Configurar gastos

Permisos y otros requisitos
Suscripción	Tiempo y gastos Administración
Disponibilidad por región	Todas las regiones
Tipo de usuario	Usuario empresarial con privilegios de administrador
Permisos	Administración Suscripciones a aplicaciones: Enumerar, Ver, Configurar

Configuración de contabilidad: diarios

Diarios
Campo	Descripción
Gastos	El diario que Intacct utiliza para contabilizar los gastos de los empleados, empleada.
Regularizaciones de gastos	El diario que Intacct utiliza para contabilizar las regularizaciones de gastos.
Reembolsos	El diario que Intacct utiliza para contabilizar los reembolsos de los gastos de los empleados, empleada.

Configuración de contabilidad: cuentas del Libro Mayor

Cuentas del Libro Mayor
Campo	Descripción
Pasivos de empleados	La cuenta del Libro Mayor que Intacct utiliza para contabilizar los pasivos de los empleados, empleada. Esta debe ser una cuenta de pasivo, no una cuenta bancaria.
Ganancia o pérdida multidivisa	El Libro Mayor cuenta que utiliza Intacct para contabilizar las ganancias y pérdidas debidas a la conversión de divisa para sociedades de varios divisa. No selecciones una cuenta del Libro Mayor que esté asociada a una cuenta bancaria. En su lugar, especifica una cuenta que puedas usar como cuenta de transferencia para realizar las medidas oportunas más adelante.
Anticipos de empleados	La cuenta del Libro Mayor que Intacct utiliza para contabilizar pagos anticipos a los empleados. Esta cuenta de compensación es opcional; Solo es necesario si tiene la intención de utilizar la función Avances. No selecciones una cuenta del Libro Mayor que esté asociada a una cuenta bancaria. En su lugar, especifica una cuenta que puedas usar como cuenta de transferencia para realizar las medidas oportunas más adelante.
Tipos de gastos	Permite configurar tipos de gastos para codificar los gastos de los empleados. Con los tipos de gastos, puedes hacer lo siguiente: Asigna nombres sencillos, como "Gastos de viaje", a los gastos. Al introducir los gastos, los usuarios seleccionan de la lista de tipos de gastos, en lugar de cuentas de gastos. Restringir el acceso a las cuentas de gastos. Después, los usuarios solo ven los tipos de gastos que has configurado, en lugar de una lista de cuentas de gastos.
Permitir reclasificación	Solo para informes de gastos de personal. Si seleccionas esta opción, los usuarios con permiso para editar informes de gastos pueden reclasificar los gastos y las regularizaciones de gastos que se hayan seleccionado, pagado parcialmente, pagado o revertido. Por ejemplo, los usuarios pueden cambiar la fecha de un informe de gastos que ya se ha pagado. Para evitar que alguien modifique los informes de gastos, deja esta casilla de verificación desmarcada.
Habilitar la reversión de gastos impagados	Evita que se borren los gastos impagados. En su lugar, debe revertir los gastos no pagados. Seleccionar Habilitar la reversión de gastos impagados Cambia estas páginas: Mis informes de gastos: reemplaza Eliminar por Revertir. Permisos: para Lotes de gastos y Mis gastos, hace que Eliminar sea una selección de solo lectura.
Fecha de contabilización en el Libro Mayor	Seleccionando Sí permite a los empleados cambiar la fecha de contabilización en el Libro Mayor de su informe de gastos en Mis informes de gastos.

Formularios 1099

Formularios 1099
Campo	Descripción
Habilitar la anulación de casillas y formularios 1099	De forma predeterminada, todos los elementos de la transacción de un empleado están asociados a una casilla y un formulario 1099 específicos. Estos valores predeterminados se definen en la ficha del empleado. Habilita esta opción para anular la casilla o el formulario predeterminados para un elemento individual dentro de una transacción.

Frecuencia de contabilización del resumen

Los informes de gastos, las regularizaciones de gastos y los reembolsos se agrupan automáticamente en resúmenes automáticos. La fecha de contabilización del resumen es la fecha que el Libro Mayor utiliza para contabilizar las transacciones de ese resumen. Por este motivo, es habitual seleccionar Diario como frecuencia de resumen para cada tipo de transacción.

