Crear y administrar plantillas de email

Utiliza plantillas de correo electrónico para estandarizar el asunto, el contenido del mensaje, los destinatarios y los archivos adjuntos de los correos electrónicos enviados desde transacciones. Puedes reutilizar plantillas en clientes y transacciones, e incluir campos de fusión para insertar automáticamente los detalles de la transacción.

Cuándo usar plantillas de email:

• Utiliza plantillas de correo electrónico cuando envíes habitualmente el mismo tipo de mensaje, por ejemplo, facturas mensuales o extractos de cuenta.

• Personaliza el mensaje en el momento de la entrega cuando necesites añadir notas para un cliente o una transacción específicos.

• Crea varias plantillas solo cuando la estructura, el tono o los destinatarios sean diferentes.

Paso 1. Crear una plantilla de email

Puedes crear y personalizar plantillas de email mediante texto, marcado HTML y campos de fusión que se rellenan automáticamente cuando se genera un correo electrónico basado en la plantilla de email.

En el caso de las comunicaciones de remesas de Cuentas a pagar, los administradores pueden descargar plantillas de email de remesas de Cuentas a pagar predeterminadas para ficheros bancarios desde la página de configuración de Cuentas a pagar y personalizarlas según sea necesario. La descarga de estas plantillas de correo electrónico definidas por el sistema no ejecuta validaciones de reglas inteligentes. Las reglas inteligentes se evalúan cuando se utiliza la plantilla, no cuando se descarga la plantilla.

• Ir a Sociedad > ajustes > Ajustes y seleccione Añadir (círculo) junto a Plantillas de email.

Paso 2. Definir los ajustes básicos de la plantilla

Introduce información básica sobre la plantilla.

• Nombre (obligatorio)

  Introduce un nombre único que te ayude a identificar la plantilla en las listas de selección.

  Por ejemplo: Factura de venta-Mensual

• Descripción (opcional)

  Introduce detalles adicionales sobre cómo y cuándo usar la plantilla.

• Tipo de plantilla (obligatorio)

  Selecciona el tipo de transacción que utiliza esta plantilla de email.

  El tipo de plantilla determina qué transacciones y campos de fusión están disponibles.

Paso 3. Configura las opciones de plantilla según sea necesario

Configura ajustes opcionales que controlen cómo se comportan los correos electrónicos generados a partir de esta plantilla.

• adjuntos

  Selecciona una o ambas opciones para incluir archivos adjuntos al enviar correos electrónicos:

  • Incluye todos los documentos adjuntos en el correo electrónico.

  • Incluye todos los archivos adjuntos de los documentos de origen en el correo electrónico.

• Mostrar fechas en la configuración de preferencias del usuario

  Selecciona esta opción para dar formato a los campos de combinación de fechas utilizando las preferencias de fecha personal del remitente.

  Si no se selecciona, las fechas tienen el formato MM/DD/AAAA.

• Estado

  De forma predeterminada, el estado de la plantilla es Activo.

  Seleccionar Inactivo para evitar que la plantilla aparezca en las listas de selección y conservarla como referencia.

Paso 4. Definir destinatarios

Especifica quién recibe los correos electrónicos generados a partir de esta plantilla.

• Introduce direcciones de correo electrónico directamente para destinatarios que sean siempre las mismas (como una dirección de respuesta fija).

• O inserta campos de fusión de contactos para rellenar dinámicamente los destinatarios en función del cliente o la transacción.

Puedes utilizar campos de fusión en los campos Para, CC y CCO. Para obtener una lista de los campos de combinación de plantillas de email, consulta Fusionar campos para plantillas de email.

Cuando se genera el correo electrónico, Intacctre reemplaza los campos de combinación con las direcciones de correo electrónico adecuadas.

Paso 5. Define el contenido del correo electrónico y guárdalo

Introduce el contenido que verán los destinatarios. Puedes utilizar texto, marcado HTML y campos de fusión

• Asunto (obligatorio)

  Introduce texto y combina campos para crear una línea de asunto significativa.

• Mensaje (requerido)

  Introduce tu mensaje utilizando texto, marcado HTML y campos de combinación.

  Soluciona el problema de que la tecla Intro no hace líneas separadas en tu mensaje.

  Si la tecla Intro no puede crear líneas independientes en el mensaje:

  1. Ir a

     Ir a Sociedad > Todos > Mis preferencias.

