Configurar hora

Utilice la página Configurar tiempo para seleccionar información básica sobre el funcionamiento de la aplicación, incluida la siguiente:

Cómo se muestran las plantillas horarias a los usuarios, incluido el intervalo de tiempo, el número de horas de una jornada laboral, etc
Ajustes de aprobaciones de plantillas horarias
Qué cuentas se utilizan para contabilizar las horas y los costes de personal de las plantillas horarias en el Libro Mayor (necesarias para la contabilización de costes de personal)

Permisos y otros requisitos
Suscripción	Tiempo y gastos
Disponibilidad por región	Todas las regiones
Tipo de usuario	Usuario empresarial con privilegios de administrador
Permisos	Administración Suscripciones a aplicaciones: Enumerar, Ver, Configurar

Realiza una de las siguientes acciones:
- Vete a Hora > Arreglo > Configuración.
- Vete a Compañía > Admin > Suscripciones > Hora > Configurar.
Complete los campos de cada sección.

Configuración, reglas y visualización de tablas de la plantilla horaria

Intelligent Time

Intelligent Time
Campo	Descripción
Habilitar Intelligent Time	Sage Intelligent Time (SIT) es un asistente de tiempo virtual con inteligencia artificial (IA), que añade automatización al registro horario. Recopila actividades de forma inteligente a través de fuentes de tiempo conectadas, como el correo electrónico o el calendario de un empleado. A continuación, sugiere las actividades para su inclusión en las plantillas horarias con la información asociada del cliente, el proyecto o la tarea. Habilitar Intelligent Time también permite a los empleados introducir y aprobar el registro de horas en una aplicación móvil. Después de activar Intelligent Time, las siguientes páginas de Time se actualizan para usar Intelligent Time: Aprobar plantillas horarias Mis plantillas horarias Plantillas horarias del personal Además, están disponibles estas nuevas páginas: Mis cronómetros Cronómetros del personal Repositorio Fuentes horarias Configuración > Preferencias de tiempo Si tienes plantillas horarias que se crearon antes de habilitar Intelligent Time, puedes verlas en el Repositorio. Intelligent Time se puede desactivar en cualquier momento. Más información sobre cómo activar Intelligent Time.

Configuración de la plantilla horaria

Ajustes de la plantilla horaria
Campo	Descripción
Seguimiento del tiempo por	Determina los datos que desea capturar al realizar un seguimiento del tiempo. Por ejemplo Proyecto y tarea están seleccionados. Todos los elementos de una plantilla horaria deben estar codificados con el proyecto y la tarea a la que se aplica. Si te suscribes a la aplicación Proyectos, seleccionar una opción para realizar un seguimiento del tiempo por proyecto y tarea te permite ejecutar informes financieros del proyecto bajo demanda y (en combinación con la contabilización de costes de personal) calcular los costes como medida del progreso del proyecto.
Duración de la plantilla horaria	Selecciona la duración de cada plantilla horaria, que controla el número de plantillas horarias que se deben enviar al mes. Del 1 al 15/16 hasta fin de mes: Plantillas horarias semestrales (2 duraciones al mes). La primera duración es siempre de 15 días y la segunda duración es variable. Por ejemplo, si el mes es febrero, la segunda duración es del 16 al 28, a menos que sea un año bisiesto, en cuyo caso la segunda duración es del 16 al 29. Las plantillas horarias deben enviarse el último día de cada duración. Diario: Las plantillas horarias constan de un día y deben enviarse diariamente. Semanal: Las plantillas horarias constan de 7 días y deben enviarse cada semana. Cada dos semanas: Las plantillas horarias constan de 14 días y deben enviarse cada dos semanas.
Unidades de la plantilla horaria	Selecciona la flecha hacia abajo y, a continuación, selecciona la unidad o combinación de unidades: minutos, horas o días que deseas usar para las plantillas horarias. Una vez que se hayan enviado las plantillas horarias para tu sociedad, no puedes cambiar esta configuración.
Número de horas de jornada laboral	Introduce la duración de tu jornada laboral (por ejemplo, 8 horas). Una vez que se hayan enviado las plantillas horarias para tu sociedad, no puedes cambiar esta configuración.
Solo los usuarios de la plantilla horaria del personal pueden enviar una plantilla horaria (solo para usuarios sin proyectos)	Selecciona esta opción para habilitar un sencillo proceso de revisión y aprobación de la plantilla horaria sin una suscripción a Proyectos. Los empleados que utilizan Mis plantillas horarias deben guardar sus plantillas horarias como borrador y, a continuación, hacer que un usuario de Plantillas horarias del personal vaya a Plantillas horarias del personal, busque borradores de plantillas horarias, las revise y las envíe. Para establecer un flujo de trabajo de aprobación para las plantillas horarias, debes suscribirte a Tiempo y gastos.

