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Notifications par e-mail et approbations - Préférences utilisateur

Utilisez les paramètres de notification par e-mail pour contrôler comment et quand vous recevez les mises à jour concernant l’activité du système et les flux de travail d’approbation.

Pour accéder à vos préférences utilisateur :

Sélectionnez le cercle utilisateur du menu utilisateur en haut de n'importe quelle page Sage Intacct et sélectionnez Mes préférences.

Notifications générales par e-mail

Option de préférence	Description
Ma signature d’e-mail	Ajoute du texte à la notification par e-mail générée par le système qu’Intacct envoie avec un rapport programmé. Par exemple, vous pouvez écrire : Pour toute question concernant cette rapport, contact karla.grace@keyword.com. Ce texte est identique au texte saisi dans la notification par e-mail.
Les rapports enregistrés sont générés et disponibles	Recevez un e-mail lorsqu’un rapport hors ligne a été généré.
Recevoir des notifications de la liste de contrôle	Recevez un courriel : Quand une affectation vous est attribuée. Si vous êtes le propriétaire de la liste de contrôle et que le statut d’une affectation a changé.
Recevoir des notifications récurrentes en cas d’échec de la planification	Recevez un e-mail en cas de problème avec une transaction planifiée régulièrement. Si vous ne disposez pas des privilèges d’administrateur: Vous recevrez des notifications pour tous les échecs de transactions récurrentes associés à des calendriers récurrents dont vous êtes propriétaire. Cela signifie que vous êtes la personne ayant configuré la transaction récurrente initialement, ou que vous êtes la dernière à avoir mis à jour le calendrier de la transaction récurrente. Si vous disposez de privilèges d’administrateur: Vous recevrez des notifications pour tous les échecs de transactions récurrentes de CF ou de CC dans votre instance Sage Intacct.

Notifications de demandes d’approbation

Utilisez ces paramètres pour recevoir une notification par e-mail lorsqu’une feuille de temps ou une transaction nécessite votre approbation.

Option de préférence	Description
Achats Montant minimum...	Recevez un e-mail lorsqu’une transaction d’achat nécessite votre approbation. Vous pouvez limiter vos notifications par e-mail aux demandes de montant les plus importantes ou les plus élevées en saisissant une minimum montant. Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes d’un montant supérieur à 5 000,00, définissez le montant minimum sur 5 000. Cette case à cocher ne s’applique que si Approbations d’achats et ses liens connexes Notifications par e-mail sont activés dans le Configurer les Achats page.
Fournisseur	Recevez un e-mail lorsqu’un fournisseur attend votre approbation. Cette case à cocher s’applique uniquement si Activer l’approbation des fournisseurs et ses Notifications par e-mail sont définis sur vrai dans la Configurer les Comptes fournisseurs page.
Facture Montant minimum...	Recevez un courriel lorsqu’une facture créée dans Comptes fournisseurs nécessite votre approbation. Vous pouvez limiter vos notifications par e-mail aux demandes de montant les plus importantes ou les plus élevées en saisissant une minimum montant. Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes d’un montant supérieur à 5 000,00, définissez le montant minimum sur 5 000. Cette case à cocher ne s’applique que si l’attribut Notifications par e-mail Case à cocher sous Paramètres d’approbation de facture fournisseur est défini sur vrai dans la fenêtre Configurer les Comptes fournisseurs page.
Écriture de journal	Recevez un e-mail à chaque nouvelle demande d’approbation d’écriture de journal. Vous pourriez continuer de recevoir des notifications par e-mail même si cette case n’est pas cochée. C’est le cas lorsque vous êtes défini en tant qu’approbateur sur la page Configurer le Grand livre et que le Fréquence des notifications par e-mail est défini sur Résumé quotidien, Résumé hebdomadaire ou Résumé mensuel. Cette case à cocher ne s’applique que si Activer les approbations d’écriture de journal est défini sur vrai dans la fenêtre Configurer le Grand livre page.
Demande de paiement Montant minimum...	recevez un courriel en cas de demande de paiement à approuver. Individuel : Recevez un courriel chaque fois qu’une demande de paiement doit être approuvée. Consolidé : Réduisez le nombre d’e-mails que vous recevez en regroupant les notifications de demande connexes dans un seul e-mail. Pour limiter vos notifications par e-mail aux demandes d’approbation de paiement de montant les plus importantes ou aux montants les plus élevés, vous pouvez saisir un Montant minimum . Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes d’un montant supérieur à 2 000,00, saisissez 2 000. Cette case à cocher ne s’applique que si Activer l’approbation des paiements des CF est défini sur vrai dans la fenêtre Configurer les Comptes fournisseurs page.
Temps	Recevez un e-mail lorsqu’une feuille de temps est soumise pour approbation. Cette case à cocher ne s’applique que si Approbation des feuilles de temps et ses liens connexes Notifications par e-mail sont activés dans le Configurer Temps page.

