Definir plantillas de email

Use plantillas de correo electrónico para organizar el contenido de su correo electrónico de la forma que desee y agregue estilo para que sus correos electrónicos se destaquen para sus clientes y proveedores. Crea una variedad de plantillas de correo electrónico para usar en diferentes tipos de transacciones, diferentes proveedores o diferentes clientes. Puedes añadir campos de fusión para rellenar tus correos electrónicos con datos dinámicos de Sage Intacct, como el nombre del proveedor, la información de contacto, etc.

Ver una plantilla de email

1. Ir a Sociedad > Configuración > Ajustes > Plantillas de email.

2. Busca la plantilla de email que quieres ver.

3. Seleccionar Más acciones >Ver al final de la fila.

1. Ir a Sociedad > Configuración > Ajustes > Plantillas de email.

2. Busca la plantilla de email que quieres ver y selecciona Ver.

Crear una plantilla de email

Puedes crear y personalizar plantillas de email mediante texto, marcado HTML y campos de fusión que se rellenan automáticamente cuando se genera un email basado en la plantilla de email. Las plantillas de email no admiten campos personalizados.

1. Ir a Sociedad > Configuración > Ajustes y seleccione Añadir (círculo) junto a Plantillas de email.

2. Introduce la siguiente información básica sobre la nueva plantilla:

   • Introduce un único Nombre. Utiliza un nombre que te ayude a identificar la plantilla de una lista de selección. Por ejemplo, si creas una plantilla recurrente para enviar una factura de venta mensual, nómbrala Factura de venta-Mensual.
   • Si lo deseas, puedes introducir una Descripción.
   • Utilice el comando Tipo de plantilla lista desplegable para seleccionar el tipo de transacción de la plantilla de email. Por ejemplo, para utilizar la plantilla de email con transacciones de Pedidos (que incluye facturas generadas a partir de Contratos o Proyectos), selecciona Transacción de Pedidos.
   • Si lo deseas, selecciona uno o ambos adjuntos Opciones para incluir archivos adjuntos del proyecto al enviar facturas del proyecto por correo electrónico.
   • Si lo deseas, selecciona el icono Mostrar fechas en la configuración de preferencias del usuario para controlar el formato de fecha de cualquier campo de combinación de fechas en el correo electrónico. Si se selecciona, se utiliza el formato de fecha establecido en las preferencias personales para el usuario que envía el correo electrónico. De lo contrario, se utiliza el formato de fecha de MM/DD/AAAA.
   • La plantilla predeterminada Estado es Activo.
     Si por alguna razón quieres inhabilitar la plantilla, selecciona

3. Introduce las direcciones de correo electrónico que deseas incluir en la plantilla. Puedes utilizar uno de los siguientes métodos, o ambos, según sea necesario.

   • Introduce las direcciones manualmente. Por ejemplo, si el Responder a la dirección de correo electrónico es siempre el mismo, simplemente ingrese esa dirección de correo electrónico.

   • Selecciona, copia y pega campos de fusión de contactos que se sustituyen automáticamente por direcciones asociadas a cada cliente y transacción durante la generación del correo electrónico. Por ejemplo, si tienes previsto utilizar esta plantilla para varios correos electrónicos a diferentes destinatarios, puedes introducir un campo de fusión de contactos en el campo A campo. El campo de fusión se sustituye por la información del cliente cuando se genera el correo electrónico. Para obtener una lista de campos de combinación de plantillas de email, consulta Fusionar campos para plantillas de email.

     Utiliza comas para introducir varias direcciones en un solo campo.

4. Si lo deseas, selecciona Incluir logotipo para añadir el logotipo de tu sociedad.

   Selecciona el icono Posición vertical del logotipo y el Posición horizontal del logotipo según sea necesario.

   Para ver o añadir el archivo de imagen del logotipo de tu sociedad: Ir a Sociedad > Configuración > Configuración > Sociedad. Luego, en el Información general pestaña, desplázate hasta la pestaña Logotipos y texto impresos y consulte la sección En plantillas de email campo.

