Reglas de aprobación del valor

Si la política de aprobación de compras utiliza un tipo de regla de aprobación de valor, debes tener reglas de aprobación de valor. Las reglas de aprobación de valor definen qué importes de transacción de compra requieren aprobación y por quién.

Acerca de las reglas de aprobación de valor

Las reglas de aprobación de valor funcionan de forma un poco diferente, dependiendo del tipo de regla de aprobación de valor para la que sirvan:

  • Aprobaciones de valor basadas en departamentos (Aprobación del valor - Departamento y Aprobación del valor - Departamento de Transacciones)

    Estos tipos de reglas utilizan una o varias reglas de aprobación de valor definidas en un conjunto de reglas. Para cada conjunto de reglas, se define una regla de aprobación de valor predeterminada que se aplica a cualquier departamento sin su propia regla de aprobación de valor específica. A continuación, utiliza la página Regla de aprobación de valor para definir una regla de aprobación de valor para cada departamento específico que necesite un conjunto diferente de responsables de aprobación o diferentes importes de aprobación.

    Para ambos Aprobación del valor - Departamento y Aprobación del valor - Departamento de Transacciones, las solicitudes de aprobación se envían al primer responsable de aprobación y, a continuación, a cada responsable de aprobación sucesivo hasta que el importe de la transacción esté por debajo de los límites del siguiente responsable de aprobación. (Ver el Descripciones de campos por ejemplo).

  • Aprobaciones de valor basadas en permisos (Aprobación del valor y Aprobación del valor - Progresivo)

    Estos tipos de reglas solo tienen una regla de aprobación de valor. Selecciona el número de teléfono móvil de niveles de aprobación que necesitas y los importes para cada nivel. Los responsables de aprobación de un nivel específico son los usuarios que tienen permiso para la aprobación de compras en ese nivel.

    Para Aprobación del valor, las solicitudes de aprobación se envían directamente a los responsables de aprobación para el nivel en el que se encuentra el importe de la transacción. Para Aprobación del valor - Progresivo, el enrutamiento de aprobación comienza en el nivel 1 y avanza a través de cada nivel hasta que el importe de la transacción cae por debajo del siguiente. (Ver el Descripciones de campos por ejemplo).

    Es posible que los usuarios que están restringidos a entidades o departamentos específicos no reciban notificaciones para este tipo de aprobación de valor, independientemente de sus preferencias de correo electrónico.

Los cambios que realices en las reglas de aprobación de valor no afectan a ninguna transacción de compra que se encuentre actualmente en el ciclo de aprobación. Los cambios surten efecto cada vez que se envía una transacción de compra, ya sea que se envíe una nueva, se vuelva a enviar una rechazada o se modifique una transacción aprobada y la configuración de compras se establezca para requerir un nuevo ciclo de aprobación si se modifica una transacción aprobada.

Reglas de aprobación de valor basadas en departamentos

Suscripción Compras
Tipo de usuario Usuario empresarial con privilegios de administrador

Para añadir o editar una regla de aprobación de valor para un conjunto de reglas, empieza por la página Conjunto de reglas de aprobación de valor. Para encontrar esta página:

  1. En la página Política de aprobación de compras, busca una partida en la que Aprobación del valor - Departamento o bien Aprobación del valor - Departamento de Transacciones se selecciona para uno de los tipos de regla.
  2. Selecciona la lista desplegable del conjunto de reglas y, a continuación, realiza una de las siguientes tareas:
    • Selecciona el icono Añadir en la parte superior de la lista para crear un nuevo conjunto de reglas.
    • Selecciona un conjunto de reglas de la lista y selecciona el icono Ver enlace.
  1. En el Reglas específicas del departamento en la página Conjunto de reglas de aprobación de valor, si no ves una Añadir situado encima de la tabla, selecciona Modificar. La página se actualiza y el Añadir .
  2. Selecciona el icono Añadir botón. Aparece la página Regla de aprobación de valor.
  3. Selecciona un Identificador de departamento.
  4. Añade cualquier opcional Descripción.
  5. Para cada aprobar que desees:
    • Selecciona un Aprobador. Para que un usuario con nombre aparezca en el lista, el usuario debe tener permiso para lista las transacciones de compra que necesitan aprobación.
    • Entrar Valor de y Valor a para especificar los importes de aprobación mínimos y máximos para el responsable de aprobación. Para el primer responsable de aprobación, puedes especificar un valor distinto de cero para el importe mínimo. Para el último aprobador, deja el importe máximo vacío.

    Ver Descripciones de campos para obtener más detalles.

