Configurer l’approbation de factures de comptes fournisseurs

Configurez les approbations de factures fournisseurs sur la page Configurer les comptes fournisseurs. Seules les factures fournisseurs et les factures fournisseurs récurrentes créées dans les comptes fournisseurs sont soumises à approbation. Les factures fournisseurs créées dans l’application Achats passent par Approbations d’achats.

Seuls les utilisateurs professionnels peuvent configurer les approbations de facture fournisseur, mais tout utilisateur autre que les utilisateurs du CRM peut obtenir les permissions nécessaires pour approuver les factures fournisseurs.

Étape 1 : Mettre à jour les permissions utilisateur pour l’approbation de factures fournisseurs

Les utilisateurs que vous souhaitez être approbateurs doivent être abonnés à l’application Comptes fournisseurs et avoir les permissions suivantes Approuver les factures fournisseurs. Les types d’utilisateurs Professionnel et Collaborateur peuvent être des approbateurs. Cependant, seuls les utilisateurs professionnels peuvent configurer les approbations de factures fournisseurs.

1. Attribuer des Comptes fournisseurs Approuver les factures fournisseurs : Liste permissions pour permettre à l’utilisateur de voir la file d’attente d’approbation des factures fournisseurs.

   Suivez la procédure correspondant à votre configuration : attribuez des permissions à un rôle ou attribuez des permissions à des utilisateurs en particulier.
2. Si vous souhaitez inclure l’utilisateur dans une règle d’approbation de la valeur, attribuez un niveau d’approbation de facture fournisseur approprié à l’utilisateur.

   Par exemple, si vous souhaitez qu’un utilisateur approuve des factures fournisseurs dont les montants sont compris dans le premier niveau d’approbation, définissez les permissions de l’utilisateur sur Autoriser AP Niveaux d’approbation des factures fournisseurs : Niveau 1.

Étape 2 : Activer les approbations de factures fournisseurs dans les CF et définir les préférences

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Configurer > Configuration.

2. Dans le Paramètres d’approbation de facture fournisseur Section, sélectionnez Activer l’approbation de la facture fournisseur.

   Les options de notification par e-mail et de gestion des politiques d’approbation s’affichent.

   La case Activer l’approbation de facture fournisseur est-elle grisée ?

   Cette option affectant toutes les entités de votre société, vous devez être en niveau général d’activer ou de désactiver les approbations.

3. Configurez les options suivantes, si vous le souhaitez :

   • Notifications par e-mail. Sélectionnez cette option pour activer la possibilité d’envoyer des notifications par e-mail. Cela permet aux utilisateurs de décider individuellement s’ils souhaitent ou non être informés de l’approbation des factures fournisseurs. Cela se fait sur le site de l’utilisateur Préférences page.
   • Non restreint. Sélectionnez un utilisateur qui peut remplacer le reste du cycle d’approbation d’une transaction en approuvant ou en refusant la transaction.

Étape 3 : Définir la politique d’approbation des factures fournisseurs

Votre politique de approbation détermine quelles factures fournisseurs nécessitent approbation, quelles approbations sont requises, la séquence de approbation et s’il faut baser l’une des approbations sur le total facture fournisseur montant.

1. Sur la page Configurer les Comptes fournisseurs, sélectionnez Gérer pour les politiques d’approbation. La page Politique d’approbation des factures fournisseurs des comptes fournisseurs apparaît.

2. Définissez votre Types de règles.

   • Si vous sélectionnez FournisseurApprobation basée sur, vous devez configurer des approbateurs de facture fournisseur pour vos fournisseurs après avoir enregistré la politique d’approbation.

     Définissez l’approbateur de facture fournisseur d’un fournisseur dans l’onglet Informations supplémentaires de la fiche du fournisseur ou à l’aide de l’importation. Le champ Approbateur de facture fournisseur n’est disponible que lorsque le type de règle Approbation basée sur le fournisseur est présent dans la politique d’approbation.

   • Si vous sélectionnez Approbation de la valeur, ajoutez une règle d’approbation de valeur en sélectionnant Modifier dans la colonne Gérer la règle.

     Ensuite, suivez les étapes pour Ajouter un type de règle d’approbation de la valeur (basée sur les permissions).

   • Si vous sélectionnez Approbation de la valeur - Département des transactions, ajoutez un groupe de règles à appliquer à ce type de règle, dans lequel vous définissez les règles d’approbation de valeur. Pour ce faire, sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante de la colonne Groupe de règles.

     Ensuite, suivez les étapes pour Ajoutez un type de règle Approbation de la valeur, Service de la transaction.

   • Si vous sélectionnez Niveau de l’utilisateur, sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez affecter en tant qu’approbateur dans la liste déroulante de la colonne Utilisateur.