Reglas de plantillas horarias

Reglas de plantillas horarias
Campo	Descripción
Notas	Exija que los empleados incluyan notas de trabajo descriptivas con sus registros de tiempo. Las notas se incluyen en las facturas de los clientes y se utilizan como referencia dentro de su propia empresa. Seleccione esta opción para solicitar notas: Para todos los elementos: Solicita notas para todas las entradas de la plantilla horaria, tanto facturables como no facturables. Solo para artículos facturables: Requerir notas solo para las entradas facturables en la plantilla horaria. Las entradas no facturables en la plantilla horaria no requerirán notas.
Mostrar la descripción primero	(Predeterminado) Muestre la descripción antes de las notas en la ventana Detalle de la entrada (en la página Mis plantillas horarias y Plantillas horarias del personal, en la sección Entradas horarias, haga doble clic en una celda para acceder a esta ventana). Las facturas no incluyen descripciones y se utilizan como referencia dentro de su empresa.
Mostrar notas primero	Para facilitar la entrada de datos, selecciona esta opción para que el campo Entrada de notas aparezca antes que el campo Entrada de descripción en la ventana Detalle de la entrada (en la página Mis plantillas horarias y Plantillas horarias del personal, en la sección Entradas horarias, haz doble clic en una celda para acceder a esta ventana). Las notas se incluyen en la factura.
Notas predeterminadas automáticamente a	Rellena automáticamente la plantilla horaria Notas a una de las siguientes opciones: Descripción de la tarea: Rellena automáticamente todos los campos de notas de la plantilla horaria con la descripción de esta tarea, lo que puede ayudarte a identificar los elementos de una factura. Código PET de la tarea: Rellena automáticamente todos los campos de las notas de la plantilla horaria en el código de la estructura de desglose del trabajo (WBS) para esta tarea. No poner notas por defecto: (Predeterminado) Deja en blanco todos los campos de notas de la plantilla horaria. Todas las notas de la plantilla horaria se incluyen en Las facturas de venta en el archivo Notas de la plantilla horaria campo.
Deshabilitar las entradas en festivos	Seleccione si desea rechazar el tiempo enviado para trabajar en días festivos de la empresa.
Solo se permiten entradas entre la fecha de inicio y finalización de: Proyecto y empleado	Selecciona esta opción para rechazar las plantillas horarias que se introduzcan para fechas fuera de las fechas del proyecto relacionadas o fuera de las fechas de empleo del empleado. Proyecto: Rechaza cualquier momento enviado antes de que un proyecto comience oficialmente o después de que haya finalizado oficialmente. Empleado: Rechaza cualquier momento enviado antes de que un empleado se haya unido oficialmente a su empresa, o después de dejar la empresa.
Solo se permiten entradas: Igual o posterior a la fecha de inicio del recurso de tarea y Antes o igual a la fecha de finalización de la asignación de recursos de tarea	Igual o posterior a la fecha de inicio del recurso de tarea: Evita que un empleado introduzca tiempo para una tarea antes de la fecha de inicio de la tarea asignada. Si no existe ninguna fecha de inicio para el recurso de tarea, se permite la entrada de tiempo. Antes o igual a la fecha de finalización de la asignación de recursos de tarea: Evita que un empleado cargue tiempo a una tarea después de la fecha de finalización de la tarea asignada. Si no existe una fecha de finalización para el recurso de tarea, se permite la entrada de tiempo.
Habilitar duplicados: Mis plantillas horarias y líneas en una plantilla horaria	Permite la introducción de plantillas horarias duplicadas o líneas duplicadas en la misma plantilla horaria. De forma predeterminada, no se aceptan plantillas horarias duplicadas ni líneas en la misma plantilla horaria. Mis plantillas horarias: Selecciona esta opción para permitir que un empleado introduzca dos o más plantillas horarias para el mismo periodo de tiempo. Normalmente, los empleados solo pueden introducir una plantilla horaria para un periodo de tiempo. Por ejemplo, si la duración de la plantilla horaria es semanal, los empleados no pueden introducir 2 plantillas horarias para la misma semana. Normalmente, esta opción está habilitada para que los empleados puedan introducir sus propias correcciones en la plantilla horaria. Líneas en una plantilla horaria: Selecciona esta opción para permitir que un empleado introduzca 2 o más líneas duplicadas en la misma plantilla horaria. Una línea duplicada es cualquier entrada de la plantilla horaria que tenga el mismo proyecto, tarea, tipo de tiempo y otros detalles. Si los empleados a veces mencionan una parte particular del tiempo con una descripción o nota diferente, es útil permitir líneas duplicadas. Aunque no permitas que los empleados introduzcan plantillas horarias duplicadas, puedes crear plantillas horarias de personal duplicadas.
Si las fechas de la plantilla horaria se encuentran dentro de un periodo cerrado	Selecciona una de las siguientes opciones: Contabilizar automáticamente en el siguiente periodo abierto Advertir antes de contabilizar en el siguiente periodo abierto No permitir la entrada Permitir la introducción de fechas de las plantillas horarias en un periodo cerrado únicamente para la contabilización estadística
Número de horas	Introduzca el archivo Mínimo y Máximo Número de horas para lo siguiente: Requerido para enviar la plantilla horaria Requerido por día de la semana Requerido por día de fin de semana
Restricciones de usuarios	Selecciona un valor predeterminado para decidir quién puede introducir tiempo y gastos y ver los datos del proyecto. Muestra las siguientes opciones: Cualquier usuario Solo los usuarios asignados al proyecto Solo los usuarios asignados al proyecto y a la tarea
Validar solo cuando se guarda la plantilla horaria o el gasto	Selecciona esta opción para validar solo cuando se guarde la plantilla horaria o el gasto.

