Flujos de trabajo de procesos de negocio

A medida que los auditores revisan las áreas de riesgo organizacional y precisión de los estados financieros, investigan la adopción y práctica de técnicas de control interno relacionadas para los flujos de trabajo de los procesos de negocio.

Flujos de trabajo de documentos y transacciones

Los auditores a menudo revisan los flujos de documentos y transacciones para validar que los procesos se siguen de manera consistente. Sage Intacct ofrece a los equipos financieros la potencia y la flexibilidad necesarias para definir sus propios flujos de trabajo con el fin de satisfacer las necesidades de la organización.

Los controles de flujo de documentos y transacciones dependen de la configuración para determinar la secuencia de flujo de documentos. Por ejemplo, los datos de una entrada de mercancías se pueden generar a partir de una orden de compra relacionada o se puede generar un remitente a partir de una orden de venta relacionada. El grado en que la información se copia entre transacciones suele ser configurable. Por lo tanto, es posible que el proveedor, el artículo y el precio se copien, pero es posible que la cantidad requiera una nueva entrada (para situaciones en las que la cantidad recibida no es igual a la cantidad pedida). Se trata principalmente de un control sobre la precisión, que evita errores de digitación en la entrada de datos.

En combinación con los informes, los flujos de trabajo pueden ser un control sobre la integridad de las transacciones a través de un proceso, ya que muestran si hay transacciones que no se han procesado o que aún están pendientes de procesamiento. Además, cada una de las configuraciones tiene una pista de auditoría conectada para realizar un seguimiento a medida que se realizan cambios.

Consideraciones sobre los controles de flujo de documentos y transacciones

Asegúrese de tener en cuenta todos los escenarios, incluidos los créditos al cliente o del proveedor. No omita los escenarios de excepción (las rutas de acceso insatisfechas), que pueden dar lugar a situaciones en las que no hay controles sobre los procesos, como la forma de emitir notas de crédito a los clientes o registrar las notas de crédito de un proveedor. Se incluye una guía más detallada con los flujos de documentos y transacciones en las secciones adicionales de Controles de flujo de trabajo del proceso de la Ayuda de cumplimiento.

Flujos de trabajo de aprobación

Un proceso de aprobación bien desarrollado puede actuar como una defensa contra los errores rutinarios y el fraude al hacer que un gerente experimentado revise las transacciones que cumplen con ciertos umbrales. Sage Intacct permite a los administradores establecer umbrales para las aprobaciones en función de varios factores. Estos factores incluyen la cantidad, la frecuencia y el tipo, junto con las anulaciones por departamento. Además, el equipo financiero tiene una visibilidad completa del paso en el que se encuentra cada transacción durante el proceso de aprobación. La funcionalidad de aprobaciones de Sage Intacct también promueve la segregación de funciones, ya que solo los usuarios con permisos de nivel de administrador pueden aprobar una transacción. Su uso evita que un solo usuario inicie una transacción y luego la apruebe. Sage ofrece a los equipos financieros la posibilidad de crear flujos de trabajo de aprobación para las siguientes transacciones: