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Notifications et approbations par e-mail : préférences de l’utilisateur

Utilisez les paramètres de notification par e-mail pour contrôler comment et quand vous recevez les mises à jour concernant l’activité du système et les flux de travail d’approbation.

Pour accéder à vos préférences d’utilisateur :

Sélectionnez Votre nom d’utilisateur en haut de n’importe quelle page Sage Intacct et sélectionnez Mes préférences.

Notifications générales par e-mail

Option de préférence	Description
Ma signature d’e-mail	Ajoute du texte à la notification par e-mail générée par le système qu’Intacct envoie avec un rapport programmé. Par exemple, vous pouvez dire : Pour toute question concernant cette rapport, contact karla.grace@keyword.com. Ce texte s’affiche exactement tel qu’il est entré dans la notification par e-mail.
Les rapports enregistrés sont générés et disponibles	Recevez un e-mail lorsqu’un rapport hors ligne a été généré.
Recevoir des notifications de la liste de contrôle	Recevez un courriel : Quand une affectation vous est attribuée. Si vous êtes le propriétaire de la liste de contrôle et que le statut d’une attribution a changé.
Recevoir des notifications récurrentes en cas d’échec de la planification	Recevoir un e-mail lorsque quelque chose ne va pas avec une transaction régulière. Si vous ne disposez pas des privilèges d’administrateur: Vous recevrez des notifications pour tous les échecs de transaction récurrents associés à des calendriers récurrents dont vous êtes propriétaire. Cela signifie que vous avez configuré la transaction récurrente à l’origine ou que vous êtes la dernière personne à avoir mis à jour le calendrier des transactions récurrentes. Si vous disposez de privilèges d’administrateur: Vous recevrez des notifications pour tous les échecs de transactions récurrentes de points d’accès ou de comptes clients dans votre instance Sage Intacct.

Demandes de notifications d’approbation

Utilisez ces paramètres pour recevoir une notification par e-mail lorsqu’une transaction nécessite votre approbation.

Option de préférence	Description
Achats Montant minimum...	Recevoir un e-mail lorsqu’une transaction d’achat nécessite votre approbation Vous pouvez limiter vos notifications par e-mail aux demandes les plus importantes ou aux montants les plus élevés en saisissant un montant minimum. Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes supérieures à 5000,00, entrez 5000 comme montant minimum. Cette case à cocher ne s’applique que si Achats approbations et ses Notifications par e-mail sont activés dans le Configurer les Achats page.
Fournisseur	Recevez un e-mail lorsqu’un fournisseur attend votre approbation. Cette case à cocher s’applique uniquement si Activer l’approbation des fournisseurs et ses Notifications par e-mail sont définis sur vrai dans la Configurer les Comptes fournisseurs page.
Facture Montant minimum...	Recevez un courriel lorsqu’une facture créée dans Comptes fournisseurs nécessite votre approbation. Vous pouvez limiter vos notifications par e-mail aux demandes les plus importantes ou aux montants les plus élevés en saisissant un montant minimum. Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes supérieures à 5000,00, entrez 5000 comme montant minimum. Cette case à cocher ne s’applique que si le Notifications par e-mail sous Paramètres d’approbation de la facture est défini à true dans le Configurer la Comptabilité fournisseurs page.
Écriture de journal	Recevez un e-mail à chaque nouvelle demande d’approbation d’écriture de journal. Il se peut que vous receviez toujours des notifications par e-mail même si cette case n’est pas cochée ici. Cela se produit lorsque vous êtes défini en tant qu’approbateur sur la page Configurer la Grand livre et que le Fréquence des notifications par e-mail est défini sur Résumé quotidien, Résumé hebdomadaire ou Résumé mensuel. Cette case à cocher ne s’applique que si Activer les approbations d’écriture de journal est défini à true dans le Configurer le Grand livre page.
Demande de paiement Montant minimum...	recevez un courriel en cas de demande de paiement à approuver. Individuel : Recevez un courriel chaque fois qu’une demande de paiement doit être approuvée. Consolidé : Réduisez le nombre d’e-mails que vous recevez en regroupant les notifications de demande connexes dans un seul e-mail. Pour limiter vos notifications par e-mail aux montant les plus importantes ou les plus élevées paiement approbation demandes, vous pouvez saisir un Montant minimum . Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes supérieures à 2000.00, entrez 2000. Cette case à cocher ne s’applique que si Activer l’approbation des paiements AP est défini à true dans le Configurer la Comptabilité fournisseurs page.

