Departamentos

Utiliza los departamentos para organizar los datos y los flujos de trabajo de tu sociedad. Puedes utilizar los departamentos para:

• Seguimiento de los datos financieros por equipo o función

• Filtrar informes y paneles de control

• Enruta las aprobaciones (por ejemplo, aprobaciones de compras) al manager adecuado

También puedes crear una jerarquía de departamentos que coincida con la estructura de tu organización. La jerarquía se establece definiendo las relaciones principales y secundarias entre departamentos.

Antes de empezar

Tenga en cuenta algunas reglas importantes antes de crear o administrar departamentos.

• El identificador de departamento es permanente. No se puede cambiar después de guardar.

• No puedes borrar un departamento si se ha utilizado en transacciones. En su lugar, puedes marcarlo como inactivo para que ya no aparezca en las listas.
  

  • Sin embargo, si un departamento no se ha utilizado en las transacciones, puedes borrarlo.

• Los departamentos inactivos están ocultos de forma predeterminada. Los departamentos inactivos no aparecen en las listas a menos que incluyas registros inactivos en los informes cuando sea necesario.

Para ver los departamentos:

1. Ir a Informes > ajustes > Dimensiones > Departamentos.

2. Seleccionar Añadir (círculo) junto a Departamentos para añadir un nuevo departamento, o selecciona Modificar o bien Ver junto a un departamento existente.

Añadir un departamento

Al crear un departamento, debes proporcionar un identificador y un nombre. El identificador identifica de forma única el departamento y no se puede cambiar después de guardarlo.

También puedes añadir más estructura o comportamiento, según sea necesario:

• Asigna un elemento principal para colocar el departamento en una jerarquía.

• Asigna un responsable para que dé soporte al enrutamiento de aprobación.

• Añade un título de departamento para los informes (si está habilitado).

Para crear un departamento:

1. Ir a Informes > ajustes > Dimensiones > Departamentos.

2. Seleccionar Crear para crear un nuevo departamento.

3. Introduce un departamento Identificador y Nombre.

   Después de crear un departamento, el identificador no se puede cambiar.

4. Si lo deseas, selecciona un Principal departamento para crear una jerarquía.

5. Si lo deseas, selecciona un departamento Gerente para proporcionar enrutamiento de aprobación.
6. Si lo deseas, cambia el parámetro estado del departamento, según sea necesario.
7. Haz clic en Guardar.

Para añadir un departamento:

1. Ir a Informes > ajustes > Dimensiones > Departamentos.

2. Seleccionar Añadir para añadir un nuevo departamento.

3. Introduce un departamento Identificador y Nombre.

   Después de crear un departamento, el identificador no se puede cambiar.

4. Si lo deseas, selecciona un Principal departamento para crear una jerarquía.

5. Si lo deseas, selecciona un departamento Gerente para proporcionar enrutamiento de aprobación.
6. Si lo deseas, cambia el parámetro estado del departamento, según sea necesario.
7. Haz clic en Guardar.

Editar un departamento

No se puede editar el identificador de un departamento.

Para editar un departamento:

1. Ir a Informes > ajustes > Dimensiones > Departamentos.

2. Selecciona Editar al final de la fila.

3. Añade o actualiza información y selecciona Guardar.

Para editar un departamento:

1. Ir a Informes > ajustes > Dimensiones > Departamentos.

2. Seleccionar Modificar para el departamento que deseas editar.

3. Añade o actualiza información y selecciona Guardar.

Inhabilitar un departamento

Si ya no utilizas un departamento, puedes desactivarlo. Esto mantiene los datos históricos, pero elimina el departamento del uso activo.

Para inhabilitar un departamento:

1. Ir a Informes > ajustes > Dimensiones > Departamentos.

2. Selecciona Editar al final de la fila.

3. En el Estado , cambia el estado a Inactivo.
4. Haz clic en Guardar.

1. Ir a Informes > ajustes > Dimensiones > Departamentos.

2. En la página de la lista, busca el departamento y selecciona Modificar.

3. En el Estado , cambia el estado a Inactivo.
4. Haz clic en Guardar.

Para ver las dimensiones inactivas en informes y listas:

• Registros designados como Inactivo no aparecen en la lista de forma predeterminada. Para ver estos registros, seleccione Filtros en la parte superior de la lista y selecciona Eliminar junto a la Estado para eliminarlo.

  Selecciona el icono Incluir inactivos en la parte superior de la página del informe o de la lista.

  No ver Incluir inactivos en tu página?

  La razón más común por la que no ves esta función es que estás usando una vista personalizada.

  Al seleccionar una vista personalizada, algunas opciones se ocultan. En función de la página en la que te encuentres, el Incluir inactivos, Incluir un solo uso, Incluir privado, y Jerarquía de visualización Las opciones no son visibles. Por ejemplo, si estás viendo desde una vista personalizada, la lista de informes financieros no proporcionará el Incluir inactivos opción.

  Para volver a ver las opciones, vuelve a Ver todo. Ver Vistas personalizadas para obtener más información.

Para incluir datos de dimensiones inactivas en informes financieros, puedes utilizar grupos de dimensiones para filtrar.

Eliminar un departamento

Elimina fichas de departamento de la lista Departamentos.

Puedes borrar un departamento si no se ha asociado a una transacción o ficha.

Una vez que se utiliza un departamento en una transacción, no se puede eliminar.

