Preparar el archivo para la importación de CSV

Importar datos a Sage Intacct mediante la Lista de comprobación de configuración de la Sociedad es rápido y eficiente, si los archivos CSV están preparados correctamente. Sigue estos pasos y prácticas recomendadas para garantizar un proceso de importación sin problemas.

Lista de comprobación del proceso de importación de CSV

En la siguiente ilustración se muestran los pasos para descargar, preparar e importar un archivo CSV.

Antes de importar:

1. Descarga la plantilla más reciente de la Lista de comprobación de configuración de la Sociedad.

   • No cambies los nombres de los impuesto armonizado sobre las ventas en la plantilla.

     Lee las descripciones de los impuestos armonizado sobre las ventas para conocer los campos obligatorios y el formato.

2. Añade tus datos debajo de la fila del impuesto armonizado sobre las ventas.

   • Elimina todas las comas de los números y los campos de texto.

     Comprueba si hay caracteres especiales y una codificación correcta.

     Revisa si hay campos en blanco, ya que podrían sobrescribir los datos existentes.

3. Guardar como archivo CSV UTF-8 (delimitado por comas) e importar.

Importaciones simples vs. complejas

Al importar datos complejos a Intacct, haz que la importación sea lo más pequeña posible.

Por ejemplo, si vas a importar 30 columnas de datos, limita el número de líneas del archivo CSV a 5000 o menos. De este modo, te asegurarás de que la importación se cargue correctamente. Por otro lado, si solo está importando 4 columnas de datos, se pueden importar fácilmente 10,000 líneas o más.

La complejidad de tus datos afecta a la capacidad de Sage Intacct para importar tus datos.

Orden de las importaciones de CSV

En algunos casos, las importaciones de CSV deben realizarse en un orden específico debido a las dependencias dentro de los datos. Por ejemplo, si tienes transacciones que requieren ubicaciones, pero no las has introducido ni importado, se produce un error en la importación de transacciones.

Siempre es mejor seguir el orden de los pasos tal y como se presentan en la Lista de comprobación de configuración de la empresa al realizar cualquier tipo de importación. No todos los pasos son obligatorios. Por ejemplo, es posible que no utilices territorios en ninguna parte de tus datos contables, por lo que crearlos es opcional.

Acerca de las plantillas CSV

Hay algunas cosas que es útil saber sobre las plantillas CSV y cómo se comportan antes de añadir tus datos.

Elimina todas las comas del archivo CSV

Intacct recomienda eliminar todas las comas del archivo CSV.

Un archivo CSV es un archivo COMMA SDe hecho, la mayoría de las personas que se VAlues archivo (también conocido a veces como archivo delimitado por comas archivo). Si hay comas en los datos del archivo (por ejemplo, si los números tienen el siguiente formato: 10,000, o si usas comas entre palabras en un campo), tus datos se desplazarán 1 columna porque así es como debe funcionar el archivo. Esto provocará errores en la información o hará que se produzca un error en toda la importación.

Orden de las columnas

Puede cambiar el orden de las columnas como mejor le parezca, siempre que la información de la celda de encabezado no cambie.

Sin embargo, algunas plantillas requieren que la información se importe en un orden específico, como los datos de transacciones. La práctica recomendada es importar información fundamental, por ejemplo, cuentas, departamentos o ubicación, antes de poder importar correctamente los datos de las transacciones. Si no existe la información de respaldo, se producirá un error en la importación de transacciones.

Añadir columnas adicionales

Si necesitas conservar otra información relacionada en el documento de plantilla, puedes añadir tus propias columnas para esta información.

Si añades tus propias columnas, utiliza un símbolo # (signo de almohadilla o hashtag) antes del nombre de cualquier columna que añadas. Por ejemplo #BudgetNotes, o #Información del cliente. Si por casualidad utilizas un nombre que ya utiliza Intacct, el # (signo de almohadilla o hashtag) se asegurará de que la información de las columnas no se importe accidentalmente.

También puedes usar el # (signo de almohadilla o hashtag) para escribirte notas a ti mismo en tu plantilla. Si colocas el # (signo de almohadilla o hashtag) al principio de una fila, toda la fila de información se ignora durante la importación. Puedes crear filas de notas comenzando la fila con # en la primera columna.

