Configurar aprobaciones para transacciones de Compras

Las prácticas comerciales sólidas incluyen tener buenos controles internos para garantizar la aprobación adecuada por parte de las personas adecuadas para gastar en su sociedad. Puedes configurar aprobaciones de compras para que puedas mantener la responsabilidad adecuada de las transacciones de compra.

Más información sobre Aprobaciones de compras antes de configurarlos.

Para utilizar las aprobaciones de compras, tu sociedad debe estar suscrita a Compras.

Configurar aprobaciones de compras

Completa los siguientes pasos para configurar las aprobaciones de compras.

En un mínimo, los usuarios que deseas que sean aprobadores deben estar suscritos a la aplicación de Compras y tener permiso para lista las transacciones que necesitan su aprobación. Los usuarios con cualquier tipo de usuario, excepto CRM, pueden ser responsables de aprobación.

Suscripción Administración
Tipo de usuario Usuario empresarial con privilegios de administrador
Permisos Usuarios: Enumerar, Ver y Editar
  1. Ir a Sociedad > Administración > usuarios, seleccione Suscripciones para el usuario y, a continuación, selecciona Permisos para la aplicación Compras.
  2. Encuentra el Aprobar transacción de compra permiso y selecciona Lista.
    Si tienes previsto utilizar aprobaciones de valor basadas en permisos, deberás asignar Niveles de aprobación de Compras a los usuarios apropiados que desee en cada nivel.

Más información sobre Asignación de permisos.

Las aprobaciones se habilitan en la página Configurar Compras y, en un entorno compartido de varias entidades, en el nivel general.

Suscripción Administración, Compras
Tipo de usuario Usuario empresarial con privilegios de administrador
Permisos Suscripciones a aplicaciones: Enumerar, Ver y Configurar
  1. Ve a Compras > Ajustes > Configuración.
  2. En el Aprobaciones subsección de la Habilitar funcionalidad sección, selecciona la Habilitar la aprobación de compras casilla de verificación. Aparecen varias opciones y botones.
  3. Configura las siguientes opciones según sea necesario:
    • Requerir la aprobación del proveedor. Selecciona esta opción para requerir que se especifique un proveedor en la transacción antes de enviarla para su aprobación. Una vez seleccionado un proveedor para la transacción, el proveedor no se puede cambiar.
    • Requerir un nuevo ciclo de aprobación si se modifica una transacción aprobada. Selecciona una opción que determine si los cambios de importe en las transacciones aprobadas requieren que la transacción se apruebe de nuevo. Esta opción de configuración no es compatible si tu sociedad también está configurada para la suscripción a Gestión de gastos.
    • Notificaciones por correo electrónico. Selecciona esta opción para enviar automáticamente avisos por correo electrónico a los usuarios de la cadena de aprobación de compras. Los usuarios establecen sus preferencias sobre si desean recibir correos electrónicos.
    • Habilitar delegación. Selecciona esta opción para permitir que los responsables de aprobación deleguen su responsabilidad de aprobación cuando estén ausentes. Se requiere la configuración del administrador para asignar representantes a los responsables de aprobación. Más información sobre Configuración de la delegación de aprobación.
    • Sin restricciones. Selecciona un super usuario que pueda finalizar el resto del ciclo de aprobación de una transacción aprobando o rechazando la transacción.

A continuación, define las políticas de aprobación.

Las políticas de aprobación determinan qué transacciones de compra requieren aprobación, qué aprobaciones se requieren, la secuencia de aprobación y si alguna de las aprobaciones debe basarse en el importe de la transacción. Puedes definir aprobaciones para solicitudes de compra (presupuestos), órdenes de compra y facturas de proveedores.

  1. Ve a Compras > Ajustes > Configuración.
  2. En el Habilitar funcionalidad , ve a la subsección Aprobaciones y selecciona las políticas de aprobación Gestionar botón. Aparece la página de la lista Políticas de aprobación de compras.
  3. Haz clic en Añadir. Aparece la página Política de aprobación de compras.
  4. Selecciona un Definición de la transacción. La política se aplicará a las transacciones de compra en función de la plantilla de la transacción que elijas.
  5. Para cada aprobación que desees enviar a la transacción de compra, selecciona el icono Tipo de regla. Para obtener más información, consulta la Descripciones de campos para la página Política de aprobación.
    Si seleccionas Aprobación del valor - Departamento o bien Aprobación del valor - Departamento de Transacciones, añade un conjunto de reglas para aplicarlo al tipo de regla y define las reglas de aprobación de valor para el conjunto de reglas. Ver Añadir un conjunto de reglas para las aprobaciones de valor basadas en departamentos.

    Si seleccionas, Aprobación del valor o bien Aprobación del valor - Progresivo, añade una regla de aprobación de valor. Ver Añade una regla de aprobación de valor para las aprobaciones de valor basadas en permisos.

  6. Haz clic en Guardar.
  7. Repite los pasos del 3 al 6 para cada política de aprobación que quieras definir.
  8. Seleccionar Cancelar para volver a la página Configurar compras.

Más información sobre Uso de políticas de aprobación.

Añadir un conjunto de reglas para las aprobaciones de valor basadas en departamentos

Si has seleccionado Aprobación del valor - Departamento o bien Aprobación del valor - Departamento de Transacciones Como tipo de regla en una política de aprobación y no has configurado previamente un conjunto de reglas, debes añadir un conjunto de reglas. El conjunto de reglas contiene las reglas de aprobación de valor que se van a utilizar, entre las que se incluyen:

  • La regla de aprobación de valor predeterminada para cualquier departamento que no tenga su propia regla de aprobación de valor específica
  • Cualquier regla de aprobación de valor adicional para cualquier departamento que necesite sus propias reglas específicas
Una regla de aprobación de valores define los responsables de aprobación que deseas y sus importes de aprobación. Aunque una regla de aprobación de valor puede funcionar para la mayoría de los departamentos, es posible que otros departamentos necesiten sus propias reglas con diferentes responsables de aprobación, importes de aprobación o ambos.
Suscripción Compras
Tipo de usuario Usuario empresarial con privilegios de administrador
  1. Ve a Compras > Ajustes > Configuración.
  2. En el Habilitar funcionalidad , ve a la subsección Aprobaciones y selecciona las políticas de aprobación Gestionar botón.
  3. En la página Políticas de aprobación de Compras, edita una política que contenga un tipo de regla de Aprobación del valor - Departamento o bien Aprobación del valor - Departamento de Transacciones.
  4. En la línea Tipo de regla asociada, selecciona la lista desplegable Conjunto de reglas y, a continuación, selecciona Añadir. Aparece la página Conjunto de reglas de aprobación de valor.
  5. Introduce un Nombre del conjunto de reglas.
  6. Especifica la regla de aprobación de valor predeterminada que se aplicará a cualquier departamento sin su propia regla de aprobación de valor específica. Para cada aprobar que desees:
    • Selecciona un Tipo de regla Aprobar. Si es necesario, selecciona un usuario o grupo de usuarios. Para que un usuario con nombre aparezca en la columna Usuario o grupo de usuarios, los miembros del usuario o grupo de usuarios deben tener permiso para lista las transacciones de compra que deben aprobación y no deben estar restringidos a ninguna entidad, departamento o territorio.
    • Entrar Valor de y Valor a para especificar los importes de aprobación mínimos y máximos para el responsable de aprobación. Para el primer responsable de aprobación, puedes especificar un valor distinto de cero para el importe mínimo. Para el último aprobador, deja el importe máximo vacío.

    Ver Descripciones de los campos para la página Conjunto de reglas de aprobación de valor para obtener más detalles.

  7. Haz clic en Guardar. Aparece la página Política de aprobación de compras.

Una vez que hayas añadido la regla de aprobación de valor predeterminada, puedes añadir reglas de aprobación de valor para departamentos específicos.

Para añadir una regla de aprobación de valor para un departamento específico:

  1. En la página Política de aprobación de compras, en la columna Conjunto de reglas, selecciona el menú desplegable y selecciona Ver o bien Añadir. Aparece la página conjunto de reglas de aprobación del valor.
  2. Haz clic en Editar.
  3. En el Reglas específicas del departamento sección, seleccione Añadir. Aparece la página regla de aprobación del valor.
  4. Selecciona un Identificador de departamento.
  5. Añadir un opcional Descripción.
  6. En la sección Ruta y límites de aprobación:
    • Selecciona un Tipo de regla Aprobar. Si es necesario, selecciona el nombre del usuario o del grupo de usuarios. Solo los usuarios y grupos de usuario con miembros que han permiso a lista transacciones de compra que deben aparecer aprobación esta lista.
    • Entrar Valor de y Valor a para especificar los importes de aprobación mínimos y máximos para el responsable de aprobación. Para el primer responsable de aprobación, puedes especificar un valor distinto de cero para el importe mínimo. Para el último aprobador, deja el importe máximo vacío.

    Ver Descripciones de los campos para la página Regla de aprobación de valor para obtener más detalles.

  7. Haz clic en Guardar. Aparece la página conjunto de reglas de aprobación del valor. Ahora aparece una fila para el departamento en la tabla de reglas específicas del departamento.
  8. Repite los pasos del 3 al 7 para cada regla de aprobación de valor que desees añadir para un departamento específico.
  9. Haz clic en Guardar. Aparece la página Política de aprobación de compras.

Más información sobre Uso de conjuntos de reglas.

Añade una regla de aprobación de valor para las aprobaciones de valor basadas en permisos

Si has seleccionado Aprobación del valor o bien Aprobación del valor - Progresivo Como tipo de regla en una política de aprobación y no haber configurado previamente los importes de aprobación de nivel, debes añadir una regla de aprobación de valor.

Estos tipos de reglas solo tienen una regla de aprobación de valor. Selecciona el número de teléfono móvil de niveles de aprobación que necesitas y los importes para cada nivel. Los responsables de aprobación de un nivel específico son los usuarios que tienen permiso para la aprobación de compras en ese nivel.

Suscripción Compras
Tipo de usuario Usuario empresarial con privilegios de administrador
  1. En la página Política de aprobación de Compras donde has especificado Aprobación del valor o bien Aprobación del valor - Progresivo Como tipo de regla, selecciona Añadir. Aparece la página regla de aprobación del valor.
    Si ya se ha definido una regla de aprobación de valor, puede seleccionar Modificar para revisar la regla de aprobación del valor y realizar los cambios necesarios.
  2. Añadir un opcional Descripción.
  3. Para cada nivel de aprobación que desees:
    • Entrar Valor de y Valor a para especificar los importes de aprobación mínimos y máximos para el nivel. Para el último nivel, deja Valor a vacío. Para el primer nivel, puedes especificar un valor distinto de cero para el importe mínimo.
    • Seleccionar Mínimo de responsables de aprobación para especificar el número de teléfono móvil necesario de responsables de aprobación para el nivel. Cualquier persona con permiso para ese nivel de aprobación puede aprobar las transacciones.

    Ver Descripciones de los campos para la página Regla de aprobación de valor para obtener más detalles.

  4. Haz clic en Guardar.

Desactivar las aprobaciones de compras

La desactivación de las aprobaciones no afecta a las transacciones de compra que se encuentran actualmente en el ciclo de aprobación. Las nuevas transacciones que se envíen ya no necesitarán aprobación después de desactivar las aprobaciones. Sin embargo, las políticas de aprobación y las reglas de aprobación de valor permanecen intactas y se utilizarán si vuelves a habilitar las aprobaciones de compras.

Suscripción Administración, Compras
Tipo de usuario Usuario empresarial con privilegios de administrador
Permisos Suscripciones a aplicaciones: Enumerar, Ver y Configurar
  1. Ir a Compras > Todos > Configuración y seleccione Configurar Compras.
  2. En el Aprobaciones subsección de la Habilitar funcionalidad , anula la selección de la sección Habilitar la aprobación de compras casilla de verificación. Las diversas opciones y botones desaparecen.
  3. Haz clic en Guardar.

Descripciones de campos

Página de política de aprobación

En la tabla siguiente se describe cada artículo de la página Política de aprobación.

Descripciones de los campos de la página de política de aprobación
Campo Descripción

Plantilla de la transacción

Las transacciones que requieren aprobación. Puedes configurar aprobaciones para transacciones con los siguientes tipos de plantilla:

  • Presupuesto (presupuestos de compra o solicitudes de compra)
  • Pedido (órdenes de compra)
  • Factura (facturas de proveedores)
    La factura de proveedor se contabiliza en el Libro Mayor después de que se haya aprobado por completo, utilizando la fecha de la transacción como fecha de contabilización. Además, si la plantilla de la transacción de la factura afecta a la cantidad y el valor del inventario, la cantidad y el valor no se verán afectados hasta que la factura se apruebe por completo.

Tipo de regla

Utiliza el tipo de regla para crear una secuencia de aprobaciones que puede incluir la aprobación de un usuario designado o un grupo de usuarios, el administrador del usuario, el administrador del departamento del usuario, el importe de la compra, etc.

Por ejemplo, es posible que desees que el manager del empleado, empleada, apruebe primero una transacción de compra. Si el manager lo aprueba, es posible que desees proceder a la aprobación del valor en función del departamento de la transacción y el importe de la compra.

Los tipos de reglas son:

  • Aprobación del valor: Las solicitudes de aprobación se envían en función del importe de la compra. La regla de aprobación de valor para la aprobación de valor y la aprobación de valor: Progresivo determina los niveles de aprobación y los importes de aprobación en cada nivel. Las solicitudes de aprobación se envían directamente al nivel en el que se incluye el importe de la compra. Es posible que los usuarios que están restringidos a entidades o departamentos específicos no reciban notificaciones para este tipo de aprobación de valor, independientemente de sus preferencias de correo electrónico.
  • Aprobación del valor: Progresivo: Las solicitudes de aprobación se envían en función del importe de la compra. La regla de aprobación de valor para la aprobación de valor y la aprobación de valor: Progresivo determina los niveles de aprobación y los importes de aprobación en cada nivel. El enrutamiento de aprobación comienza en el nivel 1 y avanza a través de cada nivel hasta que el importe de la compra cae por debajo del siguiente nivel. Es posible que los usuarios que están restringidos a entidades o departamentos específicos no reciban notificaciones para este tipo de aprobación de valor, independientemente de sus preferencias de correo electrónico.
  • Aprobación del valor: Departamento: Las solicitudes de aprobación se envían en función del departamento del empleado, empleada que envía la transacción y el importe de la compra. La regla de aprobación de valor para el departamento o la regla de aprobación de valor predeterminada si el departamento no tiene su propia regla de aprobación de valor específica, definida por el conjunto de reglas seleccionado, determina el número de teléfono móvil y sus límites de importe de aprobación. El enrutamiento de aprobación comienza con el primer aprobar y avanza a cada aprobar sucesivo hasta que el importe compra cae por debajo de los límites del siguiente aprobar.
  • Aprobación del valor: Departamento de transacciones: Las solicitudes de aprobación se envían en función del departamento seleccionado en la transacción y el importe de la compra. La regla de aprobación de valor para el departamento o la regla de aprobación de valor predeterminada si el departamento no tiene su propia regla de aprobación de valor específica, definida por el conjunto de reglas seleccionado, determina el número de teléfono móvil y sus límites de importe de aprobación. El enrutamiento de aprobación comienza con el primer aprobar y avanza a cada aprobar sucesivo hasta que el importe compra cae por debajo de los límites del siguiente aprobar. (Solo se puede seleccionar un departamento por transacción).
  • Aprobación del departamento: Las solicitudes de aprobación se envían al gerente del departamento al que está asignado el empleado, empleada que envía la transacción.
  • Aprobación del manager del empleado: Las solicitudes de aprobación se envían al manager del empleado, empleada que envía la transacción.
  • Aprobación del Departamento de Transacciones: Las solicitudes de aprobación se envían al responsable del departamento seleccionado en la transacción. (Solo se puede seleccionar un departamento por transacción).
  • Aprobación del lugar de la transacción: Las solicitudes de aprobación se envían al administrador de la ubicación seleccionada en la transacción. (Solo se puede seleccionar una ubicación por transacción).
  • Aprobación del responsable del proyecto de transacción: Las solicitudes de aprobación se envían al gestor del proyecto seleccionado en la transacción. (Solo se puede seleccionar un proyecto por transacción).
  • Nivel de usuario: Las solicitudes de aprobación se envían a un usuario seleccionado.
  • Nivel del grupo de usuarios: Las solicitudes de aprobación se envían a un grupo de usuarios seleccionado.

Usuario o grupo de usuarios

Selecciona un usuario o grupo de usuarios. Para que un usuario o grupo de usuarios con nombre aparezca en el lista, el usuario o grupo de usuarios debe tener cualquier tipo de usuario que no sea CRM y tener permiso para lista las transacciones de compra que necesiten aprobación. Además, el usuario o grupo de usuarios no debe restringirse a ninguna entidad, departamento o territorio.

Conjunto de reglas

Este campo se aplica cuando Aprobación del valor: Departamento o bien Aprobación del valor: Departamento de Transacciones se selecciona como tipo de regla. El conjunto de reglas identifica las reglas de aprobación de valor utilizadas para enrutar las solicitudes de aprobación. Recuerda que una regla de aprobación de valor define los responsables de aprobación que deseas y sus importes de aprobación.

Un conjunto de reglas incluye la regla de aprobación de valor predeterminada que se aplica a cualquier departamento sin su propia regla de aprobación de valor específica y, opcionalmente, una o más reglas de aprobación de valor para departamentos específicos. Aunque una regla de aprobación de valor puede funcionar para la mayoría de los departamentos, es posible que otros departamentos necesiten sus propias reglas con diferentes responsables de aprobación, importes de aprobación o ambos.

Más información sobre Conjuntos de reglas de aprobación de valor y Reglas de aprobación del valor.

Administrar

Este campo se aplica cuando Aprobación del valor o bien Aprobación del valor: Progresivo se selecciona como tipo de regla. Puedes seleccionar el icono Modificar enlace en el Gestionar para añadir o editar la regla de aprobación de valores utilizada para enrutar las solicitudes de aprobación. El regla aprobación para estos dos tipos de regla define el número de teléfono móvil de niveles de aprobación necesarios y los importes aprobación para cada nivel. Los responsables de aprobación de un nivel específico son los usuarios que tienen permiso para la aprobación de compras en ese nivel.

Más información sobre el Regla de aprobación de valor para aprobaciones basadas en permisos.

Página del conjunto de reglas de aprobación del valor

En las tablas siguientes se describe cada artículo de la página conjunto de reglas de aprobación del valor.

Descripciones de los campos de la página del conjunto de reglas de aprobación del valor
Campo Descripción

Nombre del conjunto de reglas

El nombre del conjunto de reglas.

Tipo de regla

Este es un campo de solo lectura que indica que las reglas de aprobación de valor son para tipos de reglas de aprobación de valor basados en departamentos, que incluyen:

  • Aprobación del valor: Departamento
  • Aprobación del valor: Departamento de Transacciones

Valor predeterminado para departamentos sin reglas específicas

Valor predeterminado para departamentos sin descripciones de campos de reglas específicas
Campo Descripción
Tipo de regla

El tipo de usuario al que enviar la solicitud de aprobación:

Gerente de empleado, Gerente de departamento, Nivel de usuario, Nivel de grupo de usuarios

Usuario o grupo de usuarios

Un usuario o grupo de usuarios con nombre debe tener permiso para lista las transacciones de compra que necesitan aprobación. Para asignar permisos, edita el permiso del usuario o miembro del grupo en la aplicación Compras y selecciona Aprobar transacciones de compra. Más información sobre Asignación de permisos.

Valor de

El importe mínimo que se puede aprobar. Por primera aprobar, puedes especificar un Valor de eso es mayor que cero; Cualquier importe por debajo de un valor distinto de cero se aprueba automáticamente.

Si tu sociedad está habilitada para varias divisas base y has seleccionado una divisa de aprobación de valor, la divisa de aprobación se muestra en el texto situado encima de la tabla, con los responsables de aprobación y los límites de aprobación. Para establecer la divisa de aprobación, consulta la Preferencias de la entidad Sección de Gestionar múltiples entidades.

Valor a

El importe máximo que se puede aprobar. Por última aprobar, vete Valor a Vacío, lo que garantiza que cualquier importe de la transacción que supere el importe mínimo del último responsable de aprobación siempre se apruebe.

Las solicitudes de aprobación se envían al primer aprobar y, a continuación, a cada aprobar sucesivo hasta que el importe de la transacción cae por debajo de los límites del siguiente aprobar.

Supongamos que tienes una regla de aprobación de valor que se define de la siguiente manera:

  • Aprobador 1: Gerente de departamento, $500 a $1,000
  • Aprobador 2: Mark Johnson, de $1,000.01 a $5,000
  • Responsable de aprobación 3: Lucy Ruiz, $5,000.01 a sin límite máximo

En función del importe de la transacción, así es como funcionaría el enrutamiento de aprobación:

  • $100 de importe de la transacción: No se enruta porque se aprueba automáticamente.
  • $2,500 de importe de la transacción: Enrutado al responsable de aprobación 1 y, a continuación, al responsable de aprobación 2.
  • $15,000 por importe de la transacción: Enrutado al responsable de aprobación 1, al responsable de aprobación 2 y, a continuación, al responsable de aprobación 3.

Reglas específicas del departamento

Descripciones de los campos de reglas específicas del departamento
Campo Descripción

Identificador de departamento y nombre del departamento

El identificador y el nombre del departamento con su propia regla de aprobación del valor.

Descripción

La nota opcional que se introdujo para la regla de aprobación de valor del departamento cuando se añadió o editó la regla.

Página de la regla de aprobación del valor

En las tablas siguientes se describe cada artículo de la página regla de aprobación del valor.

Página de reglas de aprobación de valor basadas en departamentos

Descripciones de los campos de reglas de aprobación de valor basadas en departamentos
Campo Descripción

Identificador del departamento

El departamento de la regla de aprobación del valor.

Descripción

Una nota opcional sobre la regla de aprobación del valor.

Aprobador, Valor de y Valor a

Especifica el número de responsables de aprobación que deseas y los importes que requieren aprobación.

Las solicitudes de aprobación se envían al primer aprobar y, a continuación, a cada aprobar sucesivo hasta que el importe de la transacción cae por debajo de los límites del siguiente aprobar.

Supongamos que tienes una regla de aprobación de valor que se define de la siguiente manera:

  • Aprobador 1: Gerente de departamento, $500 a $1,000
  • Aprobador 2: Mark Johnson, de $1,000.01 a $5,000
  • Responsable de aprobación 3: Lucy Ruiz, $5,000.01 a sin límite máximo

En función del importe de la transacción, así es como funcionaría el enrutamiento de aprobación:

  • $100 de importe de la transacción: No se enruta porque se aprueba automáticamente.
  • $2,500 de importe de la transacción: Enrutado al responsable de aprobación 1 y, a continuación, al responsable de aprobación 2.
  • $15,000 por importe de la transacción: Enrutado al responsable de aprobación 1, al responsable de aprobación 2 y, a continuación, al responsable de aprobación 3.
  • Para cada responsable de aprobación, los importes que se pueden aprobar son el límite especificado por Valor de y Valor a. Por ejemplo, puedes definir los tres responsables de aprobación siguientes: 
    • Aprobador 1: Gerente de departamento, $500 a $1,000
    • Aprobador 2: Mark Johnson, de $1,000.01 a $5,000
    • Responsable de aprobación 3: Lucy Ruiz, $5,000.01 a sin límite máximo
  • Especificar Valor de y Valor a para cada uno de los aprobadores excepto el último. Por última aprobar, vete Valor a Vacío, lo que garantiza que cualquier importe de la transacción que supere el importe mínimo del último responsable de aprobación siempre se apruebe. Utiliza valores contiguos de aprobar a aprobar, sin dejar huecos. Por ejemplo, si el Aprobador 2 es de 1.000,01 $ a 5.000 $, el valor mínimo para el Nivel 3 debe ser de 5.000,01 $.
  • Para el Nivel 1, puede especificar un Valor de eso es mayor que cero; Cualquier importe por debajo de un valor distinto de cero se aprueba automáticamente.
  • Si tu sociedad está habilitada para varias divisas base y has seleccionado una divisa de aprobación de valor, la divisa de aprobación se muestra en el texto situado encima de la tabla, con los responsables de aprobación y los límites de aprobación. Para establecer la divisa de aprobación, consulta la Preferencias de la entidad Sección de Gestionar múltiples entidades.
  • Para seleccionar un usuario con nombre como aprobar y no un función con nombre, como Manager de departamento, el usuario debe tener permiso para lista las transacciones de compra que necesiten aprobación. Para asignar permisos, edita el permiso del usuario en la aplicación Compras y selecciona Aprobar transacciones de compras. Más información sobre Asignación de permisos.

Página de la regla de aprobación de valores basada en permisos

Descripciones de los campos de la regla de aprobación de valores basada en permisos
Campo Descripción

Descripción

Una nota opcional sobre la regla de aprobación del valor.

Nivel, Valor de, Valor a y Mínimo de responsables de aprobación

Especifica el número de niveles de aprobación que deseas, los importes que requieren aprobación y el número de teléfono móvil necesarios. Sage Intacct admite un máximo de 6 niveles de aprobación.

Para Aprobación del valor, las solicitudes de aprobación se envían directamente a los responsables de aprobación para el nivel en el que se encuentra el importe de la transacción. Para Aprobación del valor: Progresivo, el enrutamiento de aprobación comienza en el nivel 1 y avanza a través de cada nivel hasta que el importe de la transacción cae por debajo del siguiente nivel.

Supongamos que la regla de aprobación del valor se define con los tres niveles siguientes:

  • Nivel 1: $500 a $1,000
  • Nivel 2: $1,000.01 a $5,000
  • Nivel 3: $5,000.01 a sin límite máximo

Si el importe de la transacción es de 2.500 $, así es como se enviarían las solicitudes de aprobación:

  • Aprobación del valor: Las solicitudes de aprobación se envían directamente al nivel 2.
  • Aprobación del valor: Progresivo: Las solicitudes de aprobación se envían primero al Nivel 1 y luego al Nivel 2.
  • Para cada nivel, los importes que el responsable de aprobación puede aprobar es el límite especificado por Valor de y Valor a. Por ejemplo, puedes definir tres niveles de aprobación:
    • Nivel 1: $500 a $1,000
    • Nivel 2: $1,000.01 a $5,000
    • Nivel 3: $5,000.01 a sin límite máximo
  • Especificar Valor de y Valor a para cada nivel excepto el último. Para el último nivel, deja Valor a vacío. Utiliza valores contiguos de un nivel a otro, sin dejar huecos. Por ejemplo, si el Nivel 2 es de 1.000,01 $ a 5.000 $, especifica 5.000,01 $ como valor mínimo para el Nivel 3.
  • Para el Nivel 1, puede especificar un Valor de Eso es mayor que cero. Cualquier importe por debajo de un valor distinto de cero se aprueba automáticamente.
  • Si tu sociedad está habilitada para varias divisas base y has seleccionado una divisa de aprobación de valor, la divisa de aprobación se muestra en el texto situado encima de la tabla con los niveles de aprobación. Para establecer la divisa de aprobación, consulta la Preferencias de la entidad Sección de Gestionar múltiples entidades.
  • Las transacciones de Compras pueden ser aprobadas por cualquier persona con permiso para ese nivel de aprobación. Para asignar permisos, edita el permiso del usuario en la aplicación Compras y selecciona los niveles de aprobación de compras que el usuario puede aprobar. Además, asegúrate de que la opción Aprobar transacciones de compra esté seleccionada. Más información sobre Asignación de permisos.