Preparar el archivo para la importación de CSV

La importación de datos a Sage Intacct mediante la Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad es rápida y eficaz, si los archivos CSV están preparados correctamente. Sigue estos pasos y las prácticas recomendadas para garantizar un proceso de importación sin problemas.

Lista de comprobación del proceso de importación de CSV

En la ilustración siguiente se muestran los pasos para descargar, preparar e importar un archivo CSV.

Antes de importar:

1. Descarga la plantilla más reciente de la Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad.

   • No cambies los nombres de los encabezados en la plantilla.

     Lee las descripciones de los encabezados para conocer los campos obligatorios y el formato.

2. Añade tus datos debajo de la fila del encabezado.

   • Elimina todas las comas de los números y campos de texto.

     Vuelve a comprobar si hay caracteres especiales y la codificación correcta.

     Revisa si hay campos en blanco, ya que podrían sobrescribir los datos existentes.

3. Guardar como archivo CSV UTF-8 (delimitado por comas) e importar.

Importaciones simples vs. complejas

Al importar datos complejos a Intacct, haz que la importación sea lo más pequeña posible.

Por ejemplo, si vas a importar 30 columnas de datos, limita el número de teléfono móvil del archivo CSV a 5000 o menos. De este modo, te asegurarás de que la importación se cargue correctamente. Por otro lado, si solo importas 4 columnas de datos, es posible importar fácilmente 10.000 líneas o más.

La complejidad de tus datos afecta a la capacidad de Sage Intacct para importarlos.

Orden de las importaciones de CSV

En algunos casos, las importaciones de CSV deben realizarse en un orden específico debido a las dependencias de los datos. Por ejemplo, si tienes transacciones que requieren ubicaciones, pero no las has introducido ni importado, se produce un error en la importación de la transacción.

Siempre es mejor seguir el orden de los pasos tal como se presentan en la Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad al realizar cualquier tipo de importación. No todos los pasos son obligatorios. Por ejemplo, es posible que no utilices territorios en ninguna parte de tus datos contables, por lo que crearlos es opcional.

Acerca de las plantillas CSV

Hay algunas cosas que es útil saber sobre las plantillas CSV y cómo se comportan antes de añadir tus datos.

Elimina todas las comas de tu archivo CSV

Intacct recomienda eliminar todas las comas del archivo CSV.

Un archivo CSV es un archivo Comma SSeparado VAlues archivo (también conocido como Delimitado por comas archivo). Si hay comas en los datos del archivo (por ejemplo, si los números tienen el siguiente formato: 10,000, o si usa comas entre palabras en un campo), sus datos se desplazarán 1 columna porque así es como se pretende que funcione el archivo. Esto provocará errores en la información o hará que se produzca un error en toda la importación.

Orden de las columnas

Puedes cambiar el orden de las columnas como mejor te parezca, siempre y cuando la información de la celda del encabezado no cambie.

Sin embargo, algunas plantillas requieren que la información se importe en un orden específico, como los datos de las transacciones. La práctica recomendada es importar información fundamental, por ejemplo, cuentas, departamentos o ubicación, antes de poder importar correctamente los datos de las transacciones. Si no existe la información de respaldo, se producirá un error en la importación de la transacción.

Añadir columnas adicionales

Si necesitas mantener otra información relacionada en el documento de plantilla, puedes añadir tus propias columnas para esta información.

Si añades tus propias columnas, utiliza un símbolo # (signo de almohadilla o hashtag) antes del nombre de cualquier columna que añadas. Por ejemplo, #BudgetNotes, o #Información del cliente. Si por casualidad utilizas un nombre que ya utiliza Intacct, el # (signo de almohadilla o hashtag) se asegurará de que la información de las columnas no se importe accidentalmente.

También puedes usar el # (signo de almohadilla o hashtag) para escribir notas para ti mismo en tu plantilla. Si colocas el # (signo de almohadilla o hashtag) al comienzo de una fila, toda la fila de información se ignora durante la importación. Puede crear filas de notas comenzando la fila con # en la primera columna.

Ocultar columnas para facilitar la entrada de datos

Puedes ocultar las columnas no utilizadas en Excel para centrarte en los campos que necesitas.

