Créer un acompte de CF

Créez un acompte de CF lorsque vous devez effectuer un paiement à un fournisseur avant de recevoir une facture fournisseur. Par exemple, si un fournisseur a besoin d’un dépôt à l’avance, créez un paiement d’acompte et comptabilisez-le sur un compte de paiement anticipé établi, ou créez un nouveau compte à la volée.

Lorsque vous créez un acompte de CF, vous fournissez les informations de paiement qu’Intacct utilise pour créer une demande de paiement. Une fois que vous avez terminé la demande de paiement, le statut de l’acompte devient Acompte versé et le montant devient un crédit.

Vous pouvez appliquer ce crédit au total de la facture fournisseur sur la page Payer les factures fournisseurs, une fois la facture fournisseur reçue et due.

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Acomptes des CF : Liste, Afficher, Ajouter

  1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Paiements et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Acomptes.

  2. Saisissez le Date d’avance.
  3. Sélectionner un élément existant Fournisseur, ou ajoutez un nouveau fournisseur si nécessaire.

  4. (Sociétés multi-devises) Entrer Devise de transaction et Taux de change dans la section Devise.

    Des crédits d’acompte peuvent être appliqués aux factures fournisseurs du même fournisseur qui ont une devise de transaction correspondante.

    1. Sélectionnez l’icône Devise de transaction à utiliser.

      S’il ne s’agit pas de la devise de tenue de compte de votre société, passez aux deux étapes suivantes.

      Un de vos fournisseurs effectue des transactions dans une autre devise ? Définissez la devise par défaut dans sa fiche Informations sur le fournisseur en fonction de la devise qu’il utilise. Ensuite, lorsque vous créez une facture, un acompte ou une régularisation pour le fournisseur, Intacct définit automatiquement la devise de transaction de façon à correspondre à la devise par défaut.

    2. Sélectionner une Type de taux de change tels que Taux de change journalier Intacct ou Taux publié par le WSJ.

    3. Saisissez ou sélectionnez une date dans Date de taux de change.

      Par défaut, la date est celle d’aujourd’hui, mais vous pouvez la modifier. Par exemple, vous pouvez la remplacer par la date à laquelle la transaction a été émise ou la date à laquelle vous avez l’intention de payer la transaction.

      Si vous modifiez le champ Date, la date de taux de change est automatiquement mise à jour.

    4. Vous pouvez éventuellement saisir un Taux de change.

      Si vous savez quel est le taux de change pour cette transaction ou si vous avez conclu un contrat avec le fournisseur sur un taux de change défini, saisissez-le ici.

  5. Dans Mode de paiement, sélectionnez le mode de paiement.

    Le mode de paiement détermine la façon dont le paiement acompte est traité dans votre société.

    Par exemple, si vous sélectionnez Chèque, vous devez d’abord imprimer et confirmer le chèque dans le grand livre avant qu’il ne devienne un crédit que vous pouvez appliquer à une facture fournisseur.

    Si vous sélectionnez Carte de crédit, Intacct crée automatiquement une transaction par carte de crédit.

  6. Sélectionnez l’icône Banque ou Carte de crédit à utiliser pour le paiement.

    Pour les modes de paiement par chèque, transfert de fiche ou espèces comptant, sélectionnez l’icône Banque à utiliser. Pour les acomptes à payer avec une carte de crédit, sélectionnez l’icône Carte de crédit à utiliser.

  7. Vous pouvez également ajouter une Pièce jointe et un Numéro de référence ou Numéro de documentpour la transaction.

    Le champ Numéro de référence est disponible lorsque vous sélectionnez un mode de paiement par carte de crédit ou par transfert de fiche. Le champ Numéro de document est disponible lorsque vous sélectionnez un mode de paiement en espèces comptant.

  8. Dans Descriptif, saisissez toute note que vous souhaitez enregistrer avec cette transaction.

    Cette description est copiée dans le champ Mémo pour les saisies. Vous pouvez remplacer ces valeurs si nécessaire.

  9. Si vous le souhaitez, pour définir les valeurs par défaut des dimensions pour les éléments, sélectionnez Afficher les valeurs par défaut.

    Si vous saisissez de nombreux éléments de ligne et que vous souhaitez que les valeurs de dimension soient renseignées automatiquement pour chaque ligne, sélectionnez ou entrez des valeurs par défaut pour les dimensions souhaitées. Par exemple, vous pouvez sélectionner le service et le site qui s’appliquent à chaque nouvel élément. Vous pouvez remplacer les valeurs par défaut de n’importe quel élément, si nécessaire.

  10. Saisissez les éléments dans Écritures.

    1. Si vous devez remplacer le compte du grand livre par défaut où l’acompte est enregistré, sélectionnez Compte et en sélectionner un nouveau.

