Descripciones de campos: Plantilla de email

En las siguientes tablas se lista cada campo de la página Plantilla de email.

Campos en la sección de información general
Campo Descripciones

Nombre

Utiliza un nombre que te ayude a identificar la plantilla de una lista de selección. Por ejemplo, Factura de venta: mensual.

Descripción

Introduce cualquier información que desees conservar con esta ficha.

Tipo de plantilla

Utiliza el menú desplegable para seleccionar el tipo de transacción que utilizará la plantilla de email. Las opciones son:

  • Cuentas a cobrar factura: la plantilla de email se utilizará para las facturas enviadas por correo electrónico desde Cuentas a cobrar.
  • Cuentas a cobrar extracto de cuenta: la plantilla de email se utilizará para los extractos de cuenta enviados por correo electrónico desde Cuentas a cobrar.
  • Contrato: la plantilla de email se utilizará para las renovaciones dentro de la aplicación Contratos.
  • Pedidos Transacción de transacción de entrada: la plantilla de email se utilizará para las facturas enviadas por correo electrónico desde Pedidos (que incluye las facturas generadas a partir de Contratos o Proyectos).
  • Compras Transacción: la plantilla de email se utilizará para las transacciones de Compras (que incluyen órdenes de compra, solicitudes de compra, etc.).
  • Solicitud de cambio: La plantilla de email se utilizará para comunicar las solicitudes de cambio del proyecto a los proveedores o propietarios del proyecto.
  • Cuentas a pagar Remesas: la plantilla de email se utilizará para crear información de remesa de fichero bancario.

Archivos adjuntos

Ambas opciones de archivos adjuntos aumentan el tamaño del correo electrónico porque el correo electrónico, los archivos adjuntos y el PDF de la factura se envían juntos. Los correos electrónicos grandes pueden superar las limitaciones de tamaño e impedir la entrega.

  • Incluir todos los documentos adjuntos en el correo electrónico

    Incluye archivos que ya están adjuntos directamente a la transacción o al documento que se envía por correo electrónico. Si la ficha no tiene documentos de respaldo adjuntos, esta opción no tiene efecto. Disponible para la mayoría de los tipos de plantillas de email.

    Cuando se selecciona, todos los archivos adjuntos actuales y futuros de la transacción siempre se incluyen cada vez que se utiliza esta plantilla.

  • Incluir todos los archivos adjuntos de los documentos de origen en el correo electrónico

    Incluye archivos adjuntos de fichas de origen vinculadas a una factura del proyecto (como plantillas horarias o fichas de gastos). Los adjuntos se envían en su formato de archivo inicial.

    Esta opción es solo para los tipos de plantilla de Pedidos.

Mostrar fechas en la configuración de preferencias del usuario

De forma predeterminada, el formato de fecha para el campo de combinación de fechas utilizado en el correo electrónico es MM/DD/AAAA.

Selecciona la casilla de verificación para utilizar el formato de fecha establecido en las preferencias personales del usuario que envía el correo electrónico.

Una organización europea envía facturas tanto a clientes europeos como a clientes estadounidenses. Los clientes europeos prefieren el formato de fecha DD/MM/AAAA. Los clientes de EE. UU. prefieren el formato de fecha de MM/DD/AAAA.

Es posible que quien envíe las facturas por correo electrónico tenga su preferencia de formato de fecha establecida en DD/MM/AAAA, pero puede usar una plantilla de email para enviar correos electrónicos utilizando la opción de formato de fecha preferida por el cliente:

La casilla de verificación solo aparece cuando el tipo de plantilla es:

  • Transacción de pedidos
  • Transacción de compra
  • Documentos de cuentas a cobrar (facturas, extractos de cuenta y avisos de reclamación)

Estado

El estado predeterminado es Activo.

Si ya no utilizas la plantilla de email y quieres eliminarla de las listas desplegables, selecciona Inactivo.

Todavía puedes ver las plantillas de correo electrónico inactivas seleccionando el icono Incluir inactivos casilla de verificación en el Plantillas de email lista.

