Résoudre les problèmes liés au rapport de balance âgée des fournisseurs

Si votre rapport de vieillissement donne des résultats qui ne sont pas ceux attendus, cette rubrique peut vous aider à en déterminer la cause.

Certaines transactions n’ont peut-être pas été importées correctement.

Solution: Déterminez si des transactions sont manquantes dans les transactions importées à l’origine. En fonction de ce que vous trouvez, effectuez l’une des actions suivantes :

  • Si des transactions sont manquantes : Importez les transactions manquantes en tant que transactions historiques.
  • Si les transactions sont pas Disparu : Ajoutez une écriture de journal pour que le solde d’ouverture du GL corresponde au montant des transactions importées à l’origine.

Causes possibles :

  • Si les paiements sont effectués avant la date de facturation et que le rapport chronologique est exécuté entre la date de paiement et la date de facturation, le montant du paiement n’est pas reflété dans le rapport chronologique.

    Par exemple, la date de facturation d’une transaction est le 01/01/2022 et la date de paiement est le 31/12/2020. Désormais, si le rapport de vieillissement est exécuté le 31/12/2020, le montant du paiement n’apparaît pas pour le rapport de vieillissement.

    Aller à Comptes fournisseurs > Installation > configuration et faites défiler jusqu’à Activer la fonctionnalité. Décochez la case de l’option Les dates de paiement doivent être supérieures aux dates de facture fournisseur. Exécutez à nouveau le rapport.

  • Annulations effectuées au mauvais moment. Vérifiez vos annulations pour voir si la date de la transaction correspond à la date d’annulation. Si ce n’est pas le cas, la transaction a probablement été annulée au cours d’une période incorrecte.

    Effectuez une écriture de journal pour supprimer l’annulation de la période incorrecte. Ensuite, effectuez une autre écriture de journal pour ajouter l’annulation à la période correcte.

  • Comptes fournisseurs mal configurés.

    • Vérifiez que la configuration est correcte et corrigez-la si nécessaire. Sur le Configurer la Comptabilité fournisseurs , vérifiez les points suivants :

      • Corriger les périodes de vieillissement. Pour la première ligne de la plage Période de vieillissement, laissez la plage Minimum vide et définissez la plage Maximum sur 0.
      • Assurez-vous de cocher la case pour Afficher les annulations en tant qu’écritures historiques est cochée.

En règle générale, cela signifie que vous exécutez le rapport de vieillissement au niveau de l’entité et que le fournisseur que vous avez sélectionné est limité au niveau général. Bien que vous puissiez afficher l’ancienneté pour les fournisseurs qui sont limités au niveau général, vous ne pouvez pas accéder à leurs enregistrements d’informations à partir du niveau de l’entité.

La solution: Exécutez le rapport chronologique à partir du niveau général.

Si le fournisseur est limité au niveau général, ses transactions n’apparaissent dans le rapport chronologique que lorsqu’il n’est pas filtré par établissement.

Solution: Personnalisez le rapport pour compenser le filtre Emplacement.

Ce comportement est normal. Les écritures de journal effectuées directement dans le compte du grand livre des Comptes fournisseurs ne sont pas transmises au livre auxiliaire des Comptes fournisseurs.

Solution: rapprocher et suivre manuellement les écritures de journal directes pour vous assurer que le GL est lié au rapport chronologique des comptes fournisseurs. .

Si les écritures de journal sont codées sur les comptes GL incorrects, modifiez les écritures de journal pour corriger le codage.

Certains comptes peuvent ne pas être configurés pour remplacer les comptes GL dans AP ou avoir été configurés après la définition du remplacement.

La solution :  Configurez l’utilisation des comptes GL de remplacement dans la configuration du point d’accès et sélectionnez les comptes appropriés à remplacer. Les transactions créées après cette modification sont incluses dans le rapport chronologique.

Il s’agit d’un comportement normal lorsque la transaction répond aux critères de suppression :

  • La date d’échéance de l’âge pour la transaction est atteinte (par exemple, il s’agit du 31e jour sur un rapport de 0 à 30 jours)
  • La facture fournisseur est payée
  • Un crédit ou un acompte est appliqué au facture fournisseur
  • L' facture fournisseur est supprimé ou annulé

Solution: Réexécutez le rapport pour voir les modifications tardives.

Le rapport chronologique est basé sur la date de comptabilisation GL, mais la date de sélection que vous avez choisie entraîne une incompatibilité si un paiement a été reçu avant la date de la facture fournisseur.