Option de préférence

Description

Achats

Montant minimum...

Recevoir un e-mail lorsqu’une transaction d’achat nécessite votre approbation

Vous pouvez limiter vos notifications par e-mail aux demandes les plus importantes ou aux montants les plus élevés en saisissant un montant minimum. Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes supérieures à 5000,00, entrez 5000 comme montant minimum.

Cette case à cocher ne s’applique que si Achats approbations et ses Notifications par e-mail sont activés dans le Configurer les Achats page.

Fournisseur

Recevez un e-mail lorsqu’un fournisseur attend votre approbation.

Cette case à cocher s’applique uniquement si Activer l’approbation des fournisseurs et ses Notifications par e-mail sont définis sur vrai dans la Configurer les Comptes fournisseurs page.

Facture

Montant minimum...

Recevez un courriel lorsqu’une facture créée dans Comptes fournisseurs nécessite votre approbation.

Cette case à cocher ne s’applique que si le Notifications par e-mail sous Paramètres d’approbation de la facture est défini à true dans le Configurer la Comptabilité fournisseurs page.

Écriture de journal

Recevez un e-mail à chaque nouvelle demande d’approbation d’écriture de journal.

Il se peut que vous receviez toujours des notifications par e-mail même si cette case n’est pas cochée ici. Cela se produit lorsque vous êtes défini en tant qu’approbateur sur la page Configurer la Grand livre et que le Fréquence des notifications par e-mail est défini sur Résumé quotidien, Résumé hebdomadaire ou Résumé mensuel.

Cette case à cocher ne s’applique que si Activer les approbations d’écriture de journal est défini à true dans le Configurer le Grand livre page.

Demande de paiement

Montant minimum...

recevez un courriel en cas de demande de paiement à approuver.

Individuel : Recevez un courriel chaque fois qu’une demande de paiement doit être approuvée.
Consolidé : Réduisez le nombre d’e-mails que vous recevez en regroupant les notifications de demande connexes dans un seul e-mail.

Pour limiter vos notifications par e-mail aux montant les plus importantes ou les plus élevées paiement approbation demandes, vous pouvez saisir un Montant minimum . Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes supérieures à 2000.00, entrez 2000.

Cette case à cocher ne s’applique que si Activer l’approbation des paiements AP est défini à true dans le Configurer la Comptabilité fournisseurs page.

Vous ne recevez pas de notifications d’approbation ?

Si un utilisateur est configuré pour recevoir des notifications par e-mail pour les approbations de Comptes fournisseurs ou d’Achats, mais qu’il ne les reçoit pas, vérifiez les restrictions de l’utilisateur. Sage Intacct n’envoie pas de notifications par e-mail d’approbation aux utilisateurs restreints, à moins que les restrictions de l’utilisateur ne correspondent exactement à l’entité où la transaction est créée.

Voici des exemples de l’impact des restrictions sur les e-mails d’approbation :

Exemple 1 : Configuration correcte de la restriction (envoi d’un e-mail)

Le document 1234 est créé dans l’Entité : Texas.
La transaction est étiquetée comme suit : ABC, qui appartient à Entity Texas.
L’utilisateur est limité uniquement à l’entité Texas et au département ABC.

Étant donné que les restrictions d’entité et de service de l’utilisateur correspondent à la transaction, l’utilisateur reçoit l’e-mail d’approbation.

Exemple 2 : Des restrictions supplémentaires empêchent la livraison d’e-mails

Le document 1234 est créé dans l’Entité : Texas.
La transaction est étiquetée comme suit : ABC.
L’utilisateur est limité à :
- Entité Texas et Département ABC, et
- Département LMN et Département XYZ, qui appartiennent à d’autres entités.

Dans ce cas, l’utilisateur ne reçoit pas l’e-mail d’approbation.

En effet, l’utilisateur est limité aux départements associés à plusieurs entités, mais n’est pas limité à toutes ces entités.

Pour recevoir des e-mails d’approbation, l’utilisateur doit être limité à :

Entité Texas, et
Toutes les entités associées à chaque service auquel l’utilisateur est limité (y compris celles des départements LMN et XYZ).

En savoir plus sur l’utilisateur Restrictions de l’entité et Restrictions du service.

Notifications de confirmation d’approbation

Utilisez ces paramètres pour rester informé lorsqu’un fournisseur ou un paiement que vous avez soumis a été approuvé ou refusé.

