Asignar plantillas de correo electrónico predeterminadas

Puedes asignar plantillas de correo electrónico para controlar qué plantilla utiliza Sage Intacct de forma predeterminada cuando los usuarios envían transacciones por correo electrónico. Las asignaciones se pueden aplicar en diferentes niveles, por ejemplo, para todas las Cuentas a cobrar, o para las fichas de clientes o proveedores, o para las definiciones de transacciones. El nivel que elijas depende de lo específico que quieras que sea el comportamiento.

Una vez asignada, Intacct aplica automáticamente la plantilla de email adecuada cuando los usuarios envían correos electrónicos. Los usuarios pueden anular la plantilla asignada en el momento del envío sin cambiar ninguna tarea guardada.

Cómo funcionan las asignaciones de plantillas de email

Puedes asignar plantillas de correo electrónico en varios niveles. Cuando se aplica más de una tarea, las tareas más específicas anulan las más generales.

Las plantillas de correo electrónico se aplican en el siguiente orden:

  1. Impagos de cuentas a cobrar

  2. Asignaciones de clientes o proveedores

  3. Asignaciones de definiciones de transacción

  4. Anulaciones únicas al enviar correos electrónicos

Esta jerarquía de tareas te permite definir valores predeterminados coherentes y, al mismo tiempo, admitir excepciones para clientes, transacciones o situaciones específicos.

Antes de empezar:

Ten en cuenta las siguientes reglas al asignar plantillas de email:

  • Solo puedes asignar una plantilla de factura de Cuentas a cobrar y una plantilla de extracto de cuenta por cliente.

  • Puedes asignar plantillas de email solo a definiciones de transacciones activas.

  • Las asignaciones a nivel de cliente o de transacción anulan los valores predeterminados de Cuentas a cobrar.

  • Se requieren los permisos adecuados en la aplicación de la Sociedad.

Asignar plantillas de correo electrónico de Cuentas a cobrar predeterminadas

Utiliza esta opción para establecer plantillas de correo electrónico predeterminadas para toda la sociedad para facturas y extractos de cuenta.

Los usuarios empresariales con privilegios de administrador pueden asignar plantillas de correo electrónico predeterminadas en Cuentas a cobrar. Estas plantillas se utilizan a menos que se asigne una plantilla más específica a nivel de cliente o transacción.

Para asignar plantillas de email de Cuentas a cobrar predeterminadas:

  1. Ve a Cuentas a cobrar > Ajustes > Configuración.

    O ve a Sociedad > Administrador > Suscripciones, seleccione Cuentas a cobrary, a continuación, selecciona Configurar.

  2. Ir a la Plantillas de email y busque la Formato sección.

  3. Selecciona el icono Factura para seleccionar una plantilla de email.

    Solo las plantillas de email con el Tipo de plantilla de Cuentas a cobrar aparecen en esta lista.

  4. Utilice el parámetro Declaración lista desplegable para seleccionar una plantilla de email.

    Solo las plantillas de email con el Tipo de plantilla de extracto de cuenta de Cuentas a cobrar aparecen en esta lista.

  5. Haz clic en Guardar.

  1. Ve a Cuentas a cobrar > Ajustes > Configuración.

    O ve a Sociedad > Administrador > Suscripciones, seleccione Cuentas a cobrary, a continuación, selecciona Configurar.

  2. Ir a la Formato > plantillas de email Sección

  3. En el Factura , selecciona una plantilla de email.

    Solo las plantillas de email con el Tipo de plantilla de Cuentas a cobrar aparecen en esta lista.

  4. En el Declaración , selecciona una plantilla de email.

    Solo las plantillas de email con el Tipo de plantilla de extracto de cuenta de Cuentas a cobrar aparecen en esta lista.

  5. Haz clic en Guardar.

Asignar una plantilla de email a un cliente o proveedor

Utiliza esta opción cuando clientes o proveedores específicos requieran mensajes de correo electrónico diferentes a los predeterminados de tu sociedad.

Las plantillas de email asignadas a nivel de cliente o proveedor anulan los valores predeterminados de Cuentas a cobrar.

