Configurer l’approbation de factures de comptes fournisseurs

Configurez les approbations de factures fournisseurs sur la page Configurer les comptes fournisseurs. Seules les factures fournisseurs et les factures fournisseurs récurrentes créées dans les comptes fournisseurs sont soumises à approbation. Les factures créées dans l’application Achats passent par Approbations d’achat.

Seuls les utilisateurs professionnels peuvent configurer l’approbation des factures fournisseur, mais tout utilisateur autre que les utilisateurs CRM peut se voir accorder l’autorisation d’approuver les factures.

Étape 1 : Mettre à jour les permissions utilisateur pour l’approbation de factures fournisseurs

Les utilisateurs dont vous souhaitez être les approbateurs doivent être abonnés à la application Comptes fournisseurs et avoir permissions à Approuver les factures. Les types d’utilisateurs Professionnel et Collaborateur peuvent être des approbateurs. Cependant, seuls les utilisateurs professionnels peuvent configurer les approbations de factures fournisseurs.

1. Attribution des Comptes fournisseurs Approuver les factures : Liste autorisations pour permettre à l’utilisateur de voir la file d’attente d’approbation des factures.

   Suivez la procédure correspondant à votre configuration : soit Attribuer des permissions à un rôle ou Attribuer des permissions à des utilisateurs spécifiques.
2. Si vous envisagez d’inclure l’utilisateur dans une règle d’approbation de la valeur, attribuez un niveau d’approbation de facture approprié à l’utilisateur.

   Par exemple, si vous souhaitez qu’un utilisateur approuve les factures dont les montants correspondent au premier niveau d’approbation, définissez les autorisations de l’utilisateur sur autoriser AP Niveaux d’approbation des projets de loi : Niveau 1.

Étape 2 : Activer les approbations de factures fournisseurs dans les CF et définir les préférences

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Configurer > Configuration.

2. Dans le Paramètres d’approbation de la facture section, sélectionnez Activer l’approbation de la facture fournisseur.

   Les options de notification par e-mail et de gestion de la politique d’approbation s’affichent.

   La case Activer l’approbation de facture fournisseur est-elle grisée ?

   Étant donné que cette option affecte toutes les entités de votre société, vous devez être au niveau général pour activer ou désactiver les approbations.

3. Configurez les options suivantes, si vous le souhaitez :

   • Notifications par e-mail. Sélectionnez cette option pour activer la possibilité d’envoyer des notifications par e-mail. Cela permet aux utilisateurs de décider individuellement s’ils souhaitent ou non être informés de l’approbation des factures fournisseurs. Cela se fait sur le utilisateur Préférences page.
   • Sans restriction. Sélectionnez un utilisateur qui peut remplacer le reste du cycle d’approbation d’une transaction en approuvant ou en refusant la transaction.

Étape 3 : Définir la politique d’approbation des factures fournisseurs

Votre politique d’approbation détermine quelles factures fournisseurs doivent être approuvées, quelles approbations sont requises, la séquence d’approbation et si l’une d’entre elles doit être basée sur le montant total de la facture fournisseur.

1. Sur la page Configurer la Comptabilité fournisseurs, sélectionnez Gérer pour les stratégies d’approbation. La page Politique d’approbation de la comptabilité fournisseurs s’affiche.

2. Définissez votre Types de règles.

   • Si vous sélectionnez FournisseurApprobation basée sur, vous devrez configurer des approbateurs de facture fournisseur pour vos fournisseurs après avoir enregistré la politique d’approbation.

     Définissez l’approbateur de facture fournisseur d’un fournisseur dans l’onglet Informations supplémentaires de la fiche du fournisseur ou à l’aide de l’importation. Le champ Approbateur de facture fournisseur n’est disponible que lorsque le type de règle Approbation basée sur le fournisseur est présent dans la politique d’approbation.

   • Si vous sélectionnez Approbation de la valeur, ajoutez une règle d’approbation de valeur en sélectionnant Modifier dans la colonne Gérer la règle.

     Ensuite, suivez les étapes pour Ajouter un type de règle d’approbation de valeur (basé sur les permissions).

   • Si vous sélectionnez Approbation de la valeur - Département des transactions, ajoutez un groupe de règles à appliquer à ce type de règle, dans lequel vous définissez les règles d’approbation de valeur. Pour ce faire, sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante de la colonne Ensemble de règles.

     Ensuite, suivez les étapes pour Ajouter une approbation de valeur, type de règle Service des transactions.

   • Si vous sélectionnez Niveau de l’utilisateur, sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez affecter en tant qu’approbateur dans la liste déroulante de la colonne Utilisateur.

     Pour qu’un utilisateur apparaisse dans la liste, les conditions suivantes doivent être remplies :

     • L’utilisateur a un type d’utilisateur autre que CRM
     • L’utilisateur dispose des permissions Approuver les factures fournisseurs : Lister dans Comptes fournisseurs
     • L’utilisateur n’est pas limité à des entités, des services ou des territoires

3. Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter un type de règle d’approbation de valeur (basé sur les permissions)

Pour configurer le Approbation de la valeur type de règle, paramétrez les montants d’approbation de niveau appropriés à l’aide d’un Règle d’approbation de la valeur sur la page Règle d’approbation de la valeur. Sélectionnez le numéro de niveaux d’approbation et les montants pour chaque niveau.

