Organizar grupos de cuentas

Los grupos de cuentas son una herramienta poderosa para informes y paneles, pero se requiere cierta comprensión para organizarlos bien. Las consideraciones del tema te ayudarán a configurar tus grupos de cuentas para que tanto los usuarios experimentados como los nuevos puedan encontrar el grupo de cuentas adecuado y usarlo de forma eficaz.

Organiza tus grupos de cuentas

Lo habitual es empezar creando grupos de cuentas que constarán únicamente de cuentas o categorías individuales del Libro Mayor. A continuación, crea los tipos de grupos de cuentas que contienen otros grupos de cuentas, los que forman parte de una fórmula computacional, etc. Es más probable que estos grupos de cuentas formen la base de sus informes financieros.

Considera la posibilidad de expansión

Una de las principales consideraciones a la hora de organizar los grupos de cuentas es la capacidad de extensión, que controla lo que ocurre cuando se añaden nuevas cuentas.

A medida que añades cuentas, solo tienes que asegurarte de que están en el grupo de cuentas adecuado para que se incluyan en los informes que utilizan ese grupo. Por lo general, esto significa utilizar un número de teléfono móvil cuenta que se encuentre dentro de un rango o categoría de número de teléfono móvil cuenta configurado para este fin.

Por ejemplo, si tienes un grupo de cuentas para Cuentas a pagar que incluye miembros del grupo de cuentas asignados a la categoría Cuentas a pagar, añadir una cuenta y asignarla a la categoría de Cuentas a pagar incluye automáticamente la cuenta en el grupo de cuentas.

Del mismo modo, si tienes un grupo de cuentas de Efectivo y equivalentes que utiliza los números de cuenta del 1000 al 1500, la creación de un cuenta que utilice el cuenta número de teléfono móvil 1450 incluye automáticamente el cuenta en el grupo de cuentas. En este caso, considera cuántas cuentas es probable que agregues y configura el rango de número de teléfono móvil cuenta en consecuencia.

Utilizar el objetivo del grupo de cuentas

El objetivo del grupo de cuentas se diseñó para facilitar la organización de los grupos de cuentas. Al proporcionar a cada grupo de cuentas un objetivo del grupo de cuentas, los usuarios pueden filtrar incluso un gran número de grupos de cuentas para ver solo los grupos relevantes.

La estandarización de los nombres de propósito también garantiza que, a medida que se agregan cuentas a grupos y se agregan grupos de cuentas, el filtrado por propósito sea coherente.

Por ejemplo, si tienes un grupo de cuentas que es un grupo de cuentas, es posible que desees incluir un objetivo del grupo de cuentas. En este caso, los fines del grupo de cuentas permiten a los usuarios filtrar la lista por solo una sección del informe.

Estandarizar las convenciones de nomenclatura

Si tu sociedad se configuró mediante un inicio rápido, se te proporcionarán algunos grupos de cuentas listos para usar. Los nombres de estos grupos de cuentas no se pueden cambiar.

En muchos casos, el Propósito del grupo de cuentas puede actuar como una convención de nomenclatura.

La práctica recomendada es compartir grupos de cuentas comunes entre los informes en los que se utilizan las mismas agrupaciones de forma rutinaria y no cambiar de agrupación con frecuencia, como "Gastos". Esto lo ayudará a vincular fácilmente los estados de cuenta, pero también significa que los cambios en estos grupos de cuentas pueden tener un mayor impacto y deben considerarse cuidadosamente.

La práctica recomendada es utilizar un conjunto separado de grupos de cuentas si vas a crear un informe específico con agrupaciones de cuentas personalizadas. Utiliza el objetivo del grupo de cuentas o un prefijo en el nombre del grupo de cuentas cuando trabajes con el informe dedicado para facilitar el trabajo con estos grupos.

Si el formato es para una entidad específica, incluye un identificador de entidad si vas a crear grupos de cuentas en el nivel general de una sociedad de varias entidades.

Siempre deletrea el nombre completo o usa siempre un acrónimo. La consistencia es clave.

Grupos compartidos

Un grupo compartido es un grupo en el que se utiliza un mismo grupo de cuentas en varios informes. Estos grupos compartidos pueden ser muy útiles y facilitar la conciliación entre informes. Sin embargo, ten en cuenta que a veces tienen el efecto no deseado de que los cambios en el grupo de cuentas se apliquen en cascada a todos los informes.

Por ejemplo, si tienes un grupo de cuentas llamado "Activos" que se utiliza en varios informes, al añadir otra cuenta o grupo de cuentas a ese grupo se incluirá la nueva adición en todos los informes que utilicen el grupo de cuentas Activos.

Las prácticas recomendadas al compartir grupos de cuentas dependen de la configuración de la sociedad y de las necesidades de generación de informes.

El propósito del grupo de cuentas se puede utilizar para etiquetar la sección del informe a la que pertenece el grupo de cuentas para facilitar la compilación.

Jerarquías

Grupos de cuentas

El grupo de cuentas más simple tiene una profundidad de 1 nivel y consta de cuentas miembro. Al establecer una jerarquía de grupo de cuentas, empieza por crear grupos de cuentas miembro.

• Para crear un grupo de cuentas del Libro Mayor, selecciona Cuentas como el tipo de estructura.
• Para crear un grupo de cuentas estadísticas, seleccione Cuentas estadísticas como el tipo de estructura.

Si tu sociedad se configuró mediante una plantilla de configuración, ya tienes un conjunto de grupos de cuentas predefinidos basados en el Categoría o bien Categoría estadística. Funcionan de la misma manera que los grupos de cuentas o las cuentas estadísticas, excepto que se basan en la categoría asignada a las cuentas y no en una lista específica de cuentas. Más información sobre Grupos de cuentas basados en categorías.

Grupos de grupos

Una vez que hayas creado un grupo de cuentas miembro, puedes crear el siguiente nivel de jerarquía, que consta de grupos que contienen otros grupos.

Por ejemplo, puedes crear un grupo de cuentas "Activos corrientes" que contenga otros grupos de cuentas.

Aparición en los informes

Al diseñar los grupos de cuentas, ten en cuenta dónde quieres que aparezcan los encabezados y los totales, y dónde quieres que sean los totales generales. En las cuentas de resultados, lo habitual es tener solo 1 grupo de cuentas (Ingresos netos), que contiene otros grupos de cuentas. De esa manera, sus estados de resultados contienen un total general de ingresos netos.