Departamentos

Aunque los departamentos son opcionales, son útiles para filtrar y categorizar datos en muchas áreas del sistema. Por ejemplo, es posible que desee generar informes financieros y gráficos basados en departamentos. Además, muchas empresas configuran aprobaciones (como aprobaciones de compras) para que se envíen al gerente del departamento.

Puedes crear una jerarquía de departamentos para reflejar cómo se organizan los departamentos dentro de tu empresa. La jerarquía se establece definiendo las relaciones principales y secundarias entre los departamentos. Por ejemplo, su División de la Costa Oeste contiene varios grupos, incluido Ingeniería. Dentro de Ingeniería, tienes departamentos de Ingeniería de Software e Ingeniería de Hardware.

Para encontrar tus departamentos:

1. Vete a Informes > Arreglo > Dimensiones > Departamentos.

2. Escoger Añadir (círculo) Cerca de Departamentos Para agregar un nuevo departamento o seleccionar Editar o Vista junto a un departamento existente.

Acerca de la lista Departamentos

Utilice la lista Departamentos para ver una lista de los departamentos de su empresa. Puede ordenar y filtrar la lista de departamentos para ver solo el grupo de departamentos que desea.

Si tienes largas listas de departamentos en archivos de datos externos, puedes cargarlas en formato CSV seleccionando Compañía > Arreglo > Importar datos. Puedes encontrar más información sobre cómo cargar archivos CSV en Preparar archivos CSV Cargar datos y Departamentos importadores.

Añadir o editar un departamento

Todo lo que necesita para crear un departamento es asignarle un ID y un nombre.

1. Introduce un departamento IDENTIFICACIÓN y Nombre.

   Después de crear un departamento, el identificador no se puede cambiar.

2. Si el departamento pertenece a una jerarquía de departamentos, seleccione su Padre ubicación.

3. Si lo deseas, selecciona el departamento Director (útil para enrutar las aprobaciones de compras).

Hacer que un departamento esté inactivo

Si ya no utilizas un valor de dimensión asociado a transacciones y fichas anteriores, puedes inhabilitar ese valor de dimensión para no verlo en ninguna lista o transacción futura.

1. Vete a Informes > Arreglo > Dimensiones y seleccione la dimensión específica.

2. Busque el valor de dimensión en la lista.

3. Escoger Editar al final de la fila.

4. En Estado , cambie el estado a Inactivo.

1. Vete a Informes > Arreglo > Dimensiones y seleccione la dimensión específica.

2. En la página de lista, busque el valor de dimensión y seleccione Editar.

   Aparece la página de información de la dimensión.

3. En Estado , cambie el estado a Inactivo.

Para ver dimensiones inactivas en informes y listas:

• Los registros designados como Inactivos no aparecen en la lista de forma predeterminada. Para ver estos registros, seleccione Filtros en la parte superior de la lista y seleccione Eliminar junto a la Estado filtra para eliminarlo.

  Seleccione la opción Incluir inactivo en la parte superior de la página de informe o lista.

  No ver Incluir inactivo en tu página?

  La razón más común por la que no ves esta característica es que estás usando una vista personalizada.

  Al seleccionar una vista personalizada, algunas opciones se ocultan. Dependiendo de la página en la que te encuentres, el Incluir inactivo, Incluir un solo uso, Incluir privadoy Jerarquía de visualización Las opciones no están visibles. Por ejemplo, si lo está viendo desde una vista personalizada, la lista Informes financieros no proporcionará el Incluir inactivo opción.

  Para volver a ver las opciones, vuelve a Ver todo. Ver Vistas personalizadas para obtener más información.

Para incluir datos de dimensiones inactivas en informes financieros, puedes utilizar grupos de dimensiones para filtrar.

Borrar un departamento

Las fichas de departamento se borran de la lista Departamentos.

Puedes eliminar un valor de dimensión si no se ha asociado a una transacción o ficha. Por ejemplo, si creas Nueva York como valor para Ubicación y usarlo en un elemento de transacción, ya no puede eliminar Nueva York de la lista de valores Ubicación.

1. Vete a Informes > Arreglo > Dimensiones y seleccione la dimensión específica.

2. Busca los valores de dimensión que quieres borrar.

   ¿Necesitas ayuda para encontrar un valor de dimensión?

   • Los registros designados como Inactivos no aparecen en la lista de forma predeterminada. Para ver estos registros, seleccione Filtros en la parte superior de la lista y seleccione Eliminar junto a la Estado filtra para eliminarlo.

3. Seleccione la casilla de verificación situada al principio de la fila para cada valor de dimensión que desee eliminar y, a continuación, seleccione Borrar.

En función de tus preferencias de usuario, es posible que el sistema te pida que confirmes la eliminación.

1. Vete a Informes > Arreglo > Dimensiones y seleccione la dimensión específica.

2. Busca los valores de dimensión que quieres borrar.

   No ver Incluir inactivo en tu página?

