Controles del flujo de trabajo de Procure to Pay

Ver Prueba de control de flujo de trabajo. Esto debe probarse de acuerdo con un proceso de flujo de trabajo estándar.

Tenga en cuenta que este control cubre el flujo de trabajo, no la precisión de los responsables de aprobación para cada nivel de aprobación.

• ¿Debe estar siempre segregado el aumento y la aprobación de las órdenes de compra, o los aprobadores también pueden elevar las órdenes de compra hasta su umbral de aprobación sin necesidad de una aprobación adicional?

• ¿Está actualizado el manual de autoridad en el sistema y se han tenido en cuenta los movimientos de personal a diferentes funciones en la organización?

• ¿Podrán los encargados de levantar órdenes de compra seleccionar al aprobador, o esto estará predefinido en el manual de autoridad?

• Designar suficientes responsables de aprobación para cubrir las ausencias laborales

• ¿Se requerirá la aprobación de las órdenes de compra de mayor valor de cada aprobador de la cadena, o las órdenes de compra se enviarán directamente desde el recaudador a la persona con un límite de aprobación lo suficientemente alto como para tratar la orden de compra?

Matriz de autoridades contenidas en el sistema:

Pestaña Todos > de compras > Otra actividad de transacción > Aprobar transacciones.

Esta prueba, junto con la prueba de Flujo de trabajo de aprobación de órdenes de compra, debe centrarse en la corrección de las personas en el flujo de trabajo, en lugar de en la configuración del flujo de trabajo.

La prueba se lleva a cabo comparando la lista de responsables de aprobación del sistema con la lista de aprobados .

• ¿Qué nivel de minimis debe establecer?

• Considere cómo ejecutará los informes sobre las órdenes de compra que no se han aprobado (con qué frecuencia se ejecutará este informe y quién lo revisará)

Vistas de lista personalizadas filtradas por el estado apropiado

Compras > pestaña Todos > Otra actividad de transacción > Ver transacciones > Administrar vistas > Crear una nueva vista > Paso 3: Seleccionar filtros > estado es igual a (los valores apropiados pueden incluir: Presentado, Aprobado parcialmente, Rechazado, Borrador, Pendiente)

Configuración y límites de aprobación de órdenes de compra dentro del sistema.

Vea las configuraciones de informes personalizados en:

Informes > Informes personalizados > añadir

Se debe conservar la evidencia de que un revisor ha verificado el informe para identificar cualquier orden de compra que considere que se ha levantado sin la aprobación adecuada, como una copia marcada del informe o una versión firmada digitalmente que indique lo que se ha revisado.

Ver Revisar la prueba de control.

Se debe tener cuidado de comprender cómo se identifican las transacciones inapropiadas y se les da seguimiento.

Este control es una revisión de todas las órdenes de compra para asegurarse de que son válidas. Es probable que esta sea una lista larga, por lo que querrá definir cómo va a hacer esta prueba cada vez sin que sea demasiado onerosa. Centrarse en órdenes de compra, personas, valores o entidades arriesgadas ayudará, al igual que una metodología de muestreo. Lo principal es que tiene que ser coherente.

Algunas de las comprobaciones que se podrían hacer incluyen:

• Comprobar quién está levantando las órdenes de compra: ¿son las esperadas?

• Seleccionar una muestra de órdenes de compra para asegurarse de que sean precisas y no fraudulentas;

• Mirando los valores de las órdenes de compra, ¿las personas están tratando de obtener órdenes de compra sin aprobación haciéndolas justo por debajo del límite de aprobación?

Informes de órdenes de compra de órdenes de compra no aprobadas es el control que implica revisar solo las órdenes de compra que no tienen aprobación (si es que esto es algo que se ha permitido).

• ¿Cómo identificará lo que constituye un error, una declaración errónea o un fraude?

• ¿Cómo se asegurará de que esta revisión se realice de manera coherente cada vez que se realice?

• Es posible que desees dividirlo por entidad o importe. ¿Cómo te asegurarás de que todo el mundo haga esto de forma coherente? ¿Habrá una organización o supervisión centralizada de los exámenes?

• ¿Cómo se asegurará de que la persona que firma no sea responsable de generar órdenes de compra? Considere la posibilidad de realizar una comprobación secundaria o asegurarse de que el revisor no tiene acceso para generar órdenes de compra o no es alguien del departamento de compras.

Compras > todos los informes >

Hay varios informes estándar disponibles para mostrar una variedad de información. Se pueden crear informes personalizados para extraer información adicional si es necesario.

Lista de órdenes de compra con anotaciones del revisor. Las consultas de seguimiento deben ser evidenciadas. Asegúrese de que quede claro cuáles fueron las conclusiones y cómo se llegó a ellas

Ver Revisar la prueba de control.

Tenga cuidado de comprender cómo se identifican las órdenes de compra inapropiadas y cómo se les da seguimiento.

El control busca órdenes de compra que no se hayan generado en un contrato de proveedor o en una solicitud de compra. Usaría este control si intenta aplicar el uso de solicitudes de compra o contratos de proveedor para todos los pedidos de compra, de lo contrario, la lista sería larga.

• ¿Cómo realizará el seguimiento de estas órdenes de compra?

• ¿Cómo te asegurarás de que la revisión sea eficiente, por ejemplo, de que no estés haciendo un seguimiento de las mismas órdenes de compra cada mes?

Cree definiciones de transacción específicas para órdenes de compra que no requieran conversión de otras transacciones de compra y cree una vista de lista personalizada para estas plantillas de transacción específicas.

• Definiciones de transacciones: flujo de trabajo

• Añadir una vista personalizada

Listado anotado de órdenes de compra no vinculadas, con verificación de que la orden de compra es apropiada (con el razonamiento y la copia de seguridad conservadas)

Ver Prueba de revisión.

La prueba debe centrarse en garantizar que las órdenes de compra inapropiadas se identifiquen correctamente y se les dé seguimiento.

Ver Prueba de control de flujo de trabajo. Esto debe probarse de acuerdo con un proceso de flujo de trabajo estándar.

Tenga en cuenta que este control cubre el flujo de trabajo, no la precisión de los responsables de aprobación para cada nivel de aprobación.

• ¿Debe estar siempre segregado el aumento y la aprobación de las órdenes de compra, o los aprobadores también pueden elevar las órdenes de compra hasta su umbral de aprobación sin necesidad de una aprobación adicional?

• ¿Está actualizado el manual de autoridad en el sistema y se han tenido en cuenta los movimientos de personal a diferentes funciones en la organización?

• ¿Podrán los encargados de levantar órdenes de compra seleccionar al aprobador, o esto estará predefinido en el manual de autoridad?

• Designar suficientes responsables de aprobación para cubrir las ausencias laborales

• ¿Se requerirá la aprobación de las órdenes de compra de mayor valor de cada aprobador de la cadena, o las órdenes de compra se enviarán directamente desde el recaudador a la persona con un límite de aprobación lo suficientemente alto como para tratar la orden de compra?

Matriz de autoridades contenidas en el sistema:

Pestaña Todos > de compras > Otra actividad de transacción > Aprobar transacciones.

Esta prueba, junto con la prueba de Flujo de trabajo de aprobación de órdenes de compra, debe centrarse en la corrección de las personas en el flujo de trabajo, en lugar de en la configuración del flujo de trabajo.

La prueba se lleva a cabo comparando la lista de responsables de aprobación del sistema con la lista de aprobados .

• ¿Qué nivel de minimis debe establecer?

• Considere cómo ejecutará los informes sobre las órdenes de compra que no se han aprobado (con qué frecuencia se ejecutará este informe y quién lo revisará)

Vistas de lista personalizadas filtradas por el estado apropiado

Compras > pestaña Todos > Otra actividad de transacción > Ver transacciones > Administrar vistas > Crear una nueva vista > Paso 3: Seleccionar filtros > estado es igual a (los valores apropiados pueden incluir: Presentado, Aprobado parcialmente, Rechazado, Borrador, Pendiente)

Configuración y límites de aprobación de órdenes de compra dentro del sistema.

Vea las configuraciones de informes personalizados en:

Informes > Informes personalizados > añadir

Se debe conservar la evidencia de que un revisor ha verificado el informe para identificar cualquier orden de compra que considere que se ha levantado sin la aprobación adecuada, como una copia marcada del informe o una versión firmada digitalmente que indique lo que se ha revisado.

Ver Revisar la prueba de control.

Se debe tener cuidado de comprender cómo se identifican las transacciones inapropiadas y se les da seguimiento.

Este control es una revisión de todas las órdenes de compra para asegurarse de que son válidas. Es probable que esta sea una lista larga, por lo que querrá definir cómo va a hacer esta prueba cada vez sin que sea demasiado onerosa. Centrarse en órdenes de compra, personas, valores o entidades arriesgadas ayudará, al igual que una metodología de muestreo. Lo principal es que tiene que ser coherente.

Algunas de las comprobaciones que se podrían hacer incluyen:

• Comprobar quién está levantando las órdenes de compra: ¿son las esperadas?

• Seleccionar una muestra de órdenes de compra para asegurarse de que sean precisas y no fraudulentas;

• Mirando los valores de las órdenes de compra, ¿las personas están tratando de obtener órdenes de compra sin aprobación haciéndolas justo por debajo del límite de aprobación?

Informes de órdenes de compra de órdenes de compra no aprobadas es el control que implica revisar solo las órdenes de compra que no tienen aprobación (si es que esto es algo que se ha permitido).

• ¿Cómo identificará lo que constituye un error, una declaración errónea o un fraude?

• ¿Cómo se asegurará de que esta revisión se realice de manera coherente cada vez que se realice?

• Es posible que desees dividirlo por entidad o importe. ¿Cómo te asegurarás de que todo el mundo haga esto de forma coherente? ¿Habrá una organización o supervisión centralizada de los exámenes?