     Pour qu’un utilisateur apparaisse dans la liste, les conditions suivantes doivent être remplies :

     • L’utilisateur a un type d’utilisateur autre que CRM
     • L’utilisateur dispose des permissions Approuver les factures fournisseurs : Lister dans Comptes fournisseurs
     • L’utilisateur n’est pas limité à des entités, des services ou des territoires

3. Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter un type de règle d’approbation de la valeur (basée sur les permissions)

Pour configurer la Approbation de valeur Type de règle, configurez les montants d’approbation de niveau appropriés à l’aide d’un Règle d’approbation de la valeur sur la page Règle d’approbation de la valeur. Sélectionnez le numéro de niveaux d’approbation et les montants pour chaque niveau.

Seuls les utilisateurs disposant de permissions des niveaux d’approbation des factures fournisseurs appropriés recevront des demandes d’approbation pour les factures fournisseurs dont le montant total se situe dans ce niveau. Par exemple, si vous êtes un approbateur de niveau 1, vous devez disposer des permissions de niveau 1 pour approuver les factures fournisseurs. Si vous êtes un approbateur de niveau 2, vous devez disposer des permissions de niveau 2 pour approuver les factures fournisseurs.

1. Sur la page Politique d’approbation des factures fournisseurs des comptes fournisseurs où vous avez spécifié Approbation de valeur En tant que type de règle, sélectionnez Modifier dans la colonne Gérer la règle. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
2. Ajoutez n’importe quelle option Descriptif.
3. Pour chaque niveau d’approbation que vous souhaitez :
   • Entrer Valeur de et Valeur à pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour le niveau. Pour le dernier niveau, laissez Valeur à vide. Pour le premier niveau, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum.
   • Sélectionnez Nombre minimum d’approbateurs pour spécifier le numéro d’approbateurs requis pour le niveau. Les factures fournisseurs peuvent être approuvées par toute personne ayant une permission pour ce niveau d’approbation.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Ajoutez un type de règle Approbation de la valeur, Service de la transaction

Si vous avez sélectionné Approbation de la valeur – Service de la transaction Pour ce type de règle, vous devez configurer un groupe de règles. Un groupe de règles vous permet de définir un ensemble de règles pour l’approbation de la valeur : Type de règle du Service de la transaction. Une règle d’approbation de la valeur définit le nombre d’approbateurs souhaité et les montants d’approbation associés.

Un groupe de règles contient :

• Règles d’approbation de la valeur par défaut : Les règles d’approbation de la valeur par défaut s’appliquent à tout service qui n’a pas sa propre règle d’approbation de la valeur spécifique. Par exemple, si votre société compte de nombreux services, il n’est peut-être pas souhaitable de configurer une règle pour chaque service. Configurez plutôt une règle par défaut qui sera utilisée dans tous les services.
• Règles d’approbation des valeurs spécifiques à un service : Bien qu’une seule règle d’approbation de la valeur par défaut puisse s’appliquer à la plus grande partie des services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et/ou des montants d’approbation différents. Utilisez des règles d’approbation de la valeur spécifiques au service pour tous les services qui ont besoin de leurs propres règles.

Pour ajouter un groupe de règles et la règle d’approbation de la valeur par défaut pour les services sans règles spécifiques :

1. Sur la page Valeur approbation groupe de règles, saisissez un Nom du groupe de règles.
2. Spécifiez la règle d’approbation de valeur par défaut qui sera appliquée à tout service qui n’a pas de règle d’approbation de valeur spécifique.
   • Sélectionner une Approbateur. Pour qu’un utilisateur apparaisse dans la liste, les conditions suivantes doivent être remplies :
   • Entrer Valeur de et Valeur à Pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.
3. Sélectionnez Enregistrer.

   La page Politiques d’approbation des factures fournisseurs apparaît.

Après avoir enregistré la règle d’approbation de la valeur par défaut, vous pouvez ajouter des règles d’approbation de la valeur pour des services spécifiques.

Pour ajouter une règle d’approbation de la valeur pour un service spécifique :

1. Sélectionnez l’icône Voir à côté du nom du groupe de règles que vous venez d’ajouter.

   La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît.

2. Sélectionnez Modifier.

   La page Valeur approbation groupe de règles est actualisée.

3. Dans le Règles spécifiques au service Section, sélectionnez Ajouter.

   La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.

4. Sélectionner une ID de service.
5. Ajoutez n’importe quelle option Descriptif.
6. Pour chaque approbateur que vous souhaitez ajouter :
   • Sélectionner une Approbateur. Pour qu’un utilisateur apparaisse dans la liste, l’utilisateur doit avoir les permissions de approuver les factures fournisseurs dans les Comptes fournisseurs.
   • Entrer Valeur de et Valeur à Pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.
7. Sélectionnez Enregistrer.

   La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît. Une ligne pour le service apparaît maintenant dans la table des règles spécifiques au service.

8. Répétez les étapes 3 à 7 pour chaque règle d’approbation de la valeur que vous souhaitez ajouter pour un service spécifique.
9. Sélectionnez Enregistrer.

   La page Politiques d’approbation des factures fournisseurs apparaît.