   La razón más común por la que no ves esta característica es que estás usando una vista personalizada.

   Al seleccionar una vista personalizada, algunas opciones se ocultan. Dependiendo de la página en la que te encuentres, el Incluir inactivo, Incluir un solo uso, Incluir privadoy Jerarquía de visualización Las opciones no están visibles. Por ejemplo, si lo está viendo desde una vista personalizada, la lista Informes financieros no proporcionará el Incluir inactivo opción.

   Para volver a ver las opciones, vuelve a Ver todo. Ver Vistas personalizadas para obtener más información.

3. Seleccione la opción Borrar al final de la fila para cada valor de dimensión que desee eliminar y seleccione Borrar.

Descripciones de campos

En la tabla siguiente se describe cada elemento de la página Información del departamento:

Campo	Nota
Identificador	Un código de identificación único para el departamento. Prácticas recomendadas para crear identificadores Los identificadores permiten a la sociedad realizar un seguimiento de un tipo de información concreto, como la cuenta del Libro Mayor, el departamento, la ubicación, el artículo, el proyecto, la clase, la transacción, el proveedor y el cliente. Puede crear identificadores añadiéndolos sobre la marcha o haciendo que el sistema los añada automáticamente a partir de un esquema de numeración preestablecido. Independientemente del método que elijas, te recomendamos que no uses ceros a la izquierda en un identificador. Los identificadores con ceros a la izquierda pueden provocar errores al importar información a la sociedad desde Excel, ya que Excel elimina los ceros a la izquierda. Práctica recomendada: Utiliza un carácter como prefijo de tu identificación; por ejemplo, C0001 para un identificador de cliente. Solución alternativa: Si debe usar ceros a la izquierda en los identificadores, convierta la columna de números de identificador a formato de texto en Excel antes de importar el contenido del archivo. Excel no eliminará los ceros a la izquierda cuando guardes el archivo. Recuerda seguir este procedimiento cada vez que utilices una plantilla para importar información que requiera identificadores. Después de introducir y guardar un identificador, no puedes cambiarlo.
Nombre	Nombre del departamento.
Principal	Identificador del departamento principal. Selecciona un departamento principal seleccionando la lista desplegable para crear una jerarquía de departamentos. Ejemplo: La División de Ventas es el departamento principal. El Grupo de Ventas Externas y el Soporte de Ventas son departamentos secundarios de la división de Ventas.
Manager	Nombre del gerente del departamento. Selecciona la lista desplegable para seleccionar un manager de la lista Empleados. Si no aparece ningún nombre en esta lista, debe agregarlos: Vete a Informes > Arreglo > Dimensiones > Empleados. Si desea que los gerentes de departamento aprueben todas las solicitudes de compra de sus empleados, debe seleccionar un gerente. De lo contrario, puede dejar esta casilla en blanco.
Título del departamento	Aparece solo si Habilitar títulos de departamentos y ubicaciones está seleccionada en la página Configurar Libro Mayor. Para ahorrar tiempo, puedes ejecutar un informe financiero u otro informe del libro mayor para un grupo de entidades, ubicaciones o departamentos y hacer que Intacct funcione automáticamente Dividir el informe en varios informes individuales. En este caso, el encabezado del informe para el "informe individual" muestra el nombre del departamento, entidad o ubicación, además del texto del título que insertes aquí, en lugar del nombre de la sociedad. Por ejemplo, el título de una ubicación puede proporcionar información adicional que desees mostrar en los informes, como la dirección y el nombre del administrador. Oficina de San José 111 Calle de Correos Gestionada por: Karla Grace Puedes introducir hasta 5 líneas, con un máximo de 50 caracteres por línea.
Estado	Opciones: Activo e inactivo. El estado predeterminado es Activo. Si ya no utilizas el departamento y no quieres que aparezca en las listas, selecciona Inactivo. La información del departamento permanece en el sistema, pero no se mostrará en ninguna lista de departamentos. Los registros designados como Inactivos no aparecen en la lista de forma predeterminada. Para ver estos registros, seleccione Filtros en la parte superior de la lista y seleccione Eliminar junto a la Estado filtra para eliminarlo. Para mostrar estos departamentos inactivos más adelante, seleccione la opción Incluir inactivo en la lista. No ver Incluir inactivo en tu página? La razón más común por la que no ves esta característica es que estás usando una vista personalizada. Al seleccionar una vista personalizada, algunas opciones se ocultan. Dependiendo de la página en la que te encuentres, el Incluir inactivo, Incluir un solo uso, Incluir privadoy Jerarquía de visualización Las opciones no están visibles. Por ejemplo, si lo está viendo desde una vista personalizada, la lista Informes financieros no proporcionará el Incluir inactivo opción. Para volver a ver las opciones, vuelve a Ver todo. Ver Vistas personalizadas para obtener más información.