• ¿Cómo se asegurará de que la persona que firma no sea responsable de generar órdenes de compra? Considere la posibilidad de realizar una comprobación secundaria o asegurarse de que el revisor no tiene acceso para generar órdenes de compra o no es alguien del departamento de compras.

Compras > todos los informes >

Hay varios informes estándar disponibles para mostrar una variedad de información. Se pueden crear informes personalizados para extraer información adicional si es necesario.

Lista de órdenes de compra con anotaciones del revisor. Las consultas de seguimiento deben ser evidenciadas. Asegúrese de que quede claro cuáles fueron las conclusiones y cómo se llegó a ellas

Ver Revisar la prueba de control.

Tenga cuidado de comprender cómo se identifican las órdenes de compra inapropiadas y cómo se les da seguimiento.

El control busca órdenes de compra que no se hayan generado en un contrato de proveedor o en una solicitud de compra. Usaría este control si intenta aplicar el uso de solicitudes de compra o contratos de proveedor para todos los pedidos de compra, de lo contrario, la lista sería larga.

• ¿Cómo realizará el seguimiento de estas órdenes de compra?

• ¿Cómo te asegurarás de que la revisión sea eficiente, por ejemplo, de que no estés haciendo un seguimiento de las mismas órdenes de compra cada mes?

Cree definiciones de transacción específicas para órdenes de compra que no requieran conversión de otras transacciones de compra y cree una vista de lista personalizada para estas plantillas de transacción específicas.

• Definiciones de transacciones: flujo de trabajo

• Añadir una vista personalizada

Listado anotado de órdenes de compra no vinculadas, con verificación de que la orden de compra es apropiada (con el razonamiento y la copia de seguridad conservadas)

Ver Prueba de revisión.

La prueba debe centrarse en garantizar que las órdenes de compra inapropiadas se identifiquen correctamente y se les dé seguimiento.

Limitar las combinaciones que se pueden contabilizar reduce la posibilidad de que las contabilizaciones se realicen de forma incorrecta para las entidades, los beneficios y los centros de coste (ya sea deliberadamente o por error).

• ¿Cuáles son las combinaciones de entidad, centro de beneficio y centro de coste que deben definirse?

• ¿Hay alguna circunstancia en la que sea necesario cambiar estas definiciones?

Esto se puede controlar mediante una variedad de acciones. El acceso a determinadas definiciones de transacción puede estar limitado a determinados usuarios (Configuración de > de compras > Definiciones de transaccionesescoger Editar junto a la plantilla de la transacción aplicable y edita el acceso en el Pestaña Seguridad).

Un segundo nivel sería crear reglas inteligentes para validar las combinaciones de dimensiones permitidas.

• Configuración de seguridad

• Reglas inteligentes

Permisos de configuración de contabilización del sistema.

Ver Prueba de configuración.

La prueba debe centrarse en los elementos de la validación que garantizan la integridad de la información financiera.

Esto es similar a la revisión de órdenes de compra no aprobadas en Revisión de órdenes de compra no aprobadas, pero aquí se enumeran las órdenes de compra no aprobadas en contratos de proveedores específicos.

Es posible que no necesites este control si no usas contratos de proveedor o si las órdenes de compra no aprobadas no son un gran problema.

• ¿Cómo se asegurará de que esta revisión se realice de manera coherente cada vez que se realice?

• Es posible que desees dividir esto por entidad o importe. ¿Cómo te asegurarás de que todo el mundo haga esto de forma coherente? ¿Habrá una organización o supervisión centralizada de los exámenes?

Crear un informe personalizado:

Servicios de personalización o Servicios de plataforma > pestaña Todos > Informes personalizados

Listado anotado de órdenes de compra no aprobadas, evidenciando el seguimiento según sea necesario / justificación de la orden de compra no aprobada.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en garantizar que las órdenes de compra inapropiadas se identifiquen correctamente y se les dé seguimiento.

Esto es similar a la revisión de órdenes de compra no aprobadas en Revisión de órdenes de compra no aprobadas, pero aquí se enumeran las órdenes de compra no aprobadas en contratos de proveedores específicos.

Es posible que no necesites este control si no usas contratos de proveedor o si las órdenes de compra no aprobadas no son un gran problema.

• ¿Cómo se asegurará de que esta revisión se realice de manera coherente cada vez que se realice?

• Es posible que desees dividir esto por entidad o importe. ¿Cómo te asegurarás de que todo el mundo haga esto de forma coherente? ¿Habrá una organización o supervisión centralizada de los exámenes?

Crear un informe personalizado:

Servicios de personalización o Servicios de plataforma > pestaña Todos > Informes personalizados

Listado anotado de órdenes de compra no aprobadas, evidenciando el seguimiento según sea necesario / justificación de la orden de compra no aprobada.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en garantizar que las órdenes de compra inapropiadas se identifiquen correctamente y se les dé seguimiento.

Si las órdenes de compra no se aprueban, es posible que se produzca un retraso en su envío y en la recepción de las mercancías. Esto puede deberse a la ausencia del responsable de aprobación o a que algo va mal en el flujo de trabajo de aprobación. Es útil comprobar la vista de lista de "orden de compra no aprobada" para asegurarse de que el proceso de la orden de compra se realiza sin problemas.

Si se trata de un control que se realiza formalmente (con evidencia bien documentada) o informalmente dependerá de si es probable que esto sea un gran problema o no.

• ¿Cómo se asegurará de que esta revisión se realice de manera coherente cada vez que se realice?

• Es posible que desees dividirlo por entidad o importe. ¿Cómo te asegurarás de que todo el mundo haga esto de forma coherente? ¿Habrá una organización o supervisión centralizada de los exámenes?

Vistas de lista personalizadas filtradas por el estado adecuado

Compras > pestaña Todos > Otra actividad de transacción > Ver transacciones> Administrar vistas > Crear una nueva vista > Paso 3: Seleccionar filtros > Estado es igual a (Los valores apropiados pueden incluir: Presentado, Aprobado parcialmente, Rechazado, Borrador, Pendiente)

Listado anotado de órdenes de compra no aprobadas, evidenciando el seguimiento según sea necesario / justificación de la orden de compra no aprobada.

Ver Revisar la prueba de control.

Tenga cuidado de asegurarse de que el control cumpla con el objetivo.

Este control impide que la organización registre la recepción de más de un bien o servicio del que se ha aprobado correctamente a través del proceso de aprobación de la orden de compra, y evita que la organización pague facturas en exceso.

• Capacidad para asignar varios recibos a una sola orden de compra.

• Capacidad para marcar la orden de compra como completada cuando no se ha alcanzado el valor total

Asegúrese de que la definición de la transacción para el recibo de bienes/servicios tenga configurados dos ajustes:

1. Conversión de transacciones para incluir la orden de compra (y otras definiciones de transacciones relevantes)

2. Crear política (pestaña Configuración de seguridad > Permisos de documento) debe establecerse en Solo convertir.

Para realizar transacciones, los usuarios irán a Compras > todas las transacciones > > Orden de compra > convertir (en la orden de compra correspondiente)

Una vez que la orden de compra se convierta por completo, la orden se marcará como completa y no se podrán realizar más entregas.

Ajustes de configuración en:

Orden de compra > compra > convertir (en la orden de compra correspondiente)

Ver Prueba de control configurada / codificada.

Esta prueba debe centrarse en garantizar que la funcionalidad de bloqueo funcione según lo esperado.

Este control garantiza que la organización reconozca una responsabilidad por los bienes o servicios recibidos en caso de que haya un desfase de tiempo entre la entrega de los bienes o servicios y la recepción de una factura.

Cuando se recibe una factura de proveedor, se elimina el devengo y se reconoce un pasivo para el proveedor hasta que se pague la factura.

Ninguno.

Las plantillas de las transacciones de cumplimiento (envío) se pueden configurar para contabilizar directamente en el Libro Mayor para contabilizar en una cuenta de devengo o gravamen, y las transacciones posteriores (factura de proveedor) pueden incluir la reversión del devengo.

Para la plantilla de la transacción de cumplimiento (envío):

1. Vete a Contabilidad > contabilización de transacciones > Libro Mayor.

2. Complete la pestaña Configuración de contabilización.

Para la plantilla de la transacción de factura de proveedor:

1. Vete a Contabilidad > contabilización de transacciones > Cuentas a pagary habilite la contabilización adicional.

2. Complete las secciones Correlación de cuentas de Cuentas a pagar de contabilización de transacciones y Correlación de cuentas de contabilización del Libro Mayor adicional en la pestaña Configuración de contabilización.

Vete a Configuración > Configuración de > de Compras > pestaña Configuración de documentos y asigne el código de diario correcto para la contabilización de devengo para ambas definiciones de transacción.

• Definiciones de transacciones: contabilidad

• Configuración de documentos de compras

Ajustes de configuración en:

Pestaña Compras > Configuración > Más, que muestra los devengos automáticos habilitados en Definiciones de transacciones.

Ver Prueba de control configurada / codificada.

Esta prueba debe centrarse en garantizar que el devengo sea automático y que el cálculo sea preciso.

Los artículos antiguos, en los que se ha realizado una recepción de mercancías pero no se ha conciliado ninguna factura posterior con esa entrada de mercancías, suelen ser un indicador de errores contables, como la pérdida de la factura o la conciliación con una orden de compra incorrecta.

¿Qué antigüedad debe tener un artículo no coincidente antes de que requiera investigación?

Crea un informe financiero con análisis de dimensiones para revisar los balances devengados por proveedor.

Análisis de dimensiones en los informes financieros

Informe anotado.

Ver Revisar la prueba de control.

Esta prueba debe centrarse en cómo se identifican y se hace un seguimiento de los recibos problemáticos.

El autorecibo puede o no ser un riesgo dependiendo del enfoque comercial diario. Lo importante es garantizar que el informe sea revisable; De lo contrario, podría haber muchos elementos que podrían promover una revisión superficial.