Seuls les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau d’approbation de facture aux niveaux appropriés recevront des demandes d’approbation pour les factures dont le montant total se situe dans ce niveau. Par exemple, si vous êtes un approbateur de niveau 1, vous avez besoin d’autorisations de niveau 1 pour approuver les factures. Si vous êtes un approbateur de niveau 2, vous devez disposer des permissions de niveau 2 pour approuver les factures fournisseurs.

1. Sur la page Politique d’approbation des factures des Comptes fournisseurs où vous avez spécifié Approbation de la valeur Comme type de règle, sélectionnez Modifier dans la colonne Gérer la règle. La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.
2. Ajouter n’importe quelle option Descriptif.
3. Pour chaque niveau d’approbation souhaité :
   • Entrez Valeur de et Valeur pour pour spécifier les montants minimum et maximum d’approbation pour le niveau. Pour le dernier niveau, partez Valeur pour vide. Pour le premier niveau, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum.
   • Sélectionnez Nombre minimum d’approbateurs pour spécifier le numéro d’approbateurs requis pour le niveau. Les factures fournisseurs peuvent être approuvées par toute personne ayant une permission pour ce niveau d’approbation.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter une approbation de valeur, type de règle Service des transactions

Si vous avez sélectionné Approbation de la valeur - Département des transactions En tant que type de règle, vous devez configurer un groupe de règles. Un groupe de règles vous permet de définir un ensemble de règles pour l’approbation de la valeur : Type de règle du Service de la transaction. Une règle d’approbation de la valeur définit le nombre d’approbateurs souhaité et les montants d’approbation associés.

Un groupe de règles contient :

• Règles d’approbation de la valeur par défaut : Les règles d’approbation de la valeur par défaut s’appliquent à tout service qui n’a pas sa propre règle d’approbation de la valeur spécifique. Par exemple, si votre société compte de nombreux services, il n’est peut-être pas souhaitable de configurer une règle pour chaque service. Configurez plutôt une règle par défaut qui sera utilisée dans tous les services.
• Règles d’approbation de la valeur propres au service : Bien qu’une seule règle d’approbation de la valeur par défaut puisse s’appliquer à la plus grande partie des services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et/ou des montants d’approbation différents. Utilisez des règles d’approbation de la valeur spécifiques au service pour tous les services qui ont besoin de leurs propres règles.

Pour ajouter un groupe de règles et la règle d’approbation de la valeur par défaut pour les services sans règles spécifiques :

1. Sur la page Groupe de règles d’approbation de la valeur, entrez un Nom de l’ensemble de règles.
2. Spécifiez la règle d’approbation de valeur par défaut qui sera appliquée à tout service qui n’a pas de règle d’approbation de valeur spécifique.
   • Sélectionnez un Approbateur. Pour qu’un utilisateur apparaisse dans la liste, les conditions suivantes doivent être remplies :
   • Entrez Valeur de et Valeur pour pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.
3. Sélectionnez Enregistrer.

   La page Politiques d’approbation des factures fournisseurs apparaît.

Après avoir enregistré la règle d’approbation de la valeur par défaut, vous pouvez ajouter des règles d’approbation de la valeur pour des services spécifiques.

Pour ajouter une règle d’approbation de la valeur pour un service spécifique :

1. Sélectionnez l’icône Voir à côté du nom du groupe de règles que vous venez d’ajouter.

   La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît.

2. Sélectionnez Modifier.

   La page du groupe de règles d’approbation de la valeur est actualisée.

3. Dans le Règles propres à chaque ministère section, sélectionnez Ajouter.

   La page Règle d’approbation de la valeur apparaît.

4. Sélectionnez un Numéro d’identification du département.
5. Ajouter n’importe quelle option Descriptif.
6. Pour chaque approbateur que vous souhaitez ajouter :
   • Sélectionnez un Approbateur. Pour qu’un utilisateur apparaisse dans le liste, le utilisateur doit avoir permissions pour approuver les factures dans Comptes fournisseurs.
   • Entrez Valeur de et Valeur pour pour spécifier les montants d’approbation minimum et maximum pour l’approbateur. Pour le premier approbateur, vous pouvez spécifier une valeur non nulle pour le montant minimum. Pour le dernier approbateur, laissez le montant maximal vide.
7. Sélectionnez Enregistrer.

   La page Groupe de règles d’approbation de la valeur apparaît. Une ligne pour le service apparaît maintenant dans la table des règles spécifiques au service.

8. Répétez les étapes 3 à 7 pour chaque règle d’approbation de la valeur que vous souhaitez ajouter pour un service spécifique.
9. Sélectionnez Enregistrer.

   La page Politiques d’approbation des factures fournisseurs apparaît.