Clientes y proveedores en una sociedad compartida entre varias entidades

En un entorno compartido de varias entidades, es típico tener clientes y proveedores que son comunes a varias entidades. Estos clientes y proveedores se pueden configurar una vez, en el nivel general de la sociedad, y luego ser utilizados por todas las entidades o restringidos por entidad o departamento.

¿Ciertos clientes o proveedores son exclusivos de una entidad en particular? También puedes configurarlo creándolos a nivel de entidad.

Visión general

• Compartido Las fichas se crean en el nivel general y se comparten entre las entidades de una sociedad. Las fichas compartidas incluyen transacciones y objetos. Las transacciones compartidas incluyen: facturas, recibos y asientos de diario. Los objetos compartidos incluyen: clientes, proveedores y cuentas bancarias. Cuando se crean datos compartidos en el nivel general, se permite que estos datos se compartan entre entidades y en el nivel general. Las fichas compartidas aparecen en las listas de fichas de todas las entidades.

• Nivel de entidad Los registros (anteriormente conocidos como entidad privada) se crean en el nivel de entidad y solo se puede acceder a ellos en la entidad donde se crearon los datos. Los usuarios pueden realizar transacciones con registros de nivel de entidad mediante objetos compartidos o de nivel de entidad. Por ejemplo, puedes generar una factura a nivel de entidad para un cliente compartido (creado en el nivel general) o para un cliente a nivel de entidad.

• Restringido Las fichas se refieren a clientes, proveedores, cuentas corrientes y cuentas de ahorro que el administrador puede restringir a ubicaciones, grupos de ubicaciones, departamentos y grupos de departamentos. Por ejemplo, un administrador puede optar por restringir un proveedor del Reino Unido a la entidad del Reino Unido en tu sociedad. Los administradores pueden restringir proveedores individuales solo al nivel general o a ubicaciones, grupos de ubicaciones, departamentos y grupos de departamentos específicos.

Clientes y proveedores compartidos

Los clientes y proveedores que se crean en el nivel general son compartidos por todas las entidades. Esto significa que aparecen en listas en todos los niveles de una sociedad de varios entidad y se pueden usar en cualquier lugar de las transacciones, incluidas facturas y recibos introducidos por entidades particulares.

1. Ve al nivel general de la sociedad.
2. Crea o edita el cliente o proveedor.

Restringir por entidad o departamento

Asegúrate siempre de estar en el nivel general al habilitar y ver las restricciones.

Habilitar restricciones

La capacidad de restringir clientes y proveedores es una opción de configuración que el administrador puede activar.

1. Ir aSociedad > Admin > suscripciones.

   Se muestra la página Suscripciones.

2. Seleccionar Gestión de varias entidadesy, a continuación, selecciona Configurar.
3. En el Restricciones de entidad , selecciona cualquiera de los siguientes elementos para restringirlos a una entidad:
   • Clientes
   • Proveedores
   • Cuentas corrientes
   • Cuentas de ahorro

Después de guardar los cambios, se mostrará un Restricciones La pestaña se muestra en la página Información de los tipos de datos que has decidido restringir.

Restringir clientes o proveedores

Puedes restringir los clientes y proveedores a una ubicación o departamento, o solo al nivel general.

1. En el nivel general de la sociedad, edita el cliente o proveedor.
2. En la página Información del cliente o proveedor, selecciona el icono Restricciones pestaña.
   • Sin restricciones (el valor predeterminado) significa que el cliente o proveedor se puede utilizar en cualquier transacción, por cualquier ubicación o departamento.
   • Para restringir por ubicación o departamento, selecciona Cliente restringido o bien Proveedor restringidoy, a continuación, selecciona ubicaciones y departamentos concretos.
   • Restringido solo al nivel general significa que el cliente o proveedor solo puede ser utilizado por las transacciones introducidas en el nivel general.

Clientes o proveedores específicos de la entidad (privados)

Para hacer que un cliente o proveedor sea privado, primero cambia a la entidad y, a continuación, créala.

Un cliente o proveedor privado no se puede utilizar en transacciones para otras entidades. Por ejemplo, un proveedor de suministros de oficina que se crea para una entidad de Arizona no aparecerá en la lista de proveedores de otras entidades.

¿Qué significa "No poseído"?

En una sociedad de varias entidades, las fichas compartidas, como clientes, proveedores y otros elementos, solo se pueden editar en el nivel general de una sociedad. Algunas transacciones de diario, por ejemplo, los asientos de diario recurrentes creados en el nivel general, también se poseen en la parte superior y no se pueden editar desde una entidad.

Si visualizas la lista de fichas compartidas (cliente, proveedor o entrada) dentro de una entidad, puedes ver las fichas compartidas en la lista. Sin embargo, estos se enumerarán como No propiedad de la entidad y el Modificar La opción no aparecerá. Pasa al nivel general, propietario de la ficha, para realizar los cambios.