¿Es normal el autorecibo? De ser así, este informe producirá un gran número de elementos para su revisión. Será importante identificar qué artículos son realmente riesgosos, por ejemplo, artículos grandes o ciertos tipos de bienes o servicios. Este umbral debe aplicarse de forma coherente.

Crear un informe personalizado:

Servicios de personalización o Servicios de plataforma > pestaña Todos > Informes personalizados

Redactor de informes personalizados

Pista de auditoría revisada, con evidencia de seguimiento cuando se ha superado el umbral (si corresponde).

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identificaron y se hizo un seguimiento de los autorecibos inapropiados.

La revisión de las facturas bloqueadas es una de las varias comprobaciones que deben realizarse al final del período para garantizar que todos los pasivos relevantes se hayan registrado de manera completa y precisa, y en el período correcto, y desde una perspectiva operativa, las razones de las diferencias de factura con las órdenes de compra se entiendan y resuelvan de manera oportuna para garantizar que las facturas se puedan procesar.

A menudo, una factura de proveedor se retendrá por un motivo válido, como una discrepancia con la orden de compra, pero los bienes o servicios se han recibido y, por lo tanto, la organización debe acumular los costos, incluso si la factura se ha retenido.

• ¿Quién generará un informe para revisar las facturas bloqueadas?

• ¿Con qué frecuencia se ejecutará el informe?

• ¿Quién revisará los informes y qué medidas tomarán?

Informe personalizado o vistas de lista personalizadas filtradas por el estado adecuado

El estado es igual (los valores apropiados pueden incluir: Presentado, Aprobado parcialmente, Rechazado, Borrador, Pendiente)

• Redactor de informes personalizados

• Añadir una vista personalizada

Informe disponible a través de:

Servicios de plataforma> todos > informes personalizados

La evidencia del desempeño del control debe ser un informe anotado, con comentarios y documentación de seguimiento conservada.

Ver Revisar la prueba de control.

Esta prueba debe garantizar que se registren las pruebas adecuadas de la revisión y la acción.

No todas las facturas se originarán en órdenes de compra iniciadas por la empresa. Muchos vendrán directamente de los proveedores de servicios. Cuando se trate de compras normales o impliquen datos de otros sistemas de compra, es importante poder conciliar entre Sage Intacct y el sistema de terceros para garantizar que los datos se han registrado de forma completa y precisa

• ¿Cuáles son las características de las facturas generadas por aplicaciones de terceros?

• ¿Cómo se identificarán en los datos de Sage Intacct (por ejemplo, una cuenta única del Libro Mayor, un tipo de documento u otra característica?

• ¿Qué informes se requieren de la aplicación de terceros para habilitar una reconciliación con los datos de Sage Intacct?

Las configuraciones variarán según la integración.

Crear un informe personalizado:

Servicios de personalización o Servicios de plataforma > todos los informes personalizados >

Redactor de informes personalizados

Portal para desarrolladores de Sage Intacct (API REST)

Informe disponible a través de:

Servicios de plataforma > todos los informes personalizados >

La evidencia del desempeño del control debe ser un informe anotado, con comentarios y documentación de seguimiento conservada.

Ver Prueba de control de reconciliación.

Reconciliar transacciones entre sistemas es una buena manera de comprobar la integridad de la interfaz, aunque el esfuerzo invertido en esto depende de la probabilidad de problemas de interfaz: no vale la pena dedicar mucho tiempo a reconciliar si la interfaz es simple y/o robusta.

La clave es demostrar la reconciliación: ¿de dónde obtuviste la información, cómo las emparejaste y qué hiciste con las diferencias?

• ¿A qué nivel se va a conciliar? # líneas, control total o por partida?

• ¿Con qué frecuencia conciliará (diariamente, semanalmente, mensualmente) y cómo se asegurará de que no se pierda nada?

• ¿Cuáles son los umbrales para conciliar elementos? ¿Qué harás si, por ejemplo, hay una diferencia de un centavo?

Las configuraciones variarán según la integración.

Crear un informe personalizado:

Servicios de personalización o Servicios de plataforma > pestaña Todos > Informes personalizados

• Redactor de informes personalizados

• Portal para desarrolladores de Sage Intacct (API REST)

Documentación de reconciliación, incluida la conciliación de partidas y el seguimiento.

Ver Prueba de control de reconciliación.

Este control tiene por objeto evitar que se realicen pagos a proveedores que la organización no haya aceptado correctamente, lo que podría dar lugar a pérdidas financieras para la organización o a la realización de pagos fraudulentos.

¿Habrá alguna circunstancia en la que sea necesario aceptar facturas para pagos de emergencia (cuando no exista un proveedor) o pagos únicos?

Para desactivar los proveedores, lo que los elimina de la lista:

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.
2. Busca el proveedor que quieres desactivar.
3. Escoger Editar al final de la fila.
4. En el Vendedor , cambie la pestaña Estado para que el proveedor Inactivo.
5. Escoger Salvar.

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.
2. Busca el proveedor que quieres desactivar.
3. Escoger Editar junto al proveedor adecuado.
4. En el Vendedor , cambie la pestaña Estado para que el proveedor Inactivo.
5. Escoger Salvar.

Para poner a un proveedor en espera temporalmente:

1. Vete a Configuración > configuración de > de Cuentas a pagar .

2. Desplázate hasta el Umbrales y seleccione la configuración adecuada para Si el proveedor está en espera, como Advertir o No permitir que se creen transacciones.

3. Actualice las fichas individuales de los proveedores, según corresponda:

   1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.
   2. Encuentre el proveedor que desea colocar en hoild.
   3. Escoger Editar al final de la fila.
   4. Seleccione la opción Pestaña Información adicional , desplácese hasta el Detalle de facturacións y seleccione Sostener.
   5. Escoger Salvar.
   1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.
   2. Escoger Editar junto al proveedor que se va a poner en espera.
   3. Seleccione la opción Pestaña Información adicional , desplácese hasta el Detalle de facturacións y seleccione Sostener.
   4. Escoger Salvar.

• Desactivar un proveedor

• Límites de crédito del proveedor

Configuración del sistema para proveedores de cuentas a pagar y aceptación de facturas.

Ver Prueba de configuración.

La prueba debe centrarse en garantizar la funcionalidad de bloqueo de proveedores inactivos o inexistentes.

Por lo general, solo se deben recibir facturas de bienes que se hayan pedido correctamente a través de una orden de compra. En ocasiones, las compras deben realizarse con poca antelación cuando no hay tiempo para crear una orden de compra o se trata de compras de muy bajo valor. En estos casos, la aprobación del flujo de trabajo de la factura compensa esta falta de aprobación en una etapa de la orden de compra y garantiza que la compra sea para un propósito válido.

• ¿A quién se le debe permitir aprobar facturas? No debe ser la persona que realiza la compra.

• ¿Habrá una revisión más amplia de las facturas con órdenes de compra aprobadas para garantizar que las compras no se realicen para evitar el proceso de aprobación de órdenes de compra o por alguna otra razón?

Crea plantillas de transacción específicas para facturas de proveedor que no requieran conversión desde otras transacciones de compra y crea una vista de lista personalizada para estas plantillas de transacción específicas.

• Plantillas de transacciones de compra: flujo de trabajo

• Añadir una vista personalizada

Pista de auditoría del flujo de trabajo de aprobación que indica los responsables de aprobación de la factura.

Aprobadores configurados en:

Configuración de > de compras > configuración > flujo de trabajo

Ver Prueba de control de flujo de trabajo.

Este control está pensado cuando las facturas no pasan por un proceso de 2 vías (orden de compra a factura) o de 3 vías (orden de compra - entrada de mercancías - recepción de facturas). Esto puede deberse a que el proceso de compra para pagar es informal y las facturas se introducen directamente en Sage Intacct, o a que la naturaleza del gasto es que una orden de compra no es práctica (por ejemplo, alquiler de oficinas, facturas de servicios públicos)

La revisión de las facturas aparcadas (facturas introducidas directamente pero no contabilizadas) es una de las varias comprobaciones que deben realizarse al final del periodo para garantizar que todos los pasivos relevantes se han registrado de forma completa y precisa, y en el periodo correcto.

• ¿Quién generará un informe para revisar las facturas aparcadas?

• ¿Con qué frecuencia se ejecutará el informe?

• ¿Quién revisará los informes y qué medidas tomarán?

Crear un informe personalizado:

• Servicios de personalización o Servicios de plataforma > pestaña Todos > Informes personalizados Vistas de lista personalizadas filtrado por el estado apropiado

• Compras > pestaña Todos > Otra actividad de transacción > Ver transacciones > Administrar vistas > Crear una nueva vista > Paso 3: Seleccionar filtros > estado

Los valores de estado pueden incluir: Presentado, Aprobado parcialmente, Rechazado, Borrador, Pendiente

• Redactor de informes personalizados

• Añadir una vista personalizada

Informe disponible a través de:

Servicios de personalización o Servicios de plataforma > pestaña Todos > Informes personalizados

La evidencia del desempeño del control debe ser un informe anotado, con comentarios y documentación de seguimiento conservada.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en las actividades para evitar contabilizaciones inapropiadas, no simplemente para ver las facturas que se contabilizan. Esto podría requerir evidencia positiva específica de revisión.

Este control está pensado cuando existen varios sistemas de compra, por ejemplo, compras a través de Sage Intacct y otra aplicación de compra, por ejemplo, una aplicación específica del sector. En esta situación, puede existir el riesgo de pagos duplicados porque los pedidos se registran en 2 sistemas.

• ¿Cómo definirás qué es un duplicado? ¿Qué elementos de la factura se deben comparar?

• Si utiliza varios puntos de entrada de facturas (por ejemplo, varias interfaces), ¿hay algo que deba hacerse para asegurarse de que se identificarán las duplicaciones? Por ejemplo, cada sistema agrega un código al número de factura que significa que las facturas se ven diferentes cuando se comparan; o el tipo de cambio utilizado es ligeramente diferente, por lo que los importes no coinciden; o el riesgo de que el nombre de un proveedor sea diferente entre dos sistemas.

