Seguimiento de los compromisos de compra mediante libros definidos por el usuario

Crea un libro de compromiso definido por el usuario para tus transacciones de Compras y obtén información sobre tu presupuesto con control de gastos. Los libros definidos por el usuario son ideales para los casos en los que necesitas realizar un seguimiento de los asientos contables especializados y generar informes sobre ellos.

Con los libros definidos por el usuario puedes:

  • Reserve los gastos comprometidos por anticipo sin cargar sus cuentas.
  • Realiza un seguimiento de los gastos futuros y mejora tus capacidades presupuestarias.
  • Informe sobre los gastos asignados con respecto a su presupuesto real y previsto.
Se pueden aplicar tarifas adicionales; ponte en contacto con tu representante de Sage Intacct para obtener más información.

Realizar un seguimiento de los compromisos de compra utilizando libros definidos por el usuario

Supongamos que tienes una conferencia próximamente y quieres obtener visibilidad de tus planes presupuestarios. Todavía no has realizado las compras para el hotel y el catering y no quieres que aparezca nada en tus libros de devengo. Sin embargo, aún desea saber cómo su gasto planificado afectará su presupuesto.

Al crear un diario definido por el usuario que no esté adjunto a un libro de devengo, puedes crear un nuevo flujo de trabajo para las órdenes de compra confirmadas. Lo mejor de todo es que el uso de libros definidos por el usuario para Compras te permite informar sobre tus gastos y compromisos reales con respecto a tu presupuesto.

En el siguiente informe financiero de ejemplo, estas columnas muestran diferentes libros de informes, ya sea solos o en combinación:

  • Gastos reales: el libro de devengo
  • Compromisos: El libro definido por el usuario de compromisos de órdenes de compra
  • Gastos totales: los libros de Compromisos de devengo y orden de compra

Requisitos previos

Hay dos requisitos previos para usar libros definidos por el usuario con la aplicación de Compras:

  1. Suscripción a Compras con flujos de trabajo avanzados. Si tu sociedad aún no utiliza un flujo de trabajo avanzado, obtén más información en Configurar Compras.
  2. Configuración y creación de un libro definido por el usuario que no esté configurado para los informes de gestión, con al menos un diario definido por el usuario en el Libro Mayor. Esta configuración te permite realizar un seguimiento de tus compromisos. Para obtener más información, consulte Configurar libros definidos por el usuario.

Descripción general de la configuración

Después de configurar el libro definido por el usuario y al menos un diario, crearás dos definiciones de transacción. A continuación, asignarás las plantillas de la transacción al nuevo diario definido por el usuario en la página Configurar Compras.

Este es un flujo de trabajo que muestra cómo obtener lo que necesitas de los libros definidos por el usuario. Muestra la reversión de un compromiso, pero los libros definidos por el usuario también se pueden utilizar para resolver otras necesidades empresariales.
  1. Configura un libro definido por el usuario y al menos un diario para realizar un seguimiento de la contabilización del compromiso de compra desde Compras.
  2. Crea dos definiciones de transacciones de Compras en el Plantillas de transacciones: Compras página.
    1. Orden de compra asignada: Contabiliza el compromiso de gastos previstos en un asiento de diario en tu nuevo libro definido por el usuario.
    2. Factura de proveedor: Una vez que se produzca el gasto, contabiliza el gasto en un libro de devengo y libera el compromiso en un asiento de diario en tu libro definido por el usuario.
  3. Asigna cada plantilla de la transacción al nuevo diario definido por el usuario en el Configuración de documentos pestaña de la pestaña Configurar Compras página.

Configurar las plantillas de las transacciones

Sigue estos pasos detallados para configurar cada una de las dos definiciones de transacción en el flujo de trabajo:

Esta plantilla de la transacción reserva un importe asignado para gastos futuros. Piensa en ello como un "marcador de posición" no facturable para ayudarte a obtener visibilidad de tu presupuesto.

Configura la plantilla de la transacción de la siguiente manera:

  1. Ir a Compras > Configuración > Más y seleccione Añadir (círculo) junto a Definiciones de transacciones.

  2. En el Generalidades pestaña:

    1. Introduce un Nombre de la plantilla, por ejemplo, "Orden de compra asignada". Este nombre aparecerá en el menú Transacciones de Compras y en el submenú Transacciones de la aplicación Proyectos para la creación de documentos.
    2. Para Tipo de plantilla, seleccione Pedido. Esto clasifica tu transacción como un pedido en el flujo de trabajo.
    3. Para asegurarte de que la transacción se contabiliza directamente en el Libro Mayor y sin ningún efecto en el libro auxiliar de Cuentas a pagar, selecciona Libro Mayor para Contabilización de transacciones.
    4. Introduce el resto de tu información.

