Créer une écriture de journal

1. Accédez à Grand livre > Tous > Écritures de journal.

2. Recherchez le journal et sélectionnez Transactions.

3. Choisir Créer.

   Vous pouvez également ajouter une écriture de journal en accédant à Grand livre > Tout et en sélectionnant Ajouter (cercle) en regard d’Écritures de journal. Vous êtes dirigé directement vers la page Écritures de journal, où vous sélectionnez le journal.

1. Accédez à Grand livre > Tous > Écritures de journal.

2. Recherchez le journal et sélectionnez Afficher les transactions.

3. Sélectionnez Ajouter.

   Vous pouvez également ajouter une écriture de journal en accédant à Grand livre > Tout et en sélectionnant Ajouter (cercle) à gauche des Écritures de journal. Vous êtes dirigé directement vers la page Écritures de journal, où vous sélectionnez le journal.

La partie supérieure de la Transaction L’onglet vous permet de saisir la date de la transaction, sa description et d’autres informations de base. Le numéro de transaction et le numéro de séquence de comptabilité sont indiqués à titre informatif.

1. Sélectionnez l’icône Journal pour l’entrée.
2. Dans le Date de comptabilisation , acceptez la date actuelle ou saisissez-en une autre.

3. Saisissez un Date d’extourne automatique uniquement si vous souhaitez extourner cette transaction à une certaine date.

   En savoir plus sur les dates d’extourne

   • La transaction d’extourne est identique, sauf qu’elle fonctionne à l’inverse et donne donc à la transaction une valeur nulle. Vous pouvez saisir la date d’aujourd’hui ou une date ultérieure.

   • L’option permettant de saisir une date d’extourne ne s’applique pas aux écritures de journal provisoires. Mais vous pouvez saisir une date d’extourne lorsque vous comptabilisez l’écriture.

4. Saisissez un Description de la transaction.

   Le texte que vous incluez dans la description est automatiquement ajouté aux champs Mémo de l’élément, mais vous pouvez l’écraser.

5. Vous pouvez éventuellement saisir un Commentaire à enregistrer dans l’historique des transactions.

   Les commentaires apparaissent uniquement dans l’onglet Historique.

   À propos de l’onglet Historique

   • Un Histoire L’onglet est ajouté à la transaction après son enregistrement.
   • Chaque fois que vous modifiez la transaction, vous pouvez ajouter un autre commentaire. Le commentaire initial n’apparaît plus dans le champ Commentaire, mais dans la Histoire avec la date à laquelle il a été saisi.
   • Si une transaction nécessitant des approbations a été soumise, vous pouvez voir à qui elle a été soumise sur la Histoire onglet.
6. Vous pouvez éventuellement saisir un Numéro de référence vous permettant de référencer cette transaction.

7. S’il s’agit d’une transaction inter-entités, saisissez la Entité source (l’entité payante).

   Vous pouvez sélectionner l’entité cible (entité réceptrice) dans la Écritures de journal , dans la section Emplacement champ.

8. Utilisez la Attachement pour enregistrer une version numérique d’un document de support en tant que attachement Une pièce jointe est un groupe d’un ou de plusieurs documents complémentaires. Il peut s’agir de feuilles de calcul, d’images numérisées ou de documents de traitement de texte..

   Pour ajouter une pièce jointe

   1. Choisir Ajouter dans la liste déroulante.

   2. Vous pouvez ensuite charger une image numérisée, une feuille de calcul ou un document de traitement de texte en pièce jointe. En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

      Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers dans Ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, reportez-vous à la section Traitement en masse.

9. Ajoutez les informations relatives aux champs personnalisés créés pour les écritures de journal.

Optional. Sélectionnez des valeurs par défaut pour renseigner automatiquement chaque élément. Le système affiche ces valeurs par défaut pour chaque élément existant et nouveau. Vous pouvez remplacer manuellement les valeurs par défaut des éléments, si nécessaire.

Pour que la transaction soit comptabilisée, vous devez spécifier au moins le compte et une valeur de débit ou de crédit pour chaque élément. Selon votre société, vous devrez peut-être également saisir d’autres informations, telles que le service ou l’établissement.

1. Sélectionnez le compte auquel l’écriture s’appliquera.

2. Saisissez le montant à débiter ou à créditer.

   • Dans l’un ou l’autre Débit ou Crédit, saisissez le montant de la transaction. Une ligne unique peut avoir une valeur dans seulement un de ces champs.

