Clientes y proveedores en una sociedad compartida de varias entidades

En un entorno compartido de varias entidades, es habitual tener clientes y proveedores que son comunes a varias entidades. Estos clientes y proveedores se pueden configurar una vez, en el nivel superior de la empresa, y luego ser utilizados por todas las entidades o restringidos por entidad o departamento.

¿Ciertos clientes o proveedores son exclusivos de una entidad en particular? También puedes configurarlo creándolos a nivel de entidad.

Visión general

• Compartido Los datos son visibles para los usuarios con acceso a todas las entidades. De forma predeterminada, los elementos que se crean en el nivel superior son compartidos por el nivel superior y todas las entidades. Los clientes, proveedores y cuentas bancarias compartidos aparecen en las listas de todas las entidades.
• Restringido Los datos solo son visibles para aquellos usuarios con acceso a las entidades a las que los datos están restringidos. Si se debe limitar el uso de un cliente, proveedor o cuenta bancaria, puedes restringirlo a un subconjunto de ubicaciones o departamentos, o restringirlo solo al nivel superior. Por ejemplo, un proveedor del Reino Unido puede estar restringido solo a entidades del Reino Unido para que otras entidades no vean al proveedor en las listas.
• Privado Los datos solo son visibles para los usuarios que pueden acceder a la entidad en la que se crearon los datos privados. Los clientes, proveedores y cuentas bancarias que se crean en el nivel de entidad son privados y solo puede usarlos esa entidad.

Siempre que tengan los permisos pertinentes, los usuarios que trabajan en el nivel superior pueden acceder a todos los datos: compartidos, restringidos y privados.

Clientes y proveedores compartidos

Los clientes y proveedores que se crean en el nivel superior son compartidos por todas las entidades. Esto significa que aparecen en listas de todos los niveles de una empresa de varias entidades y se pueden utilizar en cualquier parte de las transacciones, incluidas las facturas y los recibos introducidos por entidades concretas.

1. Ve al nivel superior de la empresa.
2. Crea o edita el cliente o proveedor.

Restringir por entidad o departamento

Asegúrate siempre de estar en el nivel superior cuando habilites y veas las restricciones.

Habilitar restricciones

La capacidad de restringir clientes y proveedores es una opción de configuración que el administrador puede activar.

1. Vete aAdministrador > de la sociedad > Suscripciones.

   Se muestra la página Suscripciones.

2. Escoger Gestión de varias entidadesy, a continuación, seleccione Configurar.
3. En Restricciones de entidad , seleccione cualquiera de los siguientes elementos para restringirlos a una entidad:
   • Clientela
   • Proveedores
   • Cuentas corrientes
   • Cuentas de ahorro

Después de guardar los cambios, se mostrará un Restricciones en la página Información de los tipos de datos que ha decidido restringir.

Restringir clientes o proveedores

Puedes restringir a los clientes y proveedores a una ubicación o departamento, o solo al nivel superior.

1. En el nivel superior de la sociedad, edita el cliente o proveedor.
2. En la página Información del cliente o proveedor, seleccione la opción Restricciones pestaña.
   • Irrestricto (el valor predeterminado) significa que el cliente o proveedor se puede utilizar en cualquier transacción, por cualquier ubicación o departamento.
   • Para restringir por ubicación o departamento, selecciona Cliente restringido o Proveedor restringidoy, a continuación, seleccione ubicaciones y departamentos concretos.
   • Restringido solo al nivel superior significa que el cliente o proveedor solo puede ser utilizado por transacciones introducidas en el nivel superior.

Clientes o proveedores específicos de la entidad (privados)

Para que un cliente o proveedor sea privado, cambia primero a la entidad y, a continuación, créala.

Un cliente o proveedor privado no se puede usar en transacciones para otras entidades. Por ejemplo, un proveedor de material de oficina creado para una entidad de Arizona no aparecerá en la lista Proveedores de otras entidades.

¿Qué significa "No poseído"?

En una sociedad de varias entidades, los registros compartidos, como clientes, proveedores y otros artículos, solo se pueden editar en el nivel superior de una sociedad. Algunas transacciones de diario, por ejemplo, los asientos de diario periódicos creados en el nivel superior, también son propiedad del nivel superior y no se pueden editar desde dentro de una entidad.

Si muestra la lista de fichas compartidas (cliente, proveedor o entrada) dentro de una entidad, puede ver las fichas compartidas en la lista. Sin embargo, estos se enumerarán como No son propiedad de la entidad y el Editar no aparecerá. Desplázate al nivel superior, que es el propietario del registro, para realizar los cambios.