  6. Haz clic en Guardar. Aparece la página Conjunto de reglas de aprobación de valor. Se añade una fila para el departamento a la tabla de reglas específicas del departamento.
  7. Seleccionar Guardar Cuando haya terminado de trabajar con las reglas de aprobación de valor para el conjunto de reglas.
  1. En el Reglas específicas del departamento en la página Conjunto de reglas de aprobación de valor, busque el departamento que desee y seleccione el icono Lápiz icono. Aparece la página Regla de aprobación de valor.
  2. Añade, cambia o borra los responsables de aprobación y los importes de aprobación según sea necesario. Para obtener más información, ve a Descripciones de campos.
  3. Haz clic en Guardar.

La regla de aprobación de valor para un departamento específico se borra de la página Conjunto de reglas de aprobación de valor y no de la página Regla de aprobación de valor.

Aprobaciones de valor basadas en permisos

Añade o edita la regla de aprobación de valor para las aprobaciones de valor basadas en permisos a partir de la página Política de aprobación de compras.

Suscripción Compras
Tipo de usuario Usuario empresarial con privilegios de administrador

Si has seleccionado Aprobación del valor o bien Aprobación del valor - Progresivo Como tipo de regla en una política de aprobación y no haber configurado previamente los importes de aprobación de nivel, debes añadir una regla de aprobación de valor.

  1. En la página Política de aprobación de compras donde has especificado Aprobación del valor o bien Aprobación del valor - Progresivo Como tipo de regla, selecciona Modificar. Aparece la página Regla de aprobación de valor.
  2. Añade cualquier opcional Descripción.
  3. Para cada nivel de aprobación que desees:
    • Entrar Valor de y Valor a para especificar los importes de aprobación mínimos y máximos para el nivel. Para el último nivel, deja Valor a vacío. Para el primer nivel, puedes especificar un valor distinto de cero para el importe mínimo.
    • Seleccionar Mínimo de responsables de aprobación para especificar el número de teléfono móvil necesario de responsables de aprobación para el nivel. Cualquier persona con permiso para ese nivel de aprobación puede aprobar las transacciones.

    Ver Descripciones de campos para obtener más detalles.

  4. Haz clic en Guardar.

Si has seleccionado Aprobación del valor o bien Aprobación del valor - Progresivo Como tipo de regla en una política de aprobación, es posible que desees editar o ver su regla de aprobación de valor.

  1. En la página Política de aprobación de compras donde has especificado Aprobación del valor o bien Aprobación del valor - Progresivo Como tipo de regla, selecciona Modificar. Aparece la página Regla de aprobación de valor.
  2. Añade, modifica o borra información según sea necesario. Para obtener más información, ve a Descripciones de campos.
  3. Haz clic en Guardar.

No se puede borrar la regla de aprobación de valor para las aprobaciones de valor basadas en permisos.

Descripciones de campos

En las tablas siguientes se describe cada artículo de la página regla de aprobación del valor.

Página de reglas de aprobación de valor basadas en departamentos

Descripciones de los campos de reglas de aprobación de valor basadas en departamentos
Campo Descripción

Identificador del departamento

El departamento de la regla de aprobación del valor.

Descripción

Una nota opcional sobre la regla de aprobación del valor.

Aprobador, Valor de y Valor a

Especifica el número de responsables de aprobación que deseas y los importes que requieren aprobación.

Las solicitudes de aprobación se envían al primer aprobar y, a continuación, a cada aprobar sucesivo hasta que el importe de la transacción cae por debajo de los límites del siguiente aprobar.

Supongamos que tienes una regla de aprobación de valor que se define de la siguiente manera:

  • Aprobador 1: Gerente de departamento, $500 a $1,000
  • Aprobador 2: Mark Johnson, de $1,000.01 a $5,000
  • Responsable de aprobación 3: Lucy Ruiz, $5,000.01 a sin límite máximo

En función del importe de la transacción, así es como funcionaría el enrutamiento de aprobación:

  • $100 de importe de la transacción: No se enruta porque se aprueba automáticamente.
  • $2,500 de importe de la transacción: Enrutado al responsable de aprobación 1 y, a continuación, al responsable de aprobación 2.
  • $15,000 por importe de la transacción: Enrutado al responsable de aprobación 1, al responsable de aprobación 2 y, a continuación, al responsable de aprobación 3.
  • Para cada responsable de aprobación, los importes que se pueden aprobar son el límite especificado por Valor de y Valor a. Por ejemplo, puedes definir los tres responsables de aprobación siguientes: 
    • Aprobador 1: Gerente de departamento, $500 a $1,000
    • Aprobador 2: Mark Johnson, de $1,000.01 a $5,000
    • Responsable de aprobación 3: Lucy Ruiz, $5,000.01 a sin límite máximo
  • Especificar Valor de y Valor a para cada uno de los aprobadores excepto el último. Por última aprobar, vete Valor a Vacío, lo que garantiza que cualquier importe de la transacción que supere el importe mínimo del último responsable de aprobación siempre se apruebe. Utiliza valores contiguos de aprobar a aprobar, sin dejar huecos. Por ejemplo, si el Aprobador 2 es de 1.000,01 $ a 5.000 $, el valor mínimo para el Nivel 3 debe ser de 5.000,01 $.
  • Para el Nivel 1, puede especificar un Valor de eso es mayor que cero; Cualquier importe por debajo de un valor distinto de cero se aprueba automáticamente.
  • Si tu sociedad está habilitada para varias divisas base y has seleccionado una divisa de aprobación de valor, la divisa de aprobación se muestra en el texto situado encima de la tabla, con los responsables de aprobación y los límites de aprobación. Para establecer la divisa de aprobación, consulta la Preferencias de la entidad Sección de Gestionar múltiples entidades.
  • Para seleccionar un usuario con nombre como aprobar y no un función con nombre, como Manager de departamento, el usuario debe tener permiso para lista las transacciones de compra que necesiten aprobación. Para asignar permisos, edita el permiso del usuario en la aplicación Compras y selecciona Aprobar transacciones de compras. Más información sobre Asignación de permisos.

Página de la regla de aprobación de valores basada en permisos

Descripciones de los campos de la regla de aprobación de valores basada en permisos
Campo Descripción

Descripción

Una nota opcional sobre la regla de aprobación del valor.

Nivel, Valor de, Valor a y Mínimo de responsables de aprobación

Especifica el número de niveles de aprobación que deseas, los importes que requieren aprobación y el número de teléfono móvil necesarios. Sage Intacct admite un máximo de 6 niveles de aprobación.

Para Aprobación del valor, las solicitudes de aprobación se envían directamente a los responsables de aprobación para el nivel en el que se encuentra el importe de la transacción. Para Aprobación del valor: Progresivo, el enrutamiento de aprobación comienza en el nivel 1 y avanza a través de cada nivel hasta que el importe de la transacción cae por debajo del siguiente nivel.

Supongamos que la regla de aprobación del valor se define con los tres niveles siguientes:

  • Nivel 1: $500 a $1,000
  • Nivel 2: $1,000.01 a $5,000
  • Nivel 3: $5,000.01 a sin límite máximo

Si el importe de la transacción es de 2.500 $, así es como se enviarían las solicitudes de aprobación:

  • Aprobación del valor: Las solicitudes de aprobación se envían directamente al nivel 2.
  • Aprobación del valor: Progresivo: Las solicitudes de aprobación se envían primero al Nivel 1 y luego al Nivel 2.
  • Para cada nivel, los importes que el responsable de aprobación puede aprobar es el límite especificado por Valor de y Valor a. Por ejemplo, puedes definir tres niveles de aprobación:
    • Nivel 1: $500 a $1,000
    • Nivel 2: $1,000.01 a $5,000
    • Nivel 3: $5,000.01 a sin límite máximo
  • Especificar Valor de y Valor a para cada nivel excepto el último. Para el último nivel, deja Valor a vacío. Utiliza valores contiguos de un nivel a otro, sin dejar huecos. Por ejemplo, si el Nivel 2 es de 1.000,01 $ a 5.000 $, especifica 5.000,01 $ como valor mínimo para el Nivel 3.
  • Para el Nivel 1, puede especificar un Valor de Eso es mayor que cero. Cualquier importe por debajo de un valor distinto de cero se aprueba automáticamente.
  • Si tu sociedad está habilitada para varias divisas base y has seleccionado una divisa de aprobación de valor, la divisa de aprobación se muestra en el texto situado encima de la tabla con los niveles de aprobación. Para establecer la divisa de aprobación, consulta la Preferencias de la entidad Sección de Gestionar múltiples entidades.
  • Las transacciones de Compras pueden ser aprobadas por cualquier persona con permiso para ese nivel de aprobación. Para asignar permisos, edita el permiso del usuario en la aplicación Compras y selecciona los niveles de aprobación de compras que el usuario puede aprobar. Además, asegúrate de que la opción Aprobar transacciones de compra esté seleccionada. Más información sobre Asignación de permisos.