• ¿Cuál es el momento de este control?

Crear un informe personalizado:

Servicios de personalización o Servicios de plataforma > pestaña Todos > Informes personalizados

Redactor de informes personalizados

Informe anotado, con observaciones y documentación de seguimiento conservada, de los elementos definidos como potencialmente duplicados.

Ver Prueba de configuración.

La prueba debe centrarse en la prevención de facturas duplicadas, de acuerdo con los criterios preestablecidos para la duplicación (¿qué campos se marcan)?

A diferencia de la mayoría de los otros controles, este control no está diseñado específicamente. El análisis de facturas podría utilizarse para identificar fraudes o actividades inusuales, o para respaldar otros controles. En términos generales, es probable que este control en sí mismo no aborde directamente un riesgo de información financiera.

No se recomienda simplemente implementar un control genérico de "analizar facturas" sin un propósito específico, ya que será difícil demostrar que esto realmente está abordando un riesgo de los estados financieros.

Tenga en cuenta que esta funcionalidad se puede utilizar para mitigar el impacto de una falla de control en otra parte del proceso de compra para pagar, para demostrar que una debilidad en el control no ha tenido un impacto significativo. Esto se lograría mediante la ejecución de informes de facturas en el área afectada por la debilidad del control. Por ejemplo, un auditor puede haber identificado una debilidad en los controles relacionados con un proveedor en particular, la ejecución de informes sobre todas las facturas de ese proveedor podría determinar si el problema de auditoría fue un caso aislado o restringir el monto total del error.

Tenga en cuenta que hay varios controles potenciales que podrían diseñarse a partir de este informe, que pueden lograr diferentes propósitos.

Cualquiera que sea el control que se diseñe, es importante que se haga de manera consistente, con los mismos criterios aplicados cada vez. Esto evita el riesgo de que el control dependa demasiado de la capacidad y experiencia de la persona que realiza la revisión.

Adquisitivo > Todo > Informes

Hay varios informes estándar disponibles para mostrar una variedad de información. Se pueden crear informes personalizados para extraer información adicional si es necesario.

Resumen de informes de compras

Informe anotado, con comentarios y documentación de seguimiento conservada.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe diseñarse cuidadosamente para garantizar que se cumpla el objetivo de control, no una comprobación general de que se ha realizado algún tipo de revisión.

Bloquear la capacidad de cambiar las condiciones de pago garantizará que las personas no puedan intentar forzar un pago rápidamente con fines fraudulentos.

• ¿Hay alguna razón por la que quieras cambiar las condiciones de pago? Si es así, ¿qué hará si es necesario, para asegurarse de no pagar a los proveedores tarde e incurrir en multas?

• Si no se utiliza, se debe considerar la revisión de los cambios en las condiciones de pago.

Vete a Funciones de administrador > de > de la empresa o Usuarios > suscripciones > permisos y revisar los permisos existentes.

Permisos

Ve a la página de configuración de roles o permisos (Funciones de administrador > de > de la empresa o Usuarios > suscripciones > permisos) y revisar los permisos existentes para garantizar que el acceso esté restringido a personas específicas.

Ver Prueba de configuración/control codificado.

La funcionalidad que se va a probar es el bloqueo de las condiciones de pago cambiantes (si está habilitada).

La revisión de los cambios en las condiciones de pago es una forma de detectar posibles fraudes, pero este control debe realizarse en el contexto de que las políticas y las expectativas se comuniquen con claridad. Lo ideal sería establecer expectativas a través de una política y, a continuación, revisar el informe de cambios para asegurarse de que no hay ninguna desviación de la política.

• Se debe utilizar si no se utiliza la configuración de cambio de condiciones de pago (es decir, si no se bloquean los cambios en las condiciones de pago).

• La revisión debe realizarse de manera coherente y con una frecuencia acorde con el riesgo. Es decir, si cambiar las condiciones de pago se considera de alto riesgo, debe hacerse con más frecuencia.

• ¿Cómo se asegurará de diferenciar entre los cambios legítimos y los fraudulentos?

• ¿Qué niveles de cambios en los plazos de pago es probable que hable?

• ¿Cómo comunicará las expectativas (por ejemplo, que el personal no cambie las condiciones de pago excepto en "circunstancias excepcionales")?

Ejecute el "Informe de historial de auditoría por área de datos de objeto" filtrado por las áreas de datos de objeto correspondientes.

Utilizar un informe de historial de auditoría

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identificaron los cambios inapropiados y se les dio seguimiento.

Las conciliaciones a tres bandas tienen como objetivo asegurarse de que los bienes o servicios recibidos coincidan con lo que se pidió y que el proveedor facture la cantidad correcta para ello. De no ser así, el sistema no permitirá el pago de la factura hasta que se resuelva la diferencia.

Para evitar diferencias muy pequeñas que impidan el pago de facturas, establece un umbral de "exceso" (normalmente un % o valor absoluto) que estés dispuesto a tolerar.

Por lo tanto, el control impide que se pague a los proveedores antes de que hayan suministrado lo que se pidió, y pone de manifiesto cualquier problema con la facturación antes de que se pague la factura.

• Umbral de tolerancia fijado en un nivel suficiente para permitir excedentes permitidos.

• Si se deben monitorear las discrepancias permitidas para identificar diferencias consistentes.

• Posibilidad de especificar los gastos de envío por separado del coste de compra en el proceso de conciliación para no desencadenar discrepancias.

Asegúrese de que las plantillas de la transacción tengan configurados los dos ajustes siguientes:

• Conversión de transacciones para incluir solo las plantillas de transacciones relevantes

• Crear política (Pestaña Configuración de seguridad > Permisos del documento) debe establecerse en Solo convertir

Para realizar transacciones, los usuarios irán a Compras > todas las transacciones > > Orden de compra > convertir (en la orden de compra correspondiente).

El sistema no permite una recepción que exceda la cantidad de la orden de compra. Cualquier aumento en la cantidad recibida requeriría una nueva orden de compra

Plantillas de transacciones de compra

Configuración de coincidencia de tres vías establecida en Orden de compra > compra > convertir (en la orden de compra correspondiente).

El sistema no permite una recepción que exceda la cantidad de la orden de compra. Cualquier aumento en la cantidad recibida requeriría una nueva orden de compra.

Ver Prueba de control de configuración.

Se debe probar la funcionalidad de conciliación de tres vías, junto con cualquier umbral de aceptación y bloqueo de facturas por encima del umbral.

La revisión de las facturas bloqueadas es una de las varias comprobaciones que deben realizarse al final del período para garantizar que todos los pasivos relevantes se hayan registrado de manera completa y precisa, y en el período correcto, y desde una perspectiva operativa, las razones de las diferencias de factura con las órdenes de compra se entiendan y resuelvan de manera oportuna para garantizar que las facturas se puedan procesar.

A menudo, una factura de proveedor se retendrá por un motivo válido, como una discrepancia con la orden de compra, pero los bienes o servicios se han recibido y, por lo tanto, la organización debe acumular los costos, incluso si la factura se ha retenido.

• ¿Quién generará un informe para revisar las facturas bloqueadas?

• ¿Con qué frecuencia se ejecutará el informe?

• ¿Quién revisará los informes y qué medidas tomarán?

Informe personalizado o vistas de lista personalizadas filtradas por el estado adecuado

El estado es igual (los valores apropiados pueden incluir: Presentado, Aprobado parcialmente, Rechazado, Borrador, Pendiente)

• Redactor de informes personalizados

• Añadir una vista personalizada

Informe disponible a través de:

Servicios de plataforma> todos > informes personalizados

La evidencia del desempeño del control debe ser un informe anotado, con comentarios y documentación de seguimiento conservada.

Ver Revisar la prueba de control.

Esta prueba debe garantizar que se registren las pruebas adecuadas de la revisión y la acción.

No todas las facturas se originarán en órdenes de compra iniciadas por la empresa. Muchos vendrán directamente de los proveedores de servicios. Cuando se trate de compras normales o impliquen datos de otros sistemas de compra, es importante poder conciliar entre Sage Intacct y el sistema de terceros para garantizar que los datos se han registrado de forma completa y precisa

• ¿Cuáles son las características de las facturas generadas por aplicaciones de terceros?

• ¿Cómo se identificarán en los datos de Sage Intacct (por ejemplo, una cuenta única del Libro Mayor, un tipo de documento u otra característica?

• ¿Qué informes se requieren de la aplicación de terceros para habilitar una reconciliación con los datos de Sage Intacct?

Las configuraciones variarán según la integración.

Crear un informe personalizado:

Servicios de personalización o Servicios de plataforma > todos los informes personalizados >

Redactor de informes personalizados

Portal para desarrolladores de Sage Intacct (API REST)

Informe disponible a través de:

Servicios de plataforma > todos los informes personalizados >

La evidencia del desempeño del control debe ser un informe anotado, con comentarios y documentación de seguimiento conservada.

Ver Prueba de control de reconciliación.

Reconciliar transacciones entre sistemas es una buena manera de comprobar la integridad de la interfaz, aunque el esfuerzo invertido en esto depende de la probabilidad de problemas de interfaz: no vale la pena dedicar mucho tiempo a reconciliar si la interfaz es simple y/o robusta.

La clave es demostrar la reconciliación: ¿de dónde obtuviste la información, cómo las emparejaste y qué hiciste con las diferencias?

• ¿A qué nivel se va a conciliar? # líneas, control total o por partida?

• ¿Con qué frecuencia conciliará (diariamente, semanalmente, mensualmente) y cómo se asegurará de que no se pierda nada?

• ¿Cuáles son los umbrales para conciliar elementos? ¿Qué harás si, por ejemplo, hay una diferencia de un centavo?

Las configuraciones variarán según la integración.

Crear un informe personalizado:

Servicios de personalización o Servicios de plataforma > pestaña Todos > Informes personalizados

• Redactor de informes personalizados

• Portal para desarrolladores de Sage Intacct (API REST)

Documentación de reconciliación, incluida la conciliación de partidas y el seguimiento.