Solution: Utilisez l’une des deux procédures suivantes pour lier les soldes :

  • Effectuez des écritures de journal pour :

    1. Effacez le paiement.
    2. Ajoutez le paiement dans la bonne période, en utilisant la date de la facture fournisseur ou toute date ultérieure.

  • Dans l’application AP :

    1. Annulez le paiement.
    2. Recréez le paiement (sélectionnez à nouveau la facture fournisseur pour le paiement).

Exemple : Vous créez une facture fournisseur le 1er décembre et avez enregistré par erreur que le paiement a été effectué le 15 novembre. Lorsque vous effectuez une écriture de journal pour ajouter le paiement ou que vous sélectionnez à nouveau la facture fournisseur pour le paiement, utilisez le 1er décembre ou toute date ultérieure comme date de paiement.

Pour éviter qu’une date de paiement ne soit antérieure à la date de la facture fournisseur, assurez-vous que l’option Dates de paiement doit être supérieures aux dates de facture fournisseur ; est sélectionné dans la configuration de votre point d’accès.

Solution: Déterminez le montant des transactions qui ont été importées en tant qu’historiques et effectuez une écriture de journal pour équilibrer le compte de comptabilité fournisseurs.

Cause probable : Les sélections de devise de rapport que vous avez effectuées lors de l’exécution de l’rapport au niveau général entrent en conflit avec les paramètres de type de taux de change que vous avez sélectionnés au niveau de l’entité. Par conséquent, les transactions en devises étrangères sont converties dans la devise de déclaration à l’aide de différentes méthodes.

Solution: Définissez les paramètres de votre rapport au niveau supérieur et au niveau de l’entité pour qu’ils correspondent à la façon dont vous souhaitez que les montants de base soient calculés. Reportez-vous au tableau suivant pour les directives.

Résolution des incohérences de montant entre le niveau général et le niveau de l’entité
Objectif Paramètres du rapport

Affichez les montants de base des transactions en devises étrangères qui ont été recalculés à l’aide de la date du rapport et du taux de change sélectionné.

Au niveau général, sélectionnez Convertir une devise à partir de devise de transaction et sélectionnez l’icône Type de taux de change que vous souhaitez utiliser.

Au niveau de l’entité, sélectionnez le même Type de taux de change que vous avez utilisé au niveau général.

Affichez les montants de base pour les transactions en devises étrangères à l’aide des informations sur le taux de change stockées avec la facture fournisseur.

Au niveau général, définissez Convertir une devise à partir de à Devise de base. Ensemble Type de taux de change à Intacct Tarif journalier.

Au niveau de l’entité, laissez la fonction Type de taux de change vide.

Exemple : Supposons que vous exécutiez le rapport Chronologie du fournisseur au niveau général et au niveau de l’entité, pour un fournisseur qui a une transaction en devise étrangère impayée. Même si vous avez laissé la plupart des paramètres de rapport par défaut, les chiffres ne correspondent pas.

Vos paramètres étaient les suivants :

Exemple de paramètres de rapport de vieillissement
Paramètre Niveau supérieur Au niveau de l’entité
Devise de déclaration Identique à la devise de tenue de compte de l’entité Sans objet
Convertir une devise à partir de Devise de base Sans objet
Type de taux de change Tarif journalier Intacct Tarif journalier Intacct

Dans cet exemple, les chiffres sont différents, car le montant en tenue de compte de la transaction est calculé de deux manières différentes.

  • Le rapport de niveau général calcule le montant en tenue de compte à l’aide du type de taux de change et de la date du taux de change stockés dans les détails de la facture fournisseur.
  • Le rapport au niveau de l’entité calcule le montant en tenue de compte à l’aide de la date du rapport et du taux journalier Intacct.

Pour synchroniser les rapports, déterminez si vous souhaitez que le montant en tenue de compte soit calculé en fonction des informations de taux de change stockées ou du dernier taux de change pour la date de rapport. Reportez-vous au tableau Résolution des incohérences de montant pour aligner les options de rapport et exécuter à nouveau les rapports.

Lorsque vous créez une transaction par carte de crédit dans la Gestion de la trésorerie, le montant est imputé au compte bancaire de contrepartie et au compte de passif de la transaction.

Solution: Lorsque vous créez le remboursement par carte de crédit, Intacct crée une facture fournisseur et le montant est inscrit au GL au compte AP.

Une cause fréquente est que les fournisseurs uniques ne sont pas inclus lors du filtrage du rapport.

Solution: Exécutez le rapport livre-journal AP et assurez-vous que les fournisseurs ponctuels sont inclus.