Seguimiento de los compromisos de compra mediante libros definidos por el usuario

Crea un libro de compromisos definido por el usuario para tus transacciones de compras y obtén información sobre tu presupuesto con el control de gastos. Los libros definidos por el usuario son ideales para los casos en los que necesitas realizar un seguimiento e informar sobre asientos contables especializados.

Con los libros definidos por el usuario puedes:

  • Reserve los gastos comprometidos con anticipación sin cargar sus cuentas.
  • Realice un seguimiento de los gastos futuros y mejore sus capacidades presupuestarias.
  • Informa sobre los gastos asignados con respecto a tu presupuesto real y previsto.
Es posible que se apliquen tarifas adicionales; Ponte en contacto con tu representante de Sage Intacct para obtener más información.

Seguimiento de los compromisos de compra mediante libros definidos por el usuario

Supongamos que se acerca una conferencia y desea obtener visibilidad de sus planes presupuestarios. Todavía no has realizado las compras para el hotel y el catering y no quieres que aparezca nada en tus libros de devengo. Sin embargo, aún desea saber cómo afectará su gasto planificado a su presupuesto.

Al crear un diario definido por el usuario que no esté asociado a un libro de devengo, puedes crear un nuevo flujo de trabajo para las órdenes de compra confirmadas. Lo mejor de todo es que el uso de libros definidos por el usuario para Compras te permite informar sobre tus gastos y compromisos reales con respecto a tu presupuesto.

En el siguiente ejemplo de informe financiero, estas columnas muestran diferentes libros de informes, ya sea solos o en combinación:

  • Gastos reales: el Libro de devengo
  • Compromisos: el libro definido por el usuario de los compromisos de órdenes de compra
  • Gastos totales: los libros de Compromisos de devengo y de órdenes de compra

Prerrequisitos

Hay dos requisitos previos para usar libros definidos por el usuario con la aplicación Compras:

  1. Suscripción a Compras con flujos de trabajo avanzados. Si tu empresa aún no utiliza un flujo de trabajo avanzado, obtén más información en Configurar Compras.
  2. Configuración y creación de un libro definido por el usuario que no esté configurado para los informes de gestión, con al menos un diario definido por el usuario en el Libro Mayor. Esta configuración le permite realizar un seguimiento de sus compromisos. Para obtener más información, consulte Configura libros definidos por el usuario.

Descripción general de la configuración

Después de configurar el libro definido por el usuario y al menos un diario, creará dos definiciones de transacción. A continuación, asignarás las plantillas de la transacción al nuevo diario definido por el usuario en la página Configurar compras.

Este es un flujo de trabajo que muestra cómo obtener lo que necesitas de los libros definidos por el usuario. Muestra la reversión de un compromiso, pero los libros definidos por el usuario también se pueden utilizar para resolver otras necesidades empresariales.
  1. Configura un libro definido por el usuario y al menos un diario para realizar un seguimiento de la contabilización del compromiso de compra desde Compras.
  2. Cree dos definiciones de transacción de compra en el archivo Definiciones de transacciones: Adquisitivo página.
    1. Orden de compra asignada: Registra el compromiso de gastos previstos en un asiento de diario en tu nuevo libro definido por el usuario.
    2. Factura del proveedor: Una vez que se produzca el gasto, contabiliza el gasto en un libro de devengo y libera el compromiso en un asiento de diario en el libro definido por el usuario.
  3. Asigne cada definición de transacción al nuevo diario definido por el usuario en el Configuración de documentos de la pestaña Configurar Compras página.

Configura tus plantillas de transacciones

Siga estos pasos detallados para configurar cada una de las dos plantillas de transacción en el flujo de trabajo:

Esta plantilla de la transacción reserva un importe comprometido para gastos futuros. Piensa en ello como un "marcador de posición" no facturable para ayudarte a obtener visibilidad de tu presupuesto.

Configura la plantilla de la transacción de la siguiente manera:

  1. Vete a Adquisitivo > Arreglo > Más y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Definiciones de transacciones.

  2. En el General pestaña:

    1. Introduzca un Nombre de la plantilla, por ejemplo, "Orden de compra confirmada". Este nombre aparecerá en el menú Transacciones de Compras y en el submenú Transacciones de la aplicación Proyectos para la creación de documentos.
    2. Para Tipo de plantillaescoger Orden. De este modo, la transacción se clasifica como un pedido en el flujo de trabajo.
    3. Para asegurarte de que la transacción se contabiliza directamente en el Libro Mayor y sin ningún efecto en el libro auxiliar de Cuentas a pagar, selecciona Contabilidad para Contabilización de transacciones.
    4. Introduce el resto de tu información.