Visualización de la tabla de la plantilla horaria

Visualización de la tabla de la plantilla horaria
Campo	Descripción
Mostrar departamentos y ubicaciones	Selecciona esta opción para mostrar los departamentos y las ubicaciones de los proyectos para los elementos de la plantilla horaria.
Mostrar tipo de tiempo	Selecciona esta opción para mostrar los tipos de tiempo en los asientos de la plantilla horaria.
Usar clase de trabajo, Usar turno de trabajo, Usar sindicato y Usar puesto de empleado	Esta opción solo aparece para las suscripciones de Construcción. Seleccione si desea mostrar y requerir Entradas de la plantilla horaria definidas por el usuario en las plantillas horarias de los empleados y en las tablas de tarifas de los contratos del proyecto.

Envío de plantillas horarias

Envío de plantillas horarias
Campo	Descripción
Si las fechas de la plantilla horaria se encuentran dentro de un periodo cerrado	Cuando un usuario envía una plantilla horaria con fechas que se producen durante un periodo cerrado: Contabilizar automáticamente en el siguiente periodo abierto: Las fechas de la plantilla horaria siguen siendo las mismas y la plantilla horaria se contabiliza automáticamente en el siguiente periodo abierto. Advertir antes de contabilizar en el siguiente periodo abierto: Aparece un mensaje de advertencia. El usuario puede corregir las fechas o enviar la plantilla horaria tal cual es. La plantilla horaria se contabiliza en el siguiente periodo abierto. No permitir la entrada: Aparece un mensaje de error. El usuario no puede enviar la plantilla horaria hasta que cambie las fechas para que se produzcan durante un periodo abierto. Permitir la introducción de fechas de la plantilla horaria en un periodo cerrado únicamente para la contabilización estadística (horas): Solo para empresas no Configurado para la contabilización de costes de personal. Permite que las horas estadísticas se contabilicen en periodos cerrados para una mayor precisión contable.
Número de horas: Requerido para enviar la plantilla horaria, Requerido por día laborable y Requerido por día de fin de semana	Especifique el número mínimo y máximo de horas necesarias para la aprobación, por día laborable o día de fin de semana. Requerido para enviar una plantilla horaria: El total de horas para enviar la plantilla horaria debe cumplir con los requisitos máximos y mínimos especificados. Puede enviar un día en blanco (es decir, sin horas introducidas) incluso si se requiere un número mínimo de horas. Requerido por día de la semana: Cada día de la semana de la plantilla horaria debe cumplir con el número de horas especificado. Requerido por día de fin de semana: Cada día de fin de semana de la plantilla horaria debe cumplir el número de horas especificado. Se rechazan las plantillas horarias que no cumplan los requisitos especificados. Por ejemplo, si especificas que 60 horas es el número máximo de horas necesarias para la aprobación, se rechazan las plantillas horarias que superen las 60 horas.