Para asignar una plantilla de email a un cliente o proveedor:

  1. Después de Crear una plantilla de email, realiza una de las siguientes acciones:

    • Para los clientes: Ir a Pedidos o bien Cuentas a cobrar > Todos > Clientes.
    • Para los proveedores: Ir a Compras > Todos > Proveedores.
  2. Busca el cliente o proveedor al que deseas asignar una plantilla de email

  3. Seleccionar Modificar al final de la fila.

  4. Ir a la Información adicional pestaña y busca el archivo Opciones de plantilla de email sección.
  5. Selecciona en la carpeta Plantilla de email columna y seleccione el plantilla de email deseado en la lista desplegable.

  6. Haz clic en Guardar.

  7. Si lo deseas, (solo para Pedidos y Compras), selecciona en la Definición de la transacción y selecciona una plantilla de la transacción en el menú desplegable para asignar la plantilla de email a una plantilla de la transacción específica.

    Deja este campo en blanco para que la plantilla de email sea la predeterminada para todas las definiciones de transacción no especificadas para este cliente o proveedor.

  8. Si lo deseas, selecciona Añadir a la derecha de la última fila para añadir otra plantilla de email a la ficha. Seleccionar Borrar (papelera) Para eliminar una plantilla de email.

    Solo puedes asignar un tipo de plantilla de factura Cuentas a cobrar y un tipo de plantilla de extracto de cuenta de Cuentas a cobrar a cada cliente.

  9. Haz clic en Guardar.

  1. Después de Crear una plantilla de email, realiza una de las siguientes acciones:

    • Para los clientes: Ir a Pedidos o bien Cuentas a cobrar > Todos > Clientes.
    • Para los proveedores: Ir a Compras > Todos > Proveedores.

  2. En la lista, busca y edita el cliente o proveedor.

  3. En el Información adicional pestaña, desplázate hasta Opciones de plantilla de email.

  4. En el Plantilla de email columna, selecciona la plantilla que deseas utilizar.

  5. (Opcional solo para Pedidos y Compras)

    Selecciona un Plantilla de la transacción para limitar la plantilla a un tipo de transacción específico.

    Deja este campo en blanco para utilizar la plantilla como predeterminada para ese cliente o proveedor.

    Solo puedes asignar un tipo de plantilla de factura Cuentas a cobrar y un tipo de plantilla de extracto de cuenta de Cuentas a cobrar a cada cliente.

  6. Haz clic en Guardar.

Asignar una plantilla de email a una plantilla de la transacción

Utiliza esta opción cuando un tipo de transacción específico utilice siempre la misma plantilla de email.

Este procedimiento se aplica a las transacciones de Pedidos y Compras.

Puedes asignar plantillas de email solo a definiciones de transacciones activas.

Para asignar una plantilla de email a una plantilla de la transacción:

  1. Realiza una de las siguientes acciones:
    • Ir a Pedidos > ajustes > Configuración. A continuación, seleccione el icono Configuración de documentos pestaña.
    • Ve a Compras > Ajustes > Configuración. A continuación, seleccione el icono Configuración de documentos pestaña.

  2. Busca la plantilla de la transacción que quieres actualizar.

  3. Selecciona la plantilla de email que deseas utilizar en el campo Plantilla de email.

  4. Haz clic en Guardar.

  1. Realiza una de las siguientes acciones:
    • Ir a Pedidos > ajustes > Configuración. A continuación, seleccione el icono Configuración de documentos pestaña.
    • Ve a Compras > Ajustes > Configuración. A continuación, seleccione el icono Configuración de documentos pestaña.

  2. En el Plantilla de email , seleccione la plantilla de email que desea utilizar.

  3. Haz clic en Guardar.

Cuándo y por qué anular una plantilla de email

Las anulaciones te permiten utilizar temporalmente una plantilla de email diferente al enviar correos electrónicos, sin cambiar ninguna tarea guardada. Por ejemplo, puedes anular una plantilla de factura estándar con un mensaje específico de festivos durante un tiempo limitado.

Las anulaciones solo se aplican a los correos electrónicos que se envían en ese momento y no afectan a las asignaciones predeterminadas.

