Descripción general de la contabilización del recuento de dimensiones automatizado

Las cuentas estadísticas se utilizan a menudo para realizar un seguimiento del número de miembros de dimensión. Por ejemplo, es habitual realizar un seguimiento del número de clientes activos. Esta información se puede informar por sí misma o se puede utilizar para calcular métricas como los ingresos recurrentes por cliente.

Puedes:

  • Automatiza los recuentos de cualquier dimensión habilitada. A medida que añade o elimina miembros de dimensión, el recuento se actualiza automáticamente.
  • Establece reglas que definan lo que quieres contar. Por ejemplo, además de realizar un seguimiento del número de clientes activos, puedes configurar una cuenta estadística independiente para realizar un seguimiento de los diferentes tipos de clientes.

Acerca de los recuentos de dimensiones

Hay muchas razones para automatizar el recuento de dimensiones. Ahorra tiempo y esfuerzo, especialmente cuando realiza un seguimiento de muchas dimensiones, y puede aumentar la información sobre su negocio.

Contabilización manual frente a contabilización automatizada

Es posible que tu empresa ya utilice varias hojas de cálculo para realizar un seguimiento de los cambios en el recuento de cosas como clientes y empleados nuevos, perdidos y antiguos. El recuento de dimensiones actualiza estos recuentos automáticamente, lo que reduce la necesidad de hojas de cálculo manuales, que requieren mucho tiempo y, a veces, son propensas a errores.

Puedes contabilizar los cambios manualmente, por ejemplo, al establecer un recuento base. La automatización del recuento elimina el trabajo de entrada de datos al reducir los pasos necesarios para actualizar el recuento de forma precisa e inmediata.

Uso en métricas

Las métricas ajustadas con precisión aumentan la información sobre su negocio y proporcionan más detalles a la hora de tomar decisiones empresariales. Al proporcionar una forma de automatizar los recuentos, el recuento de dimensiones le brinda flexibilidad para garantizar que sus métricas sean adecuadas y precisas.

Para aumentar la granularidad de las métricas, el análisis o los informes empresariales, las diferentes reglas de contabilización actualizan los diferentes recuentos de estadísticas. Puedes utilizar los valores de los informes computacionales y las tarjetas de rendimiento para aumentar la información sobre el rendimiento de tu empresa.

Los recuentos de dimensiones utilizan un grupo de dimensiones independiente para cada regla de dimensión que cree. No hay límite para la cantidad de cosas que se pueden rastrear automáticamente.

Descripción general de la configuración

Una dimensión debe estar habilitada para que los recuentos de dimensiones funcionen. Por ejemplo, para usar el método Ubicaciones recuento de dimensiones, el atributo Ubicación La dimensión debe estar activa. Si no ves un recuento de dimensiones determinado, comprueba que la dimensión esté habilitada en Ajustes de dimensión.

El proceso de configuración del recuento de dimensiones requiere privilegios de administrador e implica la configuración de una cuenta estadística para cada recuento de dimensiones y, a continuación, la definición de las reglas para la contabilización. La creación de una regla de recuento de dimensiones es un proceso que se realiza una sola vez. Después de eso, los cambios en el recuento de dimensiones son automáticos y no necesitan ninguna otra acción.

Por ejemplo, puedes crear una regla para actualizar el recuento de clientes activos con sede en Vermont que tienen un límite de crédito alto. Cada vez que un cliente se traslada a ese grupo, la regla de recuento de dimensiones crea un asiento de diario estadístico para aumentar el recuento. Si un cliente sale del grupo, la misma regla de recuento de dimensiones crea una entrada para disminuir el recuento.

Práctica recomendada: Si ya has configurado una regla de recuento de dimensiones, no la deshabilites. La desactivación de la dimensión puede provocar un comportamiento inesperado.

Para obtener instrucciones de configuración paso a paso, consulte Configurar el recuento de dimensiones.

¿Cómo funciona la contabilización automatizada?

  1. Inicialmente, se crean cuentas estadísticas y grupos de dimensiones para que se utilicen el recuento de dimensiones.
  2. Establece el valor base inicial del recuento, como el recuento de clientes a partir de la fecha en que comienzas la contabilización automatizada.
  3. Ahora, a medida que creas las reglas de recuento de dimensiones, Intacct mantiene automáticamente los aumentos y disminuciones mediante la contabilización de asientos de diario en el diario estadístico.

Crear grupos de dimensiones y cuentas estadísticas > Establecer un recuento base > Crear reglas de recuento de dimensiones > Comienza la contabilización y el recuento automáticos.

Establecer un recuento base

Al habilitar el recuento de dimensiones, solo se incluyen las nuevas actualizaciones en las actualizaciones de la cuenta estadística. Los objetos de dimensión existentes no se incluyen, incluso si coinciden con los criterios de recuento de dimensiones.

Introduce un asiento de diario manual en la cuenta estadística para establecer un balance inicial como punto de partida. Este paso es opcional, pero si no estableces un recuento base, el recuento comienza en cero y solo se registrarán los cambios nuevos. No habrá un punto de partida histórico.

A menudo, la empresa podría estar manteniendo una hoja de cálculo con la información que desea rastrear. Una vez que hayas incluido un recuento base, es posible que puedas deshacerte de estas hojas de cálculo y dejar que Sage Intacct realice un seguimiento y cuente por ti.

Para obtener más información sobre los asientos de diario manuales, consulte Asientos del diario estadístico.

¿Cómo actualiza Intacct el recuento?

Con el recuento de dimensiones, las entradas se contabilizan automáticamente cuando se crea y guarda un nuevo objeto o se elimina un objeto que coincide con la regla, en función de la fecha del sistema. No puedes crear una contabilización automatizada para un periodo anterior.