Option de préférence

Description

Achats

Montant minimum...

Recevez un e-mail lorsqu’une transaction d’achat nécessite votre approbation.

Vous pouvez limiter vos notifications par e-mail aux demandes de montant les plus importantes ou les plus élevées en saisissant une minimum montant. Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes d’un montant supérieur à 5 000,00, définissez le montant minimum sur 5 000.

Cette case à cocher ne s’applique que si Approbations d’achats et ses liens connexes Notifications par e-mail sont activés dans le Configurer les Achats page.

Fournisseur

Recevez un e-mail lorsqu’un fournisseur attend votre approbation.

Cette case à cocher s’applique uniquement si Activer l’approbation des fournisseurs et ses Notifications par e-mail sont définis sur vrai dans la Configurer les Comptes fournisseurs page.

Facture

Montant minimum...

Recevez un courriel lorsqu’une facture créée dans Comptes fournisseurs nécessite votre approbation.

Cette case à cocher ne s’applique que si l’attribut Notifications par e-mail Case à cocher sous Paramètres d’approbation de facture fournisseur est défini sur vrai dans la fenêtre Configurer les Comptes fournisseurs page.

Écriture de journal

Recevez un e-mail à chaque nouvelle demande d’approbation d’écriture de journal.

Vous pourriez continuer de recevoir des notifications par e-mail même si cette case n’est pas cochée. C’est le cas lorsque vous êtes défini en tant qu’approbateur sur la page Configurer le Grand livre et que le Fréquence des notifications par e-mail est défini sur Résumé quotidien, Résumé hebdomadaire ou Résumé mensuel.

Cette case à cocher ne s’applique que si Activer les approbations d’écriture de journal est défini sur vrai dans la fenêtre Configurer le Grand livre page.

Demande de paiement

Montant minimum...

recevez un courriel en cas de demande de paiement à approuver.

Individuel : Recevez un courriel chaque fois qu’une demande de paiement doit être approuvée.
Consolidé : Réduisez le nombre d’e-mails que vous recevez en regroupant les notifications de demande connexes dans un seul e-mail.

Pour limiter vos notifications par e-mail aux demandes d’approbation de paiement de montant les plus importantes ou aux montants les plus élevés, vous pouvez saisir un Montant minimum . Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes d’un montant supérieur à 2 000,00, saisissez 2 000.

Cette case à cocher ne s’applique que si Activer l’approbation des paiements des CF est défini sur vrai dans la fenêtre Configurer les Comptes fournisseurs page.

Temps

Recevez un e-mail lorsqu’une feuille de temps est soumise pour approbation.

Cette case à cocher ne s’applique que si Approbation des feuilles de temps et ses liens connexes Notifications par e-mail sont activés dans le Configurer Temps page.

Vous ne recevez pas de notifications d’approbation ?

Si un utilisateur est configuré pour recevoir des notifications par e-mail pour les approbations Comptes fournisseurs ou Achats, mais qu’il ne les reçoit pas, vérifiez les restrictions de l’utilisateur. Sage Intacct n’envoie pas de notifications par e-mail d’approbation aux utilisateurs restreints, à moins que les restrictions de l’utilisateur ne correspondent exactement à l’entité où la transaction est créée.

Voici quelques exemples illustrant l’impact des restrictions sur les e-mails d’approbation :

Exemple 1 : Configuration correcte des restrictions (un e-mail a été envoyé)

Le document 1234 est créé dans l’entité Texas.
La transaction est rattachée au service ABC, qui appartient à l’entité Texas.
L’utilisateur n’a accès qu’à l’entité Texas et au service ABC.

Comme les restrictions d’entité et de service de l’utilisateur correspondent à celles de la transaction, l’utilisateur reçoit l’e-mail d’approbation.

Exemple 2 : Des restrictions supplémentaires empêchent la livraison d’e-mails

Le document 1234 est créé dans l’entité Texas.
La transaction est rattachée au service ABC.
L’utilisateur est limité aux entités suivantes :
- l’entité Texas et le service ABC, ainsi que
- le service LMN et le service XYZ, qui appartiennent à d’autres entités.

Dans ce cas, l’utilisateur ne reçoit pas l’e-mail d’approbation.

En effet, l’utilisateur est limité aux service associés à plusieurs entités, mais n’est pas limité à toutes ces entités.

Pour recevoir des e-mails d’approbation, l’utilisateur doit être limité à

l’entité Texas, et
Toutes les entités associées à chaque service auquel l’utilisateur n’a pas accès (y compris celles des services LMN et XYZ).

En savoir plus sur l’utilisateur Restrictions d’entités et Restrictions relatives aux services.

