En el Información del cliente o proveedor página, ve a la página Información adicional pestaña.
  4. Desplázate hacia abajo hasta la Opciones de plantilla de email y, a continuación, selecciona en la sección Plantilla de email y selecciona la plantilla de email deseada en la lista desplegable.
  5. (Opcional solo para Pedidos y Compras) Si quieres asignar la plantilla de email a una plantilla de la transacción específica, selecciona en la Definición de la transacción en la fila correspondiente y selecciona la plantilla de la transacción que desees en la lista desplegable. Deja este campo en blanco si deseas que la plantilla de email sea la predeterminada para todas las definiciones de transacción no especificadas para este cliente o proveedor.

  6. Si lo deseas, para añadir otra plantilla de email a la ficha, selecciona Añadir a la derecha de la última fila. Para eliminar una plantilla de email de la ficha, selecciona Borrar (papelera) en la fila correspondiente.

    Solo puedes asignar un tipo de plantilla de factura Cuentas a cobrar y un tipo de plantilla de extracto de cuenta de Cuentas a cobrar a cada cliente.

  7. Haz clic en Guardar.

Asignar una plantilla de email a una plantilla de la transacción

Este procedimiento se aplica a las plantillas de email para transacciones de Pedidos o Compras.

Al asignar una plantilla de email a una plantilla de la transacción, Intacct utiliza automáticamente la plantilla de email adecuada cuando envías un correo electrónico para ese tipo de transacción. Por ejemplo, si asigna la plantilla de email Recordatorio descriptivo a Factura1, cada vez que seleccione una transacción de Factura1 para enviar por correo electrónico, Intacct utiliza la plantilla de email Recordatorio descriptivo para generar el correo electrónico.

Solo puedes asignar plantillas de email a definiciones de transacciones activas.

Para asignar una plantilla de email a una plantilla de la transacción:

  1. Realiza una de las siguientes acciones:
    • Ir a Pedidos > Configuración > Configuración. A continuación, selecciona el icono Configuración de documentos pestaña.
    • Ve a Compras > Ajustes > Configuración. A continuación, selecciona el icono Configuración de documentos pestaña.

  2. Busca la plantilla de la transacción que quieres actualizar.

  3. Selecciona la plantilla de email que deseas utilizar en el campo Plantilla de email.

  4. Haz clic en Guardar.

  1. Realiza una de las siguientes acciones:
    • Ir a Pedidos > Configuración > Configuración. A continuación, selecciona el icono Configuración de documentos pestaña.
    • Ve a Compras > Ajustes > Configuración. A continuación, selecciona el icono Configuración de documentos pestaña.

  2. Selecciona la plantilla de email que deseas utilizar en la Plantilla de email campo.

  3. Haz clic en Guardar.

Anular la plantilla de email asignada

Puedes anular la plantilla de email asignada al imprimir o enviar documentos por correo electrónico. Por ejemplo, si tienes una plantilla de email especial para vacaciones que usas en diciembre llamada Factura de vacaciones. Cuando envías por correo electrónico a tus clientes su factura mensual, puedes anular la plantilla de factura mensual habitual con tu plantilla de factura de vacaciones sin tener que cambiar la plantilla de email normal que utilizas en tus fichas de clientes o en las plantillas de transacciones.

Puedes anular una plantilla de email asignada al enviar un correo electrónico individual o varios.

Anulación para un correo electrónico individual

  1.  
  2. Ir a Cuentas a cobrar, Pedidos, o Compras > Todos y selecciona el tipo de transacción que deseas editar.
  3. Busca la transacción para la que deseas anular un correo electrónico individual.
  4. Seleccionar Más acciones > Imprimir o enviar por correo electrónico al final de la fila.
  5. En Método de entrega, seleccione el icono Correo electrónico casilla de verificación. Aparecen los campos de correo electrónico.
  6. Selecciona el icono Plantilla de email que quieras usar.
  7. Selecciona Aceptar.