Anular una plantilla de email para un solo email

Utiliza esta opción al enviar una transacción individual.

  1. Ir a Cuentas a cobrar, Pedidos, o Compras > Todos y selecciona el tipo de transacción que deseas editar.
  2. Busca la transacción para la que deseas anular un correo electrónico individual.
  3. Seleccionar Más acciones > Imprimir o enviar por correo electrónico al final de la fila.
  4. En Método de entrega, seleccione el icono Correo electrónico casilla de verificación. Aparecen los campos de correo electrónico.
  5. Selecciona el icono Plantilla de email que quieras usar.
  6. Selecciona Aceptar.

  1. Vaya a la página correspondiente Cuentas a cobrar, Pedidos, o Compras lista de transacciones.

  2. Seleccionar Imprimir o enviar por correo electrónico junto a la transacción.

  3. Seleccionar Correo electrónico como el Método de entrega.
  4. En el Plantilla de email , selecciona la plantilla de email que deseas utilizar.
  5. Completa los campos de correo electrónico restantes y selecciona Aceptar.

Anular una plantilla de email para varios correos electrónicos

Utiliza esta opción cuando envíes varias transacciones por correo electrónico a la vez.

Cuentas a cobrar

  1. Ir a Cuentas a cobrar > Todos > Facturas > Imprimir o enviar por correo electrónico > Facturas o bien Declaraciones.

  2. En el Plantilla de email en el campo Formato , selecciona la plantilla de email que deseas utilizar en lugar de la plantilla de email asignada.
  3. Haz clic en Ver.
    Aparece la lista de todos los tipos de transacciones aplicables.
  4. Selecciona el icono Correo electrónico casilla de verificación de cada factura o extracto de cuenta para el que quieras enviar un correo electrónico.
  5. Rellena el archivo Para, CC, y CCO según sea necesario.
  6. Seleccionar Imprimir o enviar por correo electrónico.

  1. Ir a Cuentas a cobrar > Todos > Facturas > Imprimir o enviar por correo electrónico > Facturas o bien Declaraciones.

  2. En el Formato , selecciona una plantilla de email en la Plantilla de email campo.

    Define otras opciones y filtros según sea necesario.

  3. Haz clic en Ver.

  4. Selecciona el icono Correo electrónico de las transacciones que deseas enviar.

  5. Completa los campos de destinatario y selecciona Imprimir o enviar por correo electrónico.

Intacct envía el correo electrónico con los archivos adjuntos del documento (PDF) utilizando la plantilla de email que has seleccionado.

Pedidos o Compras

  1. Ir a Pedidos o bien Compras > Todos > Más > Imprimir o enviar documentos por correo electrónico.

  2. Encuentra el Tipo de transacción y seleccione Seleccionar
  3. En el Anular plantilla de email Campo a continuación, selecciona la plantilla de email que deseas utilizar en lugar de la plantilla de email asignada.
  4. Haz clic en Ver.
    Aparece la lista de todos los tipos de transacciones aplicables.
  5. Selecciona el icono Correo electrónico casilla de verificación para cada cliente o proveedor al que desees enviar un correo electrónico utilizando la plantilla de email principal.
  6. Rellena el archivo Para, CC, y CCO según sea necesario.
  7. Seleccionar Imprimir o enviar por correo electrónico.

  1. Ir a Pedidos o bien Compras > Todos > Más > Imprimir o enviar documentos por correo electrónico.

  2. En Tipo de transacción, añade el tipo de transacción que deseas enviar.
  3. En el Anular plantilla de email , selecciona la plantilla de email que deseas utilizar
    Define otras opciones y filtros según sea necesario.
  4. Seleccionar Ver.
    Aparece la lista de todos los tipos de transacciones aplicables.

  5. Selecciona el icono Correo electrónico de las transacciones que deseas enviar.

  6. Completa los campos de destinatario y selecciona Imprimir o enviar por correo electrónico.

Intacct envía el correo electrónico con los archivos adjuntos del documento (PDF) utilizando la plantilla de email que has seleccionado.