Has realizado algunos registros en Intacct: un cliente, un contacto, una factura o tal vez un proveedor y una factura. En cualquier caso, lo hiciste, y te sientes bien por eso. Pero ahora, han pasado uno o dos días y necesitas actualizar uno de esos registros. O tal vez te estás acostumbrando a Intacct y tienes que encontrar un registro que alguien haya introducido en el pasado. ¿Dónde está? ¿Cómo lo encuentras? ¿Cómo se supone que debes saber dónde buscar?

Afortunadamente, encontrar información es más fácil de lo que parece. Primero, querrá leer o al menos escanear Moverse entre aplicaciones para comprender cómo está organizado Intacct y dónde terminan los registros. Una vez que tengas una idea de cómo se relacionan las listas y los registros, hazte dos preguntas cuando busques un registro en Intacct:

• ¿Qué busco? ¿Es una factura, un asiento de diario, un proveedor, un contacto, un cliente o una factura de venta? En otras palabras, ¿qué tipo de disco estás buscando?
• ¿Qué sé del disco? ¿Qué detalles conoces que te ayudarán a encontrarlo? ¿Conoces parte del nombre del proveedor? ¿Sabes cuándo se contabilizó la factura y el importe? Piensa en esto como un detalle identificativo que puedes usar más adelante.

La primera pregunta te ayudará a encontrar la lista del registro que estás buscando. Las listas, después de todo, son donde se guardan todos los registros. Siempre que busques un registro específico, ve siempre a su lista para encontrarlo.

La segunda pregunta te ayudará a ordenar y filtrar esa lista para encontrar el registro específico que deseas. Siempre y cuando conozcas al menos un detalle de identificación sobre el registro, como la identificación, el nombre, la fecha, el monto, etc., probablemente puedas encontrar el registro que estás buscando.

Buscar la lista

Las listas, de nuevo, contienen todos los registros que se crean en Intacct. Todas las facturas terminan en la lista de facturas; todos los proveedores de la lista Proveedores. Siempre que busques un registro, primero debes saber lo que estás buscando para poder encontrar la lista adecuada.

Ejemplo: Imagina que creaste una factura hace dos días y acabas de descubrir que la dirección del proveedor y la información de contacto relacionadas con esa factura deben actualizarse. Pero ahora no puedes encontrar el proveedor ni la factura. Recuerdas que el nombre del proveedor tenía "Bienes" al final, pero eso es todo.

Entonces, ¿qué estás buscando? En el ejemplo anterior, desea actualizar la información de contacto de un proveedor, por lo que está buscando un proveedor, no una factura, lo que significa que iría a la lista Proveedores (Cuentas a pagar > Todo > Proveedores).

Filtrar y ordenar por un detalle

Ahora has llegado a la lista de proveedores, pero hay muchos para examinar. ¿Y ahora qué?

Pregúntate a ti mismo "¿Qué sé de este proveedor?". No conoces el identificador ni el código postal, pero sí sabes que el nombre del proveedor terminaba en "Mercancías". Puede usar este, identificando detalles a su favor. ¿Pero cómo?

Ordenar por columna

Puedes ordenar una lista por cualquier columna, simplemente seleccionando el encabezado de la columna.

Por ejemplo, al seleccionar Nombre del proveedor Ordena la lista alfabéticamente por nombre.

Pero espera, termina con Bienes; No empieza con eso. Por lo tanto, esta opción no funcionará esta vez. Podría haber funcionado si el proveedor comenzara con "Bienes" en su lugar, o si estuviera buscando una factura por fecha en su lugar.

Buscar el registro

Para buscar un registro, introduzca un valor en el cuadro de búsqueda situado en la parte superior de la columna de lista. El tipo más simple de búsqueda es buscar en función de lo que comienza el valor.

Podrías entrar Bienes en la columna Nombre del proveedor y, a continuación, pulse Intro para ejecutar una búsqueda de filtro para el proveedor.

Sin embargo, su lista solo muestra todos los proveedores que comienzan con "Bienes", que aún no es lo que desea. Esto habría funcionado si el proveedor hubiera comenzado con "Bienes" en su lugar, al igual que la última opción.

Utilizar un comodín en la búsqueda

También puede combinar un carácter comodín (%) con el término de búsqueda, que busca el término en cualquier parte del valor de la columna.

En este caso, ingresarías %Bienes en la columna Nombre del proveedor y, a continuación, pulse Intro.

¡Mira! ¡Ahí está! "Lisa's Supplies and Goods", justo el proveedor que estabas buscando.

Filtrar por varios detalles

Además de estas opciones de clasificación y búsqueda, Intacct también cuenta con una serie de opciones de filtrado, que están disponibles en el Filtros avanzados de cualquier lista. Al filtrar una lista, solo se mostrarán los registros que coincidan con los filtros que hayas introducido. Puedes usar un filtro o varios, dependiendo de lo que necesites encontrar.

Por ejemplo, puedes filtrar la lista de facturas por fecha e importe para encontrar una factura específica.

Más información sobre Clasificación y filtrado en Intacct.

Consejos adicionales

Si quieres sacar más partido a Intacct, hay un par de formas más de hacer que la búsqueda de registros sea aún más fácil que las dos preguntas anteriores:

• Marcar fichas
• Uso y creación de vistas

Marcar fichas

En Intacct puedes marcar cualquier página que desees, pero lo que es más importante, puedes marcar registros específicos. Esto es enorme, porque si bien puede usar su menú Favoritos para sus tareas, listas e informes más utilizados, no puede marcar como favorito un registro específico. Por lo tanto, aproveche la capacidad única de los marcadores y marque registros específicos con anticipación para que no tenga que buscar más tarde.

Por ejemplo, tomemos el mismo ejemplo de antes, y digamos que tu jefe te advirtió que este proveedor en particular necesitaba una actualización de la información de contacto, pero aún no tenías la nueva información. En lugar de pasar por todas las molestias por las que pasamos anteriormente, puede seleccionar el icono de marcador en el lado derecho de la barra de navegación mientras ve el registro del proveedor y luego seleccionar Marcar esta página como favorita. Más tarde, cuando tenga la información de contacto actualizada, puede volver a seleccionar el icono de marcador e ir directamente al registro desde allí; No es necesario navegar o filtrar u ordenar listas adicionales.

Para utilizar esta función de la manera más eficaz, recuerde marcar registros específicos que no estén terminados, que puedan necesitar una actualización pronto o a los que vuelva con regularidad. Listas, tareas e informes favoritos que usas con frecuencia.

Uso y creación de vistas

La forma en que se organiza, filtra y ordena una lista se denomina vista. Intacct proporciona vistas estándar y vistas que filtran por elementos de lista vistos o modificados recientemente. Sin embargo, también puede crear sus propias vistas personalizadas que se adapten a sus flujos de trabajo personales mejor que las estándar. Por ejemplo, si desea ver todos los asientos de diario que tienen un corriente de aire estado, puede crear una vista que filtre la lista solo para estas entradas.

• Vea una demostración sobre cómo Crear y editar vistas personalizadas.

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