  1. Ir al deseado Cuentas a cobrar, Pedidos, o Compras lista de transacciones y, a continuación, selecciona Imprimir o enviar por correo electrónico junto a la transacción deseada.

    Aparece la página Imprimir o enviar por correo electrónico.

  2. En Método de entrega, seleccione el icono Correo electrónico casilla de verificación. Aparecen los campos de correo electrónico.
  3. En elPlantilla de email lista, selecciona el plantilla de email que deseas utilizar en lugar del plantilla de email asignado.
  4. Rellena los demás campos de correo electrónico según sea necesario y, a continuación, selecciona Aceptar. Intacct envía el correo electrónico utilizando la plantilla de email que has seleccionado esta vez.

Anulación de varios correos electrónicos en Cuentas a cobrar

  1. Ir a Cuentas a cobrar > Todos > Facturas > Imprimir o enviar por correo electrónico > Facturas o bien Declaraciones.

  2. En el Plantilla de email en el campo Formato , selecciona la plantilla de email que deseas utilizar en lugar de la plantilla de email asignada.
  3. Haz clic en Ver.
    Aparece la lista de todos los tipos de transacciones aplicables.
  4. Selecciona el icono Correo electrónico casilla de verificación para cada factura o extracto de cuenta para el que quieras enviar un correo electrónico.
  5. Rellena el archivo A, CC, y CCO según sea necesario.
  6. Seleccionar Imprimir o enviar por correo electrónico.

  1. Ir a Cuentas a cobrar > Todos > Facturas > Imprimir o enviar por correo electrónico > Facturas o bien Declaraciones.

  2. En el Plantilla de email en el campo Formato , selecciona la plantilla de email que deseas utilizar en lugar de la plantilla de email asignada. Establece otras opciones y filtros según sea necesario.
  3. Haz clic en Ver. Aparece la lista de todos los tipos de transacciones aplicables.
  4. Selecciona el icono Correo electrónico casilla de verificación para cada factura o extracto de cuenta para el que quieras enviar un correo electrónico.
  5. Rellena el archivo A, CC, y CCO según sea necesario.
  6. Seleccionar Imprimir o enviar por correo electrónico.

Intacctenvía el correo electrónico con los archivos adjuntos del documento (PDF) utilizando la plantilla de email que has seleccionado esta vez.

Anulación de varios correos electrónicos en Pedidos o Compras

  1. Ir a Pedidos o bien Compras > Todos > Más > Imprimir o enviar documentos por correo electrónico.
  2. Encuentra el Tipo de transacción y selecciona Seleccionar
  3. En el Anular plantilla de email Campo a continuación, selecciona la plantilla de email que deseas utilizar en lugar de la plantilla de email asignada.
  4. Haz clic en Ver.
    Aparece la lista de todos los tipos de transacciones aplicables.
  5. Selecciona el icono Correo electrónico casilla de verificación para cada cliente o proveedor al que desees enviar un correo electrónico utilizando la plantilla de email principal.
  6. Rellena el archivo A, CC, y CCO según sea necesario.
  7. Seleccionar Imprimir o enviar por correo electrónico.
  1. Ir a Pedidos o bien Compras > Todos > Más > Imprimir o enviar documentos por correo electrónico.
  2. En Tipo de transacción, añade el tipo de transacción que deseas enviar.
  3. En el Anular plantilla de email Campo a continuación, selecciona la plantilla de email que deseas utilizar en lugar de la plantilla de email asignada. Establece otras opciones y filtros según sea necesario.
  4. Haz clic en Ver. Aparece la lista de todos los tipos de transacciones aplicables.
  5. Selecciona el icono Correo electrónico casilla de verificación para cada cliente o proveedor al que desees enviar un correo electrónico utilizando la plantilla de email principal.
  6. Rellena el archivo A, CC, y CCO según sea necesario.
  7. Seleccionar Imprimir o enviar por correo electrónico. Intacct envía el correo electrónico con los archivos adjuntos del documento (PDF) utilizando la plantilla de email que has seleccionado esta vez.