5. Ingrese el Asunto y Contenido del mensaje. Introduce el asunto y el mensaje que deseas que aparezca en cada correo electrónico según esta plantilla. Según sea necesario, introduce campos de fusión para añadir información específica de los clientes al generar el correo electrónico. Además, puedes utilizar el lenguaje de marcado HTML para personalizar y dar formato al mensaje. Consulta nuestro Ejemplos de plantillas de email para ver cómo puedes usar texto sin formato, marcado HTML y campos de fusión en una plantilla de email.

   Si la tecla Intro no puede crear líneas separadas en el mensaje, ve a Sociedad > Todos > Mis preferencias, y en la sección Personalizar el comportamiento interactivo, apagar Habilitar pestaña en la tecla Intro.

   Para dejar esta opción seleccionada, crea líneas separadas en tu plantilla de email añadiendo manualmente el marcado HTML <br> al final de cada línea.

6. Haz clic en Guardar.

Después de crear y guardar tu plantilla de email, puedes Asignar la plantilla a un cliente o a una plantilla de la transacción.

Personalizar el mensaje de la plantilla de email en el momento de la entrega

Las plantillas de correo electrónico se utilizan principalmente para enviar mensajes estándar de manera eficiente con información clave y archivos adjuntos de documentos a muchos clientes a la vez.

Es posible que utilices una plantilla de email estándar cada mes, pero este mes quieres señalar algo a un cliente específico sobre su facturación. Para enviar un mensaje personalizado a un cliente en particular, elija entre dos opciones.

Opción	Notas
Crea una nueva plantilla de email para ese cliente específico. Anular la plantilla de email asignada cuando envías el correo electrónico a tu cliente.	Esta solución es eficaz para enviar mensajes personalizados a uno o dos clientes. Una vez que hayas terminado de usar la plantilla personalizada, puedes establecer su estado en Inactivo por lo que otros usuarios no lo usarán.
Introduce tu mensaje personalizado para tu cliente en el archivo Mensaje (documentos de venta) o el campo Descripción (renovaciones de contratos) de la transacción deseada. Incluya el Fusionar campo En tu plantilla de email ( {!SODOCUMENT.MESSAGE!} para documentos de venta o {!CONTRACT.DESCRIPTION!} para renovaciones de contratos). Anular la plantilla de email asignada cuando envías el correo electrónico a tu cliente.	Esta solución es eficaz para enviar mensajes personalizados a muchos clientes. Al añadir el campo de fusión adecuado a tu plantilla de email, haces referencia al Mensaje de los documentos de venta o del campo Descripción en tus contratos específico para la factura o el contrato individual. Cuando envíes el correo electrónico utilizando esta plantilla de email, tus notas particulares sobre la transacción específica en el archivo Mensaje o bien Descripción se incluirá.

Editar una plantilla de email

1. Ir a Sociedad > Configuración > Ajustes > Plantillas de email.

2. Busca la plantilla de email que quieres editar.

3. Seleccionar Modificar al final de la fila.

4. Realiza los cambios pertinentes.

5. Haz clic en Guardar.

1. Ir a Sociedad > Configuración > Ajustes > Plantillas de email.

2. En la lista Plantillas de email, busca la plantilla que deseas editar y selecciona Modificar.
3. Añade, modifica o borra información según sea necesario. Para obtener más información, consulta la Descripciones de campos.

Ver una plantilla de email

1. Ir a Sociedad > Configuración > Ajustes > Plantillas de email.

2. Busca la plantilla de email que quieres ver.

3. Seleccionar Más acciones >Ver al final de la fila.

1. Ir a Sociedad > Configuración > Ajustes > Plantillas de email.

2. Para obtener más información sobre una plantilla de email específica, selecciona Ver junto a él.

Eliminar una plantilla de email

Puedes borrar una plantilla de email de la lista Plantillas de email. No se puede recuperar una plantilla borrada. Si no estás seguro de si quieres borrar la ficha, configura el parámetro Estado de la plantilla de email a Inactivo.