   • Lorsque vous saisissez des débits et des crédits, l’écriture de journal saisit automatiquement des montants nets de débit et de crédit, et conserve un total cumulé dans le Total Boîtes. Le total cumulé vous permet de saisir efficacement un grand nombre de lignes d’écritures de journal et de veiller à ce que les écritures soient équilibrées.

     Sage Intacct utilise un niveau de précision à deux caractères pour les montants en devise de transaction. Un maximum de deux caractères décimaux est pris en charge pour les montants des éléments.

3. Vous pouvez également sélectionner le mode de ventilation de l’élément.

   • Si vous avez précédemment sélectionné une ventilation de transaction dans Afficher les valeurs par défaut, le nom de cette ventilation s’affiche dans la Allocation champ.
   • Vous pouvez remplacer la ventilation de transaction pour cet élément en en sélectionnant une autre dans la Allocation champ.

4. Pour attribuer l’élément à un service ou à un emplacement, sélectionnez l’icône Département ou Emplacement flèche vers le bas, puis sélectionnez le service ou l’établissement approprié.

   Contraintes possibles

   • Si Valider l’équilibrage des écritures de journal est sélectionné pour la dimension Service ou Emplacement dans Configurer le Grand livre, vous devez effectuer l’une des opérations suivantes pour les lignes de débit et de crédit.

     • Saisissez le même emplacement et le même service.

     • Ne saisissez aucun établissement ni service.

     Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Configurer le Grand livre.

   • S’il s’agit de transactions inter-entités et que vous avez sélectionné une source (entité payante), sélectionnez également la cible (entité réceptrice).

     Utiliser Emplacement pour sélectionner l’entité cible de l’élément. La cible peut être l’entité que vous spécifiez directement ou l’entité parente du site. Sage Intacct crédite automatiquement le journal de l’entité cible et crée également automatiquement des contreparties dans les journaux respectifs des entités source et cible.

5. Le cas échéant, sélectionnez d’autres sections, comme un client, un employé ou un article.

   Pour économiser de l’espace, certaines dimensions peuvent ne pas apparaître comme des champs sur la page principale. Sélectionnez une ligne, puis sélectionnez Afficher les détails pour afficher d’autres champs.

   Vous pouvez Modifier la mise en page des pages de transaction pour répondre aux besoins de votre entreprise. Cela vous permet de personnaliser les champs qui apparaissent sur la page, ainsi que leur ordre.

6. Utilisez la Mémo pour ajouter une note concernant l’objet de l’écriture.

   Intacct ajoute automatiquement l’attribut Description Texte du champ dans le Mémo , mais vous pouvez l’écraser.

   • Vous pouvez saisir jusqu’à 1 000 caractères dans un mémo.

   • Lorsque vous ajoutez une nouvelle ligne d’écriture de journal, l’écriture copie la description du mémo de la ligne précédente. Vous pouvez modifier la description du mémo.

7. Si cet élément est facturable à un projet :

   • Sélectionnez le projet, puis l’icône Facturable case à cocher.

   • Sélectionnez un article et un client.

     Cette option s’affiche uniquement si vous avez activé l’option facturable pour les transactions du grand livre lorsque configurer des projets et si vous avez activé l’indicateur Projet facturable pour le journal.

8. Pour ajouter un autre élément, sélectionnez Ajouter (cercle) à droite de l’élément.

9. Lorsque vous avez terminé de saisir ou de modifier les informations de transaction, enregistrez la transaction sous forme de brouillon ou comptabilisez-la.

   • Choisir Brouillon ou Brouillon et nouveau pour enregistrer votre progression sur l’entrée, sans la comptabiliser. Par la suite, vous ou un autre utilisateur pouvez consulter l’écriture et la comptabiliser. Les journaux contenant des écritures provisoires ne peuvent pas être désactivés.
   • Choisir Publier ou Publication et nouveau pour comptabiliser l’écriture de journal.
   Pour trouver et afficher des éléments au statut Provisoire et Comptabilisé

   • Filtrez à la volée les transactions provisoires ou comptabilisées : Dans la vue de la liste des transactions appropriée, sélectionnez Brouillon ou Posté dans le État colonne.
   • Créez une vue personnalisée permanente qui filtre les transactions provisoires ou comptabilisées : Créer une vueet définissez le filtre sur Statut = Brouillon ou Statut = Comptabilisé. La vue personnalisée est disponible à chaque fois que vous accédez à la liste.