Departamentos

Aunque los departamentos son opcionales, son útiles para filtrar y categorizar datos en muchas áreas del sistema. Por ejemplo, es posible que desees generar informes financieros y gráficos basados en departamentos. Además, muchas empresas configuran las aprobaciones (como las aprobaciones de compras) para que se envíen al manager del departamento.

Puedes crear una jerarquía de departamentos para reflejar cómo están organizados los departamentos dentro de tu sociedad. La jerarquía se establece definiendo las relaciones principales y secundarias entre departamentos. Por ejemplo, tu división de la costa oeste contiene varios grupos, incluido Ingeniería. Dentro de Ingeniería, tiene departamentos tanto para Ingeniería de Software como para Ingeniería de Hardware.

Para encontrar tus departamentos:

1. Ir a Informes > ajustes > Dimensiones > Departamentos.

2. Seleccionar Añadir (círculo) junto a Departamentos para añadir un nuevo departamento, o selecciona Modificar o bien Ver junto a un departamento existente.

Acerca de la lista Departamentos

Utiliza la lista Departamentos para ver una lista de los departamentos de tu sociedad. Puedes ordenar y filtrar la lista de departamentos para ver solo el grupo de departamentos que deseas.

Si tienes listas de departamentos largas en archivos de datos externos, puedes cargarlas en formato CSV seleccionando Sociedad > ajustes > Importar datos. Puedes encontrar más información sobre cómo cargar archivos CSV en Preparar archivos CSV Cargar datos y Departamentos importadores.

Añadir o editar un departamento

Todo lo que necesitas para crear un departamento es asignarle un identificador y un nombre.

1. Introduce un departamento Identificador y Nombre.

   Después de crear un departamento, el identificador no se puede cambiar.

2. Si el departamento pertenece a una jerarquía de departamentos, selecciona su Principal ubicación.

3. Si lo deseas, selecciona el departamento Manager (útil para enrutar aprobaciones de compras).

Hacer que un departamento esté inactivo

Si ya no utilizas un valor de dimensión asociado a transacciones y registros anteriores, puedes inhabilitar ese valor de dimensión para que no lo veas en ninguna lista o transacción futura.

1. Ir a Informes > ajustes > Dimensiones y seleccione la dimensión específica.

2. Busca el valor de dimensión en la lista.

3. Seleccionar Modificar al final de la fila.

4. En el Estado , cambia el estado a Inactivo.

1. Ir a Informes > ajustes > Dimensiones y seleccione la dimensión específica.

2. En la página de la lista, busca el valor de la dimensión y selecciona Modificar.

   Aparece la página Información de la dimensión.

3. En el Estado , cambia el estado a Inactivo.

Para ver dimensiones inactivas en informes y listas:

• Las fichas designadas como Inactivas no aparecen en la lista de forma predeterminada. Para ver estos registros, seleccione Filtros en la parte superior de la lista y selecciona Eliminar junto a la Estado para eliminarlo.

  Selecciona el icono Incluir inactivos en la parte superior de la página del informe o de la lista.

  No veo Incluir inactivos en tu página?

  La razón más común por la que no ves esta función es que estás usando una vista personalizada.

  Al seleccionar una vista personalizada, algunas opciones se ocultan. Dependiendo de la página en la que te encuentres, el Incluir inactivos, Incluir un solo uso, Incluir privado, y Jerarquía de visualización Las opciones no son visibles. Por ejemplo, si estás viendo desde una vista personalizada, la lista de informes financieros no proporcionará el Incluir inactivos opción.

  Para volver a ver las opciones, vuelve a Ver todo. Ver Vistas personalizadas para obtener más información.

Para incluir datos de dimensiones inactivas en los informes financieros, puedes utilizar grupos de dimensiones para filtrar.

Borrar un departamento

Puedes borrar las fichas de departamento de la lista Departamentos.

Puedes borrar un valor de dimensión si no se ha asociado a una transacción o ficha. Por ejemplo, si creas Nueva York Como valor para Ubicación y utilizarlo en una partida de transacción, ya no podrás borrar Nueva York de la lista de valores Ubicación.

1. Ir a Informes > ajustes > Dimensiones y seleccione la dimensión específica.

2. Busca los valores de dimensión que deseas borrar.

   ¿Necesitas ayuda para encontrar un valor de dimensión?

   • Las fichas designadas como Inactivas no aparecen en la lista de forma predeterminada. Para ver estos registros, seleccione Filtros en la parte superior de la lista y selecciona Eliminar junto a la Estado para eliminarlo.

3. Selecciona la casilla de verificación al comienzo de la fila para cada valor de dimensión que desees borrar y, a continuación, selecciona Borrar.

En función de las preferencias de usuario, es posible que Intacct te pida que confirmes la eliminación.

1. Ir a Informes > ajustes > Dimensiones y seleccione la dimensión específica.

2. Busca los valores de dimensión que deseas borrar.

   No veo Incluir inactivos en tu página?

