Payer des factures fournisseurs par entité

Le paiement par entité est un moyen rapide de regrouper et de payer des factures fournisseurs entité par entité, à partir du niveau général. Cette option de paiement est disponible pour les sociétés qui utilisent une devise de tenue de compte unique.

Grâce au paiement par entité, vous pouvez :

• Payer simultanément toutes les factures fournisseurs d’une entité, en utilisant la banque et le mode de paiement par défaut.
• Sélectionner des factures fournisseurs individuelles dans la liste des factures fournisseurs d’une entité et payer celles qui utilisent les options de paiement par défaut.
• Filtrer la liste des factures fournisseurs d’une entité et modifier les options de paiement avant de payer les factures fournisseurs sélectionnées.

Les factures fournisseurs sont regroupées par entité et s’affichent avec un total récapitulatif. Les factures fournisseurs au niveau de l’entité et de niveau général sont incluses.

Avant de commencer

Dans la section Payer les factures fournisseurs de la page de configuration de l’application Comptes fournisseurs de chaque entité, veillez à définir les valeurs par défaut pour les options suivantes :

• Mode de paiement
• Devise
• Compte bancaire

Payer des factures fournisseurs

1. Depuis le niveau général, accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Payer des factures fournisseurs.
2. Sélectionnez Payer par entité.

   La page Regrouper par entité se charge, avec un résumé des factures fournisseurs disponibles pour paiement pour chaque entité. Le résumé inclut les factures fournisseurs créées au niveau de l’entité.

   Seules les factures fournisseurs dont la devise de transaction correspond à la devise de tenue de compte sont incluses.
   Si vous ne voyez pas de liste de factures fournisseurs regroupées par entité

   Le paiement par entité est disponible pour les sociétés dont les entités partagent une devise de tenue de compte unique.

   Si vous disposez d’une société à devise de tenue de compte unique, il est possible que les factures fournisseurs ne s’affichent pas dans les cas suivants :

   • Vos paramètres de paiement des factures fournisseurs par défaut sont les suivants Afficher automatiquement toutes les factures fournisseurs prêtes à être payées sur la page Payer les factures fournisseurs désélectionné. Sélectionnez Appliquer le filtre pour charger toutes les factures fournisseurs disponibles pour le paiement.
   • Les seules factures fournisseurs disponibles pour le paiement sont dans une devise étrangère. Les factures multidevises, qu’il est impossible de payer dans la devise de la banque par défaut, ne sont pas incluses.
3. Affinez les factures fournisseurs sélectionnées à l’aide d’un filtre personnalisé ou à la volée, puis sélectionnez Appliquer le filtre.

   Par exemple, vous pouvez sélectionner un Date d’échéance pour éviter de payer des factures fournisseurs qui ne sont pas encore dues. Sélectionner un personnalisé Plage de dates du crédit pour vous assurer que les crédits que vous appliquez proviennent de transactions de crédit créées au cours de la même période.

   Après avoir appris les bases de Comment utiliser les filtres Pour charger les factures fournisseurs à payer, consultez les pages suivantes Conseils et astuces pour créer des filtres avancés.
4. Pour payer simultanément toutes les factures fournisseurs d’une entité :
   Cette option permet de payer toutes les factures fournisseurs à l’aide du mode de paiement et de la banque par défaut, sans aucune autre demande de saisie.
   1. Sélectionnez Payer intégralement sur les lignes des entités que vous souhaitez payer.

      La case à cocher Payer intégralement est grisée pour les entités dont vous n’avez pas sélectionné la banque par défaut dans la configuration des Comptes fournisseurs. Payez ces factures fournisseurs en sélectionnant Détails, qui vous permet de sélectionner les détails du paiement.

   2. Sélectionnez Appliquer du crédit pour appliquer tous les crédits disponibles aux factures de l’entité.

      Si vous ne filtrez pas en fonction d’une plage de dates de crédit, les crédits disponibles incluent tous les crédits inutilisés disponibles pour l’entité. Les crédits dont la date de transaction est postérieure à la date de la facture fournisseur peuvent être inclus.

   3. Sélectionnez Payer.

      La fenêtre contextuelle de progression de la fonction Payer par entité s’affiche. Lorsque les demandes de paiement d’une entité sont terminées, le statut est mis à jour sur Terminé.

   4. Sélectionnez Fermer pour fermer la fenêtre contextuelle.

      Intacct vous envoie un e-mail de confirmation qui répertorie les factures fournisseurs désormais sélectionnées pour le paiement, regroupées par entité. Cet e-mail indique également la banque et le mode de paiement par défaut utilisés pour chaque entité.

5. Pour sélectionner des factures fournisseurs individuelles pour une entité ou pour payer les factures fournisseurs d’une entité avec différentes options de paiement :
   1. Sélectionnez Détails sur la ligne de résumé d’une entité.

      La fenêtre contextuelle Payer les factures fournisseurs s’ouvre ; elle contient toutes les factures fournisseurs incluses dans le résumé, ainsi que les options de paiement. Si la liste des factures fournisseurs est volumineuse, vous pouvez la filtrer pour affiner vos résultats.

   2. Pour modifier ou définir les options de paiement par défaut, sélectionnez Mode de paiement, Devise du billet, et Banque.

      La modification des options de paiement peut modifier la liste des factures fournisseurs disponibles pour le paiement. Par exemple, la modification de la devise de la facture fournisseur ou la sélection d’une banque restreinte a une incidence sur la liste des factures fournisseurs applicables.

   3. Sélectionnez les factures fournisseurs que vous souhaitez payer.
   4. Si vous souhaitez utiliser les crédits disponibles, sélectionnez Appliquer des crédits.
   5. Sélectionnez Payer maintenant.
   6. Fermez la fenêtre contextuelle lorsque vous avez terminé.

Étapes suivantes

Les paiements nécessitant une approbation sont prêts à être approuvés par les utilisateurs disposant des permissions appropriées sur le Approuver les paiements page.

Pour les paiements qui ont été approuvés ou qui n’ont pas besoin d’approbation, l’étape suivante est basée sur le mode de paiement :

• Les transferts (TEF et chèques manuels), les espèces, Vendor Payments powered by CSI et les paiements par carte de crédit sont immédiatement affichés.

• Les chèques, les paiements ACH et les paiements par fichiers bancaires, qui sont tous gérés dans Sage Intacct, nécessitent une action de votre part avant que le paiement ne soit comptabilisé.

Le tableau suivant indique les étapes à suivre pour les paiements gérés dans Sage Intacct :

Procédure à suivre pour modifier le statut du paiement en fonction du mode de paiement

Étape de flux de travail	Paiements par chèque ou par chèque commun	Paiement ACH	Paiement par fichier bancaire
Pour faire passer le statut du paiement de Approuvé à Livré	Imprimez le chèque à partir de la page Imprimer les chèques.	Générer le fichier ACH dans l’application Gestion de la trésorerie. Si vous utilisez un fichier bancaire conforme à la norme Nacha, suivez les procédures relatives aux fichiers bancaires.	Générer et télécharger le fichier bancaire dans l’application Gestion de la trésorerie.
Pour faire passer le statut du paiement de Livré à Terminé	Confirmez le chèque sur la page Imprimer les chèques.	Confirmez et comptabilisez le fichier ACH.	Téléchargez le fichier sur le portail de la banque et confirmez-le.

En savoir plus sur le Flux de travail de demande de paiement.