Organizar grupos de cuentas

Los grupos de cuentas son una herramienta eficaz para la generación de informes y los paneles de control, pero requieren cierta comprensión para organizarlos bien. Las consideraciones del tema le ayudarán a configurar los grupos de cuentas para que tanto los usuarios experimentados como los nuevos puedan encontrar el grupo de cuentas adecuado y usarlo eficazmente.

Organiza tus grupos de cuentas

Normalmente, es empezar por crear grupos de cuentas que consten solo de cuentas o categorías individuales del Libro Mayor. A continuación, cree los tipos de grupos de cuentas que contienen otros grupos de cuentas, los que forman parte de una fórmula computacional, etc. Es más probable que estos grupos de cuentas formen la base de sus informes financieros.

Considere la posibilidad de expansión

Una de las principales consideraciones a la hora de organizar los grupos de cuentas es la capacidad de ampliación, es decir, el control de lo que ocurre cuando se añaden nuevas cuentas.

A medida que añadas cuentas, solo tienes que asegurarte de que están en el grupo de cuentas correcto para que se incluyan en los informes que usan ese grupo. Por lo general, esto significa usar un número de cuenta que se encuentre dentro de un rango o categoría de número de cuenta configurado para este propósito.

Por ejemplo, si tienes un grupo de cuentas para Cuentas a pagar que incluye a los miembros del grupo de cuentas asignados a la categoría Cuentas a pagar, añadir una cuenta y asignarla a la categoría Cuentas a pagar incluye automáticamente la cuenta en el grupo de cuentas.

Del mismo modo, si tienes un grupo de cuentas para efectivo y equivalentes que utiliza los números de cuenta del 1000 al 1500, al crear una cuenta que utilice el número de cuenta 1450 se incluye automáticamente la cuenta en el grupo de cuentas. En este caso, considere cuántas cuentas es probable que agregue y configure el rango de números de cuenta en consecuencia.

Utilizar el objetivo del grupo de cuentas

El objetivo del grupo de cuentas se ha diseñado para facilitar la organización de los grupos de cuentas. Al proporcionar a cada grupo de cuentas un propósito de grupo de cuentas, los usuarios pueden filtrar incluso un gran número de grupos de cuentas para ver solo los grupos relevantes.

La estandarización de los nombres de propósito también garantiza que, a medida que se agregan cuentas a grupos y se agregan grupos de cuentas, el filtrado por propósito es coherente.

Por ejemplo, si tienes un grupo de cuentas que es un grupo de cuentas, es posible que desees incluir un propósito de grupo de cuentas. En este caso, los propósitos del grupo de cuentas permiten a los usuarios filtrar la lista solo por una sección del informe.

Estandarizar las convenciones de nomenclatura

Si tu sociedad se configuró con un Inicio rápido, se te proporcionarán algunos grupos de cuentas listos para usar. Estos nombres de grupos de cuentas no se pueden cambiar.

En muchos casos, el propósito del grupo de cuentas puede actuar como una convención de nomenclatura.

La práctica recomendada es compartir grupos de cuentas comunes en los informes en los que se utilizan las mismas agrupaciones de forma rutinaria y no cambiar la agrupación con frecuencia, como "Gastos". Esto te ayudará a vincular fácilmente los extractos de cuenta, pero también significa que los cambios en estos grupos de cuentas pueden tener un mayor impacto y deben considerarse cuidadosamente.

La práctica recomendada es utilizar un conjunto separado de grupos de cuentas si vas a crear un informe específico con agrupaciones de cuentas personalizadas. Utiliza el propósito del grupo de cuenta o un prefijo en el nombre del grupo de cuenta cuando trabajes con el informe dedicado para facilitar el trabajo con estos grupos.

Si tu formato es para una entidad específica, incluye un identificador de entidad si vas a crear grupos de cuentas en el nivel superior de una sociedad de varias entidades.

Siempre deletrea el nombre completo o usa siempre un acrónimo. La constancia es la clave.

Grupos compartidos

Un grupo compartido es un grupo en el que se utiliza un mismo grupo de cuentas en varios informes. Estos grupos compartidos pueden ser muy útiles y facilitan la conciliación entre informes. Sin embargo, ten en cuenta que, a veces, tienen el efecto no deseado de que los cambios en el grupo de cuentas se afecten en cascada a todos los informes.

Por ejemplo, si tienes un grupo de cuentas llamado "Activos" que se usa en varios informes, al agregar otra cuenta o grupo de cuentas a ese grupo se incluirá la nueva adición en todos los informes que usen el grupo de cuentas Activos.

Las prácticas recomendadas al compartir grupos de cuentas dependen de la configuración de la empresa y de las necesidades de generación de informes.

El propósito del grupo de cuentas se puede usar para etiquetar la sección del informe a la que pertenece el grupo de cuentas para facilitar la creación.

Jerarquías

Grupos de cuentas

El grupo de cuentas más simple tiene una profundidad de 1 nivel y consta de cuentas de miembros. Cuando establezcas una jerarquía de grupos de cuentas, empieza por crear grupos de cuentas miembro.

• Para crear un grupo de cuentas del Libro Mayor, seleccione Cuentas como el tipo de estructura.
• Para crear un grupo de cuentas estadísticas, seleccione Cuentas estadísticas como el tipo de estructura.

Si tu sociedad se configuró mediante una plantilla de configuración, ya tienes un conjunto de grupos de cuentas predefinidos basados en el Categoría o Categoría estadística. Funcionan de la misma manera que los grupos de cuentas o las cuentas estadísticas, excepto que se basan en la categoría asignada a las cuentas en lugar de en una lista específica de cuentas. Más información sobre Grupos de cuentas basados en categorías.

Grupos de grupos

Una vez que haya creado un grupo de cuentas miembro, puede crear el siguiente nivel de la jerarquía, que consta de grupos que contienen otros grupos.

Por ejemplo, puedes crear un grupo de cuentas de "Activo circulante" que contenga otros grupos de cuentas.

Aparición en informes

Cuando diseñes los grupos de cuentas, ten en cuenta dónde quieres que aparezcan los encabezados y los totales, así como los totales generales. En los estados de resultados, es típico tener solo 1 grupo de cuentas (ingresos netos), que contiene otros grupos de cuentas. De esa manera, sus declaraciones de resultados contienen un total general para los ingresos netos.