1. Ir a Informes > ajustes > Dimensiones > Departamentos.

2. Busca el departamento que quieres borrar.

   ¿Necesitas ayuda para encontrar un valor de dimensión?

   • Registros designados como Inactivo no aparecen en la lista de forma predeterminada. Para ver estos registros, seleccione Filtros en la parte superior de la lista y selecciona Eliminar junto a la Estado para eliminarlo.

3. Selecciona la casilla de verificación al comienzo de la fila de cada departamento que desees borrar y, a continuación, selecciona Borrar.

En función de tus preferencias de usuario, es posible que Sage Intacct te pida que confirmes la eliminación.

1. Ir a Informes > ajustes > Dimensiones > Departamentos.

2. Busca el departamento que quieres borrar. Si no lo ves, selecciona Incluir inactivos para ver los departamentos inactivos.

   No ver Incluir inactivos en tu página?

   La razón más común por la que no ves esta función es que estás usando una vista personalizada.

   Al seleccionar una vista personalizada, algunas opciones se ocultan. En función de la página en la que te encuentres, el Incluir inactivos, Incluir un solo uso, Incluir privado, y Jerarquía de visualización Las opciones no son visibles. Por ejemplo, si estás viendo desde una vista personalizada, la lista de informes financieros no proporcionará el Incluir inactivos opción.

   Para volver a ver las opciones, vuelve a Ver todo. Ver Vistas personalizadas para obtener más información.

3. Selecciona el icono Borrar casilla de verificación al final de la fila para cada valor de dimensión que desee borrar y seleccione Borrar.

Descripciones de campos

En la tabla siguiente se describe cada artículo de la página Información del departamento:

Campo	Nota
Identificador	Un identificador único para el departamento. Prácticas recomendadas para crear identificadores Los identificadores permiten a la sociedad realizar un seguimiento de un tipo específico de información, como la cuenta del Libro Mayor, el departamento o la ubicación. Para crear identificadores, puedes añadirlos sobre la marcha o dejar que Intacct los añada automáticamente a partir de un esquema de numeración preestablecido. Independientemente del método que elijas, te recomendamos que no uses ceros a la izquierda en un identificador. Los identificadores con ceros a la izquierda pueden provocar errores al importar información a la sociedad desde Excel, ya que Excel elimina los ceros a la izquierda. Práctica recomendada: Utiliza un carácter como prefijo del identificador, por ejemplo, C0001 para el identificador de un cliente. Solución alternativa: Si necesitas incluir ceros a la izquierda en los identificadores, convierte la columna de números de identificador a formato de texto en Excel antes de importar el contenido del archivo. De esta forma, Excel no eliminará los ceros a la izquierda cuando guardes el archivo. Recuerda seguir este procedimiento cada vez que utilices una plantilla para importar información que requiera identificadores. Después de introducir y guardar un identificador, no puedes cambiarlo.
Nombre	El nombre del departamento.
Principal	Identificador del departamento principal. Define una jerarquía vinculándola a otro departamento.
Manager	Nombre del gerente del departamento. Selecciona un manager de la lista Empleados. Si no aparece ningún nombre en esta lista, añádelo: Ir a Informes > ajustes > Dimensiones > Empleados. Si deseas que los gerentes de departamento aprueben todas las solicitudes de compra de sus empleados, debes seleccionar un gerente. De lo contrario, puedes dejarlo en blanco.
Título del departamento	Texto opcional utilizado en los encabezados de los informes cuando está habilitado. Solo disponible si Habilitar títulos de departamento y ubicación está habilitado en el Configurar el Libro Mayor página. Más información Para ahorrar tiempo, puedes ejecutar un informe financiero u otro informe del libro mayor para un grupo de entidades/ubicaciones o departamentos y hacer que Intacct se automatice Dividir el informe en varios informes individuales. En este caso, el encabezado del informe para el "informe individual" muestra el nombre del departamento, entidad o ubicación, además del texto del título que insertes aquí, en lugar del nombre de la sociedad. Por ejemplo, el título de una ubicación puede proporcionar información adicional que desees mostrar en los informes, como la dirección y el nombre del administrador. Oficina de San José 111 Calle Post Gestionada por: Karla Grace Puedes introducir hasta 5 líneas, con un máximo de 50 caracteres por línea.
Estado	Activo - predeterminado Inactivo Si ya no utilizas el departamento y no quieres que aparezca en las listas, selecciona Inactivo. La información del departamento permanece en el sistema, pero no se mostrará en ninguna lista de departamentos. Registros designados como Inactivo no aparecen en la lista de forma predeterminada. Para ver estos registros, seleccione Filtros en la parte superior de la lista y selecciona Eliminar junto a la Estado para eliminarlo. Para mostrar estos departamentos inactivos más adelante, selecciona el icono Incluir inactivos casilla de verificación en la lista. No ver Incluir inactivos en tu página? La razón más común por la que no ves esta función es que estás usando una vista personalizada. Al seleccionar una vista personalizada, algunas opciones se ocultan. En función de la página en la que te encuentres, el Incluir inactivos, Incluir un solo uso, Incluir privado, y Jerarquía de visualización Las opciones no son visibles. Por ejemplo, si estás viendo desde una vista personalizada, la lista de informes financieros no proporcionará el Incluir inactivos opción. Para volver a ver las opciones, vuelve a Ver todo. Ver Vistas personalizadas para obtener más información.