Datos privados y restringidos en sociedades multientidad

En una sociedad compartida entre varias entidades, los administradores pueden restringir datos como cuentas. Los administradores pueden hacer que los datos sean privados o restringidos, de modo que solo determinados usuarios puedan acceder a los datos.

Restringir los datos o hacerlos privados garantiza que solo los usuarios con los permisos adecuados puedan realizar transacciones con clientes o proveedores restringidos. Restringir las cuentas corrientes a una entidad determinada, por ejemplo, garantiza que estas cuentas solo se utilicen para las transacciones de esa entidad.

Mientras que las ubicaciones son privadas de la entidad, los departamentos se comparten entre entidades. Puedes limitar el acceso a un departamento estableciendo permisos de usuario individuales.

Intacct clasifica el acceso a los datos de la siguiente manera:

  • Compartido Los datos son visibles para los usuarios con acceso a todas las entidades. De forma predeterminada, los elementos que se crean en el nivel superior son compartidos por el nivel superior y todas las entidades. Los clientes, proveedores y cuentas bancarias compartidos aparecen en las listas de todas las entidades.
  • Restringido Los datos solo son visibles para aquellos usuarios con acceso a las entidades a las que los datos están restringidos. Si se debe limitar el uso de un cliente, proveedor o cuenta bancaria, puedes restringirlo a un subconjunto de ubicaciones o departamentos, o restringirlo solo al nivel superior. Por ejemplo, un proveedor del Reino Unido puede estar restringido solo a entidades del Reino Unido para que otras entidades no vean al proveedor en las listas.
  • Privado Los datos solo son visibles para los usuarios que pueden acceder a la entidad en la que se crearon los datos privados. Los clientes, proveedores y cuentas bancarias que se crean en el nivel de entidad son privados y solo puede usarlos esa entidad.

Siempre que tengan los permisos pertinentes, los usuarios que trabajan en el nivel superior pueden acceder a todos los datos: compartidos, restringidos y privados.

Datos privados

Cuando se crea un objeto desde dentro de una entidad, ese objeto es privado. Esto significa que el objeto es visible para los usuarios que pueden acceder a la entidad donde se creó el objeto. Un elemento privado aparece en la lista de la entidad que lo posee. Un elemento privado es visible en el nivel superior si: Incluir privado se selecciona para la lista.

Un cliente o proveedor privado solo se puede utilizar en transacciones que tienen lugar dentro de la entidad en la que se definió el cliente o proveedor privado. Por ejemplo, un proveedor de suministros de oficina creado para una entidad comercial en Arizona no aparecerá en la lista Proveedores de otras entidades.

Los siguientes elementos son privados cuando se crean en el nivel de entidad:

  • Cuentas del Libro Mayor
  • Cuentas bancarias
  • Clientes
  • Proveedores
  • Artículos
  • Términos de AR/AP
  • Empleados
  • Usuarios
  • Ubicaciones
  • Proyectos
  • Clases
  • Dimensiones definidas por el usuario

Habilitar restricciones de visibilidad de datos

De forma predeterminada, todos los tipos de datos son visibles. Puede establecer restricciones de visibilidad de datos por tipo de datos. Por ejemplo, puede restringir determinados tipos de datos y dejar otros tipos de datos sin restricciones y visibles para todos.

Los registros que utilizan un tipo de datos con una restricción de visibilidad tienen una pestaña adicional para administrar restricciones. Puede administrar restricciones para cada registro realizado con un tipo de datos restringido.

Puedes restringir:

  • Proveedores
  • Clientes
  • Cuentas corrientes y de ahorro

Puedes establecer restricciones después de habilitar las restricciones de entidad en Gestión de varias entidades en el nivel superior.

Solo puedes habilitar las restricciones de entidad en el nivel superior.
  1. Vete aAdministrador > de la sociedad > Suscripciones.

    Se muestra la página Suscripciones.

  2. Escoger Gestión de varias entidadesy, a continuación, seleccione Configurar.
  3. En Restricciones de entidad , seleccione cualquiera de los siguientes elementos para restringirlos a una entidad:
    • Clientela
    • Proveedores
    • Cuentas corrientes
    • Cuentas de ahorro

Después de guardar los cambios, se mostrará un Restricciones en la página Información de los tipos de datos que ha decidido restringir.

Ver y editar restricciones de clientes, proveedores o cuentas bancarias

Cuando la restricción está habilitada para clientes y proveedores, el sistema agrega un elemento de menú en el nivel superior para proporcionar una lista de todos los clientes o proveedores con visibilidad de las restricciones.

Para clientes, proveedores y cuentas bancarias, el sistema agrega una pestaña en la información individual del proveedor, cliente, cuenta corriente o cuenta de ahorros.

Ver restricciones de clientes

Ve a la página Clientes para ver las restricciones para clientes.

  1. Desde el nivel superior, ve a Cuentas a cobrar > Todo > Clientes.
  2. Escoger Visibilidad.

    Aparece la página Visibilidad del cliente.

  3. Escoger Editar junto a un cliente para editar las restricciones.

Ver restricciones de proveedores

Ve a la página Proveedores para ver las restricciones de los proveedores.

  1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Proveedores.
  2. Escoger Visibilidad.

    Aparecerá la página Visibilidad de proveedores.

  3. Escoger Editar junto a un proveedor para editar las restricciones de ese proveedor.

Ver restricciones de la cuenta corriente

Ve a la página Cuentas para ver las restricciones de la cuenta corriente.

  1. Vete a Gestión de tesorería > Arreglo > Cuentas.
  2. Escoger Comprobación o Ahorros.
  3. Escoger Editar junto a la cuenta cuyas restricciones quieres editar.
  4. Escoger Restricciones para ver o cambiar las restricciones de la cuenta.
  5. Guarde los cambios que realice.

¿Qué significa "No poseído"?

En una sociedad de varias entidades, los registros compartidos, como clientes, proveedores y otros artículos, solo se pueden editar en el nivel superior de una sociedad. Algunas transacciones de diario, por ejemplo, los asientos de diario periódicos creados en el nivel superior, también son propiedad del nivel superior y no se pueden editar desde dentro de una entidad.

Si muestra la lista de fichas compartidas (cliente, proveedor o entrada) dentro de una entidad, puede ver las fichas compartidas en la lista. Sin embargo, estos se enumerarán como No son propiedad de la entidad y el Editar no aparecerá. Desplázate al nivel superior, que es el propietario del registro, para realizar los cambios.