Direcciones

Campos en la sección Direcciones
Campo Descripciones

Dirección de correo electrónico del contacto de respuesta

Introduce una dirección de correo electrónico a la que quieras que responda el destinatario. Esto corresponde a la Desde dirección de correo electrónico que el usuario ve en el Imprimir o enviar por correo electrónico cuando envían un correo electrónico desde una transacción.
Utilizar la dirección de correo electrónico de mi cuenta

Selecciona la casilla de verificación para usar la dirección de correo electrónico de tu cuenta como Responder a dirección de correo electrónico.
Nombre del contacto de respuesta

Introduce el nombre que corresponde a la dirección de correo electrónico de respuesta cuando se envía el correo electrónico.

Por ejemplo, si el nombre del remitente es John Smith y la dirección de correo electrónico de respuesta es jsmith@company.com, los destinatarios ven Juan Smith jsmith@company.com en la línea del remitente.

Búsqueda de campo para contactos

Utiliza esta herramienta para buscar campos de contacto. A continuación, puedes copiar y pegar el token de campo de fusión en los campos Para, CC o CCO. Cuando se envía el correo electrónico, estos tokens de combinación se reemplazan automáticamente por las direcciones de los clientes asociados.

Para

CC

BCC

Los destinatarios del correo electrónico.

Puedes introducir uno o varios campos de fusión en cada campo. Intacct reemplaza automáticamente los campos de fusión en el archivo Para, CC, y CCO Campos con las direcciones de correo electrónico asociadas a tus clientes y a la sociedad cuando se genera y envía el correo electrónico.

Separa varias direcciones de correo electrónico con comas.

Contenido del mensaje

Campos en la sección de contenido del mensaje
Campo Descripciones

Búsqueda de campos para elementos de documento

Búsqueda de campo para elementos de la sociedad

Utiliza estas herramientas para buscar elementos de información de documentos y de la sociedad.

A continuación, puedes copiar y pegar el archivo Fusionar campo fichas. Los tokens de campos de fusión se reemplazan por valores de transacción en el asunto o mensaje del correo electrónico cuando se envía el correo electrónico.

Asunto

Introduce una combinación de campos de texto y fusión para crear una línea de asunto informativa. Este campo es obligatorio.

Ver Ejemplos de plantillas de email.

Ajustar tono

Este campo solo está disponible para Cerrar espacio de trabajo y Análisis de varianza plantillas.

Selecciona una opción para que Copilot haga que tu mensaje sea más formal o informal.

Después de seleccionar una opción, seleccione Generar. Copilot crea un nuevo borrador con el texto actualizado.

Si tienes varios borradores, puedes usar las flechas de la esquina superior derecha de esta sección para navegar de uno a otro.

Si has editado directamente el texto del mensaje, esos cambios no se reflejan en los borradores generados por Copilot. Así que haz cualquier edición en el mensaje después de ajustar el tono.

Ajustar longitud

Este campo solo está disponible para Cerrar espacio de trabajo y Análisis de varianza plantillas.

Selecciona una opción para que Copilot haga que tu mensaje sea más largo o más corto.

Después de seleccionar una opción, seleccione Generar. Copilot crea un nuevo borrador con el texto actualizado.

Si tienes varios borradores, puedes usar las flechas de la esquina superior derecha de esta sección para navegar de uno a otro.

Si has editado directamente el texto del mensaje, esos cambios no se reflejan en los borradores generados por Copilot. Así que haz cualquier edición en el mensaje después de ajustar la longitud.

Mensaje

Introduce una combinación de texto, campos de fusión y marcado HTML como desees para crear y personalizar tu mensaje. Este campo es obligatorio.

Ver Ejemplos de plantillas de email.

Si estás trabajando en una plantilla para Cerrar espacio de trabajo o bien Análisis de varianza, aparece un mensaje predeterminado en este cuadro, pero puedes cambiarlo.

Incluir logotipo

Selecciona esta casilla de verificación para incluir el parámetro Archivo de imagen de logotipo identificado en la página Información de la Sociedad en la plantilla de email.

Posición vertical del logotipo

Selecciona si el logotipo aparece en la parte superior o inferior del correo electrónico. Este campo solo se muestra si seleccionas Incluir logotipo.

Posición horizontal del logotipo

Selecciona si el logotipo aparece en el lado izquierdo o derecho del correo electrónico. Este campo solo se muestra si seleccionas Incluir logotipo.