Visión general de las tolerancias de coincidencia

Cuando los detalles de las órdenes de compra se validan con las facturas de los proveedores, te aseguras de que tu organización está pagando correctamente lo que se pidió.

Con las tolerancias de coincidencia habilitadas y configuradas, Sage Intacct compara automáticamente las cantidades y los precios unitarios que aparecen en las transacciones convertidas. Por ejemplo, si tu flujo de trabajo consiste en convertir órdenes de compra en facturas de proveedores, Intacct compara las cantidades y los precios unitarios entre las dos transacciones.

La entrada solo se contabiliza si la cantidad y el precio coinciden o se encuentran dentro del rango de tolerancia permitido. Si la cantidad o el precio superan el rango de tolerancia, Sage Intacct marca la transacción como una excepción. A continuación, el responsable de compras puede revisar y corregir las líneas que tienen una excepción, o decidir que la excepción es correcta y anularla.

Beneficios

La coincidencia de tolerancias ofrece estas ventajas para los controles empresariales:

• Reduce el riesgo de fraude y pérdidas financieras al evitar el reembolso de compras no autorizadas.
• Proporciona una forma para que Cuentas a pagar u otros departamentos a cargo de las finanzas administren el riesgo financiero y controlen los gastos de la empresa.
• Identifica errores frecuentes en los recibos y las facturas de proveedores que pueden ser una señal de un problema empresarial más amplio y pueden indicar que es hora de considerar a otros proveedores.

Cómo funciona

Al habilitar las tolerancias de coincidencia en la página Configurar compras, se especifican las plantillas de las transacciones que se desean validar y se establece la tolerancia porcentual para la cantidad y el precio unitario. Si alguna línea del borrador o de la transacción convertida es superior o inferior a la tolerancia porcentual especificada, para la cantidad o el precio unitario, el sistema marca la transacción con una excepción.

Los usuarios con los permisos adecuados pueden editar transacciones con excepciones para corregir la variación o para aceptarla y permitir que la transacción pase por el resto del flujo de trabajo de la transacción.

Cuando se anula una transacción marcada para aceptar la tolerancia y se contabiliza en Cuentas a pagar, se crea una factura. Si hay una variación de precio entre la transacción de origen y la transacción convertida a, la variación se contabiliza en el Cuenta del Libro Mayor de tolerancia de coincidencia o según la configuración de la definición de la transacción.

En la mayoría de los casos, las empresas utilizan tolerancias de coincidencia para comprobar que los detalles de la cantidad y el precio unitario de la orden de compra, la recepción de la orden de compra y la factura del proveedor coinciden. Sage Intacct valida automáticamente la cantidad y el precio unitario a medida que pasas de una transacción a la siguiente, utilizando la información de la transacción de origen para compararla en la transacción convertida a.

Ejemplo:

Supongamos que el flujo de trabajo consiste en convertir órdenes de compra en recepciones de órdenes de compra en facturas de proveedores. Está dispuesto a aceptar estas diferencias cuando se conviertan las transacciones.

• De la orden de compra a la recepción de la orden de compra. Una diferencia del 10% en la cantidad, pero ninguna diferencia en el precio unitario.

• Recibo de orden de compra a factura de proveedor. Una diferencia del 10% sobre el precio unitario, pero ninguna diferencia en la cantidad.

La configuración de la página Configurar compras sería similar a la siguiente:

1. El Habilitar tolerancias de coincidencia La casilla de verificación está seleccionada.

2. Se selecciona la plantilla de la transacción de recibo de orden de compra adecuada y se selecciona el Porcentaje de tolerancia de cantidad es 10 y el Porcentaje de tolerancia de precios es 0.

3. Se selecciona la plantilla de la transacción de factura de proveedor adecuada y se selecciona el Porcentaje de tolerancia de cantidad es 0 y el Porcentaje de tolerancia de precios es 10.

Ahora, supongamos que pides escritorios para uno de tus edificios de oficinas. Esto es lo que sucede cuando pasas por el flujo de trabajo de la transacción:

Orden de compra

• Se crea una orden de compra para 50 escritorios a un precio unitario de 100 $.