  2. En el Personalizar el comportamiento interactivo , desactiva Habilitar pestaña en la tecla Intro.

  Para dejar esta preferencia seleccionada, puedes crear líneas independientes en tu plantilla de email añadiendo manualmente el marcado HTML <br> al final de cada línea.

• Incluir logotipo (opcional)

  Selecciona Incluir logotipo para añadir el logotipo de tu sociedad al correo electrónico.

  A continuación, selecciona la posición vertical y horizontal del logotipo según sea necesario.

  Para ver o añadir el archivo de imagen del logotipo de tu sociedad

  1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Sociedad.

  2. En el Información general pestaña, desplázate hasta la Logotipos y texto impresos y consulte la En plantillas de email campo.

Cuando estés satisfecho con tu correo electrónico, selecciona Guardar.

Después de guardar, puedes Asigna la plantilla a una definición de cliente o plantilla de la transacción.

Usar herramientas de búsqueda para generar tokens de campos de fusión

Las herramientas de búsqueda del formulario Nueva plantilla de email te ayudan a generar tokens de campos de fusión que Intacct reemplaza por valores reales cuando se envía el correo electrónico. Estas herramientas no insertan datos en tiempo real en la plantilla mientras se edita. En su lugar, actúan como ayudantes de copiar y pegar que generan la sintaxis de token correcta.

El formulario incluye tres herramientas de búsqueda, cada una diseñada para un propósito específico.

Información útil

• Las herramientas de búsqueda solo generan tokens de copiar y pegar; No insertan valores en los campos automáticamente.

• Pega siempre el token generado. El formato de los tokens es importante, por lo que no los escribas manualmente.

• Utiliza la búsqueda correcta para cada campo:

  • Búsqueda de campo para contactos: Combine tokens para los campos Para, CC, CCO.

  • Búsqueda de campos para elementos de documento y Búsqueda de campo para elementos de la sociedad Tokens de combinación para los campos Asunto y Mensaje.

• Selecciona primero el tipo de plantilla. Las opciones de búsqueda se actualizan en función del tipo seleccionado.

• Al cambiar el tipo de plantilla, no se actualizan los tokens existentes. Los tokens pegados anteriormente pueden dejar de ser válidos.

• La validación de tu plantilla de email se produce al guardarla. Los tokens no válidos o los tokens que no son de correo electrónico en los campos de destinatario pueden impedir el guardado.

Administrar plantillas de email

Utilice el parámetro Lista de plantillas de email para ver detalles, realizar actualizaciones o eliminar plantillas de correo electrónico que ya no sean necesarias.

Ver una plantilla de email

1. Ir a Sociedad > ajustes > Ajustes > Plantillas de email.

2. Busca la plantilla de email que quieres ver.

3. Seleccionar Más acciones >Ver al final de la fila.

1. Ir a Sociedad > ajustes > Ajustes > Plantillas de email.

2. Busca la plantilla de email que quieres ver y selecciona Ver.

Editar una plantilla de email

1. Ir a Sociedad > ajustes > Ajustes > Plantillas de email.

2. Busca la plantilla de email que deseas editar.

3. Selecciona Editar al final de la fila.

4. Realiza los cambios pertinentes.

5. Haz clic en Guardar.

1. Ir a Sociedad > ajustes > Ajustes > Plantillas de email.

2. En la lista Plantillas de correo electrónico, busca la plantilla que deseas editar y selecciona Modificar.
3. Añade, modifica o borra información según sea necesario. Para obtener más información, consulte la Descripciones de campos.

Eliminar una plantilla de email

Puedes borrar una plantilla de email de la lista Plantillas de email, pero no puedes recuperar una plantilla después de que se haya borrado. Si no estás seguro de si vas a volver a necesitar la plantilla, establece su estado en Inactivo.

Antes de borrar una plantilla de email

No puedes borrar ni desactivar una plantilla de email si está asignada actualmente a una plantilla de la transacción o se utiliza en la configuración de Cuentas a pagar. Intacct no permite la eliminación para evitar que se rompa el comportamiento de correo electrónico para las transacciones que dependen de la plantilla.

Para borrar la plantilla, primero actualiza las definiciones de transacciones o la configuración de Cuentas a pagar para usar una plantilla de email diferente. Una vez que la plantilla ya no esté asignada en ningún lugar, puedes borrar.