Ocultar columnas para facilitar la entrada de datos

Puedes ocultar las columnas no utilizadas en Excel para centrarte en los campos que necesitas.

Los datos deben ajustarse a la lógica empresarial de Intacct

Si el campo Identificador de presupuesto solo permite 20 caracteres, cualquier valor más largo en el CSV hará que se produzca un error en la importación.

La forma en que se formatean los datos se encuentra en la Descripción del impuesto armonizado sobre las ventas , debajo de la fila del impuesto armonizado sobre las ventas.

También puedes ver una descripción campo por campo de tu plantilla específica en esta ayuda. Vete a Importación de CSV: Por aplicación o asunto, busque la plantilla sobre la que desea obtener más información y seleccione el enlace correspondiente.

Los campos en blanco sobrescriben los datos existentes

Un valor en blanco en una celda se considera el valor deseado (un espacio en blanco) para el campo al que hace referencia el encabezado de columna del registro que se está importando.

En casi todos los casos, un campo en blanco en un archivo CSV sobrescribirá los datos existentes en Intacct para que estén en blanco.

Digamos que tenías el valor existente 111 Elm St. como la dirección de un cliente e importas un espacio en blanco para este campo. Si ves la ficha de ese cliente y examinas el contenido de ese campo, verás que el valor inicial 111 Elm St. ahora está en blanco.

Sin embargo, esto no es cierto para 2 plantillas:

• Actualizar las transacciones del formulario 1099 del proveedor
• Actualizar los balances de apertura del formulario 1099 del proveedor

Si el valor está en blanco en determinados campos, la importación no sobrescribe el valor existente. Para eliminar el valor existente en estos pocos casos, introduzca el valor NULL. Estos casos están claramente identificados en las descripciones de sus encabezados.

Valores de campo calculados

Si has utilizado una fórmula, conserva el resultado siempre que coincida con el formato decimal requerido para el campo Intacct.

Ayuda de la página de la aplicación de contabilidad

En la mayoría de los casos, los datos que importes deben coincidir con los campos y las reglas utilizados en la aplicación Intacct. Esto significa que los datos importados deben seguir las mismas reglas y dependencias que la aplicación, tanto dentro del archivo como con los datos de Intacct existentes. Si los datos no se ajustan a estos requisitos, la importación podría fallar o producir errores.

Los débitos y los créditos deben estar equilibrados

Al importar un archivo que incluye débitos y créditos, los débitos y créditos deben estar equilibrados. Intacct se adhiere a las reglas de contabilidad aceptadas, que requieren débitos y créditos para equilibrar.

Del mismo modo, si necesitas que las cuentas se equilibren por ubicación, al importar saldos de ubicación mediante una plantilla CSV, los débitos y créditos de ubicación también deben equilibrarse.

Registros duplicados

Si ya existe una ficha idéntica en Intacct, la importación de esa ficha suele fallar porque Intacct detecta que la ficha existe y no permite duplicados.

No se permiten duplicados en números de cuenta, departamentos, ubicaciones, empleados, clientes y proveedores. Aunque puede tener transacciones duplicadas, el nombre del resumen de transacciones debe ser único por aplicación.

Números de línea

Véase la Importación de CSV: Ejemplos de números de línea para obtener más información sobre cómo utilizar los números de línea en las importaciones de CSV.

Caracteres especiales

UTF8 es compatible con los archivos importados, por lo que los acentos de caracteres y otros caracteres especiales se importan correctamente.

Intacct recomienda eliminar las comas de todos los números y no utilizar comas en ningún campo de texto. Ver Elimina todas las comas del archivo CSV para obtener más información.

Datos CSV exportados desde software que no sea Excel

Al exportar datos de otras aplicaciones, es posible que el otro software utilice un enfoque no estándar para la elaboración de presupuestos, lo que podría causar problemas al importar a Intacct.

