Transferencia masiva de activos: Gestión del inmovilizado

Puedes utilizar el servicio de importación para transferir varios activos a la vez.

Transfiere un activo para moverlo entre departamentos, proyectos u otras dimensiones, manteniendo registros precisos y una visibilidad clara de los cambios de propiedad. A diferencia de la edición directa del activo, la transferencia crea un asiento de diario en el Libro Mayor para ficha el cambio.

Al transferir un activo, Sage Intacct realiza las siguientes acciones:

• Actualiza los campos de asignación y dimensión del activo.

• Crea asientos de diario para reflejar las nuevas dimensiones del activo en el Libro Mayor, a partir de la fecha de transferencia.

• Registra la transferencia en la pestaña Historial de transferencias del activo.

Después de la transferencia, los nuevos asientos de diario relacionados con los activos utilizarán las dimensiones actualizadas. Los asientos de diario anteriores permanecen sin cambios.

Antes de empezar:

• Definir un diario para las transferencias de activos en la configuración de Gestión del inmovilizado.

• Verifica que el activo tenga asignada una cuenta del Libro Mayor de Activos. Si no es así, Editar el activo para añadir una cuenta.

• Si el activo está dado de baja (activo), Volver a poner el activo en servicio.

Paso 1. Crea una vista de lista personalizada

1. Ir a Gestión del inmovilizado > Todos > Activos.

2. Establezca el filtro en el Estado Columna a incluir Listo para revisión y En servicio.

3. En la parte superior derecha de la página, selecciona Ajustes > Configurar columnas.

4. Selecciona las siguientes columnas:

   • Identificador de asignación

   • Identificador del activo

   • Identificador de la clase

   • Identificador del contrato

   • Identificador del tipo de coste

   • Identificador de cliente

   • Identificador del departamento

   • Identificador del empleado

   • Identificador de ubicación

   • Identificador del proyecto

   • Identificador de tarea

   • Identificador del proveedor

   • Identificador de almacén

   • Identificador de la entidad afiliada

   Puedes incluir otros campos, pero estos son los únicos necesarios para esta tarea.

5. Seleccionar Administrar vista >Guardar como.

6. Introduce un nombre para la vista.

   Por ejemplo, "Transferencia en lote".

Paso 2. Exportar la vista de lista personalizada

1. Ir a Gestión del inmovilizado > Todos > Activos.

2. En el menú desplegable Vistas de la parte superior izquierda, selecciona la vista que has creado para la exportación.

3. También puedes filtrar la lista para mostrar solo los activos que deseas actualizar.

4. En la parte superior derecha de la página, selecciona Exportar >Sobresalir.

Paso 3. Actualizar el archivo exportado

1. Abre el archivo de Excel que has exportado.

2. Elimina filas de los activos que no quieras actualizar.

3. Agregar una columna para Fecha de transferencia e introduce una fecha para cada activo.

   Requisitos de fecha de transferencia

   La fecha de transferencia debe cumplir los siguientes requisitos:

   • Ser igual o posterior a la fecha de pago ACH.

   • Ser igual o posterior a la fecha de transferencia más reciente, si la hubiera.

   • Esté después de la disposición parcial más reciente, si corresponde.

   • Estar dentro de un período abierto.

   Si el activo está en servicio, la fecha también debe cumplir los siguientes requisitos:

   • Ser igual o posterior a la fecha de puesta en servicio.

   • Ser posterior a la fecha de contabilización real del asiento de amortización contabilizado más recientemente en todas las programaciones (si las hubiera).

   • Ser anterior a la fecha de contabilización programada del siguiente asiento de amortización no contabilizado en todas las programaciones.

   Ejemplo de fechas de transferencia válidas

   En el siguiente escenario, las fechas de transferencia válidas son del 1 al 30 de diciembre.

   Ejemplo de plan de amortización

   Ejercicio	Fecha de contabilización programada	Fecha real de contabilización	Estado
   1	31 de agosto	--	Contabilizado históricamente
   2	30 de septiembre	--	Contabilizado históricamente
   3	31 de octubre	31 de octubre	Contabilizado
   4	30 de noviembre	30 de noviembre	Contabilizado
   5	31 de diciembre	--	No contabilizado

4. Cambia la asignación o al menos una dimensión en cada activo.

   Si seleccionas una ubicación que pertenece a una entidad diferente, ambas entidades deben utilizar la misma divisa base.

   En este momento, no puedes eliminar los valores existentes para que el campo esté vacío, pero puedes cambiar los valores a otra cosa.

5. Si tienes dimensiones definidas por el usuario que quieres actualizar, añade columnas para ellas y actualízalas también.

6. Guarde el archivo.

Paso 4. Importa el archivo actualizado

Si vas a transferir un activo a una entidad diferente, ve al nivel general de tu sociedad.

1. Ir a Sociedad >Configuración >Importar datos.

2. Selecciona Nuevo servicio de importación.

3. Junto a Activos, seleccionaActualización.

4. Sube tu archivo.

5. Correlaciona los campos y, a continuación, selecciona Continuar.

   Más información sobre la correlación de campos.

6. Asigne los valores de campo y, a continuación, seleccione Continuar.

   Más información sobre la correlación de valores de campo.

7. Si hay algún error, revise y corrija sus datos.

   Más información sobre cómo corregir errores en el servicio de importación.

8. Selecciona Importar.