Selecciona un valor predeterminado para decidir quién puede introducir tiempo y gastos: Cualquier usuario, Solo los usuarios asignados al proyecto, Solo los usuarios asignados a la tarea y Validar solo cuando se ahorra tiempo o gasto	Selecciona si deseas restringir la introducción de tiempo o gastos por parte de los usuarios si no están asignados al proyecto o tarea relacionados. De forma predeterminada, los menús desplegables Proyecto y Tarea de las plantillas horarias y los informes de gastos filtran automáticamente las restricciones de usuario. Si seleccionas Solo los usuarios asignados al proyecto, el menú desplegable Proyecto muestra solo los proyectos a los que está asignado el usuario. ¿Tienes un gran número de proyectos y tareas? Mejora el rendimiento esperando a guardar la plantilla horaria o el informe de gastos para comprobar si hay restricciones de usuario. Esto es cierto incluso si las restricciones de usuario se establecen en "Cualquier usuario". Si seleccionas Validar solo cuando se guarda la plantilla horaria, todos los proyectos y tareas aparecen como opciones cuando el usuario introduce tiempo o gastos. Cuando el usuario guarda la plantilla horaria o el informe de gastos, se comprueban sus restricciones de usuario para determinar la elegibilidad del envío.

Configuración de aprobación de la plantilla horaria

Establece un proceso de aprobación para las entradas de la plantilla horaria.

Con las aprobaciones de las plantillas horarias, especifica quién puede aprobar o rechazar las plantillas horarias enviadas. Establezca hasta 5 niveles de aprobaciones, que pueden incluir aprobaciones de gerentes de proyectos, gerentes de departamento, gerentes de empleados, administradores y usuarios específicos.

Para obtener más información, vaya a Configurar aprobaciones para plantillas horarias.

Configuración de aprobación de la plantilla horaria

Configuración de aprobación de la plantilla horaria
Campo	Descripción
Habilitar la aprobación	Activa las aprobaciones de la plantilla horaria.
Notificación por correo electrónico	Envía notificaciones por correo electrónico a los responsables de aprobación de la plantilla horaria automáticamente cada vez que se ha enviado una plantilla horaria y está lista para su revisión.
Limitar aprobación	Garantiza que los responsables de aprobación solo puedan ver los elementos que pueden aprobar. Por ejemplo, si una aprobación se envía a un jefe de proyecto, solo serán visibles los elementos relacionados con los proyectos del responsable. Si dejas esta casilla de verificación desmarcada, los responsables de aprobación de la plantilla horaria podrán ver todas las entradas de la plantilla horaria, incluidas las entradas para las que forman parte del flujo de trabajo y las entradas para las que no.
Ocultar las columnas de horas facturables en la lista Aprobar plantillas horarias	Las columnas de cantidad facturable y no facturable de la lista Aprobar plantillas horarias incluyen el total de horas facturables y no facturables de la plantilla horaria. Este total incluye las horas de los proyectos de los que el responsable de aprobación podría no ser responsable y, por lo tanto, no verá cuándo se desglosan. Para evitar confusiones, oculta estas columnas en la página de lista Aprobar plantillas horarias.