Ver Prueba de control de reconciliación.

Por lo general, solo se deben recibir facturas de bienes que se hayan pedido correctamente a través de una orden de compra. En ocasiones, las compras deben realizarse con poca antelación cuando no hay tiempo para crear una orden de compra o se trata de compras de muy bajo valor. En estos casos, la aprobación del flujo de trabajo de la factura compensa esta falta de aprobación en una etapa de la orden de compra y garantiza que la compra sea para un propósito válido.

• ¿A quién se le debe permitir aprobar facturas? No debe ser la persona que realiza la compra.

• ¿Habrá una revisión más amplia de las facturas con órdenes de compra aprobadas para garantizar que las compras no se realicen para evitar el proceso de aprobación de órdenes de compra o por alguna otra razón?

Crea plantillas de transacción específicas para facturas de proveedor que no requieran conversión desde otras transacciones de compra y crea una vista de lista personalizada para estas plantillas de transacción específicas.

• Plantillas de transacciones de compra: flujo de trabajo

• Añadir una vista personalizada

Pista de auditoría del flujo de trabajo de aprobación que indica los responsables de aprobación de la factura.

Aprobadores configurados en:

Configuración de > de compras > configuración > flujo de trabajo

Ver Prueba de control de flujo de trabajo.

Este control está pensado cuando las facturas no pasan por un proceso de 2 vías (orden de compra a factura) o de 3 vías (orden de compra - entrada de mercancías - recepción de facturas). Esto puede deberse a que el proceso de compra para pagar es informal y las facturas se introducen directamente en Sage Intacct, o a que la naturaleza del gasto es que una orden de compra no es práctica (por ejemplo, alquiler de oficinas, facturas de servicios públicos)

La revisión de las facturas aparcadas (facturas introducidas directamente pero no contabilizadas) es una de las varias comprobaciones que deben realizarse al final del periodo para garantizar que todos los pasivos relevantes se han registrado de forma completa y precisa, y en el periodo correcto.

• ¿Quién generará un informe para revisar las facturas aparcadas?

• ¿Con qué frecuencia se ejecutará el informe?

• ¿Quién revisará los informes y qué medidas tomarán?

Crear un informe personalizado:

• Servicios de personalización o Servicios de plataforma > pestaña Todos > Informes personalizados Vistas de lista personalizadas filtrado por el estado apropiado

• Compras > pestaña Todos > Otra actividad de transacción > Ver transacciones > Administrar vistas > Crear una nueva vista > Paso 3: Seleccionar filtros > estado

Los valores de estado pueden incluir: Presentado, Aprobado parcialmente, Rechazado, Borrador, Pendiente

• Redactor de informes personalizados

• Añadir una vista personalizada

Informe disponible a través de:

Servicios de personalización o Servicios de plataforma > pestaña Todos > Informes personalizados

La evidencia del desempeño del control debe ser un informe anotado, con comentarios y documentación de seguimiento conservada.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en las actividades para evitar contabilizaciones inapropiadas, no simplemente para ver las facturas que se contabilizan. Esto podría requerir evidencia positiva específica de revisión.

A diferencia de la mayoría de los otros controles, este control no está diseñado específicamente. El análisis de facturas podría utilizarse para identificar fraudes o actividades inusuales, o para respaldar otros controles. En términos generales, es probable que este control en sí mismo no aborde directamente un riesgo de información financiera.

No se recomienda simplemente implementar un control genérico de "analizar facturas" sin un propósito específico, ya que será difícil demostrar que esto realmente está abordando un riesgo de los estados financieros.

Tenga en cuenta que esta funcionalidad se puede utilizar para mitigar el impacto de una falla de control en otra parte del proceso de compra para pagar, para demostrar que una debilidad en el control no ha tenido un impacto significativo. Esto se lograría mediante la ejecución de informes de facturas en el área afectada por la debilidad del control. Por ejemplo, un auditor puede haber identificado una debilidad en los controles relacionados con un proveedor en particular, la ejecución de informes sobre todas las facturas de ese proveedor podría determinar si el problema de auditoría fue un caso aislado o restringir el monto total del error.

Tenga en cuenta que hay varios controles potenciales que podrían diseñarse a partir de este informe, que pueden lograr diferentes propósitos.

Cualquiera que sea el control que se diseñe, es importante que se haga de manera consistente, con los mismos criterios aplicados cada vez. Esto evita el riesgo de que el control dependa demasiado de la capacidad y experiencia de la persona que realiza la revisión.

Adquisitivo > Todo > Informes

Hay varios informes estándar disponibles para mostrar una variedad de información. Se pueden crear informes personalizados para extraer información adicional si es necesario.

Resumen de informes de compras

Informe anotado, con comentarios y documentación de seguimiento conservada.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe diseñarse cuidadosamente para garantizar que se cumpla el objetivo de control, no una comprobación general de que se ha realizado algún tipo de revisión.

Las conciliaciones a tres bandas tienen como objetivo asegurarse de que los bienes o servicios recibidos coincidan con lo que se pidió y que el proveedor facture la cantidad correcta para ello. De no ser así, el sistema no permitirá el pago de la factura hasta que se resuelva la diferencia.

Para evitar diferencias muy pequeñas que impidan el pago de facturas, establece un umbral de "exceso" (normalmente un % o valor absoluto) que estés dispuesto a tolerar.

Por lo tanto, el control impide que se pague a los proveedores antes de que hayan suministrado lo que se pidió, y pone de manifiesto cualquier problema con la facturación antes de que se pague la factura.

• Umbral de tolerancia fijado en un nivel suficiente para permitir excedentes permitidos.

• Si se deben monitorear las discrepancias permitidas para identificar diferencias consistentes.

• Posibilidad de especificar los gastos de envío por separado del coste de compra en el proceso de conciliación para no desencadenar discrepancias.

Asegúrese de que las plantillas de la transacción tengan configurados los dos ajustes siguientes:

• Conversión de transacciones para incluir solo las plantillas de transacciones relevantes

• Crear política (Pestaña Configuración de seguridad > Permisos del documento) debe establecerse en Solo convertir

Para realizar transacciones, los usuarios irán a Compras > todas las transacciones > > Orden de compra > convertir (en la orden de compra correspondiente).

El sistema no permite una recepción que exceda la cantidad de la orden de compra. Cualquier aumento en la cantidad recibida requeriría una nueva orden de compra

Plantillas de transacciones de compra

Configuración de coincidencia de tres vías establecida en Orden de compra > compra > convertir (en la orden de compra correspondiente).

El sistema no permite una recepción que exceda la cantidad de la orden de compra. Cualquier aumento en la cantidad recibida requeriría una nueva orden de compra.

Ver Prueba de control de configuración.

Se debe probar la funcionalidad de conciliación de tres vías, junto con cualquier umbral de aceptación y bloqueo de facturas por encima del umbral.

Asegurarse de que una factura tenga una asignación contable válida para poder contabilizarse reduce la posibilidad de que se realicen contabilizaciones incorrectas o compras fraudulentas sin que se oculte ninguna orden de compra.

Configura las cuentas del Libro Mayor para que requieran determinadas dimensiones o configura reglas inteligentes.

• Añadir una cuenta del Libro Mayor

• Reglas inteligentes

Vista de lista personalizada para cuentas del Libro Mayor para incluir campos de requisitos de dimensión.

Ver Prueba de configuración.

La prueba debe garantizar que el sistema bloquee las facturas con una asignación contable no válida.

Cuando las empresas operan en mercados donde las normas fiscales locales son complejas o cambian rápidamente, mantener esas normas fiscales en un sistema financiero central puede ser difícil de hacer y propenso a errores. En estos casos, puede valer la pena utilizar motores fiscales locales para calcular impuestos y aranceles.

¿Está sujeto a regímenes fiscales complejos o que cambian rápidamente (como los impuestos estatales y locales de EE. UU.)?

Hay varias opciones para configurar los cálculos, la contabilización y la generación de informes de impuestos automatizados. Cada organización debe revisar las opciones relevantes para los requisitos de cumplimiento.

Impuesto sobre las ventas, IVA y GST

Por lo general, se mantendrán en la documentación para el motor fiscal. Los usuarios no deben tener acceso para mantener manualmente los tipos impositivos mantenidos por los motores fiscales (ya que esto les permitiría anularlos).

Ver Prueba de configuración (para la configuración de los tipos impositivos) y Prueba de control de acceso (donde el acceso debe estar restringido).

Una reconciliación de cuentas de control fiscal es importante para asegurarse de que el saldo fiscal sea correcto y/o que la presentación de impuestos sea correcta. La primera se realiza comprobando el saldo fiscal a cualquier expectativa (la practicidad impedirá una revisión de todas las transacciones fiscales), mientras que la segunda se realiza comprobando el saldo fiscal a la presentación de impuestos, donde esto se hace en base a datos externos al sistema.

• ¿Cuáles son los umbrales para conciliar elementos? ¿Qué harás si, por ejemplo, hay una diferencia de un solo dólar?

• La conciliación de cuentas de control suele formar parte del proceso más amplio de conciliación del balance, por lo que se debe considerar la posibilidad de aplicar un enfoque coherente a todas las conciliaciones.

Las configuraciones variarán según la configuración fiscal estándar.

Impuesto sobre las ventas, IVA y GST

Documentación de reconciliación, incluida la conciliación de partidas y el seguimiento.

Ver Prueba de control de reconciliación.

Esta es una consideración importante del proceso. En un mundo ideal, todos los pagos se generarían desde Sage Intacct, de modo que puedas estar seguro de que solo se realizan los pagos que deberían realizarse y de que los pagos son precisos.

Sin embargo, en realidad es probable que necesite una solución manual. La clave es asegurarse de que la solución alternativa solo se utiliza en las circunstancias correctas y de que el sistema se actualiza correctamente si utiliza el enfoque manual.

