Restricciones de entidad para los usuarios

En una sociedad compartida entre varias entidades, los usuarios inician sesión en el nivel general de la sociedad. Los usuarios pueden cambiar a cualquier entidad a la que tengan acceso.

Si tienes privilegios de administrador, puedes:

• Crear y editar usuarios en el nivel general de la sociedad.
• Controlar a qué entidades puede acceder un usuario.

Tipos de restricciones de entidad

El acceso a las entidades se puede restringir usuario por usuario. Restringir a un usuario por entidad ayuda a garantizar que solo los usuarios autorizados puedan introducir transacciones y realizar cambios. Por ejemplo, un especialista en Cuentas a pagar puede trabajar solo con una entidad en particular.

• Sin restricciones. Los usuarios que no están restringidos a entidades concretas pueden iniciar sesión en el nivel general e ir a cualquier entidad.
• Restringido a 2 o más entidades. Los usuarios que están restringidos a 2 o más entidades pueden iniciar sesión en el nivel general y acceder a un subconjunto de entidades. No pueden cambiar a entidades restringidas y no verán esas entidades en las listas.
• Restringido a una sola entidad sin acceso de nivel general. Los usuarios no pueden cambiar a ninguna otra entidad. Para facilitar la navegación, al iniciar sesión se lleva al usuario directamente a esa entidad.
• Restringido a una sola entidad con acceso de nivel general. Si el Habilitar el acceso de nivel general Si la casilla de verificación está seleccionada para un usuario, ese usuario puede acceder al nivel general incluso si está restringido a una sola entidad. Al iniciar sesión, el usuario pasa directamente al nivel general.

Las acciones que un usuario puede realizar dentro de las entidades y en el nivel general de una sociedad se controlan aún más mediante los permisos del usuario.

Efectos de las restricciones en los registros

Si un usuario que está restringido a entidades específicas cambia una ficha que implica entidades fuera de su vista restringida, solo se guardan las partes de la ficha a las que puede acceder el usuario restringido. Los intentos de guardar cualquier parte del cambio fuera de las restricciones del usuario pueden producir un error.

Por ejemplo, supongamos que un aprobador de asientos de diario tiene permiso para aprobar una transacción concreta, pero posteriormente se le restringe el acceso a una entidad o ubicación utilizada para la transacción. El usuario recién restringido ya no puede aprobar el asiento de diario, ya que no puede ver la totalidad de la transacción. Un usuario con acceso sin restricciones al asiento de diario tendría que aprobar el asiento de diario en su lugar.

Restringir un usuario a una o varias entidades

Puedes permitir que los usuarios accedan a cualquier conjunto de entidades, incluidas las entidades de eliminación. Las entidades de eliminación se utilizan con las Consolidaciones globales y las Consolidaciones nacionales. Para todos los informes del Libro Mayor que incluyan libros de consolidación, los usuarios deben tener acceso a todas las entidades incluidas en el libro.

Los usuarios restringidos a dos o más entidades inician sesión en el nivel general de la sociedad.

1. Asegúrate de que trabajas en el nivel general de tu sociedad de Intacct seleccionando Nivel superior encima de la barra de la aplicación.
2. Ir a Sociedad > Administración > Usuarios, funciones y grupos > Usuarios.
3. Localiza el usuario y haz clic en Editar.
4. Selecciona el icono Entidades del usuario pestaña.
5. Selecciona el menú desplegable y selecciona una entidad a la que restringir un usuario.
6. Seleccionar Guardary, a continuación, introduce tu contraseña para verificar tu identidad.
7. Si restringes un usuario a una sola entidad, debes hacer lo siguiente: Habilitar el acceso de nivel general para ese usuario.

Habilitar el acceso de los usuarios al nivel general

Los usuarios que están limitados a una sola entidad en una sociedad de varias entidades no pueden iniciar sesión en el nivel superior porque están restringidos a una sola entidad.

Sin embargo, los administradores pueden seleccionar Habilitar el acceso de nivel general Para aquellos usuarios que están restringidos a una sola entidad en una sociedad de varias entidades. Conceder acceso de nivel superior permite a los usuarios limitados a una sola entidad iniciar sesión en el nivel superior de forma predeterminada al iniciar sesión en una sociedad.

Se recomienda que los administradores habiliten el acceso de nivel superior para todos los usuarios que están limitados a una sola entidad en una sociedad compartida entre varias entidades.

Los usuarios con acceso a más de una entidad siempre pueden acceder al nivel superior.

1. Asegúrate de que trabajas en el nivel general de tu sociedad de Intacct seleccionando Nivel superior encima de la barra de la aplicación.
2. Ir a Sociedad > Administración > Usuarios, funciones y grupos > Usuarios.
3. Localiza el usuario y haz clic en Editar.
4. Seleccionar Entidades del usuario.
5. Seleccionar Habilitar el acceso de nivel general.
6. Seleccionar Guardary, a continuación, introduce tu contraseña para verificar tu identidad.

Conceder acceso de usuario a todas las entidades

Si un usuario puede acceder a todas las entidades, comprueba que la tabla Entidad de la pestaña Entidades de usuario esté en blanco.

1. Asegúrate de que trabajas en el nivel general de tu sociedad de Intacct seleccionando Nivel superior encima de la barra de la aplicación.
2. Ir a Sociedad > Administración > Usuarios, funciones y grupos > Usuarios.
3. Localiza el usuario y haz clic en Editar.
4. Selecciona el icono Entidades del usuario pestaña.
5. Seleccionar Borrar (papelera) para cada entidad.
6. Seleccionar Guardary, a continuación, introduce tu contraseña.