Option de préférence	Description
Fournisseur approuvé	Recevez un e-mail lorsqu’un fournisseur que vous avez soumis est approuvé ou refusé. Cette case à cocher s’applique uniquement si Activer l’approbation des fournisseurs et ses Notifications par e-mail sont définis sur vrai dans la Configurer les Comptes fournisseurs page.
Paiement approuvé	Recevez un e-mail lorsqu’un paiement est approuvé. Sélectionnez une option en vue de notifications de paiements approuvés : Individuel : recevez un courriel à chaque fois qu’un paiement est approuvé. Consolidé : Réduisez le nombre d’e-mails que vous recevez en regroupant les notifications de paiements approuvés connexes dans un seul e-mail. Cette case à cocher ne s’applique que si Activer l’approbation des paiements AP est défini à true dans le Configurer la Comptabilité fournisseurs page.

Option de préférence

Description

Fournisseur approuvé

Recevez un e-mail lorsqu’un fournisseur que vous avez soumis est approuvé ou refusé.

Paiement approuvé

Recevez un e-mail lorsqu’un paiement est approuvé. Sélectionnez une option en vue de notifications de paiements approuvés :

Individuel : recevez un courriel à chaque fois qu’un paiement est approuvé.
Consolidé : Réduisez le nombre d’e-mails que vous recevez en regroupant les notifications de paiements approuvés connexes dans un seul e-mail.

Cette case à cocher ne s’applique que si Activer l’approbation des paiements AP est défini à true dans le Configurer la Comptabilité fournisseurs page.

Délégation d’approbation

Utilisez ces paramètres pour délégataire les approbations de facture fournisseur, d’écriture de journal ou de transaction d’achat lorsque vous n’êtes pas au bureau.

Avant de déléguer des approbations, approuvez tous les documents en attente de votre approbation. Tous les enregistrements existants et non approuvés dans vos files d’attente d’approbation avant le début de la délégation nécessiteront l’approbation ou le réacheminement de l’approbateur sans restriction si nécessaire pendant votre absence.

Notez le comportement attendu suivant pour l’approbation des factures fournisseur de la Comptes fournisseurs :

La délégation n’est pas prise en charge pour les approbateurs basés sur la valeur.
Une approbation basée sur des fournisseur affectée à un groupe d'utilisateurs ne peut pas être déléguée.

L' Délégation d’approbation ne s’affiche que si les deux conditions suivantes sont remplies :

Activer la délégation est configuré pour les approbations de Comptes fournisseurs (factures fournisseur), Grand livre (approbations d’écriture de journal ou Achats).
Vous disposez d’autorisations d’approbateur pour la fiche applicable.

Option de préférence	Description
Case à cocher	Cochez la case pour activer la délégation d’approbation. Décochez la case pour arrêter la délégation d’approbation. Cela n’est explicitement requis pour mettre fin à la délégation d’approbation du Grand livre ou à la délégation des GL ou des Achats que si vous n’avez pas spécifié de Date de fin.
Approbations du délégataire	Selon votre configuration, une ou plusieurs des options suivantes peuvent apparaître : Approbation des factures de délégué Déléguer les approbations d’achats Déléguer les approbations du Grand livre général
Nom du délégué	L’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs spécifié comme délégataire par défaut pour la fiche correspondante. Cette valeur est en lecture seule. Le délégataire est défini dans le Gérer les délégués tableau dans le Configurer la Comptabilité fournisseurs, Configurer le Grand livre, ou Configurer les Achats page. Si le nom du délégataire est obsolète ou inexact, demandez à votre administrateur Sage Intacct de mettre à jour la configuration avec le nom de délégataire correct.
Date de début Date de fin	Saisissez les dates de début et de fin de la période de délégation pour les factures fournisseurs ou les transactions d’achat. La date de fin doit être la date d’aujourd’hui ou une date ultérieure. Pendant la période de délégation, seul le délégué désigné peut approuver ou refuser toute facture fournisseur réacheminée ou transaction d’achat. À la fin de la période de délégation, les nouvelles demandes d’approbation sont automatiquement envoyées à votre file d’attente, comme auparavant. Toutes les approbations qui ont été déléguées restent la propriété de votre délégué, même si la période de délégation se termine avant que le délégué n’ait approuvé ou refusé la transaction. Les dates de début et de fin ne s’appliquent pas aux approbations du Grand livre. Pour mettre fin à la délégation d’approbation du Grand livre, compensez la case à cocher et Enregistrer lorsque vous retournez au bureau.