1. Ir a Sociedad > Configuración > Ajustes > Plantillas de email.

2. Busca la plantilla de email que quieres borrar.

3. Seleccionar Más acciones > Borrar al final de la fila.

4. Seleccionar Borrar para confirmar.

1. Ir a Sociedad > Configuración > Ajustes > Plantillas de email.

2. Selecciona la casilla de verificación situada junto a la plantilla de email que deseas borrar.
3. Selecciona Borrar.

Descripciones de campos

Campos en la sección de información general

Campo	Descripciones
Nombre	Utiliza un nombre que te ayude a identificar la plantilla de una lista de selección. Por ejemplo, Factura de venta-Mensual.
Descripción	Introduce la información que desees conservar con esta ficha.
Tipo de plantilla	Utiliza el menú desplegable para seleccionar el tipo de transacción que utilizará la plantilla de email. Las opciones son: factura Cuentas a cobrar: la plantilla de email se utilizará para las facturas enviadas por correo electrónico desde Cuentas a cobrar. Extracto de cuenta de Cuentas a cobrar: la plantilla de email se utilizará para los extractos de cuenta enviados por correo electrónico desde Cuentas a cobrar. Contrato: la plantilla de email se utilizará para las renovaciones dentro de la aplicación Contratos. Transacción de Pedidos: la plantilla de email se utilizará para las facturas enviadas por correo electrónico desde Pedidos (que incluye las facturas generadas a partir de Contratos o Proyectos). Transacción de compras: la plantilla de email se utilizará para las transacciones de Compras (que incluyen órdenes de compra, solicitudes de compra, etc.). Solicitud de cambio: la plantilla de email se utilizará para comunicar las solicitudes de cambio del proyecto a los proveedores o propietarios del proyecto.
Archivos adjuntos	La selección de cualquier opción de archivo adjunto afecta al tamaño del correo electrónico aumentándolo para incluir el propio correo electrónico, todos los archivos adjuntos y el PDF de la factura del proyecto. Si superas las limitaciones de tamaño de correo electrónico, podría no ser posible enviar el correo electrónico mediante estas opciones. Incluir todos los documentos adjuntos en el correo electrónico Marca esta casilla de verificación para incluir documentos adjuntos a la transacción, como recibos, en el correo electrónico que envíes desde una transacción. Los archivos adjuntos se envían por correo electrónico en el formato en el que se adjuntaron a la transacción. Por ejemplo, si se adjuntó un archivo .TXT, el archivo se envía como un archivo .TXT. Al seleccionar esta opción, se incluyen todos los documentos de una transacción cada vez que envíes un correo electrónico utilizando esta opción de plantilla. Incluir todos los archivos adjuntos de los documentos de origen en el correo electrónico Marca esta casilla de verificación para incluir todos los archivos adjuntos del documento de origen vinculados a una factura de proyecto al enviar la factura por correo electrónico. Los archivos adjuntos se envían por correo electrónico en el formato en el que se adjuntaron a la transacción. Por ejemplo, si se adjuntó un archivo .TXT, el archivo se envía como un archivo .TXT.
Mostrar fechas en la configuración de preferencias del usuario	De forma predeterminada, el formato de fecha para los campos de combinación de fechas que se utilizan en el correo electrónico es MM/DD/AAAA. Selecciona la casilla de verificación para utilizar el formato de fecha establecido en las preferencias personales del usuario que envía el correo electrónico. Ejemplo Una organización europea envía facturas tanto a clientes europeos como a clientes estadounidenses. Los clientes europeos prefieren el formato de fecha de DD/MM/AAAA. Los clientes de EE. UU. prefieren el formato de fecha de MM/DD/AAAA. Es posible que quien envíe las facturas por correo electrónico tenga su preferencia de formato de fecha establecida en DD/MM/AAAA, pero puede usar una plantilla de email para enviar correos electrónicos utilizando la opción de formato de fecha preferida por el cliente: La casilla de verificación solo aparece cuando el tipo de plantilla es: Transacción de pedidos Transacción de compra Documentos de cuentas a cobrar (facturas, extractos de cuenta y avisos de reclamación)
Estado	El estado predeterminado es Activo. Si ya no utilizas la plantilla de email y quieres eliminarla de las listas desplegables, selecciona Inactivo. Todavía puedes ver las plantillas de correo electrónico inactivas seleccionando el icono Incluir inactivos casilla de verificación en la casilla de verificación Plantillas de email lista.