Para borrar una plantilla de email:

1. Ir a Sociedad > ajustes > Ajustes > Plantillas de email.

2. Busca la plantilla de email que quieres borrar.

3. Seleccionar Más acciones > Borrar al final de la fila.

4. Seleccionar Borrar para confirmar.

1. Ir a Sociedad > ajustes > Ajustes > Plantillas de email.

2. Selecciona la casilla de verificación situada junto a la plantilla de email que deseas borrar.
3. Selecciona Borrar.

Descripciones de campos

Campos en la sección de información general

Campo	Descripciones
Nombre	Utiliza un nombre que te ayude a identificar la plantilla de una lista de selección. Por ejemplo, Factura de venta-Mensual.
Descripción	Introduce cualquier información que desees conservar con esta ficha.
Tipo de plantilla	Utiliza el menú desplegable para seleccionar el tipo de transacción que utilizará la plantilla de email. Las opciones son: Cuentas a cobrar factura: la plantilla de email se utilizará para las facturas enviadas por correo electrónico desde Cuentas a cobrar. Cuentas a cobrar extracto de cuenta: la plantilla de email se utilizará para los extractos de cuenta enviados por correo electrónico desde Cuentas a cobrar. Contrato: la plantilla de email se utilizará para las renovaciones dentro de la aplicación Contratos. Pedidos Transacción de entrada: la plantilla de email se utilizará para las facturas enviadas por correo electrónico desde Pedidos (que incluye facturas generadas a partir de Contratos o Proyectos). Compras Transacción: la plantilla de email se utilizará para las transacciones de Compras (que incluyen órdenes de compra, solicitudes de compra, etc.). Solicitud de cambio: La plantilla de email se utilizará para comunicar las solicitudes de cambio del proyecto a los proveedores o propietarios del proyecto. Cuentas a pagar Remesas: la plantilla de email se utilizará para crear información de remesa de fichero bancario.
Archivos adjuntos	Ambas opciones de archivos adjuntos aumentan el tamaño del correo electrónico porque el correo electrónico, los archivos adjuntos y el PDF de la factura se envían juntos. Los correos electrónicos grandes pueden superar las limitaciones de tamaño e impedir la entrega. Incluir todos los documentos adjuntos en el correo electrónico Incluye archivos que ya están adjuntos directamente a la transacción o al documento que se envía por correo electrónico. Si la ficha no tiene documentos de respaldo adjuntos, esta opción no tiene ningún efecto. Disponible para la mayoría de los tipos de plantillas de email. Cuando se selecciona, todos los archivos adjuntos actuales y futuros de la transacción siempre se incluyen cada vez que se utiliza esta plantilla. Incluir todos los archivos adjuntos de los documentos de origen en el correo electrónico Incluye archivos adjuntos de fichas de origen vinculadas a una factura del proyecto (como plantillas horarias o fichas de gastos). Los adjuntos se envían en su formato de archivo inicial. Esta opción es solo para tipos de plantilla de Pedidos.
Mostrar fechas en la configuración de preferencias del usuario	De forma predeterminada, el formato de fecha para el campo de combinación de fechas utilizado en el correo electrónico es MM/DD/AAAA. Selecciona la casilla de verificación para utilizar el formato de fecha establecido en las preferencias personales del usuario que envía el correo electrónico. Ejemplo Una organización europea envía facturas tanto a clientes europeos como a clientes estadounidenses. Los clientes europeos prefieren el formato de fecha de DD/MM/AAAA. Los clientes de EE. UU. prefieren el formato de fecha de MM/DD/AAAA. Es posible que quien envíe las facturas por correo electrónico tenga su preferencia de formato de fecha establecida en DD/MM/AAAA, pero puede usar una plantilla de email para enviar correos electrónicos utilizando la opción de formato de fecha preferida por el cliente: La casilla de verificación solo aparece cuando el tipo de plantilla es: Transacción de pedidos Transacción de compra Documentos de Cuentas a cobrar (facturas, extractos de cuenta y avisos de reclamación)
Estado	El estado predeterminado es Activo. Si ya no utilizas la plantilla de email y quieres eliminarla de las listas desplegables, selecciona Inactivo. Puedes seguir viendo las plantillas de correo electrónico inactivas seleccionando el icono Incluir inactivos casilla de verificación en el Plantillas de email lista.