Como se indicó anteriormente, Intacct recomienda eliminar todas las comas de los campos de texto en un archivo CSV. Sin embargo, puede haber ocasiones en las que eliminar las comas no sea la solución ideal. En este caso, los archivos CSV permiten comillas alrededor de un valor que contiene una coma, e Intacct lo acepta en una importación. Por ejemplo:

También puede haber casos en los que necesites incluir una comilla dentro de una declaración con una coma. En este caso, utilice un segundo conjunto de comillas, como se indica a continuación:

Paso 1. Descargar una plantilla

Descargue una nueva plantilla en blanco de la carpeta Lista de comprobación de configuración de la empresa cada vez que importas información a Sage Intacct. El uso de una plantilla descargada es importante porque:

• Las plantillas de la lista de comprobación de configuración de la sociedad se personalizan automáticamente en función de la configuración de la sociedad, incluidas las dimensiones y los campos personalizados que hayas creado.
• Intacct puede actualizar las plantillas en cualquier momento, especialmente cuando se lanza una nueva versión de Intacct. Si Intacct actualiza una plantilla, es posible que una plantilla anterior no funcione durante la importación.

Para descargar una plantilla de la carpeta Lista de comprobación de configuración de la empresa:

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Importar datos.

   El Lista de comprobación de configuración de la empresa Abre. Encontrarás una lista de áreas en las que puedes importar información a Intacct.

2. Decide el tipo de información que deseas cargar y selecciona la opción Plantilla enlace asociado a esa información.

Paso 2. Añade tus datos

Después de descargar la plantilla adecuada, es hora de agregar los datos.

La siguiente tabla representa una parte de un archivo CSV estándar para importar presupuestos. La fila superior es la fila del encabezado y la segunda fila contiene descripciones de los tipos de datos que se van a introducir en la columna.

Fila de encabezado	DONOTIMPORT	BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID
Fila de descripción del encabezado	# Las filas que comienzan con un signo numérico (#) se omiten durante la importación	Nombre del campo: BUDGET_ID Nombre del campo de la interfaz de usuario: Identificador del presupuesto Tipo: Carácter Largura: 20 Valor predeterminado: Ninguno Valores válidos: Alfanumérico y guion bajo Dependencias: Debe existir en la empresa antes de la importación. Obligatorio: Sí Editable: No	Nombre del campo: ACCT_NO Nombre del campo de la interfaz de usuario: Cuenta Tipo: Carácter Largura: 4-6 Valor predeterminado: Ninguno Valores válidos: Cualquier; Debe cumplir con la especificación de la cuenta principal/subcuenta en la configuración de la > de la sociedad: Información de la empresa Dependencias: Debe existir en la empresa antes de la importación. Obligatorio: Sí Editable: No	Nombre del campo: DEPT_ID Nombre del campo de la interfaz de usuario: Departamento Tipo: Carácter Largura: 20 Valor predeterminado: Ninguno Valores válidos: Alfanumérico y guion bajo Dependencias: Debe existir en la empresa antes de la importación. Obligatorio: No Editable: No	Nombre del campo: LOCATION_ID Nombre del campo de la interfaz de usuario: Ubicación Tipo: Carácter Largura: 20 Valor predeterminado: Ninguno Valores válidos: Alfanumérico y guion bajo Dependencias: Debe existir en la empresa antes de la importación. Obligatorio: No Editable: No

Cada plantilla contiene un conjunto de encabezados predefinidos, como BUDGET_ID o bien ACCT_NO. Introduce tus datos en las celdas en blanco debajo de la impuesto armonizado sobre las ventas y impuesto armonizado sobre las ventas descripción filas.

No cambies la información de la fila del impuesto armonizado sobre las ventas.

La tabla siguiente es un ejemplo de una parte de la plantilla después de agregar los datos. La fila de descripción se ha ocultado para este ejemplo.

BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID	Fin de mes Abril 2021	Fin de mes Mayo 2021	Fin de mes Junio 2021
Presupuesto 1	5000	Admin.	Sídney	3000	3000	3000
	6040	Admin.	Sídney	15	15	15
	6120	Admin.	Sídney	50	50	50
Presupuesto 2	1200	Tierra	San José	6000	6000	6000
	1700	Tierra	San José	500	500	500
	2200	Tierra	San José	500	500	500

Para añadir tus datos:

