Has creado algunas fichas en Intacct: un cliente, un contacto, una factura o tal vez un proveedor y una factura. En cualquier caso, lo hiciste y te pareció bien. Pero ahora, han pasado uno o dos días y necesitas actualizar una de esas fichas. O quizá te estás acostumbrando a Intacct y tienes que encontrar una ficha que alguien añadió en el pasado. ¿Dónde está? ¿Cómo la encuentras? ¿Cómo se supone que debes saber dónde buscar?

Afortunadamente, encontrar información es más fácil de lo que parece. Primero, querrás leer o al menos revisar Moverse entre aplicaciones para comprender cómo se organiza Intacct y dónde terminan las fichas. Una vez que tengas una idea de cómo se relacionan las listas y las fichas, hazte dos preguntas cuando busques una ficha en Intacct:

• ¿Qué estoy buscando? ¿Es una factura, un asiento de diario, un proveedor, un contacto, un cliente o una factura de venta? En otras palabras, ¿qué tipo de ficha estás buscando?
• ¿Qué sabes sobre la ficha? ¿Qué detalles conoces que te ayudarán a encontrarla? ¿Conoces parte del nombre del proveedor? ¿Sabes cuándo se contabilizó la factura y el importe? Piensa en esto como un detalle identificador que puedes utilizar más adelante.

La primera pregunta te ayudará a encontrar la lista de la ficha que estás buscando. Las listas, después de todo, son donde se guardan todos los registros. Siempre que busques una ficha específica, ve a su lista para encontrarla.

La segunda pregunta te ayudará a ordenar y filtrar esa lista para encontrar la ficha específica que deseas. Mientras conozcas al menos un detalle identificativo sobre la ficha, como la identificación, el nombre, la fecha, el importe, etc., probablemente podrás encontrar la que estás buscando.

Buscar la lista

Las listas, de nuevo, contienen todas las fichas que se crean en Intacct. Todas las facturas terminan en la lista de facturas; todos los proveedores en la lista de proveedores. Siempre que busques una ficha, primero debes saber qué estás buscando para poder encontrar la lista adecuada.

Ejemplo: Imagina que creaste una factura hace dos días y acabas de descubrir que la dirección del proveedor y la información de contacto relacionada con esa factura deben actualizarse. Pero ahora no puedes encontrar el proveedor ni la factura. Recuerdas que el nombre del proveedor terminaba en "Mercancías", pero eso es todo.

Entonces, ¿qué estás buscando? En el ejemplo anterior, deseas actualizar la información de contacto de un proveedor, por lo que estás buscando un proveedor, no una factura, lo que significa que deberás ir a la lista de proveedores (Cuentas a pagar > Todos > Proveedores).

Filtra y ordena por un criterio

Ahora has llegado a la lista de proveedores, pero hay muchos que examinar. ¿Y ahora qué?

Pregúntate "¿Qué sé sobre este proveedor?". No conoces el identificador ni el código postal, pero sí sabes que el nombre del proveedor terminaba en "Mercancías". Puedes utilizar este detalle identificador a tu favor. ¿Pero cómo?

Ordena por columna

Puedes ordenar una lista por cualquier columna, simplemente seleccionando el encabezado de la columna.

Por ejemplo, seleccionar nombre del proveedor ordena la lista alfabéticamente por nombre.

Pero espera, termina con Mercancías; no comienza con eso. Así que esta opción no funcionará esta vez. Habría funcionado si el proveedor hubiera comenzado con "Mercancías", o si estuviera buscando una factura por fecha.

Busca la ficha

Puedes buscar una ficha introduciendo un valor en el cuadro de búsqueda situado en la parte superior de la columna de la lista. El tipo de búsqueda más simple es buscar en función de con qué comienza el valor.

Puedes introducir Mercancías en la columna Nombre del proveedor y, a continuación, presionar Intro para ejecutar una búsqueda filtrada del proveedor.

Sin embargo, tu lista solo muestra todos los proveedores que comienzan con "Mercancías", que todavía no es lo que deseas. Esto habría funcionado si el proveedor comenzara con "Mercancías" en su lugar, al igual que la última opción.

Utiliza un comodín en tu búsqueda

También puedes combinar un carácter comodín (%) con el término de búsqueda, que busca el término en cualquier parte del valor de la columna.

En este caso, introduce %Mercancías en la columna Nombre del proveedor y, a continuación, presiona Intro.

¡Oh, mira! ¡Ahí está! Los suministros y las mercaderías de Lisa, justo el proveedor que estabas buscando.

Filtra por varios criterios

Además de estas opciones de clasificación y búsqueda, Intacct también cuenta con varias opciones de filtrado, que están disponibles en la sección de filtros avanzados de cualquier lista. Al filtrar una lista, solo mostrará los registros que coincidan con los filtros que hayas introducido. Puedes utilizar un filtro o varios, en función de lo que necesites encontrar.

Por ejemplo, puedes filtrar la lista de facturas por fecha e importe para encontrar una factura específica.

Más información sobre Clasificación y filtrado en Intacct.

Consejos adicionales

Si quieres sacar más partido a Intacct, hay otras dos formas de hacer que la búsqueda de registros sea aún más fácil que las dos preguntas anteriores:

• Marcar registros
• Utilizar y crear vistas

Marcar registros

En Intacct puedes marcar cualquier página que quieras, pero lo que es más importante, puedes marcar registros específicos. Esto es enorme, porque si bien puedes usar tu menú de Favoritos para sus tareas, listas e informes más utilizados, no puedes añadir a favoritos una ficha específica. Por lo tanto, aprovecha la capacidad única de los marcadores y marca registros específicos con anticipación para que no tengas que buscar más tarde.

Por ejemplo, tomemos el mismo ejemplo de antes, y digamos que tu jefe te advirtió de que este proveedor en particular necesitaba una actualización de la información de contacto, pero aún no tenía la nueva información. En lugar de pasar por todas las molestias por las que pasamos anteriormente, puedes seleccionar el ícono de marcador en el lado más a la derecha de la barra de navegación mientras visualizas la ficha del proveedor y luego selecciona Marcar esta página como favorita. Más tarde, cuando tengas la información de contacto actualizada, puedes seleccionar el ícono de marcador nuevamente e ir directamente a la ficha desde allí; no es necesario navegar ni filtrar ni ordenar listas adicionales.

Para utilizar esta función de forma más eficaz, recuerda marcar las fichas específicas que no estén terminadas, que puedan necesitar una actualización pronto o a las que vuelva con regularidad. Listas, tareas e informes favoritos que utilizas con frecuencia.

Utilizar y crear vistas

La forma en que se organiza, filtra y ordena una lista se denomina vista. Intacct proporciona vistas estándar y vistas que filtran los elementos de la lista vistos o modificados recientemente. Sin embargo, también puedes crear tus propias vistas personalizadas para que se adapten mejor a tus flujos de trabajo personales que las vistas estándar. Por ejemplo, si deseas ver todos los asientos de diario que tienen un estado borrador, puedes crear una vista que filtre la lista solo para estas entradas.

• Mira una demostración sobre cómo crear y editar vistas personalizadas.

• Más información sobre Vistas personalizadas