Para obtener más información, vaya a Añadir, editar o borrar resúmenes de gastos.

Frecuencia de contabilización del resumen
Campo	Descripción
Informes de gastos	la frecuencia con la que Intacct crea resúmenes automáticos para los informes de gastos. Las siguientes opciones son: Diario Mensual Uno por gasto Seleccionar Uno por gasto solo si deseas que Intacct cree un resumen para cada gasto de empleado, empleada especificado.
Regularizaciones	la frecuencia con la que Intacct crea resúmenes automáticos para las regularizaciones de gastos. Las siguientes opciones son: Diario Mensual Uno por regularización Seleccionar Uno por regularización de gastos solo si deseas que Intacct cree un resumen para cada regularización de gastos introducida.
Reembolsos	La frecuencia con la que Intacct crea resúmenes automáticos para los reembolsos de gastos. Las siguientes opciones son: Diario Mensual

Pantalla de dimensión estándar

Pantalla de dimensión estándar
Campo	Descripción
Habilita el seguimiento y la generación de informes con respecto a cada dimensión seleccionada	En esta sección se muestra la lista de dimensiones estándar que están habilitadas en el Libro Mayor. Las dimensiones definidas por el usuario (dimensiones que se crean exclusivamente para tus necesidades empresariales) no aparecen en esta lista porque se propagan automáticamente entre tus aplicaciones en el momento de la creación. Selecciona las dimensiones estándar que deseas utilizar en esta aplicación para el seguimiento y la generación de informes. Dimensión de proyectos: Puede habilitar una dimensión de proyectos simple sin suscribirse a la aplicación Proyectos. En primer lugar, habilita la dimensión Proyectos en el Libro Mayor. A continuación, habilita la dimensión Proyectos en Cuentas a cobrar y utiliza los permisos de Cuentas a cobrar para controlar el acceso a ella. La dimensión Proyectos limita la funcionalidad principalmente a la generación de informes. Una suscripción de Proyectos amplía tu capacidad para hacer lo siguiente: Añade tareas a tus proyectos Ver un resumen del proyecto Generar facturas de proyectos Y más Ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Sage Intacct para habilitar tu suscripción a Proyectos. Dimensión de la tarea: La dimensión Tarea depende de la dimensión Proyecto y de una suscripción a Proyectos. Una vez habilitada, no puedes desactivar la dimensión Tarea. Dimensión del activo: La dimensión Activo solo está disponible con una suscripción a Gestión del inmovilizado. Sage Intacct propaga las dimensiones en las páginas de la aplicación, donde puedes seleccionar valores de dimensión para aplicarlos a transacciones específicas. Por ejemplo, si creas un pedido de venta, utiliza la dimensión cliente para etiquetar la transacción, de modo que puedas realizar un seguimiento de los ingresos por cliente e informar sobre ellos. O bien, si creas una orden de compra, utiliza la dimensión de proveedor para etiquetar la transacción, de modo que puedas realizar un seguimiento de los costes por proveedor e informar sobre ellos. Dimensión del cliente: Selecciona la dimensión Cliente que deseas mostrar en todas las aplicaciones. Dimensión del proveedor: Selecciona la dimensión Proveedor que deseas mostrar en todas las aplicaciones. Dimensión del empleado: Selecciona la dimensión Empleado que deseas mostrar en todas las aplicaciones. Dimensión del artículo: Selecciona la dimensión Artículo que deseas mostrar en todas las aplicaciones. Dimensión de clase: Selecciona la dimensión Clase que deseas mostrar en todas las aplicaciones. Dimensión del almacén: Selecciona la dimensión Almacén que deseas mostrar en todas las aplicaciones. Esta dimensión solo está disponible con una suscripción a Inventario. Tipo de coste dimensión: Selecciona la dimensión Tipo de coste que se mostrará en todas las aplicaciones. Esta dimensión solo está disponible con una suscripción a Construcción. Ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Sage Intacct para habilitar tu suscripción a Inventario o Construcción.

