Informations de contact du fournisseur

Dans la fiche du fournisseur, vous saisissez les coordonnées principales qui servent de contact par défaut du fournisseur. Dans l’onglet Coordonnées, vous pouvez également spécifier des contacts supplémentaires à utiliser comme contacts de paiement, retour, 1099 ou basés sur le site.

À propos des contacts du fournisseur

Les informations que vous saisissez dans la section Contact principal de l’onglet Fournisseur sont utilisées comme coordonnées par défaut pour le fournisseur, sauf indication contraire. Dans l’onglet Liste des contacts, vous pouvez configurer et joindre des contacts supplémentaires à utiliser à des fins spécifiques.

L’attribution d’un contact à l’un des types de contact (Principal, Paiement, Retour ou 1099) définit ce contact comme le nouveau contact fournisseur par défaut pour des zones spécifiques. Le tableau suivant décrit quel type de contact est utilisé par défaut pour quelles transactions et activités :

Type de contact	Description
Contact principal	Contact par défaut pour toutes les transactions si aucun autre contact fournisseur n’est défini.
Contact bénéficiaire du paiement	Contact par défaut pour un paiement par chèque ou la création de factures fournisseurs. Ce contact est nécessaire pour calculer le montant des taxes dans l’application Achats.
Contact de renvoi	Contact par défaut pour les transactions d’achat. Ce contact est nécessaire si votre société utilise Calcul anticipé de l’impôt ou AvaTax (Achats). Contact par défaut pour le retour des achats issus de transactions d’achat.
Contact 1099	Contact par défaut pour toutes les transactions et tous les documents fiscaux 1099. En savoir plus sur 1099 contacts.

Noms des contacts : sur la page et imprimés

Lorsque vous configurez vos contacts, il y a deux champs auxquels vous devez prêter une attention particulière : Nom du contact suggéré et Imprimer en tant que.

Nom du contact suggéré est un identifiant unique utilisé dans l’ensemble de votre société dans les domaines courants tels que les fournisseurs, les employés, les clients, les utilisateurs, les projets, les dimensions et les transactions récurrentes. Ce champ n’est pas imprimé sur vos documents ni utilisé dans vos transactions ; plutôt, le Nom du contact suggéré est simplement la façon dont la fiche de contact est stockée dans Intacct. Ce nom est celui que vous utilisez pour rechercher dans les contacts dans Intacct, que ce soit via la liste de contacts ou lors de la sélection d’un autre contact lors de la création d’une transaction. Après le Nom du contact suggéré est créé, il ne peut pas être modifié.

En revanche, l' Imprimer en tant que définit la façon dont le nom du contact apparaît sur les documents imprimés, tels que les factures et les chèques. L' Imprimer en tant que n’a pas besoin de correspondre au champ Nom du contact suggéré. De plus, parce que le Imprimer en tant que n’est pas unique, vous pouvez y apporter des modifications à tout moment.

En raison de la façon dont ces champs sont utilisés dans votre société, vous n’avez pas besoin de créer une toute nouvelle fiche de contact lorsque le nom de votre fournisseur ou vos informations postales changent. En outre, vous pouvez créer des enregistrements de contact distincts pour différents emplacements de fournisseur à l’aide d’un Noms de contact suggérés, mais conserver les mêmes Imprimer en tant que dans tous les enregistrements tels qu’ils devraient apparaître.

Configurer les informations de contact d’un fournisseur

Vous pouvez définir des coordonnées directement à partir de la fiche du fournisseur. Vous pouvez même créer de nouveaux contacts dans la fiche du fournisseur pendant que vous créez ou mettez à jour le fournisseur.

Bien que seul un nom soit requis pour un contact fournisseur, nous vous recommandons de remplir également la partie adresse de la fiche de contact si vous entretenez une relation continue avec le fournisseur.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Procédez de l’une des manières suivantes :

   1. Pour ajouter un nouveau fournisseur : Sélectionnez Créer.
   2. Pour modifier un fournisseur existant : Recherchez le fournisseur que vous souhaitez modifier et sélectionnez-le. Modifier à la fin du rang.
3. Rendez-vous dans le Liste de contacts , puis localisez la section Liste de contacts.

