À propos de la configuration de l’automatisation des CF

Une fois l’automatisation de la réception des factures fournisseurs activée pour vous, vous êtes prêt à l’utiliser. Vous pouvez afficher des détails de configuration et affiner les paramètres des services de messagerie sur la page Configurer Comptes fournisseurs, sous Paramètres d’automatisation des factures fournisseurs.

Lors du traitement des factures fournisseurs entrantes, Intacct doit disposer des informations suivantes :

• Niveau de détail de l’élément à inclure dans les factures fournisseurs
• Établissement par défaut à appliquer aux éléments uniquement lorsque l’IA/ML ne peut pas prédire l’établissement

La prochaine fois que vous chargez des factures fournisseurs à partir de la même liste de factures fournisseurs, Intacct vous demande de fournir ces informations et les applique aux factures fournisseurs que vous chargez ensemble.

Pour les factures fournisseurs envoyées par e-mail, Intacct utilise la configuration des services de messagerie dans les paramètres d’automatisation des factures fournisseurs, sur la page Configurer Comptes fournisseurs.

Détails de l’élément sur les factures fournisseurs

Choisissez le niveau de détail qu’Intacct doit fournir dans les factures fournisseurs provisoires. Vous pouvez choisir :

• Un élément unique qui résume le total
• Plusieurs éléments représentant chaque élément de la facture fournisseur, avec les montants associés

La configuration par défaut des services de messagerie est de générer les factures fournisseurs avec un élément unique qui résume le total. Si vous êtes un utilisateur professionnel avec des privilèges d’administrateur, vous pouvez Modifier les détails de l’élément dans Configurer les Comptes fournisseurs.

Emplacements par défaut et leur application dans les éléments

Pour les factures fournisseurs envoyées par e-mail, l’emplacement par défaut est prédéfini dans la configuration et s’applique à toutes les factures fournisseurs envoyées par e-mail. Les valeurs par défaut sont déterminées comme suit :

• Niveau général : la première entité dans la liste des entités
• Entités : le premier emplacement de l’entité, qui est généralement le même que le nom de l’entité

L’établissement par défaut est utilisé uniquement lorsque l’IA/ML n’est pas en mesure de prédire l’établissement dans les éléments. Les factures fournisseurs entrantes sont toujours créées en tant que brouillons afin que vous puissiez les examiner, ce qui vous permet de modifier les détails avant de soumettre ou de comptabiliser la facture fournisseur.

Exemple

Supposons que vous avez ajouté un nouveau fournisseur à Intacct la semaine dernière. Aujourd’hui, le fournisseur envoie une facture fournisseur à l’adresse e-mail de niveau général que vous avez spécifiée. Dans la mesure où il s’agit de la première facture fournisseur reçue du fournisseur, Intacct utilise votre première entité, E100--Région de l’Est, comme emplacement pour les éléments. Lorsque vous examinez la facture fournisseur, vous remplacez l’emplacement par E300--Région de l’Ouest avant de la soumettre ou de la comptabiliser.

Au fur et à mesure que vous recevez des factures fournisseurs du fournisseur et que vous modifiez l’établissement avant de les comptabiliser, l’IA/ML apprend vos modèles de codage d’établissement. L’IA/ML ignorera bientôt la valeur par défaut et prédira l’établissement correct pour vous.

Adresses e-mail fournies par Sage

Avant de soumettre une facture fournisseur par e-mail, vous devez disposer de l’adresse e-mail appropriée. Vous pouvez Afficher la liste des adresses e-mail dans la configuration des services de messagerie.

Intacct fournit des adresses e-mail pour le niveau général et chacune des entités de votre société. Sélectionnez l’adresse e-mail en fonction de l’emplacement où vous souhaitez créer la facture fournisseur provisoire. Par exemple, si vous souhaitez créer la facture fournisseur au niveau général avec une entité comme emplacement, envoyez la facture fournisseur par e-mail à l’adresse attribuée au niveau général.