Configurar la lista de comprobación de cumplimiento: Contratos

Las revisiones periódicas pueden ayudar a garantizar que las obligaciones contractuales se cumplan según lo previsto. Puedes crear una lista de comprobación de tareas adaptada al proceso de revisión de contratos de tu sociedad, y esta lista aparecerá en todos los contratos. Cuando se completa una tarea, los usuarios pueden introducir los detalles de finalización en el contrato, proporcionando una pista de auditoría.

Acerca de la lista de comprobación de cumplimiento del contrato

Cada instancia de Intacct puede tener una lista de comprobación de cumplimiento para los contratos. Un administrador suele crear las tareas de la lista de comprobación y determina el orden en que aparecen en la lista. Las tareas aparecerán en la pestaña Cumplimiento de cada contrato, como en el siguiente ejemplo:

Cuando se completa una tarea, un usuario con los permisos adecuados puede aprobar una tarea de lista de comprobación. El usuario también puede indicar que otro empleado, empleada, y no necesariamente otro usuario de Intacct, ha completado una tarea. El usuario puede añadir notas y un archivo adjunto al contrato que soporte las tareas de cumplimiento. Los usuarios también pueden crear informes personalizados que contengan los datos de la lista de comprobación para ayudar con el seguimiento del cumplimiento.

Añadir una tarea a la lista de comprobación

Cuando añades una tarea a la lista de comprobación de cumplimiento del contrato y estableces el estado en Activo, la tarea está disponible inmediatamente en todos los contratos.

1. Ir a Contratos > ajustes > Más y seleccione Añadir (círculo) junto a Tareas de cumplimiento del contrato.

2. En el Nombre , introduce el nombre de la tarea.

   Por ejemplo, "Revisar". Este campo está limitado a 20 caracteres.

3. En el Descripción , introduce una descripción significativa de la tarea.

   Por ejemplo, "Contrato revisado por el gerente".

4. Si desea que la tarea aparezca en una posición determinada dentro de la lista de comprobación, introduzca la posición numérica deseada en el número de teléfono móvil campo.

   Por ejemplo, si deseas que la tarea aparezca como la tercera tarea de la lista de comprobación, escribe 3 en este campo.

5. Utilice el parámetro Estado lista desplegable para indicar si la tarea de la lista de comprobación está activa o inactiva.

6. Haz clic en Guardar.

Editar una tarea de la lista de comprobación

Si realizas cambios en la lista de comprobación de cumplimiento del contrato, los cambios afectarán a la lista de comprobación de todos los contratos.

1. Ir a Contratos > ajustes > Más > Tareas de cumplimiento del contrato.

2. Busca la tarea que deseas editar.

3. Seleccionar Modificar al final de la fila.

4. Realiza los cambios pertinentes.

5. Haz clic en Guardar.

1. Ir a Contratos > ajustes > Más > Tareas de cumplimiento del contrato.

2. Seleccionar Modificar junto a la tarea deseada.
3. Realiza los cambios necesarios y, a continuación, selecciona Guardar.

Eliminar una tarea de la lista de comprobación

Puedes borrar una tarea de la lista de comprobación si no se ha firmado en ningún contrato. Esto elimina la tarea de Intacct. Como alternativa, puedes desactivar una tarea (cambiar el estado a Inactivo), lo que evita que se muestre en ningún contrato, pero conserva la tarea con fines históricos.

1. Ir a Contratos > ajustes > Más > Tareas de cumplimiento del contrato.

2. Busca la tarea que deseas borrar.

3. Seleccionar Más acciones > Borrar al final de la fila.

4. Seleccionar Borrar para confirmar.

   En función de las preferencias de usuario, es posible que Intacct te pida que confirmes la eliminación.

1. Ir a Contratos > ajustes > Más > Tareas de cumplimiento del contrato.

2. Seleccionar Borrar junto a la tarea que deseas borrar.

   En función de las preferencias de usuario, es posible que Intacct te pida que confirmes la eliminación.

Ver una tarea en la lista de comprobación

1. Ir a Contratos > ajustes > Más > Tareas de cumplimiento del contrato.

2. Busca la tarea que quieres ver.

   ¿Necesitas ayuda para encontrar una tarea?

   • Las fichas designadas como Inactivas no aparecen en la lista de forma predeterminada. Para ver estos registros, seleccione Filtros en la parte superior de la lista y selecciona Eliminar junto a la Estado para eliminarlo.

3. Selecciona el nombre de la tarea.

1. Ir a Contratos > ajustes > Más > Tareas de cumplimiento del contrato.

2. Busca la tarea que quieres ver.

   No veo Incluir inactivos en tu página?

   La razón más común por la que no ves esta función es que estás usando una vista personalizada.

   Al seleccionar una vista personalizada, algunas opciones se ocultan. Dependiendo de la página en la que te encuentres, el Incluir inactivos, Incluir un solo uso, Incluir privado, y Jerarquía de visualización Las opciones no son visibles. Por ejemplo, si estás viendo desde una vista personalizada, la lista de informes financieros no proporcionará el Incluir inactivos opción.

   Para volver a ver las opciones, vuelve a Ver todo. Ver Vistas personalizadas para obtener más información.

3. Seleccionar Ver junto a la tarea.

Descripciones de campos

Descripciones de los campos de cumplimiento

Campo	Descripción
Nombre	El nombre de la tarea. Por ejemplo, "Revisar". Este campo está limitado a 20 caracteres.
Descripción	Una descripción significativa de la tarea. Por ejemplo, "Contrato revisado por el gerente".
Número ordinal	Número de teléfono móvil que describe la posición numérica de la tarea en la lista de comprobación. Por ejemplo, el cuarto artículo de la lista de comprobación tendría un número de teléfono móvil de 4.
Estado	El estado predeterminado es Activo. Si ya no utilizas esta tarea de lista de comprobación, selecciona Inactivo. Las fichas designadas como Inactivas no aparecen en la lista de forma predeterminada. Para ver estos registros, seleccione Filtros en la parte superior de la lista y selecciona Eliminar junto a la Estado para eliminarlo. Todavía puedes ver las tareas de la lista de comprobación inactivas seleccionando la casilla de verificación Incluir inactivas en la página de la lista Tareas de cumplimiento del contrato.