Secuencias de numeración automática

Puedes introducir manualmente los identificadores para determinados tipos de transacciones y fichas a medida que los creas. También puedes hacer que Intacct añada los identificadores por ti en función de un plan preestablecido.

Con un plan de ID preestablecido, tu sociedad genera automáticamente nuevos ID o números para las transacciones y los registros relacionados. Por ejemplo, crea un plan de secuencia de documentos para los empleados. La secuencia de documentos crea automáticamente un nuevo identificador de empleado, como "EMP-0100", e incrementa el número cada vez que se crea un nuevo empleado.

Esta sección Secuenciación de documentos le permite hacer lo siguiente:

Seleccione un plan de ID preestablecido en transacciones y registros específicos.
Establezca una advertencia sobre los identificadores duplicados si se utiliza la entrada manual.
Requerir identificaciones en ciertos tipos de transacciones y documentos (solo Cuentas a pagar y Cuentas a cobrar).

Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Secuencias de documentos para crear una nueva secuencia de numeración y, a continuación, selecciónela como una opción en esta sección.

Si no seleccionas una secuencia de numeración de documentos para una transacción o ficha, los usuarios deben introducir manualmente un identificador o un número al crear nuevas transacciones o fichas.

Además de ahorrar tiempo a los usuarios, la numeración automática garantiza que los usuarios no puedan usar un identificador dos veces ni omitir un número por completo.

Secuencias de numeración automática
Campo	Descripción
Informe de gastos	Secuencia de numeración automática utilizada cuando los usuarios crean nuevos informes de gastos.
Regularización de crédito	Secuencia de numeración automática que se utiliza cuando los usuarios crean nuevas regularizaciones de crédito.
Regularización de débito	Secuencia de numeración automática que se utiliza cuando los usuarios crean nuevas regularizaciones de débito.
Empleado	Secuencia de numeración automática que se utiliza cuando los usuarios añaden nuevas fichas de empleado, empleada.
Duplicar números	Selecciona una de las siguientes opciones: Mostrar advertencia: Intacct muestra una advertencia si hay informes de gastos o números de regularización duplicados. No permitir la creación: Intacct no crea informes de gastos ni cifras de regularización duplicados. No hacer nada: Intacct no hace nada si hay informes de gastos o cifras de regularización duplicados.

Multidivisa

Esta sección solo aparece para las sociedades que han habilitado la gestión multidivisa.

Multidivisa
Campo	Descripción
Habilitar informes de gastos en divisa extranjera	Selecciona si los usuarios pueden introducir informes de gastos en divisas distintas de la divisa base de la sociedad.
Tipo de cambio	Selecciona la categoría de tipo de cambio. De forma predeterminada, Intacct recupera el tipo de cambio diario de un proveedor de tipos de cambio y aplica el tipo vigente cuando se crea el informe de gastos.
Excluir la conversión cuando la divisa base y la divisa de gasto coinciden	Seleccione esta opción para excluir la conversión de las divisas base coincidentes y de gasto.

Pagos

Pagos
Campo	Descripción
Método de pago predeterminado	Cuando los usuarios reembolsan a los empleados, este método de pago está seleccionado de forma predeterminada. Sin embargo, los usuarios siempre pueden seleccionar un método de pago diferente caso por caso. Selecciona una de las siguientes opciones: Cheque Tesorería Transferencia de ficha ACH o fichero bancario El método de pago que selecciones aquí se aplica a todos los usuarios de Gastos.
Cuenta bancaria predeterminada	Selecciona la cuenta bancaria predeterminada utilizada para reembolsar los gastos.
Contacto para notificaciones	Selecciona una de las siguientes opciones: Persona que selecciona los gastos para el reembolso: Selecciona esta opción para utilizar la información de contacto del usuario que seleccionó los gastos para el reembolso. Para obtener más información, vaya a Seleccionar informes de gastos para reembolsar. El siguiente contacto: Selecciona otro contacto. Decide qué información de contacto se incluye en los correos electrónicos de notificación de pago, en caso de preguntas de los empleados, empleada. Para obtener más información, vaya a Añadir, editar o desactivar empleados.