  3. En el Configuración de contabilización pestaña en la pestaña Correlación de cuentas del Libro Mayor de contabilización de transacciones Tabla:
    • Contabiliza tu compromiso de compra directamente en el Cuentas del Libro Mayor.
    • Para cada cuenta, selecciona Débito o bien Crédito. Introducirás estas cuentas u otras cuentas apropiadas para liberar el compromiso cuando crees tu segunda plantilla de la transacción. Por ejemplo, si abonas en la cuenta X y en la cuenta Y, en la siguiente transacción puedes cargar la cuenta X y abonar la cuenta Y.
  4. Introduce el resto de la información y selecciona Guardar.
    5. Para obtener más información sobre cómo configurar la plantilla de la transacción, consulte Definiciones de transacciones de Compras.

Selecciona un diario definido por el usuario:

  1. Ve a Compras > Ajustes > Configuración.

  2. Selecciona el icono Configuración de documentos pestaña.
  3. En el Diario de compras , asigna la plantilla de la transacción a un diario definido por el usuario asociado al nuevo libro definido por el usuario.
  4. Haz clic en Guardar.

Crea o edita una segunda plantilla de la transacción para contabilizar el gasto real en un libro de devengo. Esta es la factura de proveedor que se creará después de que se produzca el gasto. La factura de proveedor contabiliza el gasto en un libro de devengo y crea contabilizaciones adicionales del Libro Mayor en el libro definido por el usuario para liberar el compromiso inicial.

Para añadir esta plantilla de la transacción al flujo de trabajo:

  1. Ve a Compras > Ajustes > Más > Plantillas de transacciones.

  2. Realiza una de las siguientes acciones:
    • Para crear una nueva plantilla de la transacción para Factura de proveedor, selecciona Añadir.
    • Para editar una plantilla de la transacción de factura de proveedor existente, selecciona Modificar.

  3. En el Generalidades pestaña:

    1. Introduce un Nombre de la plantilla, por ejemplo, "Factura de proveedor". Este nombre aparecerá en el menú Transacciones de Compras y en el submenú Transacciones de la aplicación Proyectos para la creación de documentos.
    2. Para Tipo de plantilla, seleccione Factura. Esto clasifica tu transacción como una factura en el flujo de trabajo.
    3. Para Contabilización de transacciones, selecciona Cuentas a pagar para asegurarte de que el gasto se contabiliza en el libro auxiliar de un libro de devengo.
    4. Seleccionar Habilitar contabilización adicional para asegurarte de que los asientos del Libro Mayor se contabilizan en el libro definido por el usuario para liberar el compromiso inicial.
    5. En el Conversión de transacciones tabla en el Flujo de trabajo , selecciona la plantilla de la transacción Orden de compra asignada. Esto vincula tu factura de proveedor al flujo de trabajo.
    6. Introduce el resto de tu información.

  4. En el Configuración de contabilización pestaña:
    • En el Correlación de cuentas del Libro Mayor de contabilización de transacciones tabla, contabiliza tu gasto real en el Cuentas del Libro Mayor.
    • En el Correlación de cuenta del Libro Mayor adicional , introduce las correlaciones de cuentas adecuadas para tus necesidades de generación de informes. Puedes optar por revertir o reclasificar el efecto de la contabilización del Libro Mayor en la transacción de la orden de compra asignada.
  5. Haz clic en Guardar.

Selecciona un diario definido por el usuario:

  1. Ve a Compras > Ajustes > Configuración.

  2. Selecciona el icono Configuración de documentos pestaña.
  3. En el Diario de contabilización adicional , asigna la plantilla de la transacción a un diario definido por el usuario asociado al nuevo libro definido por el usuario.
  4. Haz clic en Guardar.

Generar un informe

Más adelante, puedes generar informes que incluyan entradas del libro definido por el usuario, ya sea solo o con otros libros.

  • Informes financieros: Columna por columna, puedes elegir los libros de informes que deseas incluir. En el ejemplo anterior a este tema se muestra un informe que incluye columnas para los siguientes libros: Libro de devengo, un libro de compromisos de órdenes de compra definido por el usuario y un libro combinado (devengo + compromisos de órdenes de compra). La última columna combina los importes de todos los libros.
  • Otros informes del Libro Mayor: Al crear un informe, como un informe del Libro Mayor, se especifican los libros que se van a incluir. Por ejemplo, puedes incluir un libro definido por el usuario y tu libro de cumplimiento. Al igual que con los informes financieros, tú decides si deseas combinar los importes de tus otros libros de informes con tu libro principal real.

Más información sobre Informes sobre otros libros (cumplimiento, impuestos y definidos por el usuario).