• ¿Hay diferentes tipos de ejecuciones de pago que deben realizarse?

• ¿Hay circunstancias en las que las ejecuciones de pago deben realizarse manualmente? ¿Cómo te asegurarás de que se reflejen en la factura y en el cliente para que no haya duplicaciones?

Configuración de > de Cuentas a pagar > Configuración > Ajustes de aprobación de pagos > Habilitar la aprobación de pagos de Cuentas a pagar

Configurar aprobaciones de pago de Cuentas a pagar

Configuración del sistema

Ver Prueba de control de configuración.

La prueba debe centrarse en el llenado automático de los detalles de la ejecución de pago, en particular los detalles relevantes para la información financiera.

El control sobre la edición de pagos es importante para evitar fraudes. Cuando es necesario realizar cambios, es importante contar con procesos para garantizar que se realicen de forma controlada para evitar el uso de un método alternativo como forma de eludir este control.

Aunque puede ser que en la superficie "nadie tenga acceso", en algunos casos, los usuarios privilegiados pueden tener el acceso necesario. Lo mejor es restringir esto en la medida de lo posible, y monitorear aquellos casos en los que las personas necesitan tener acceso para asegurarse de que no se abuse de él.

Algunas organizaciones preferirán no permitir cambios en los pagos, pero rechazarán un pago y exigirán que se vuelva a enviar, en cuyo caso este control se modificaría a "Se prohíben las ediciones de los pagos" y se convertiría en un control preventivo y automatizado, probado a través de la configuración.

• ¿Cuál es el proceso si es necesario editar un pago?

• Si alguien tiene la capacidad de editar, ¿tiene un control para asegurarse de que no se use esta funcionalidad? Por ejemplo, es posible que los usuarios "normales" no puedan editar elementos, pero en algunos casos los superusuarios sí.

1. Ve a la página de configuración de roles o permisos (Funciones de administrador > de > de la empresa o Usuarios > suscripciones > permisos)

2. Revisar los permisos existentes para permitir la aprobación de pagos y la vista de las transacciones de compra de Cuentas a pagar, pero sin capacidad para editar o reclasificar las transacciones de facturas de proveedor de compra de facturas de Cuentas a pagar ni editar fichas de proveedores.

Permisos de la sociedad

Configuración del sistema

Ver Prueba de configuración/control codificado.

La funcionalidad que se va a probar es el bloqueo de los cambios en los datos de pago.

Una revisión de los pagos que han fallado es un concepto sencillo, pero lo importante es asegurarse de que las actividades de seguimiento se realicen correctamente.

¿Cuál es el proceso de seguimiento de los pagos fallidos?

Crear un informe personalizado:

Vete a Servicios de personalización o Servicios de plataforma > pestaña Todos > Informes personalizados

Redactor de informes personalizados

Informe anotado con evidencia de seguimiento.

Ver Prueba de revisión.

La prueba debe centrarse en las actividades para evitar pagos inapropiados, no simplemente para ver los pagos que se desbloquearon. Esto podría requerir evidencia positiva específica de revisión.

Esta es una consideración importante del proceso. En un mundo ideal, todos los pagos se generarían desde Sage Intacct, de modo que puedas estar seguro de que solo se realizan los pagos que deberían realizarse y de que los pagos son precisos.

Sin embargo, en realidad es probable que necesite una solución manual. La clave es asegurarse de que la solución alternativa solo se utiliza en las circunstancias correctas y de que el sistema se actualiza correctamente si utiliza el enfoque manual.

• ¿Hay diferentes tipos de ejecuciones de pago que deben realizarse?

• ¿Hay circunstancias en las que las ejecuciones de pago deben realizarse manualmente? ¿Cómo te asegurarás de que se reflejen en la factura y en el cliente para que no haya duplicaciones?

Configuración de > de Cuentas a pagar > Configuración > Ajustes de aprobación de pagos > Habilitar la aprobación de pagos de Cuentas a pagar

Configurar aprobaciones de pago de Cuentas a pagar

Configuración del sistema

Ver Prueba de control de configuración.

La prueba debe centrarse en el llenado automático de los detalles de la ejecución de pago, en particular los detalles relevantes para la información financiera.

El control sobre la edición de pagos es importante para evitar fraudes. Cuando es necesario realizar cambios, es importante contar con procesos para garantizar que se realicen de forma controlada para evitar el uso de un método alternativo como forma de eludir este control.

Aunque puede ser que en la superficie "nadie tenga acceso", en algunos casos, los usuarios privilegiados pueden tener el acceso necesario. Lo mejor es restringir esto en la medida de lo posible, y monitorear aquellos casos en los que las personas necesitan tener acceso para asegurarse de que no se abuse de él.

Algunas organizaciones preferirán no permitir cambios en los pagos, pero rechazarán un pago y exigirán que se vuelva a enviar, en cuyo caso este control se modificaría a "Se prohíben las ediciones de los pagos" y se convertiría en un control preventivo y automatizado, probado a través de la configuración.

• ¿Cuál es el proceso si es necesario editar un pago?

• Si alguien tiene la capacidad de editar, ¿tiene un control para asegurarse de que no se use esta funcionalidad? Por ejemplo, es posible que los usuarios "normales" no puedan editar elementos, pero en algunos casos los superusuarios sí.

1. Ve a la página de configuración de roles o permisos (Funciones de administrador > de > de la empresa o Usuarios > suscripciones > permisos)

2. Revisar los permisos existentes para permitir la aprobación de pagos y la vista de las transacciones de compra de Cuentas a pagar, pero sin capacidad para editar o reclasificar las transacciones de facturas de proveedor de compra de facturas de Cuentas a pagar ni editar fichas de proveedores.

Permisos de la sociedad

Configuración del sistema

Ver Prueba de configuración/control codificado.

La funcionalidad que se va a probar es el bloqueo de los cambios en los datos de pago.

Una revisión de los pagos que han fallado es un concepto sencillo, pero lo importante es asegurarse de que las actividades de seguimiento se realicen correctamente.

¿Cuál es el proceso de seguimiento de los pagos fallidos?

Crear un informe personalizado:

Vete a Servicios de personalización o Servicios de plataforma > pestaña Todos > Informes personalizados

Redactor de informes personalizados

Informe anotado con evidencia de seguimiento.

Ver Prueba de revisión.

La prueba debe centrarse en las actividades para evitar pagos inapropiados, no simplemente para ver los pagos que se desbloquearon. Esto podría requerir evidencia positiva específica de revisión.

Es importante que se busque un nivel adecuado de revisión y aprobación para los contratos de proveedores que se planteen. Si esto no sucede, es posible que se envíen órdenes de compra inexactas a los proveedores o que se envíen pedidos de forma fraudulenta, lo que provocaría pérdidas financieras para la empresa.

Crear definiciones de transacción específicas (flujo de trabajo de solicitud de compra) para que los contratos de proveedor se enruten para su aprobación.

• Plantillas de transacciones de compra: flujo de trabajo

• Aprobaciones de compras

Pista de auditoría del flujo de trabajo de aprobación que indica los recaudadores y los aprobadores.

Ver Prueba de control de flujo de trabajo.

Esto debe probarse de acuerdo con un proceso de flujo de trabajo estándar.

Este control abarca el flujo de trabajo, no la precisión de los responsables de aprobación para cada nivel de aprobación.

Es importante tener en cuenta a qué nivel deben aprobarse los contratos de los proveedores, quién los aprueba y qué límites deben tener esas personas. Esto garantiza que los contratos de los proveedores se comprueben y examinen adecuadamente antes de crear órdenes de compra con ellos.

• ¿Se debe segregar siempre la presentación y aprobación de los contratos de proveedores, o los responsables de aprobación también pueden crear contratos de proveedores hasta su umbral de aprobación sin necesidad de una aprobación adicional?

• ¿Está actualizado el manual de autoridad en el sistema y se han tenido en cuenta los movimientos de personal a diferentes funciones en la organización?

• ¿Podrán los creadores de contratos de proveedores seleccionar al responsable de aprobación, o esto estará predefinido en el manual de autoridad?

• Designar suficientes responsables de aprobación para cubrir las ausencias laborales

• ¿Se requerirá la aprobación de cada aprobador de la cadena para los contratos de proveedores de mayor valor, o los contratos de proveedores se enviarán directamente desde el recaudador a la persona con un límite de aprobación lo suficientemente alto como para lidiar con el contrato de proveedor?

Aprobaciones de compras

Matriz de autoridades contenidas en el sistema:

Dado que los contratos de los proveedores son documentos legales, se debe considerar la posibilidad de establecer un repositorio (físico o electrónico) que contenga los documentos finales y las pruebas de aprobación.

Esta prueba, junto con la prueba de Flujo de trabajo de aprobación de contratos de proveedores, debe centrarse en la corrección de las personas en el flujo de trabajo, en lugar de en la configuración del flujo de trabajo.

La prueba se lleva a cabo comparando la lista de aprobadores en el sistema con la lista aprobada (en lugar de probar que el sistema enruta correctamente los contratos, que es lo que se trata en Flujo de trabajo de aprobación de contratos de proveedores).

La limitación de las combinaciones que se pueden contabilizar reduce la posibilidad de que las contabilizaciones se realicen de forma incorrecta para las entidades, los centros de beneficio y los centros de coste (ya sea deliberadamente o por error).

• ¿Cuáles son las combinaciones de entidad, centro de beneficio y centro de coste que deben definirse?

• ¿Hay alguna circunstancia en la que sea necesario cambiar estas definiciones?

Reglas inteligentes

Permisos de configuración de contabilización del sistema: dado que los contratos son documentos legales, se debe considerar un repositorio (físico o electrónico) que contenga los documentos finales y las pruebas de aprobación.

Ver Prueba de control de configuración.

La prueba debe centrarse en los elementos de la validación que garantizan la integridad de la información financiera.

Restringir la posibilidad de aumentar las órdenes de compra por encima del valor del contrato actúa como un control para garantizar que una organización no pueda pedir más de lo que se ha aprobado correctamente, sin ajustar primero el valor del contrato.