Los datos deben ajustarse a la lógica de negocio de Intacct

Si el campo Identificador de presupuesto solo permite 20 caracteres, cualquier valor más largo en el CSV hará que se produzca un error en la importación.

El formato de los datos se encuentra en el archivo Descripción del encabezado , debajo de la fila del encabezado.

También puedes ver una descripción campo por campo de tu plantilla específica en esta ayuda. Ir a Importación de CSV: Por aplicación o tema, busque la plantilla sobre la que desea obtener más información y seleccione el enlace correspondiente.

Los campos en blanco sobrescriben los datos existentes

Se considera que un valor en blanco en una celda es el valor deseado (un espacio en blanco) para el campo al que hace referencia el encabezado de la columna de la ficha que se está importando.

En casi todos los casos, un campo en blanco en un archivo CSV sobrescribirá los datos existentes en Intacct para que estén en blanco.

Digamos que tenías el valor existente 111 Elm St. como la dirección de un cliente e importas un espacio en blanco para este campo. Si ves la ficha de ese cliente y examinas el contenido de ese campo, verás que el valor inicial 111 Elm St. ahora está en blanco.

Sin embargo, esto no es cierto para 2 plantillas:

• Actualizar transacciones del proveedor 1099
• Actualizar los saldos de apertura del proveedor 1099

Si el valor está en blanco en determinados campos, la importación no sobrescribe el valor existente. Para eliminar el valor existente en estos pocos casos, introduzca el valor NULL. Estos casos están claramente identificados en las descripciones de sus encabezados.

Valores de campo calculados

Si has utilizado una fórmula, conserva el resultado siempre que coincida con el formato decimal requerido para el campo Intacct.

Ayuda de la página de la aplicación de contabilidad

En la mayoría de los casos, los datos que importes deben coincidir con los campos y reglas utilizados en la aplicación Intacct. Esto significa que los datos importados deben seguir las mismas reglas y dependencias que la aplicación, tanto dentro del archivo como con los datos de Intacct existentes. Si los datos no se ajustan a estos requisitos, la importación podría fallar o producir errores.

Los débitos y créditos deben estar equilibrados

Al importar un archivo que incluye débitos y créditos, los débitos y créditos deben estar equilibrados. Intacct se adhiere a las reglas contables aceptadas, que requieren débitos y créditos para equilibrarse.

Del mismo modo, si necesitas que las cuentas se equilibren por ubicación, al importar saldos de ubicación mediante una plantilla CSV, los débitos y créditos de ubicación también deben equilibrarse.

Fichas duplicadas

Si ya existe una ficha idéntica en Intacct, normalmente se produce un error en la importación de esa ficha porque Intacct detecta que la ficha existe y no permite duplicados.

No se permiten duplicados en números de cuenta, departamentos, ubicaciones, empleados, clientes y proveedores. Aunque puedes tener transacciones duplicadas, el nombre del resumen de la transacción debe ser único por aplicación.

Números de línea

Ver el Importación de CSV: Ejemplos de números de línea para obtener más información sobre cómo utilizar los números de línea en las importaciones de CSV.

Caracteres especiales

UTF8 es compatible con los archivos importados, por lo que los acentos de caracteres y otros caracteres especiales se importan correctamente.

Intacct recomienda eliminar las comas de todos los números y no utilizar comas en ningún campo de texto. Ver Elimina todas las comas de tu archivo CSV para obtener más información.

Datos CSV exportados desde software que no es de Excel

Al exportar datos de otras aplicaciones, el otro software puede utilizar un enfoque no estándar para las cotizaciones, lo que podría causar problemas al importar a Intacct.