Requisitos del informe de gastos

Utiliza esta sección para seleccionar la información que deseas solicitar en todos los informes de gastos. Si te suscribes a la aplicación Proyectos, también puedes seleccionar los campos que se rellenarán automáticamente para los usuarios. Los campos, como la ubicación y el departamento, se derivan de la ficha del empleado, empleada o del proyecto.

Requisitos del informe de gastos
Campo	Descripción
Habilitar la asignación para distribuir la entrada de gastos	Permite que las transacciones de Sage Intacct distribuyan los gastos de los empleados o los registros de tiempo. Para obtener más información, vaya a Habilitar la asignación para distribuir la configuración de entrada de gastos.
Número de informe	Requerir un número de informe para cada informe de gastos. Si seleccionas una secuencia de numeración automática para los informes de gastos, este número se generará automáticamente para los usuarios.
Motivo del gasto	Selecciona esta opción para solicitar a los usuarios que introduzcan el motivo del gasto.
Pagado a y pagado para	Selecciona esta opción para solicitar a los usuarios que introduzcan información en estos campos.
Fecha	Selecciona esta opción para solicitar a los usuarios que introduzcan una fecha.
Primero el empleado, luego el proyecto Primero el proyecto, luego el empleado	Si también te suscribes a Proyectos, puedes seleccionar dónde recupera tu sociedad los valores de departamento, ubicación y clase en los informes de gastos. Por ejemplo, un empleado, empleada introduce un gasto para un proyecto específico. Puedes asignar el gasto a la ubicación y al departamento del proyecto, incluso si el empleado, empleada trabaja para una ubicación o departamento diferente. Si eliges El empleado es lo primero, tu sociedad rellena el departamento, la ubicación y la clase asociados al empleado, empleada. Si alguno de estos está en blanco, su empresa obtiene el valor faltante del proyecto. Si eliges Primero el proyecto, la sociedad rellena el departamento, la ubicación y la clase asociados al proyecto. Si alguno de estos está en blanco, su empresa obtiene el valor faltante del empleado.

Ajustes de aprobación del informe de gastos

Si activas las aprobaciones de gastos, los informes de gastos enviados deben aprobarse antes de continuar con el proceso de reembolso. Muchas empresas configuran aprobaciones de gastos basadas en el gerente del empleado, empleada. El manager debe aprobar el informe de gastos antes de que esté disponible para su pago en la página Seleccionar para reembolsar. Para obtener más información, vaya a Configurar aprobaciones para informes de gastos.