  3. En el Configuración de contabilización en la pestaña Correlación de cuentas del Libro Mayor de contabilización de transacciones mesa:
    • Contabiliza tu compromiso de compra directamente en el Cuentas del Libro Mayor.
    • Para cada cuenta, selecciona Débito o Crédito. Introducirás estas cuentas u otras cuentas adecuadas para liberar el compromiso cuando crees la segunda plantilla de la transacción. Por ejemplo, si abonas en la cuenta X y debitas en la cuenta Y, en la siguiente transacción puedes cargar en la cuenta X y abonar en la cuenta Y.
  4. Ingresa el resto de tu información y selecciona Salvar.
    5. Para obtener más información sobre cómo configurar la plantilla de la transacción, consulte Plantillas de transacciones de compra.

Seleccione un diario definido por el usuario:

  1. Ve a Compras > Ajustes > Configuración.

  2. Seleccione la opción Configuración de documentos pestaña.
  3. En Diario de compras , asigna la definición de la transacción a un diario definido por el usuario asociado al nuevo libro definido por el usuario.
  4. Haz clic en Guardar.

Crea o edita una segunda plantilla de transacción para contabilizar el gasto real en un libro de devengo. Esta es la factura de proveedor que se creará después de que se produzca el gasto. La factura de proveedor contabiliza el gasto en un libro de devengo y crea contabilizaciones adicionales del Libro Mayor en el libro definido por el usuario para liberar el compromiso original.

Para añadir esta plantilla de transacción al flujo de trabajo:

  1. Ve a Compras > Ajustes > Más > Plantillas de transacciones.

  2. Realice una de las siguientes acciones:
    • Para crear una nueva plantilla de transacción para la factura de proveedor, selecciona Agregar.
    • Para editar una plantilla de transacción de factura de proveedor existente, selecciona Editar.

  3. En el General pestaña:

    1. Introduzca un Nombre de la plantilla, por ejemplo, "Factura de proveedor". Este nombre aparecerá en el menú Transacciones de Compras y en el submenú Transacciones de la aplicación Proyectos para la creación de documentos.
    2. Para Tipo de plantillaescoger Factura. De este modo, la transacción se clasifica como una factura en el flujo de trabajo.
    3. Para Contabilización de transacciones, selecciona Cuentas a pagar para asegurarte de que el gasto se contabiliza en el libro auxiliar de un libro de devengo.
    4. Escoger Habilitar contabilización adicional para asegurarse de que los asientos del Libro Mayor se contabilizan en el libro definido por el usuario para liberar el compromiso original.
    5. En Conversión de transacciones en la tabla de la Flujo de trabajo , seleccione la definición de la transacción Orden de compra asignada. De este modo, la factura de proveedor se vincula al flujo de trabajo.
    6. Introduce el resto de tu información.

  4. En el Configuración de contabilización pestaña:
    • En Correlación de cuentas del Libro Mayor de contabilización de transacciones tabla, contabilice el gasto real en la Cuentas del Libro Mayor.
    • En Correlación adicional de cuentas del Libro Mayor , introduce las correlaciones de cuentas adecuadas para tus necesidades de generación de informes. Puede seleccionar revertir o reclasificar el efecto de la contabilización del Libro Mayor en la transacción de Orden de compra asignada.
  5. Haz clic en Guardar.

Seleccione un diario definido por el usuario:

  1. Ve a Compras > Ajustes > Configuración.

  2. Seleccione la opción Configuración de documentos pestaña.
  3. En Diario de contabilización adicional , asigna la definición de la transacción a un diario definido por el usuario asociado al nuevo libro definido por el usuario.
  4. Haz clic en Guardar.

Generar un informe

Más adelante, puedes generar informes que incluyan entradas del libro definido por el usuario, ya sea solo o con otros libros.

  • Informes financieros: Columna por columna, puedes elegir los libros de informes que deseas incluir. En el ejemplo al principio de este tema se muestra un informe que incluye columnas para los siguientes libros: Libro de devengo, un libro de compromisos de orden de compra definido por el usuario y un libro combinado (devengo + compromisos de orden de compra). La última columna combina los importes de todos los libros.
  • Otros informes del Libro Mayor: Cuando se crea un informe, como un informe del Libro Mayor, se especifican los libros que se van a incluir. Por ejemplo, puedes incluir un libro definido por el usuario y tu libro de cumplimiento. Al igual que con los informes financieros, tú decides si quieres combinar los importes de tus otros libros de informes con tu libro principal real.

Más información sobre Informes sobre otros libros (de cumplimiento, fiscales y definidos por el usuario).