Direcciones

Campos en la sección Direcciones

Campo	Descripciones
Dirección de correo electrónico del contacto de respuesta	Introduce una dirección de correo electrónico a la que quieras que el destinatario responda. Esto corresponde a la Desde dirección de correo electrónico que el usuario ve en la Imprimir o enviar por correo electrónico cuando envían un correo electrónico desde una transacción.
Búsqueda de campo para contactos	Selecciona, copia y pega campos de fusión que se sustituyen automáticamente por las direcciones de los clientes asociados cuando envías un correo electrónico.
Para CC BCC	Los destinatarios del correo electrónico. Puedes introducir uno o más campos de fusión en cada campo. Intacct reemplaza automáticamente los campos de fusión en el archivo A, CC, y CCO Campos con las direcciones de correo electrónico asociadas a tus clientes y a tu sociedad en el momento de la generación del correo electrónico. Separa varias direcciones de correo electrónico con comas.

Contenido del mensaje

Campos en la sección Contenido del mensaje

Campo	Descripciones
Búsqueda de campos para elementos de documento Búsqueda de campo para elementos de la sociedad	Seleccionar, copiar y pegar Fusionar campos que se sustituyen automáticamente por información y valores de la transacción en la línea de asunto o en el contenido del mensaje al generar un correo electrónico.
Asunto	Introduce una combinación de texto y campos de fusión como desees para crear una línea de asunto informativa. Este campo es obligatorio.
Ajustar tono	Selecciona una opción para que Copilot haga que tu mensaje sea más formal o informal. Después de seleccionar una opción, selecciona Generar. Copilot crea un nuevo borrador con el texto actualizado. Si tienes varios borradores, puedes usar las flechas de la esquina superior derecha de esta sección para navegar de uno a otro. Si has editado directamente el texto del mensaje, esos cambios no se reflejan en los borradores generados por Copilot. Así que haz cualquier edición en el mensaje después de ajustar el tono. Este campo solo está disponible para Cerrar espacio de trabajo y Análisis de varianza plantillas.
Ajustar longitud	Selecciona una opción para que Copilot haga que tu mensaje sea más largo o más corto. Después de seleccionar una opción, selecciona Generar. Copilot crea un nuevo borrador con el texto actualizado. Si tienes varios borradores, puedes usar las flechas de la esquina superior derecha de esta sección para navegar de uno a otro. Si has editado directamente el texto del mensaje, esos cambios no se reflejan en los borradores generados por Copilot. Así que edite el mensaje después de ajustar la longitud. Este campo solo está disponible para Cerrar espacio de trabajo y Análisis de varianza plantillas.
Mensaje	Introduce una combinación de texto, campos de fusión y marcado HTML como desees para crear y personalizar tu mensaje. Este campo es obligatorio. Si estás trabajando en una plantilla para Cerrar espacio de trabajo o bien Análisis de varianza, aparece un mensaje predeterminado en este cuadro, pero puedes cambiarlo.
Incluir logotipo	Selecciona esta casilla de verificación para incluir el archivo Archivo de imagen de logotipo identificado en la página Información de la Sociedad en la plantilla de email.
Posición vertical del logotipo	Selecciona si el logotipo aparece en la parte superior o inferior del correo electrónico. Este campo solo se muestra si seleccionas Incluir logotipo.
Posición horizontal del logotipo	Selecciona si el logotipo aparece en el lado izquierdo o derecho del correo electrónico. Este campo solo se muestra si seleccionas Incluir logotipo.