Ajustes de aprobación del informe de gastos

Ajustes de aprobación del informe de gastos
Campo	Descripción
Habilitar la aprobación de informes de gastos	Activa las aprobaciones de gastos. Cuando se envía un informe de gastos, está sujeto a aprobación en función de las opciones que selecciones en la Responsables de aprobación sección. El proceso de aprobación exacto es configurable y puede incluir uno o más niveles de aprobación por gerente de departamento, gerente de empleado, gerente de proyecto o incluso un usuario específico. También puedes implementar aprobaciones basadas en el valor.
Notificación por correo electrónico	Notifica a los responsables de aprobación correspondientes por correo electrónico cuando se envían los informes de gastos. Esto también notifica a los empleados cuando se aprueban o rechazan los informes de gastos.
Limitar aprobación	Cuando se selecciona esta opción, los responsables de aprobación solo pueden ver y aprobar los elementos que pueden aprobar. Por ejemplo, supongamos que implementas un nivel de aprobación basado en el responsable del proyecto. Los responsables de proyectos solo pueden ver y aprobar los elementos asociados a un proyecto que gestionan.
Nivel Importe mínimo Mínimo de responsables de aprobación	Solo se aplica si seleccionas Aprobación del valor como uno de tus niveles de aprobación en la sección Responsables de aprobación (abajo). Utiliza la tabla de aprobación de valores para definir la aprobación de los informes de gastos que superen determinados importes. Cuando especifiques los importes para cada nivel de aprobación, ten en cuenta estas sugerencias: El importe que especifiques para cada nivel es el importe mínimo que el responsable de aprobación puede aprobar. El importe máximo es de 0,01 $ en el siguiente nivel de aprobación. Si un informe de gastos es inferior a los importes especificados, se omite la aprobación del valor. Si la aprobación del valor es el único tipo de aprobación que has definido, el informe de gastos se aprueba automáticamente. Si has seleccionado una divisa de aprobación de valor, la divisa de aprobación se muestra entre paréntesis en el encabezado Importe. Para establecer la divisa de aprobación, consulte la Preferencias de entidad Sección de Configurar varias entidades. Ejemplo: Supongamos que introduce lo siguiente para los niveles de aprobación: Nivel 1: $1,000 (se requiere 1 aprobador) Nivel 2: $10,000 (se requieren 2 aprobadores) En este caso: Cualquier informe de gastos inferior a $1,000 no requiere aprobación de valor. Cualquier informe de gastos de entre 1.000 $ y 9.999,99 $ requiere la aprobación de 1 usuario con permiso de aprobación de nivel 1. Cualquier informe de gastos que sea igual o superior a 10.000 $ requiere la aprobación de 2 usuarios con permiso de aprobación de nivel 2. Si un informe de gastos supera un umbral de valor determinado, puede ser aprobado por cualquier usuario con permiso para ese nivel de aprobación. Por ejemplo, puedes especificar que el Nivel 1 requiere 1 responsable de aprobación. Si concedes permiso a 5 usuarios para aprobar en este nivel, cualquiera de los 5 usuarios puede aprobar un informe de gastos determinado. Para asignar permisos a alguien para aprobar informes de gastos basados en el valor, edita los permisos del usuario en Gastos. Asigna permisos de Aprobar gastos al usuario y selecciona los niveles que puede aprobar.
Sin restricciones	Este usuario puede anular el proceso de aprobación establecido y aprobar cualquier informe de gastos que se haya enviado. Se recomienda asignar un responsable de aprobación sin restricciones que aún no forme parte de ningún proceso de aprobación establecido. Si asigna a un aprobar que ya forma parte de un proceso de aprobación establecido, las decisiones de ese aprobar siempre anularán las tomadas por otros responsables de aprobación en ese proceso.
Primero Segundo Tercero Cuarto Quinto	Selecciona el icono Primero y, a continuación, selecciona un usuario para aprobar primero un gasto enviado. Repite este proceso para los niveles adicionales de aprobación que desees añadir (hasta 5). Por ejemplo, puedes configurar la primera aprobación para que sea el administrador del empleado y la segunda aprobación para que sea el administrador del departamento. Tan pronto como un responsable de aprobación aprueba un gasto, Intacct notifica al siguiente responsable de aprobación que el gasto está listo para su revisión. Si seleccionas aprobación de valor para uno de los niveles, debes definir los umbrales de valor y mínimo número de teléfono móvil de los responsables de aprobación en la sección "Aprobaciones de importe de presentación".

Ajustes de aprobación de reembolso del informe de gastos

De forma predeterminada, las aprobaciones de reembolso están habilitadas. Sin embargo, no se aplicarán hasta que definas los niveles de aprobación y los importes en la sección Niveles de aprobación de valor.

Establece al menos un nivel mínimo de aprobación para los reembolsos de informes de gastos.