   La razón más común por la que no ves esta función es que estás usando una vista personalizada.

   Al seleccionar una vista personalizada, algunas opciones se ocultan. Dependiendo de la página en la que te encuentres, el Incluir inactivos, Incluir un solo uso, Incluir privado, y Jerarquía de visualización Las opciones no son visibles. Por ejemplo, si estás viendo desde una vista personalizada, la lista de informes financieros no proporcionará el Incluir inactivos opción.

   Para volver a ver las opciones, vuelve a Ver todo. Ver Vistas personalizadas para obtener más información.

3. Selecciona el icono Borrar al final de la fila de cada valor de dimensión que desees borrar y selecciona Borrar.

Descripciones de campos

En la tabla siguiente se describe cada artículo de la página Información del departamento:

Campo	Nota
Identificador	Un código de identificación único para el departamento. Prácticas recomendadas para crear identificadores Los identificadores permiten a la sociedad realizar un seguimiento de un tipo de información concreto, como la cuenta del Libro Mayor, el departamento, la ubicación, el artículo, el proyecto, la clase, la transacción, el proveedor y el cliente. Para crear identificadores, puedes añadirlos sobre la marcha o dejar que el sistema los añada automáticamente a partir de un esquema de numeración preestablecido. Independientemente del método que elijas, te recomendamos que no uses ceros a la izquierda en un identificador. Los identificadores con ceros a la izquierda pueden provocar errores al importar información a la sociedad desde Excel, ya que Excel elimina los ceros a la izquierda. Práctica recomendada: Utiliza un carácter como prefijo de tu identificador; por ejemplo, C0001 para un identificador de cliente. Solución alternativa: Si necesitas incluir ceros a la izquierda en los identificadores, convierte la columna de números de identificador a formato de texto en Excel antes de importar el contenido del archivo. Excel no eliminará los ceros a la izquierda cuando guardes el archivo. Recuerda seguir este procedimiento cada vez que utilices una plantilla para importar información que requiera identificadores. Después de introducir y guardar un identificador, no puedes cambiarlo.
Nombre	Nombre del departamento.
Principal	Identificador del departamento principal. Selecciona un departamento principal seleccionando la lista desplegable para crear una jerarquía de departamentos. Ejemplo: La División de Ventas es el departamento principal. El grupo de ventas externo y el soporte de ventas son cada uno un departamento secundario de la división de ventas.
Manager	Nombre del responsable del departamento. Selecciona la lista desplegable para seleccionar un manager de la lista Empleados. Si no aparece ningún nombre en esta lista, debe agregarlos: Ir a Informes > ajustes > Dimensiones > Empleados. Si deseas que los gerentes de departamento aprueben todas las solicitudes de compra de sus empleados, debes seleccionar un gerente. De lo contrario, puedes dejar este cuadro en blanco.
Título del departamento	Solo aparece si Habilitar títulos de departamento y ubicación está seleccionada en la página Configurar el Libro Mayor. Para ahorrar tiempo, puedes ejecutar un informe financiero u otro informe del libro mayor para un grupo de entidades/ubicaciones o departamentos y hacer que Intacct se automatice Dividir el informe en varios informes individuales. En este caso, el encabezado del informe para el "informe individual" muestra el nombre del departamento, entidad o ubicación, además del texto del título que insertes aquí, en lugar del nombre de la sociedad. Por ejemplo, el título de una ubicación puede proporcionar información adicional que desees mostrar en los informes, como la dirección y el nombre del administrador. Oficina de San José 111 Calle Post Gestionada por: Karla Grace Puedes introducir hasta 5 líneas, con un máximo de 50 caracteres por línea.
Estado	Opciones: Activo e inactivo. El estado predeterminado es Activo. Si ya no utilizas el departamento y no quieres que aparezca en las listas, selecciona Inactivo. La información del departamento permanece en el sistema, pero no se mostrará en ninguna lista de departamentos. Las fichas designadas como Inactivas no aparecen en la lista de forma predeterminada. Para ver estos registros, seleccione Filtros en la parte superior de la lista y selecciona Eliminar junto a la Estado para eliminarlo. Para mostrar estos departamentos inactivos más adelante, selecciona el icono Incluir inactivos casilla de verificación en la lista. No veo Incluir inactivos en tu página? La razón más común por la que no ves esta función es que estás usando una vista personalizada. Al seleccionar una vista personalizada, algunas opciones se ocultan. Dependiendo de la página en la que te encuentres, el Incluir inactivos, Incluir un solo uso, Incluir privado, y Jerarquía de visualización Las opciones no son visibles. Por ejemplo, si estás viendo desde una vista personalizada, la lista de informes financieros no proporcionará el Incluir inactivos opción. Para volver a ver las opciones, vuelve a Ver todo. Ver Vistas personalizadas para obtener más información.