Recibo de orden de compra

• Recibes los escritorios, pero solo hay 48 escritorios en el envío.
• Convierte la orden de compra en un recibo de orden de compra, cambia la cantidad a 48 y deja el precio unitario en 100 $. Sage Intacct calcula automáticamente las variaciones.

  Ejemplo de recibo de orden de compra

  Transacción	Artículo	Cantidad	Precio por unidad	Precio ampliado	Variación de cantidad	Variación de cantidad (%)	Variación de precios	% de variación de precios
  Orden de compra	Escritorio	50	100	5000
  Recibo de orden de compra	Escritorio	48	100	4800	-2	- 4%	0	0%

• La recepción de orden de compra se contabiliza porque no se superan la tolerancia de cantidad y la tolerancia de precio. La variación de cantidad es del 4 %, que está por debajo de la tolerancia del 10 %. La variación de precio es del 0 %, lo que cumple con la tolerancia del 0 %.
• Llamas al proveedor para informarle que solo recibiste 48 escritorios en lugar de 50 y que no quieres los otros 2 escritorios.

Factura de proveedor

• El proveedor le envía una factura por 48 escritorios a un precio unitario de $115.
• Investiga por qué el precio unitario es de $115 en lugar de $100. Al parecer, hubo una confusión. En un principio, el proveedor había cotizado erróneamente el precio unitario. Decides quedarte con los escritorios a pesar de que pagarás más de lo que esperabas.
• Convierte el recibo de orden de compra en una factura de proveedor, dejando la cantidad como 48 y cambiando el precio unitario a 115 $. Sage Intacct calcula automáticamente las tolerancias.

  Ejemplo de conversión de recibo de orden de compra a factura de proveedor

  Transacción	Artículo	Cantidad	Precio por unidad	Precio ampliado	Variación de cantidad	Variación de cantidad (%)	Variación de precios	Variación de precios (%)
  Recibo de compra	Escritorio	48	100	4800
  Factura de proveedor	Escritorio	48	115	5520	0	0%	$15.00	15%

• La factura del proveedor no se contabiliza y no se crea una factura en Cuentas a pagar porque se supera la tolerancia de precio del 10 %. La variación del precio unitario es del 15%. La factura de proveedor se guarda y su estado cambia a Excepción para que se marque.
• Para completar el flujo de trabajo, edita la factura del proveedor para anular la excepción. Al seleccionar Anular excepción, se contabiliza la transacción y se crea una factura en Cuentas a pagar.

Conversiones parciales

A veces, es posible que recibas productos para un pedido en envíos separados. Al convertir parcialmente una orden de compra en una recepción de orden de compra, es posible que se supere negativamente la tolerancia de cantidad y se reciba muy poca cantidad. Es más probable que esto ocurra en la 1ª conversión. Puedes anular la excepción en el recibo de orden de compra para seguir convirtiendo la orden de compra. Al convertir la cantidad restante, esté atento a las excepciones adicionales que podrían generarse y que deban anularse.

Restricciones

Cuando las tolerancias de coincidencia están habilitadas, no se admite la siguiente funcionalidad:

• Conversión parcial de órdenes de compra con una plantilla de transacción configurada con Cerrar original y crear pedido pendiente como configuración para la gestión de conversiones parciales.
• Crear transacciones con una plantilla de transacción que aparezca en la lista para la validación de tolerancia de coincidencia en la configuración de Compras como transacciones independientes. Las plantillas de transacciones que se enumeran para la validación deben configurarse para convertirse a partir de las transacciones de origen adecuadas.
• Envío de transacciones con una plantilla de transacción que aparece para la validación de tolerancia de coincidencia en la configuración de Compras a través de un flujo de trabajo de aprobación. Si la plantilla de la transacción tiene configurada la tolerancia de coincidencia, la transacción no se aprobará.
• Contabilización automática de desviaciones de precios.

Además, evita el uso de eventos inteligentes que se activan cuando se actualizan las transacciones. Estos eventos inteligentes tienen el potencial de cambiar incorrectamente el estado de una transacción de Excepción a Pendiente.