      Le compte par défaut pour les acomptes des CF est défini dans Configurer les Comptes fournisseurs. Recherchez le paramètre Acomptes du fournisseur sous Comptes du grand livre.

    2. Sous Montant en devise de transaction, saisissez le montant de l’élément.

      Si le acompte utilise un devise de transaction différent de votre devise de tenue de compte, le montant en tenue de compte affiche le montant en devise de transaction dans le devise de tenue de compte.

    3. Dans le Mémo champ, fiche Informations supplémentaires sur cette écriture.

    4. Pour des dimensions supplémentaires, sélectionnez la liste déroulante des dimensions et sélectionnez une valeur appropriée, si nécessaire.

      Si vous avez défini une valeur par défaut pour une dimension, vous pouvez la remplacer ici ligne par ligne.

      Pour définir des dimensions supplémentaires qui ne sont pas visibles dans la ligne, sélectionnez l’icône Afficher les détails Tab (ou Ctrl + flèche vers le bas) pour les révéler.

      Une dimension est une catégorie de données que vous pouvez organiser et trier de manière significative. Sage Intacct fournit les dimensions prédéfinies suivantes :

      • Établissement
      • Service
      • Classe
      • Client
      • Article
      • Projet
      • Fournisseur
      • Collaborateur
      • Entrepôt (si vous vous abonnez au Contrôle d’inventaire)
      • Contrat (si vous vous abonnez aux Contrats)

      En outre, Intacct vous permet de définir de nouvelles dimensions en fonction de vos besoins. Utilisez ces dimensions définies par l’utilisateur pour organiser et trier les catégories de données propres à votre société. Par exemple, si vous êtes une société de logiciels avec plusieurs gammes de produits, vous pouvez créer une dimension définie par l’utilisateur appelée Secteur d’activité. Ajoutez ensuite les valeurs Clients directs, Partenaire de distributionet OEM.

      Les dimensions vous permettent de collecter des données, les trier, les analyser et créer des rapports sur les données dans une catégorie ou entre catégories, afin d’identifier les facteurs clés tels que les suivants :

      • Vos articles ou clients les plus rentables ou les plus coûteux
      • Le retour sur investissement d’un projet ou d’un service
      • Le degré de réussite d’un nouveau produit ou d’une nouvelle gamme de produits
      • L’évolution d’un aspect particulier de votre entreprise
      • Les dimensions Intacct vous donnent un contrôle précis sur la définition et la hiérarchie des données

      Grâce aux dimensions, vous pouvez personnaliser des rapports financiers autour d’activités spécifiques, obtenir une meilleure visibilité sur les activités de l’entreprise et prendre des décisions plus rapides et plus significatives.

      Les dimensions sont une alternative plus performante aux comptes auxiliaires.

      Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer aux dimensions de projet et aux dimensions définies par l’utilisateur. Pour en savoir plus, contactez votre représentant de compte.

  11. Sélectionnez l’une des options suivantes :

    Les boutons affichés varient selon que les approbations de paiement sont configurées ou non dans votre entreprise et en fonction du mode de paiement sélectionné.

    • Sélectionnez Brouillon Pour enregistrer l’acompte à l’état de brouillon, Statut.

      L’acompte n’est pas soumis à approbation et vous avez la possibilité de le modifier ou de le supprimer, selon vos permissions.

    • Sélectionnez Enregistrer Pour que le acompte soit disponible pour paiement, si le mode de paiement est un chèque ou fichier bancaire paiement, et que votre société n’utilise pas paiement approbations.

      Le statut est défini sur En cours.

    • Sélectionnez Publier pour fiche paiement du acompte, si le mode de paiement est fiche transfert, en espèces comptant ou carte de crédit, et que votre société n’utilise pas paiement approbations.

      Comme ces modes de paiement sont gérés en dehors d’Intacct, le statut est automatiquement défini sur Paiement anticipé. L’acompte est prêt à être appliqué en tant que crédit sur la page Payer les factures fournisseurs.

    • Sélectionnez Soumettre Pour soumettre l’acompte à l’approbation, si votre société est configurée pour les approbations de paiement.

      Dans certains cas, l’acompte peut être automatiquement approuvé au moment de la soumission. Par exemple, si le montant total de l’acompte est inférieur au seuil de valeur requis pour l’approbation, l’acompte est automatiquement défini sur Paiement anticipé.

Étape suivante :

Après avoir soumis un acompte, vous devrez peut-être Approuver le paiement, si vous êtes configuré pour les approbations de paiement.

Les acomptes qui sont approuvés ou qui ne nécessitent pas d’approbation sont payés selon le mode de paiement :

Une fois qu’un acompte est approuvé et que tous les chèques sont confirmés au Grand livre, vous pouvez Appliquez l’acompte en tant que crédit à une facture fournisseur sur la page Payer les factures fournisseurs.