Responsables de aprobación

Configuración de aprobadores
Campo	Descripción
Irrestricto	Los usuarios sin restricciones pueden rechazar o aprobar cualquier plantilla horaria enviada. Evite seleccionar un usuario fuera de los niveles de aprobación normales (1-5), ya que la aprobación de un usuario sin restricciones anula todos los demás niveles de aprobación. La aprobación sin restricciones solo está disponible para usuarios administradores.
Primera, Segunda, Tercera, Cuarta y Quinta	Puedes establecer hasta 5 niveles de aprobaciones. Por ejemplo, las plantillas horarias pueden ser aprobadas primero por el manager de un empleado y, a continuación, por el responsable del proyecto. Aprobación del departamento: Requiere la aprobación del gerente del departamento del empleado. Aprobación del Gerente de Proyecto: Los elementos requieren la aprobación del gerente del proyecto asociado. En este caso, el jefe de proyecto solo aprueba los elementos para sus proyectos. Aprobación del gerente del empleado: Requiere la aprobación del manager del empleado, que sigue una jerarquía en la que el manager del empleado puede aprobar las plantillas horarias. Aprobación de usuario externo (cliente): Las partidas requieren la aprobación del usuario seleccionado en el campo "Usuario externo (cliente)" del proyecto asociado. En este caso, los usuarios externos solo aprueban los elementos para sus proyectos asociados. Admin: Requiere la aprobación de un usuario con privilegios de administrador. Usuarios específicos: Selecciona usuarios específicos que deban aprobar las entradas de la plantilla horaria.

Contabilización del Libro Mayor de la plantilla horaria

Las opciones de esta sección te permiten contabilizar las horas y los costes de personal en el Libro Mayor para que puedas informar con precisión sobre el rendimiento del proyecto.

Por ejemplo, puedes crear Un informe de utilización de los empleados para analizar la eficiencia de los empleados.

Para que se contabilicen los costes de personal, asegúrate de que el tipo de ganancia y el salario o la tarifa por hora estén asociados a la ficha del empleado. Configurar la contabilización de costes de personal.

Contabilización del Libro Mayor de la plantilla horaria - Divisiones entre periodos

Divisiones entre periodos
Campo	Descripción
Estadística y Laboral	Para la contabilización de horas estadísticas y costes de mano de obra reales, especifica si deseas dividir las plantillas horarias que abarquen periodos de tiempo. Por ejemplo, una plantilla horaria comienza el lunes 28 de junio y finaliza el viernes 2 de julio. Si seleccionas No hay división, la plantilla horaria de toda la semana se atribuye a julio. Si seleccionas Por periodo natural, las horas de los días 28, 29 y 30 de junio se contabilizan en el asiento de diario de junio. Las horas del 1 y 2 de julio se contabilizan en el asiento de diario de julio. Si seleccionas Por periodo contable (Esta opción solo está disponible para las empresas que utilizan periodos contables no estándar) y, si la plantilla horaria cruza periodos contables, las horas se dividen en consecuencia.
Habilitar el tipo de ganancia a nivel de tipo de tiempo y tarea	Ofrece a los usuarios la opción de anular el tipo de ganancia del empleado por tarea o por un tipo de tiempo introducido.

Contabilización del Libro Mayor de la plantilla horaria - Diarios

Diarios
Campo	Descripción
Estadístico	Especificar el diario estadístico en el que se van a contabilizar los asientos de la plantilla horaria. Puedes configurar Proyectos para que cada entidad pueda contabilizar entradas de la plantilla horaria en su propio diario estadístico.
Coste de personal	Especifica el diario en el que deseas que se contabilicen los costes de personal (entradas de la plantilla horaria).
Frecuencia de resumen del Libro Mayor	Seleccionar Periodo de tiempo y empleadopuede aumentar el número de asientos de diario.

Contabilización del Libro Mayor de la plantilla horaria - Cuentas

Cuentas
Campo	Descripción
Estadística facturable y estadística no facturable	Selecciona las cuentas que se usarán para realizar un seguimiento del tiempo facturable y no facturable. Las cuentas utilizadas y no utilizadas le permiten realizar un seguimiento del tiempo en unidades muy específicas, como el tiempo ingresado por consultores o empleados individuales.
Compensación de costes de mano de obra Varianza	Seleccione las cuentas de costes de personal que se utilizarán para realizar un seguimiento de la responsabilidad y la variación de la nómina.