Configuración de aprobación de reembolso del informe de gastos
Campo	Descripción
Habilitar la aprobación del reembolso del informe de gastos	Activa las aprobaciones de reembolsos. Si no habilitas las aprobaciones de reembolsos, todos los informes de gastos seleccionados en el Seleccionar para reembolsar La página se pagará sin aprobación.
Nivel Importe mínimo Mínimo de responsables de aprobación	Utiliza la tabla de aprobación de importe mínimo para establecer los niveles de aprobación y los importes de los reembolsos de gastos. Los responsables de aprobación de cada nivel pueden aprobar reembolsos de gastos que se encuentren dentro de determinados importes, de la misma manera que se establecen las aprobaciones de informes de gastos. Las aprobaciones de reembolsos ahora se comportan como otros procesos de aprobación, como las aprobaciones de informes de gastos. Esto significa que el importe que especifique para cada nivel de aprobación es el Importe mínimo que el responsable de aprobación puede aprobar, con un importe máximo de 0,01 $ en el siguiente nivel de aprobación. Ejemplo: Supongamos que introduce lo siguiente para los niveles de aprobación: Nivel 1: $500 (se requiere 1 aprobador) Nivel 2: $1,000 (se requieren 2 aprobadores) En este caso: Cualquier reembolso de hasta $499.99 no requiere aprobación de valor y se reembolsa automáticamente. Cualquier reembolso entre 500 $ y 999,99 $ requiere la aprobación de 1 usuario con permiso de aprobación de nivel 1. Cualquier reembolso que sea igual o superior a 1.000 $ requiere la aprobación de 2 usuarios con permiso de aprobación de nivel 2. Si un reembolso supera un umbral de valor determinado, cualquier usuario con permiso para ese nivel de aprobación puede aprobarlo. Por ejemplo, puedes especificar que el Nivel 1 requiere 1 responsable de aprobación. Si concedes permiso a 5 usuarios para aprobar en este nivel, cualquiera de los 5 usuarios puede aprobar un informe de gastos determinado. Para asignar permiso a alguien para aprobar reembolsos de gastos, edita los permisos del usuario en Gastos. Asigna permisos de Aprobar reembolsos al usuario y selecciona los niveles que puede aprobar.

Intelligent Time

Intelligent Time
Campo	Descripción
Habilitar Intelligent Time	Sage Intelligent Time (SIT) es un asistente de tiempo virtual con inteligencia artificial (IA), que añade automatización al registro horario. Recopila actividades de forma inteligente a través de fuentes de tiempo conectadas, como el correo electrónico o el calendario de un empleado. A continuación, sugiere las actividades para su inclusión en las plantillas horarias con la información asociada del cliente, el proyecto o la tarea. Habilitar Intelligent Time también permite a los empleados introducir y aprobar el registro de horas en una aplicación móvil. Después de activar Intelligent Time, las siguientes páginas de Tiempo se actualizan para usar Intelligent Time: Aprobar plantillas horarias Mis plantillas horarias Plantillas horarias del personal Además, están disponibles estas nuevas páginas: Mis cronómetros Cronómetros del personal Repositorio Fuentes horarias Configuración > Preferencias de tiempo Si tienes plantillas horarias que se crearon antes de habilitar Intelligent Time, puedes verlas en el Repositorio. Intelligent Time se puede desactivar en cualquier momento. Más información sobre cómo activar Intelligent Time.

Restricciones de los usuarios del proyecto

Restricciones de los usuarios del proyecto
Campo	Descripción
Restricciones de usuario predeterminadas	De forma predeterminada, los usuarios pueden introducir tiempo y gastos para cualquier proyecto. Selecciona esta opción para asegurarte de que los usuarios solo puedan introducir tiempo y gastos para los proyectos y tareas que tengan asignados. Si te suscribes a la aplicación Proyectos, esta opción es de solo lectura. Para cambiar la selección, configure la aplicación Proyectos. Para obtener más información, vaya a Configurar proyectos.

Entrada de recibos electrónicos

Entrada de recibos electrónicos
Campo	Descripción
Habilitar la entrada de recibos electrónicos	Permite capturar e importar recibos electrónicos en informes de gastos.
Habilitar servicios de correo electrónico	Permite a los empleados reenviar recibos a una dirección de correo electrónico designada. La dirección de correo electrónico no se puede asociar a ningún otro contacto.
Secuencia numérica del recibo electrónico	Selecciona una secuencia de números de teléfono móvil para incluirla en los recibos electrónicos. Esto garantiza que todos los recibos electrónicos tengan un número de teléfono móvil distinto para fines de seguimiento, auditoría y cumplimiento.