Utilizar Compras

Configuración del límite de órdenes de compra del sistema.

Ver Prueba de control de configuración.

Esta prueba debe centrarse en garantizar que el sistema evite que se excedan los límites (límites potencialmente diferentes para diferentes usuarios).

En ocasiones, es necesario modificar los valores de los contratos, ya que la naturaleza o el alcance del contrato deben cambiar o ampliarse. Tener un control para volver a aprobar los valores de los contratos modificados permite que se levanten más órdenes de compra o cancelaciones en su contra, y garantiza que la enmienda haya sido examinada y aprobada adecuadamente por los colegas adecuados.

Aprobaciones de compras

Revise la configuración y los informes para la definición de la transacción de modificación del contrato del proveedor.

Ver Prueba de control de configuración.

Esta prueba debe centrarse en el requisito de que un contrato sea aprobado si se modifica (sujeto a umbrales).

Qué acciones se realizan cuando un contrato no funciona según lo esperado. A veces, esto dará lugar a un cambio o cancelación de un contrato, si se elige un proveedor alternativo o si el contrato se actualiza para reflejar un cambio en la demanda / precio / programación.

Vete a Compras > todos los informes >.

Hay varios informes estándar disponibles para mostrar una variedad de información. Se pueden crear informes personalizados para extraer más información si es necesario.

• Resumen de informes de compras

• Redactor de informes personalizados

Informe anotado. Correos electrónicos en los que se solicitan pruebas que respalden el cumplimiento del contrato y respuestas adecuadas

Ver Prueba de revisión.

La limitación de las combinaciones que se pueden contabilizar reduce la posibilidad de que las contabilizaciones se realicen de forma incorrecta para las entidades, los centros de beneficio y los centros de coste (ya sea deliberadamente o por error).

• ¿Cuáles son las combinaciones de entidad, centro de beneficio y centro de coste que deben definirse?

• ¿Hay alguna circunstancia en la que sea necesario cambiar estas definiciones?

Reglas inteligentes

Permisos de configuración de contabilización del sistema: dado que los contratos son documentos legales, se debe considerar un repositorio (físico o electrónico) que contenga los documentos finales y las pruebas de aprobación.

Ver Prueba de control de configuración.

La prueba debe centrarse en los elementos de la validación que garantizan la integridad de la información financiera.

Qué acciones se realizan cuando un contrato no funciona según lo esperado. A veces, esto dará lugar a un cambio o cancelación de un contrato, si se elige un proveedor alternativo o si el contrato se actualiza para reflejar un cambio en la demanda / precio / programación.

Vete a Compras > todos los informes >.

Hay varios informes estándar disponibles para mostrar una variedad de información. Se pueden crear informes personalizados para extraer más información si es necesario.

• Resumen de informes de compras

• Redactor de informes personalizados

Informe anotado. Correos electrónicos en los que se solicitan pruebas que respalden el cumplimiento del contrato y respuestas adecuadas

Ver Prueba de revisión.

Es importante que se busque un nivel adecuado de revisión y aprobación para las órdenes de compra que se generen. Si esto no sucede, es posible que se envíen órdenes de compra inexactas a los proveedores o que se generen pedidos de forma fraudulenta, lo que provocará pérdidas financieras para la empresa.

Muchos clientes de Sage Intacct están aprovechando funciones como las reglas inteligentes y los eventos inteligentes de los Servicios de plataforma y personalización para la gestión personalizada de los datos maestros adecuados a sus necesidades empresariales.

• Reglas inteligentes

• Eventos inteligentes

Pista de auditoría del flujo de trabajo de aprobación que indica los recaudadores y los aprobadores.

Ver Prueba de control de flujo de trabajo.

Aunque es posible que la revisión de información no confidencial no sea un control clave, es útil asegurarse de que los cambios sean correctos. Los cambios incorrectos pueden generar confusión.

• ¿Cómo analizará los datos?

• ¿Cuántas comprobaciones tendrá que hacer para verificar la información original?

• ¿Utilizará un enfoque basado en muestras? En caso afirmativo, ¿cómo demostraría que la cobertura de su muestra era suficiente y se basaba adecuadamente en el riesgo?

• ¿Qué define como datos sensibles?

Ejecute el "Informe de historial de auditoría por área de datos de objeto" filtrado por las áreas de datos de objeto correspondientes.

Utilizar un informe de historial de auditoría

Informe con anotaciones del revisor. Las preguntas de seguimiento deben ser evidenciadas. Asegúrese de que quede claro cuáles fueron las conclusiones y cómo se llegó a ellas.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identificaron los cambios inapropiados y en el seguimiento.

Una revisión de los cambios confidenciales de los proveedores debe identificar tanto el error como el fraude. Y para que sea un control eficaz, es necesario realizar una comprobación exhaustiva de la documentación original.

La evidencia de la verificación es clave, por ejemplo, una declaración positiva o una marca para mostrar que la línea ha sido verificada.

• ¿Cómo analizará los datos?

• ¿Cuántas comprobaciones tendrá que hacer para verificar la información original?

• ¿Utilizará un enfoque basado en muestras? En caso afirmativo, ¿cómo demostraría que la cobertura de su muestra era suficiente y se basaba adecuadamente en el riesgo?

• ¿Qué define como datos sensibles?

Configure un evento inteligente para enviar un correo electrónico a un revisor cuando se realicen cambios y/o ejecute el "Informe de historial de auditoría por área de datos de objeto" filtrado por áreas de datos de objeto apropiadas.

• Utilizar un informe de historial de auditoría

• Eventos inteligentes

Informe con anotaciones del revisor. Las consultas de seguimiento deben ser evidenciadas. Asegúrese de que quede claro cuáles fueron las conclusiones y cómo se llegó a ellas

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identificaron los cambios inapropiados y se les dio seguimiento.

Si bien muchas personas pueden tener acceso para editar los datos maestros no confidenciales, las personas que pueden editar datos confidenciales deben estar estrictamente restringidas al número mínimo práctico.

• ¿Cómo se define quién debe tener acceso para editar datos confidenciales?

• ¿Cómo revisará (como control independiente) quién tiene acceso para editar datos confidenciales?

Ve a la página de configuración de roles o permisos (Funciones de administrador > de > de la empresa o Usuarios > suscripciones > permisos) y revisar los permisos existentes.

Permisos de la sociedad

Ve a la página de configuración de roles o permisos (Funciones de administrador > de > de la empresa o Usuarios > suscripciones > permisos) y revisar los permisos existentes para garantizar que el acceso esté restringido a personas específicas.

Ver Prueba de acceso restringido.

Este control es necesario si hay cambios en Sage Intacct procedentes de otras aplicaciones, donde existe el riesgo de que estos cambios no sean válidos o precisos. En este caso, es importante que el cambio se valide con la información original de la solicitud/proveedor, y no solo con un "sentido comprobado".

¿Existe algún control sobre los cambios en el sistema de terceros que, en combinación con una interfaz automatizada, pueda excluir la necesidad de un control adicional? ¿O se considera mejor revisar los cambios en Sage Intacct?

Ve a la página de configuración de roles o permisos (Funciones de administrador > de > de la empresa o Usuarios > suscripciones > permisos) y revisar los permisos existentes.

• Utilizar un informe de historial de auditoría

• Portal para desarrolladores de Sage Intacct (API REST)

Se revisó la lista de cambios en los datos maestros de los proveedores con seguimiento hasta la aprobación en otros lugares. Esto debe incluir una comprobación de la exactitud.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identificaron los cambios inapropiados y se les dio seguimiento.

La mayoría de las empresas quieren, o están legalmente obligadas, a realizar comprobaciones de cumplimiento para asegurarse de que solo están trabajando con los proveedores que deberían. La integración con herramientas externas permite que estas comprobaciones se realicen automáticamente, pero es importante que esto encaje en el flujo del proceso en el punto correcto. La mejor manera de implementar esto es requerir una verificación positiva de que un proveedor es aceptable antes de que el proveedor esté disponible para su uso.

• ¿Qué nivel de comprobaciones hay que hacer? Antisoborno, antilavado de dinero, etc.

• ¿Cómo se va a implementar esto? ¿Se bloqueará automáticamente el proveedor hasta que se haya realizado la comprobación? ¿O habrá un paso manual en el que alguien verifique esto, pero eso se puede ignorar?

Crear una lista de comprobación de "Comprobación de cumplimiento del proveedor"

Listas

Depende de la implementación.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se llevaron a cabo los controles y qué pruebas se inspeccionaron.

Es importante contar con este control para evitar el fraude, pero se debe tener cuidado, ya que la segregación de funciones se viola fácilmente si el acceso cambia regularmente.

En un control de segregación de funciones, el escenario ideal es que nadie tenga acceso a realizar ambas actividades. Incluso en este caso, lo ideal es que el control se opere para garantizar que esto sea cierto de forma continua, ya que es fácil que a alguien se le dé acceso inadvertidamente (o que cambie de rol y conserve el acceso anterior). Los controles preventivos dentro del proceso de aprovisionamiento de acceso deberían evitar que esto ocurra, pero debido al riesgo de fraude, es importante comprobar los conflictos de segregación de funciones con regularidad.

En el caso de los conflictos, la simple aprobación del conflicto no suele ser suficiente. Deben identificarse los "controles mitigantes", por ejemplo, una revisión de los registros de actividad para garantizar que no se abuse del conflicto.

Vaya a la pantalla de configuración de roles o permisos (Funciones de administrador > de > de la empresa o Usuarios > suscripciones > permisos) y revisar los permisos existentes.

• Asignar permisos a usuarios

• Informe de permisos para todos los usuarios

Informe de conflictos, anotado con controles atenuantes.

Ver Prueba de segregación de funciones.

Es importante contar con este control para evitar el fraude, pero se debe tener cuidado, ya que la segregación de funciones se viola fácilmente si el acceso cambia regularmente.