Sección de direcciones

Campos en la sección Direcciones

Campo	Descripciones
Dirección de correo electrónico del contacto de respuesta	Introduce una dirección de correo electrónico a la que quieras que responda el destinatario. Esto corresponde a la Desde dirección de correo electrónico que el usuario ve en la Imprimir o enviar por correo electrónico cuadro de diálogo cuando envían un correo electrónico desde una transacción.
Usar la dirección de correo electrónico de mi cuenta	Selecciona la casilla de verificación para usar la dirección de correo electrónico de tu cuenta como Responder a dirección de correo electrónico.
Nombre del contacto de respuesta	Introduce el nombre que corresponde a la dirección de correo electrónico de respuesta cuando se envía el correo electrónico. Por ejemplo, si el nombre del remitente es John Smith y la dirección de correo electrónico de respuesta es jsmith@company.com, los destinatarios ven Juan Smith jsmith@company.com en la línea del remitente.
Búsqueda de campo para contactos	Utiliza esta herramienta para buscar campos de contacto. A continuación, puedes copiar y pegar el token de fusión de campos en los campos Para, CC o CCO. Cuando se envía el correo electrónico, estos tokens de combinación se reemplazan automáticamente por las direcciones de los clientes asociados.
Para CC BCC	Los destinatarios del correo electrónico. Puedes introducir uno o más campos de fusión en cada campo. Intacct reemplaza automáticamente los campos de fusión en el archivo Para, CC, y CCO Campos con las direcciones de correo electrónico asociadas a tus clientes y a la sociedad cuando se genera y envía el correo electrónico. Separa varias direcciones de correo electrónico con comas.

Sección de contenido del mensaje

Campos en la sección de contenido del mensaje

Campo	Descripciones
Búsqueda de campos para elementos de documento Búsqueda de campo para elementos de la sociedad	Utiliza estas herramientas para buscar elementos de información de documentos y de la sociedad. A continuación, puedes copiar y pegar el archivo Fusionar campo fichas. Los tokens de campos de fusión se reemplazan por valores de transacción en el asunto o mensaje del correo electrónico cuando se envía el correo electrónico.
Asunto	Introduce una combinación de campos de texto y fusión para crear una línea de asunto informativa. Este campo es obligatorio. Ver Ejemplos de plantillas de email.
Ajustar tono	Este campo solo está disponible para Cerrar espacio de trabajo y Análisis de varianza plantillas. Selecciona una opción para que Copilot haga que tu mensaje sea más formal o informal. Después de seleccionar una opción, seleccione Generar. Copilot crea un nuevo borrador con el texto actualizado. Si tienes varios borradores, puedes usar las flechas de la esquina superior derecha de esta sección para navegar de uno a otro. Si has editado directamente el texto del mensaje, esos cambios no se reflejan en los borradores generados por Copilot. Así que haz cualquier edición en el mensaje después de ajustar el tono.
Ajustar longitud	Este campo solo está disponible para Cerrar espacio de trabajo y Análisis de varianza plantillas. Selecciona una opción para que Copilot haga que tu mensaje sea más largo o más corto. Después de seleccionar una opción, seleccione Generar. Copilot crea un nuevo borrador con el texto actualizado. Si tienes varios borradores, puedes usar las flechas de la esquina superior derecha de esta sección para navegar de uno a otro. Si has editado directamente el texto del mensaje, esos cambios no se reflejan en los borradores generados por Copilot. Así que edite el mensaje después de ajustar la longitud.
Mensaje	Introduce una combinación de texto, campos de fusión y marcado HTML como desees para crear y personalizar tu mensaje. Este campo es obligatorio. Ver Ejemplos de plantillas de email. Si estás trabajando en una plantilla para Cerrar espacio de trabajo o bien Análisis de varianza, aparece un mensaje predeterminado en este cuadro, pero puedes cambiarlo.
Incluir logotipo	Selecciona esta casilla de verificación para incluir el Archivo de imagen de logotipo identificado en la página Información de la Sociedad en la plantilla de email.
Posición vertical del logotipo	Selecciona si el logotipo aparece en la parte superior o inferior del correo electrónico. Este campo solo se muestra si seleccionas Incluir logotipo.
Posición horizontal del logotipo	Selecciona si el logotipo aparece en el lado izquierdo o derecho del correo electrónico. Este campo solo se muestra si seleccionas Incluir logotipo.