Por ejemplo, si creaste una ficha de cliente el 2 de diciembre, el recuento de clientes aumenta para la fecha del 2 de diciembre, la fecha en que se creó la ficha. Dado que la actualización del recuento está automatizada, la fecha de la transacción no se puede configurar en las reglas de recuento de dimensiones.

Continuando con el ejemplo, supongamos que este cliente firmó el acuerdo el 26 de noviembre. En este caso, desea que el recuento de clientes se contabilice y cuente para el mes de noviembre. A pesar de que el registro de clientes no se creó hasta diciembre, Intacct publicaría el registro de diciembre. No se puede editar ninguno de los recuentos de registros contabilizados por el sistema. De este modo, se conserva la pista de auditoría de la regla de negocio. Sin embargo, puedes ajustar manualmente el recuento a noviembre aumentando el recuento con el 26 de noviembre y disminuyendo el recuento con el 2 de diciembre.

A medida que se crean nuevas reglas de recuento de dimensiones, los objetos recién creados que coinciden con las reglas se contabilizan en el diario y se añaden a la cuenta estadística. No se añaden los objetos existentes que coinciden con las reglas de recuento de dimensiones, solo objetos nuevos. Al eliminar una regla, no se elimina el objeto del recuento de la cuenta estadística, pero los nuevos cambios en el recuento no se actualizan automáticamente.

Ver cambios en el recuento

Ver el recuento actualizado de la lista de transacciones del diario estadístico.

Suscripción

Libro Mayor
Disponibilidad por región

Todas las regiones
Tipo de usuario Empresa, empleado, jefe de proyecto y almacén
Permisos

  • Cuentas estadísticas: Enumerar y ver

  • Contabilidad: ejecutar
  1. Vete a Libro Mayor > Todo > Cuentas. Escoger Cuentas estadísticas. Intacct muestra una lista de tus cuentas estadísticas.
  2. Seleccione el nombre de la cuenta estadística que desea ver.

  3. Puede ver cómo cambia el recuento de aumentos y disminuciones a medida que ha añadido o eliminado un objeto que coincida con la regla de recuento de dimensiones.

  4. Para refinar el informe, seleccione Personalizar. Selecciona el intervalo de fechas y cualquier otro elemento del informe que quieras cambiar o incluir. El informe se actualiza para mostrar los cambios.
  5. Guarda, imprime o realiza cualquier otra acción disponible para tu informe.

Editar una ficha de dimensión

Al realizar un cambio en una ficha utilizada por recuento de dimensiones, se actualizará el asiento de diario correspondiente. Los cambios de registro se realizan de la misma manera que se cambia cualquier otro registro para esa dimensión.

Por ejemplo, supongamos que tiene un proveedor que está incluido en el grupo de dimensiones para proveedores de California y forma parte de una regla de recuento de dimensiones. Si este proveedor se moviera a otro estado, cambiaría la ficha del proveedor para reflejar la nueva dirección. Al cambiar la ficha, los cambios pertinentes se realizan por recuento de dimensiones: el recuento de proveedores de California se reducirá en 1. Si hay un grupo o regla de dimensión para el nuevo estado, ese recuento se incrementará en 1.

Hay una excepción a esto.

En el caso de las sociedades de varias entidades, la ficha de empleado requiere un Ubicación. De este modo, se indica a Intacct a qué entidad pertenece el empleado. Si cambias la ubicación de un empleado de una entidad a otra, la ficha se cambia correctamente. Sin embargo, dado que el recuento de dimensiones obtiene la ubicación de la ficha del empleado, el recuento de dimensiones controla el cambio de forma un poco diferente, lo que afecta a la forma en que se cambia el recuento.

Práctica recomendada: Para asegurarse de que el recuento es correcto tanto para la ubicación original como para la nueva, muchas empresas consideran que los siguientes pasos son útiles.

  1. Inactive al empleado para eliminar el recuento de la ubicación original.
  2. Mientras el empleado sigue inactivo, cámbialo Ubicación.
  3. Vuelve a activar la ficha del empleado.

Como alternativa, puede realizar asientos de diario estadístico manualmente para reducir el recuento de empleados por ubicación original en 1 y agregar el recuento de empleados por ubicación en 1.

Ejemplos de recuento de dimensiones

A continuación, se muestran ejemplos de los muchos usos posibles del recuento de dimensiones.

Automatiza el recuento de nuevos clientes que has adquirido durante un periodo, cuántos clientes existentes se han quedado y cuántos clientes se han ido. Cuenta por el total de clientes o filtra más, por ejemplo, por ubicación o vendedor.

Supongamos que comienzas con 365 clientes durante un período. Durante el período, agregó 10 nuevos clientes, pero perdió 3. En lugar de limitarse a informar de que ahora tiene 372 clientes, el recuento de dimensiones automatiza el recuento y lo hace disponible para los informes.

Es fácil hacer un seguimiento de cuántos clientes tienes. Sin embargo, el recuento de dimensiones facilita el seguimiento automático por parte de clientes de un determinado tipo o sector. Puede realizar un seguimiento de los clientes por cualquier cosa, desde ventas directas y minoristas, por rango de código postal o código postal, estado o territorio, o país. Saber cuántos clientes de diferentes tipos puede ayudar a tu empresa a tomar decisiones comerciales.

Uno de los activos más importantes que tiene una empresa son sus empleados. Necesitas saber:

  • Cuántos empleados tiene la empresa en un periodo determinado
  • ¿Cuántos son nuevos?
  • ¿Cuántos se han ido?
  • Cuánto tiempo permanece el empleado promedio en la empresa

Puedes desglosarlo aún más. Vea qué ubicaciones o departamentos tienen tasas de deserción más altas o más bajas de un vistazo. El recuento de dimensiones puede automatizar esa información para incluirla en los informes.