Como se ha indicado anteriormente, Intacct recomienda eliminar todas las comas de los campos de texto de un archivo CSV. Sin embargo, puede haber ocasiones en las que eliminar las comas no sea la solución ideal. En este caso, los archivos CSV permiten comillas alrededor de un valor que contiene una coma, e Intacct lo acepta en una importación. Por ejemplo:

También puede haber casos en los que necesite incluir una comilla dentro de un extracto de cuenta con una coma. En este caso, utilice un segundo conjunto de comillas, como se indica a continuación:

Paso 1. Descargar una plantilla

Descarga una nueva plantilla en blanco de la carpeta Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad cada vez que importas información a Sage Intacct. El uso de una plantilla descargada es importante porque:

• Las plantillas de la lista de comprobación de ajustes de la Sociedad se personalizan automáticamente en función de la configuración de la sociedad, incluidas las dimensiones y los campos personalizados que hayas creado.
• Intacct puede actualizar plantillas en cualquier momento, especialmente cuando se lanza una nueva versión de Intacct. Si Intacct actualiza una plantilla, es posible que una plantilla anterior no funcione durante la importación.

Para descargar una plantilla de la carpeta Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad:

1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Importar datos.

   El Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad se abre. Encontrarás una lista de áreas en las que puedes importar información a Intacct.

2. Decide qué tipo de información cargar y selecciona el icono Plantilla enlace asociado con esa información.

Paso 2. Añade tus datos

Después de descargar la plantilla adecuada, es hora de añadir tus datos.

La siguiente tabla representa una parte de un archivo CSV estándar para importar presupuestos. La fila superior es la fila de encabezado y la segunda fila contiene descripciones de los tipos de datos que se van a introducir en la columna.

Fila de encabezado	DONOTIMPORT	BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID
Fila de descripción del encabezado	# Las filas que comienzan con un signo numérico (#) se omiten durante la importación	Nombre del campo: BUDGET_ID Nombre del campo de la interfaz de usuario: Identificador del presupuesto Tipo: Carácter Longitud: 20 Valor predeterminado: Ninguno Valores válidos: Alfanumérico y guion bajo Dependencias: Debe existir en la sociedad antes de la importación. Obligatorio: Sí Editable: No	Nombre del campo: ACCT_NO Nombre del campo de la interfaz de usuario: Cuenta Tipo: Carácter Longitud: 4-6 Valor predeterminado: Ninguno Valores válidos: Cualquiera; Debe cumplir con la especificación de cuenta principal/secundaria en Sociedad > ajustes: Información de la Sociedad Dependencias: Debe existir en la sociedad antes de la importación. Obligatorio: Sí Editable: No	Nombre del campo: DEPT_ID Nombre del campo de la interfaz de usuario: Departamento Tipo: Carácter Longitud: 20 Valor predeterminado: Ninguno Valores válidos: Alfanumérico y guion bajo Dependencias: Debe existir en la sociedad antes de la importación. Obligatorio: No Editable: No	Nombre del campo: LOCATION_ID Nombre del campo de la interfaz de usuario: Ubicación Tipo: Carácter Longitud: 20 Valor predeterminado: Ninguno Valores válidos: Alfanumérico y guion bajo Dependencias: Debe existir en la sociedad antes de la importación. Obligatorio: No Editable: No

Cada plantilla contiene un conjunto de encabezados predefinidos, como BUDGET_ID o bien ACCT_NO. Introduce tus datos en las celdas en blanco debajo de las filas de encabezado y descripción del encabezado.

No cambies la información de la fila del encabezado.

La tabla siguiente es un ejemplo de una parte de la plantilla después de que se hayan agregado los datos. La fila de descripción se ha ocultado para este ejemplo.

BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID	Fin de mes Abril de 2021	Fin de mes Mayo de 2021	Fin de mes Junio de 2021
Presupuesto 1	5000	Admin.	Sídney	3000	3000	3000
	6040	Admin.	Sídney	15	15	15
	6120	Admin.	Sídney	50	50	50
Presupuesto 2	1200	Tierra	San Jose	6000	6000	6000
	1700	Tierra	San Jose	500	500	500
	2200	Tierra	San Jose	500	500	500

Para añadir tus datos:

1. Abre la plantilla que descargaste de la Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad.
2. Introduce tus datos. Utiliza las descripciones de los encabezados como guía para introducir la información correctamente.
   • No cambies los encabezados.
     Los títulos de los encabezados de la fila de encabezado se correlacionan con los campos de la interfaz de usuario. Los títulos de encabezado incorrectos provocarán un error de importación. Al descargar una plantilla de la Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad, los encabezados correctos se encuentran en la plantilla.
   • Lee las descripciones de los encabezados.
     La descripción del encabezado es la celda debajo de la fila del encabezado que explica qué tipo de información se acepta para cada columna. Si introduces información en el formato incorrecto o con un valor no aceptado por la columna, se producirá un error en la importación.
   • Introduce la información requerida.
     Algunos datos son obligatorios, mientras que otros no. Lee el campo de descripción para determinar qué información es necesaria. Si no introduces la información requerida, se producirá un error en la importación.
   • Utilizar solo mayúsculas iniciales
     En el caso de los campos con entradas válidas predefinidas (como Verdadero/Falso), utiliza mayúsculas iniciales. Por ejemplo Verdadero, no VERDADERO o bien verdadero. Los identificadores requieren coincidencias exactas entre mayúsculas y minúsculas, mientras que las entradas predefinidas requieren mayúsculas iniciales.

3. Guarda el archivo como un archivo de valores separados por comas (CSV). Al guardar desde Excel, selecciona el icono UTF-8 (delimitado por comas) tipo de archivo.

   Si el archivo contiene caracteres especiales, como palabras que contienen signos diacríticos, el único formato de codificación admitido es UTF-8 (delimitado por comas). Guardar el archivo CSV en otros formatos de codificación de archivos puede importar caracteres incorrectamente y crear registros duplicados.

El archivo tendrá la extensión de archivo .csv después de guardarlo.

Paso 3. Importa tu archivo CSV

Ahora que has introducido tus datos y los has revisado en busca de cualquiera de los problemas comunes que pueden tener las importaciones, puedes importar el archivo a Intacct.

Para importar el archivo CSV:

1. Ir a Sociedad > ajustes > Configuración > Importar datos.

2. Busca el tipo de información que deseas importar y selecciona el Importar enlace.

3. En el Información de la Sociedad de importación , establezca lo siguiente y seleccione Importar:

   Información de la Sociedad de importación: opciones

   Descripciones de las opciones de archivo de importación

   Opción	Descripción
   Examinar	Utilice el botón Examinar para localizar y seleccionar el archivo CSV que desea importar.
   Formato de fecha	Al seleccionar un formato de fecha aquí, Sage Intacct intenta importar el archivo utilizando el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará detectar el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.
   Codificación de archivos	Deja esta opción configurada en "detección automática" a menos que no puedas importar tu archivo. Dependiendo de su sistema operativo, es posible que deba seleccionar un tipo diferente de codificación de archivos.
   Procesar sin conexión	Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que el sistema deba realizar en los datos cargados. Si no estás seguro de cuánto tiempo llevará la carga, selecciona Procesar sin conexión. Cuando el sistema completa el proceso, envía un correo electrónico a la dirección que proporciones en la Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección campo. El sistema también le envía cualquier error que pueda haber ocurrido en el proceso. Si prefieres esperar hasta que se complete el proceso de carga, no selecciones el parámetro Procesar sin conexión casilla de verificación. Las transacciones y otros registros que se procesan sin conexión muestran un origen del sistema en la pista de auditoría, en lugar de la importación de CSV.
   Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección	Dirección de correo electrónico a la que se deben enviar los resultados y errores de la importación. Puedes introducir varias direcciones de correo electrónico, separadas por un punto y coma (;) o una coma (,). Sage Intacct recomienda encarecidamente introducir una dirección de correo electrónico.

Después de una importación, Sage Intacct te informa si la importación se ha realizado correctamente y cuántos registros se han importado.

En una importación correcta, la página de confirmación te permite verificar que todos los registros de tu archivo inicial se importaron correctamente sin tener que verificarlos manualmente.

Importaciones de CSV sin conexión

Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que Intacct deba realizar con los datos. En caso de duda, seleccione Procesar sin conexión en la página de la utilidad de importación.

Cuando se completa el proceso sin conexión, Intacct envía un correo electrónico a la dirección que ingresaste en la Información de la Sociedad de importación (donde importó el archivo).

Automatizar importaciones

Es posible que puedas automatizar y programar tus importaciones utilizando una aplicación de terceros, como Workato. Ponte en contacto con tu representante de cuenta para obtener más información sobre esta opción.