Notifications de confirmation d’approbation

Utilisez ces paramètres pour rester informé lorsqu’une fournisseur ou une paiement que vous avez envoyée a été approuvée ou refusée.

Option de préférence	Description
Fournisseur approuvé	Recevez un e-mail lorsqu’un fournisseur que vous avez soumis est approuvé ou refusé. Cette case à cocher s’applique uniquement si Activer l’approbation des fournisseurs et ses Notifications par e-mail sont définis sur vrai dans la Configurer les Comptes fournisseurs page.
Paiement approuvé	Recevez un e-mail lorsqu’un paiement est approuvé. Sélectionnez une option en vue de notifications de paiements approuvés : Individuel : recevez un courriel à chaque fois qu’un paiement est approuvé. Consolidé : Réduisez le nombre d’e-mails que vous recevez en regroupant les notifications de paiements approuvés connexes dans un seul e-mail. Cette case à cocher ne s’applique que si Activer l’approbation des paiements des CF est défini sur vrai dans la fenêtre Configurer les Comptes fournisseurs page.

Option de préférence

Description

Fournisseur approuvé

Recevez un e-mail lorsqu’un fournisseur que vous avez soumis est approuvé ou refusé.

Paiement approuvé

Recevez un e-mail lorsqu’un paiement est approuvé. Sélectionnez une option en vue de notifications de paiements approuvés :

Individuel : recevez un courriel à chaque fois qu’un paiement est approuvé.
Consolidé : Réduisez le nombre d’e-mails que vous recevez en regroupant les notifications de paiements approuvés connexes dans un seul e-mail.

Cette case à cocher ne s’applique que si Activer l’approbation des paiements des CF est défini sur vrai dans la fenêtre Configurer les Comptes fournisseurs page.

Délégation de l’approbation

Utilisez ces paramètres pour délégataire les approbations des factures fournisseur, des écritures de journal, des feuilles de temps ou des transactions d’achat lorsque vous êtes absent du bureau.

Avant de déléguer des approbations, approuvez toutes les fiches en attente de votre approbation. Tout dossier existant et non approuvé dans vos files d’attente d’approbation avant le début de la délégation devra être approuvé ou réacheminé si nécessaire par l’approbateur sans restriction pendant votre absence.

Veuillez noter le comportement attendu suivant pour les approbations de factures fournisseurs des comptes fournisseurs :

La délégation n’est pas prise en charge pour les approbateurs basés sur la valeur.
Une approbation basée sur des fournisseur affectée à un groupe d'utilisateurs ne peut pas être déléguée.

Le Délégation de l’approbation s’affiche uniquement lorsque les deux conditions suivantes sont remplies :

Activer la délégation est configuré pour les comptes fournisseurs : approbations des factures fournisseurs, le Grand livre : approbations d’écriture de journal, les approbations de feuilles de temps ou les approbations des achats.
Vous disposez des permissions d’approbateur pour la fiche applicable.

Option de préférence	Description
Case à cocher	Cochez la case pour activer la délégation d’approbation. Décochez la case pour arrêter la délégation d’approbation. Cette option n’est explicitement requise que pour mettre fin à Grand livre délégation approbation ou pour mettre fin à la délégation du grand livre ou de la Achats si vous n’avez pas spécifié de Date de fin.
Approbations du délégataire	Selon votre configuration, une ou plusieurs des options suivantes peuvent apparaître : Approbation des factures de délégué Déléguer les approbations d’achats Déléguer les approbations du Grand livre Déléguer les approbations de feuilles de temps
Nom du délégué	L’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs spécifié comme délégataire par défaut pour la fiche correspondante. Cette valeur est en lecture seule. Le délégataire est défini dans la Gérer les délégataires tableau dans la section Configurer les Comptes fournisseurs, Configurer le Grand livre, Configurer les Achats, ou Configurer Temps page. Si le nom du délégataire est obsolète ou inexact, demandez à votre administrateur Sage Intacct de mettre à jour la configuration avec le nom de délégataire correct.
Date de début Date de fin	Saisissez les dates de début et de fin de la période de délégation pour les factures fournisseurs, les feuilles de temps ou les transactions d’achat. La date de fin doit coïncider avec la date du jour ou être postérieure à celle-ci. Pendant la période de délégation, seul le délégataire désigné peut approuver ou refuser toute facture fournisseur, feuille de temps ou transaction d’achat réacheminée. À la fin de la période de délégation, les nouvelles demandes d’approbation sont automatiquement envoyées à votre file d’attente, comme auparavant. Toutes les autorisations déléguées restent valables dans votre délégataire, même si la période de délégation prend fin avant que l’délégataire n’ait approuvé ou refusé la transaction. Les dates de début et de fin ne s’appliquent pas aux approbations du Grand livre. Pour mettre fin à la délégation d’approbation du Grand livre, compensez la case à cocher et Enregistrer à votre retour au bureau.