1. Abra la plantilla que descargó de la Lista de comprobación de configuración de la empresa.
2. Ingresa tu información. Utilice las descripciones de los encabezados como guía para introducir la información correctamente.
   • No cambies los encabezados.
     Los títulos de encabezado de la fila de encabezado se correlacionan con los campos de la interfaz de usuario. Los títulos de encabezado incorrectos provocarán un error de importación. Al descargar una plantilla de la Lista de comprobación de configuración de la sociedad, los encabezados correctos se encuentran en la plantilla.
   • Lee las descripciones del encabezado.
     La descripción del encabezado es la celda debajo de la fila del encabezado que explica qué tipo de información se acepta para cada columna. Si introduces información en un formato incorrecto o con un valor no aceptado por la columna, se producirá un error en la importación.
   • Introduce la información requerida.
     Algunos datos son obligatorios, mientras que otros no. Lea el campo de descripción para determinar qué información es obligatoria. Si no introduces la información requerida, se producirá un error en la importación.
   • Usar solo mayúsculas iniciales
     En el caso de los campos con entradas válidas predefinidas (como Verdadero/Falso), utilice las mayúsculas iniciales. Por ejemplo Verdaderono VERDADERO o verdadero. Los identificadores requieren coincidencias exactas de mayúsculas y minúsculas, mientras que las entradas predefinidas requieren mayúsculas iniciales.

3. Guarde el archivo como un archivo de valores separados por comas (CSV). Al guardar desde Excel, seleccione la opción UTF-8 (delimitado por comas) tipo de archivo.

   Si el archivo contiene caracteres especiales, como palabras que contienen signos diacríticos, el único formato de codificación admitido es UTF-8 (delimitado por comas). Al guardar el archivo CSV en otros formatos de codificación de archivos, es posible que se importen caracteres de forma incorrecta y se creen registros duplicados.

El archivo tendrá la extensión de archivo .csv después de guardarlo.

Paso 3. Importa tu archivo CSV

Ahora que has introducido tus datos y los has revisado en busca de cualquiera de los problemas comunes que pueden tener las importaciones, estás listo para importar tu archivo a Intacct.

Para importar tu archivo CSV:

1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Importar datos.

2. Busque el tipo de información que desea importar y seleccione el Importación enlace.

3. En Importar información de la empresa cuadro de diálogo, establezca lo siguiente y seleccione Importación:

   Importar información de la empresa: opciones

   Importar descripciones de las opciones de archivo

   Opción	Descripción
   Examinar	Utilice el botón Examinar para localizar y seleccionar el archivo CSV que desea importar.
   Formato de fecha	Al seleccionar un formato de fecha aquí, Sage Intacct intenta importar el archivo con el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará descubrir el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.
   Codificación de archivos	Deja esta opción configurada en "detección automática" a menos que no puedas importar tu archivo. Dependiendo de su sistema operativo, es posible que deba seleccionar un tipo diferente de codificación de archivos.
   Procesar sin conexión	Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que el sistema deba realizar en los datos cargados. Si no estás seguro de cuánto tiempo tardará la carga, selecciona Procesar sin conexión. Cuando el sistema completa el proceso, envía un correo electrónico a la dirección que proporciones en el Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección campo. El sistema también le envía cualquier error que pueda haber ocurrido en el proceso. Si prefieres esperar hasta que se complete el proceso de carga, no selecciones el icono Procesar sin conexión casilla de verificación. Las transacciones y otros registros que se procesan sin conexión muestran un origen del sistema en la pista de auditoría, en lugar de la importación de CSV.
   Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección	Dirección de correo electrónico a la que se deben enviar los resultados y errores de la importación. Puede introducir varias direcciones de correo electrónico, separadas por un punto y coma (;) o una coma (,). Sage Intacct recomienda encarecidamente introducir una dirección de correo electrónico.

Después de una importación, Sage Intacct te informa si la importación se ha realizado correctamente y cuántos registros se han importado.

En una importación correcta, la página de confirmación te permite verificar que todos los registros del archivo inicial se importaron correctamente sin tener que verificarlos manualmente.

Importaciones de CSV sin conexión

Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, en función de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que Intacct deba realizar con los datos. En caso de duda, seleccione Procesar sin conexión en la página Utilidad de importación.

Una vez finalizado el proceso sin conexión, Intacct envía un correo electrónico a la dirección que has introducido en el Importar información de la empresa (donde importó el archivo).

Automatizar importaciones

Es posible que puedas automatizar y programar tus importaciones utilizando una aplicación de terceros, como Workato. Ponte en contacto con tu representante de cuenta para obtener más información sobre esta opción.