Datos privados y restringidos en sociedades multientidad

En una sociedad compartida entre varias entidades, los administradores pueden restringir datos como las cuentas. Los administradores pueden hacer que los datos sean privados o restringidos, de modo que solo determinados usuarios puedan acceder a los datos.

Restringir los datos o hacerlos privados garantiza que solo los usuarios con los permisos adecuados puedan realizar transacciones con clientes o proveedores restringidos. La restricción de cuentas corrientes a una entidad en particular, por ejemplo, garantiza que estas cuentas solo se utilicen para transacciones de esa entidad.

Aunque las ubicaciones son privadas para la entidad, los departamentos se comparten entre entidades. Puedes limitar el acceso a un departamento configurando permisos de usuario individuales.

Intacct clasifica el acceso a los datos de la siguiente manera:

  • Compartido Las fichas se crean en el nivel general y se comparten entre las entidades de una sociedad. Las fichas compartidas incluyen transacciones y objetos. Las transacciones compartidas incluyen: facturas, recibos y asientos de diario. Los objetos compartidos incluyen: clientes, proveedores y cuentas bancarias. Cuando se crean datos compartidos en el nivel general, se permite que estos datos se compartan entre entidades y en el nivel general. Las fichas compartidas aparecen en las listas de fichas de todas las entidades.

  • Nivel de entidad Los registros (anteriormente conocidos como entidad privada) se crean en el nivel de entidad y solo se puede acceder a ellos en la entidad donde se crearon los datos. Los usuarios pueden realizar transacciones con registros de nivel de entidad mediante objetos compartidos o de nivel de entidad. Por ejemplo, puedes generar una factura a nivel de entidad para un cliente compartido (creado en el nivel general) o para un cliente a nivel de entidad.

  • Restringido Las fichas se refieren a clientes, proveedores, cuentas corrientes y cuentas de ahorro que el administrador puede restringir a ubicaciones, grupos de ubicaciones, departamentos y grupos de departamentos. Por ejemplo, un administrador puede optar por restringir un proveedor del Reino Unido a la entidad del Reino Unido en tu sociedad. Los administradores pueden restringir proveedores individuales solo al nivel general o a ubicaciones, grupos de ubicaciones, departamentos y grupos de departamentos específicos.

Datos privados

Cuando se crea un objeto desde dentro de una entidad, ese objeto es privado. Esto significa que el objeto es visible para los usuarios que pueden acceder a la entidad donde se creó el objeto. Un artículo privado aparece en la lista de la entidad que lo posee. Un artículo privado es visible en el nivel general si Incluir privado está seleccionada para la lista.

Un cliente o proveedor privado solo se puede utilizar en transacciones que tengan lugar dentro de la entidad en la que se definió el cliente o proveedor privado. Por ejemplo, un proveedor de material de oficina que se crea para una entidad comercial en Arizona no aparecerá en la lista de proveedores de otras entidades.

Los siguientes elementos son privados cuando se crean a nivel de entidad:

  • Cuentas del Libro Mayor
  • Cuentas bancarias
  • Clientes
  • Proveedores
  • Artículos
  • Términos de AR/AP
  • Empleados
  • Usuarios
  • Ubicaciones
  • Proyectos
  • Clases
  • Dimensiones definidas por el usuario

Habilitar restricciones de visibilidad de datos

De forma predeterminada, todos los tipos de datos son visibles. Puedes establecer restricciones de visibilidad de datos por tipo de datos. Por ejemplo, puedes restringir tipos de datos concretos y dejar otros tipos de datos sin restricciones y visibles para todos.

Los registros que usan un tipo de datos con una restricción de visibilidad tienen una pestaña adicional para administrar las restricciones. Puedes gestionar las restricciones para cada ficha realizada con un tipo de datos restringido.

Puedes restringir:

  • Proveedores
  • Clientes
  • Cuentas corrientes y de ahorro

Puedes establecer restricciones después de habilitar las restricciones de entidad en Gestión de varias entidades en el nivel general.

Solo puedes habilitar las restricciones de entidad en el nivel general.
  1. Ir aSociedad > Admin > suscripciones.

    Se muestra la página Suscripciones.

  2. Seleccionar Gestión de varias entidadesy, a continuación, selecciona Configurar.
  3. En el Restricciones de entidad , selecciona cualquiera de los siguientes elementos para restringirlos a una entidad:
    • Clientes
    • Proveedores
    • Cuentas corrientes
    • Cuentas de ahorro

Después de guardar los cambios, se mostrará un Restricciones La pestaña se muestra en la página Información de los tipos de datos que has decidido restringir.

Ver y editar restricciones de clientes, proveedores o cuentas bancarias

Cuando la restricción está habilitada para clientes y proveedores, el sistema añade un artículo de menú en el nivel general para proporcionar una lista de todos los clientes o proveedores con visibilidad de las restricciones.

Para clientes, proveedores y cuentas bancarias, el sistema añade una pestaña en la información individual del proveedor, el cliente, la cuenta corriente o la cuenta de ahorro.

Ver restricciones de clientes

Ve a la página Clientes para ver las restricciones de los clientes.

  1. En el nivel general, ve a Cuentas a cobrar > Todos > clientes.
  2. Seleccionar Visibilidad.

    Aparece la página Visibilidad del cliente.

  3. Seleccionar Modificar junto a un cliente para editar las restricciones.

Ver restricciones de proveedores

Ve a la página Proveedores para ver las restricciones de los proveedores.

  1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > proveedores.
  2. Seleccionar Visibilidad.

    Aparecerá la página Visibilidad de proveedores.

  3. Seleccionar Modificar junto a un proveedor para editar las restricciones de ese proveedor.

Ver restricciones de la cuenta corriente

Ve a la página Cuentas para ver las restricciones de la cuenta corriente.

  1. Ir a Gestión de tesorería > ajustes > cuentas.
  2. Seleccionar Cuenta corriente o bien Ahorro.
  3. Seleccionar Modificar junto a la cuenta cuyas restricciones deseas editar.
  4. Seleccionar Restricciones para ver o cambiar las restricciones de la cuenta.
  5. Guarda los cambios que realices.

¿Qué significa "No poseído"?

En una sociedad de varias entidades, las fichas compartidas, como clientes, proveedores y otros elementos, solo se pueden editar en el nivel general de una sociedad. Algunas transacciones de diario, por ejemplo, los asientos de diario recurrentes creados en el nivel general, también se poseen en la parte superior y no se pueden editar desde una entidad.

Si visualizas la lista de fichas compartidas (cliente, proveedor o entrada) dentro de una entidad, puedes ver las fichas compartidas en la lista. Sin embargo, estos se enumerarán como No propiedad de la entidad y el Modificar La opción no aparecerá. Pasa al nivel general, propietario de la ficha, para realizar los cambios.