En un control de segregación de funciones, el escenario ideal es que nadie tenga acceso a realizar ambas actividades. Incluso en este caso, lo ideal es que el control se opere para garantizar que esto sea cierto de forma continua, ya que es fácil que a alguien se le dé acceso inadvertidamente (o que cambie de rol y conserve el acceso anterior). Los controles preventivos dentro del proceso de aprovisionamiento de acceso deberían evitar que esto ocurra, pero debido al riesgo de fraude, es importante comprobar los conflictos de segregación de funciones con regularidad.

En el caso de los conflictos, la simple aprobación del conflicto no suele ser suficiente. Los "controles mitigantes" deben identificarse, por ejemplo, una revisión de los registros de actividad para garantizar que no se abuse del conflicto.

Vaya a la página de configuración de roles o permisos (Funciones de administrador > de > de la empresa o Usuarios > suscripciones > permisos) y revisar los permisos existentes.

• Asignar permisos a usuarios

• Informe de permisos para todos los usuarios

Informe de conflictos, anotado con controles atenuantes.

Ver Prueba de segregación de funciones.

Es importante contar con este control para evitar el fraude, pero se debe tener cuidado, ya que la segregación de funciones se viola fácilmente si el acceso cambia regularmente.

En un control de segregación de funciones, el escenario ideal es que nadie tenga acceso a realizar ambas actividades. Incluso en este caso, lo ideal es que el control se opere para garantizar que esto sea cierto de forma continua, ya que es fácil que a alguien se le dé acceso inadvertidamente (o que cambie de rol y conserve el acceso anterior). Los controles preventivos dentro del proceso de aprovisionamiento de acceso deberían evitar que esto ocurra, pero debido al riesgo de fraude, es importante comprobar los conflictos de segregación de funciones con regularidad.

En el caso de los conflictos, la simple aprobación del conflicto no suele ser suficiente. Los "controles mitigantes" deben identificarse, por ejemplo, una revisión de los registros de actividad para garantizar que no se abuse del conflicto.

Vaya a la página de configuración de roles o permisos (Funciones de administrador > de > de la empresa o Usuarios > suscripciones > permisos) y revisar los permisos existentes.

• Asignar permisos a usuarios

• Informe de permisos para todos los usuarios

Informe de conflictos, anotado con controles atenuantes.

Ver Prueba de segregación de funciones.

Es importante contar con este control para evitar el fraude, pero se debe tener cuidado, ya que la segregación de funciones se viola fácilmente si el acceso cambia regularmente.

En un control de segregación de funciones, el escenario ideal es que nadie tenga acceso a realizar ambas actividades. Incluso en este caso, lo ideal es que el control se opere para garantizar que esto sea cierto de forma continua, ya que es fácil que a alguien se le dé acceso inadvertidamente (o que cambie de rol y conserve el acceso anterior). Los controles preventivos dentro del proceso de aprovisionamiento de acceso deberían evitar que esto ocurra, pero debido al riesgo de fraude, es importante comprobar los conflictos de segregación de funciones con regularidad.

En el caso de los conflictos, la simple aprobación del conflicto no suele ser suficiente. Los "controles mitigantes" deben identificarse, por ejemplo, una revisión de los registros de actividad para garantizar que no se abuse del conflicto.

Vaya a la página de configuración de roles o permisos (Funciones de administrador > de > de la empresa o Usuarios > suscripciones > permisos) y revisar los permisos existentes.

• Asignar permisos a usuarios

• Informe de permisos para todos los usuarios

Informe de conflictos, anotado con controles atenuantes.

Ver Prueba de segregación de funciones.

Integridad, Existencia, Exactitud

Tenga en cuenta que la integridad y la existencia dependerán del objetivo del revisor. Si la revisión busca principalmente grandes saldos que podrían ser incorrectos, entonces la existencia está cubierta. Sin embargo, si la revisión tiene en cuenta a los grandes proveedores con saldos inesperadamente bajos, entonces podría lograr la integridad.

La revisión del balance del proveedor puede ser más operativa (para asegurarte de que estás pagando al proveedor a tiempo) o puede ser con fines de precisión financiera (para asegurarte de que las facturas de Sage Intacct coinciden con lo que el proveedor cree que debes).

Una conciliación debe incluir pruebas de seguimiento, tal vez con un umbral definido para las diferencias a las que hay que dar seguimiento.

Ir al informe del Libro Mayor de Cuentas a pagar (Pestaña Cuentas a pagar > Todos > Informes > Libro Mayor de Cuentas a pagar) y seleccione las variables relevantes de las opciones disponibles.

Informe del Libro Mayor de Cuentas a pagar

Informe anotado con evidencia de seguimiento de ítems inesperados; o la conciliación de los saldos con los extractos de cuenta de los proveedores.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe garantizar que se cumplan los objetivos, en lugar de ser una prueba de una revisión general.

Este control puede ser útil para identificar transacciones fraudulentas de proveedores, ya que el valor de las transacciones puede ser alto, pero el saldo de cierre puede ser muy pequeño. De lo contrario, puede ser útil darle una vista del perfil de sus proveedores.

Ejecute el informe del Libro Mayor de Cuentas a pagar (Cuentas a pagar > todos los informes de > > Libro Mayor de Cuentas a pagar) y seleccione "Incluir proveedores con balance cero y actividad"

Informe del Libro Mayor de Cuentas a pagar

Informe anotado con evidencias de seguimiento de ítems inesperados.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se les da seguimiento a los saldos o transacciones inusuales o inapropiados.

Valoración, Presentación

Este control tiene por objeto abordar el riesgo de que un arrendamiento, que necesita que se le aplique una contabilidad adecuada del arrendamiento, se contabilice únicamente como un gasto. Puede haber ciertos indicadores (como el nombre del proveedor) que podrían utilizarse para ayudar a identificar dichas transacciones.

Crea un grupo de dimensiones de proveedor o una estructura de dimensión con proveedores que cumplan determinados indicadores para su revisión. Utilice este grupo/estructura de proveedores para revisar informes financieros filtrados o informes detallados del Libro Mayor.

• Grupos de dimensiones

• Estructuras de dimensión

Informe anotado con evidencias de seguimiento de ítems inesperados.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se realiza el seguimiento de las transacciones de arrendamiento.

Existencia, exactitud, propiedad

Las normas contables exigen que los saldos deudores con los proveedores se revelen como deudores en lugar de compensarse con otros saldos de cuentas a pagar

1. Crear una cuenta de orden del Libro Mayor que esté configurada para requerir la contabilización de las dimensiones Cliente y Proveedor

2. Confirme que las dimensiones Cliente y Proveedor estén habilitadas tanto en Compras como en Pedidos

3. Crea una definición de la transacción de entrada de pedidos "Emisión de crédito del cliente" (tipo de devolución) que contabilice la entrada de crédito en la cuenta de suspenso.

4. Crea una "Crédito de cliente aplicado al proveedor" Plantilla de la transacción de compra (tipo de factura) que contabiliza la entrada de débito en la cuenta de orden

Al contabilizar transacciones, asegúrate de que cada línea tenga registrada la dimensión correcta de cliente afiliado y proveedor.

Utilizar Compras

Informe anotado con evidencias de seguimiento de ítems inesperados.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se identifican y se les da seguimiento a los saldos o transacciones inusuales o inapropiados.

Existencia, Exactitud, Valoración

• ¿Con qué frecuencia hay que actualizarlo?

• ¿Cómo se asegura de que todos los sistemas utilicen la misma fuente de información para que no haya discrepancias?

Funcionalidad estándar: hay un enlace en tiempo real con Oanda que se muestra en Sage Intacct en Tipo de cambio como "Tipo de cambio diario de Intacct".

Acerca del tipo de cambio diario de Intacct

Configuración del sistema

Ver Prueba de configuración.

La prueba debe centrarse en la población automática de tipos de cambio correctos.

Existencia, Exactitud, Valoración

¿Cuál es el proceso y el control si es necesario editar un tipo de cambio?

Se pueden añadir tipos de cambio adicionales y, a continuación, asignarlos a transacciones individuales, si es necesario.

Tipos de cambio

Configuración del sistema

Ver Prueba de configuración.

La prueba debe centrarse en la prevención de la edición de los tipos de cambio en transacciones específicas.

Existencia, Exactitud, Valoración

• ¿Quién (si es que hay alguien) debería tener acceso para editar los datos maestros del tipo de cambio?

• ¿Cuáles son los controles implementados para evitar cambios inapropiados en los datos maestros?

Vaya a la página de configuración de roles o permisos (Funciones de administrador > de > de la empresa o Usuarios > suscripciones > permisos) y revisar los permisos existentes.

Permisos de la sociedad

Vaya a la página de configuración de roles o permisos (Funciones de administrador > de > de la empresa o Usuarios > suscripciones > permisos) y revisar los permisos existentes para garantizar que el acceso esté restringido a personas específicas.

Ver Prueba de acceso restringido.

Existencia, Exactitud, Valoración

¿A qué nivel va a realizar la revisión el revisor? ¿Es una comprobación de sentido o van a recalcular manualmente (una muestra de) saldos?

Ejecute el informe de revalorización pertinente en la aplicación pertinente ( Libro Mayor/Gestión de tesorería/Cuentas a pagar/Cuentas a cobrar ) > Informes > Informe de revalorización

Configura la contabilización automatizada de asientos de diario, si lo deseas.

Permisos de la sociedad

Informe elaborado en el que se indica la valoración actualizada de los saldos. Informe de revalorización disponible en la aplicación correspondiente (Libro Mayor/Gestión de tesorería/Cuentas a pagar/Cuentas a cobrar) > Informes > Informe de revalorización.

Contabilización manual posterior en el diario de cualquier diferencia, aprobada en un flujo de trabajo automatizado.

Ver Revisar la prueba de control.

La prueba debe centrarse en cómo se determinó la exactitud del diario de revalorización (lo que podría incluir un cálculo aproximado).