4. Sélectionnez dans l’onglet Catégorie colonne d’affilée, puis entrez une catégorie ou un nom défini par l’utilisateur pour la contact.

   La saisie d’une catégorie facilite le regroupement, le tri et le suivi des contacts.

   Exemple

   Par exemple, vous pouvez avoir un fournisseur avec de nombreux sites et contacts. Voir une longue liste de contacts de même nom associés au fournisseur peut s’avérer déconcertant et fastidieux.

   Cependant, si vous définissez la catégorie sur « Payer à » pour chaque contact paiement avec un autre site, il serait plus facile de sélectionner le bon site. Ou, si vos noms de contact sont déjà facilement identifiables, vous pouvez privilégier l’utilisation de leurs différents sites comme catégorie pour une lecture rapide.

5. Dans le Contactez-nous colonne de cette ligne, effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Choisissez un contact existant. Utilisation Trouver pour filtrer la liste.

   • Créez un nouveau contact à utiliser.

     1. Sélectionnez Ajouter dans le Contactez-nous liste déroulante.

     2. Dans la fenêtre Informations de contact, entrez un Nom du contact suggéré et un Imprimer en tant que nom du contact.

        L' Nom du contact suggéré est un identifiant unique utilisé dans l’ensemble du système par divers enregistrements. Il ne peut pas être modifié après sa création. L' Imprimer en tant que name est le texte qui apparaît sur les documents imprimés et les transactions.

     3. Remplissez toute information supplémentaire nécessaire à votre entreprise.

        Par exemple, si vous allez envoyer des paiements par la poste à ce fournisseur, vous voudrez peut-être remplir le Informations postales.

     4. Sélectionnez Enregistrer.

6. Pour chaque contact que vous souhaitez ajouter à la fiche du fournisseur, sélectionnez une catégorie et un contact sur une nouvelle ligne.

7. Dans les sections Payer à et Retourner à en haut, sélectionnez un contact dans la liste déroulante pour chaque champ utilisé par votre société : Contact principal, Contact payant, Retour au contact, 1099 contact.

   Vous pouvez uniquement sélectionner les contacts que vous avez ajoutés dans la Liste des contacts de cet onglet. Si vous devez attribuer un contact qui n’apparaît pas dans la liste, ajoutez-le. Si vous n’avez pas ajouté le contact à votre Liste des contacts dans la section ci-dessous, vous ne pouvez pas le sélectionner comme contact par défaut dans vos listes déroulantes de contacts de fournisseur.

8. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Procédez de l’une des manières suivantes :

   • Pour créer un nouveau fournisseur : Sélectionnez Ajouter.
   • Pour modifier un fournisseur existant : Sélectionnez Modifier à côté du fournisseur que vous souhaitez modifier.
3. Rendez-vous dans le Liste de contacts , puis localisez la section Liste de contacts.

4. Sélectionnez dans l’onglet Catégorie colonne d’affilée, puis entrez une catégorie ou un nom défini par l’utilisateur pour la contact.

   La saisie d’une catégorie facilite le regroupement, le tri et le suivi des contacts.

   Exemple

   Par exemple, vous pouvez avoir un fournisseur avec de nombreux sites et contacts. Voir une longue liste de contacts de même nom associés au fournisseur peut s’avérer déconcertant et fastidieux.

   Cependant, si vous définissez la catégorie sur « Payer à » pour chaque contact paiement avec un autre site, il serait plus facile de sélectionner le bon site. Ou, si vos noms de contact sont déjà facilement identifiables, vous pouvez privilégier l’utilisation de leurs différents sites comme catégorie pour une lecture rapide.

5. Dans le Contactez-nous colonne de cette ligne, effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Choisissez un contact existant. Utilisation Trouver pour filtrer la liste.

   • Créez un nouveau contact à utiliser.

     1. Sélectionnez Ajouter dans le Contactez-nous liste déroulante.

     2. Dans la fenêtre Informations de contact, entrez un Nom du contact suggéré et un Imprimer en tant que nom du contact.

        L' Nom du contact suggéré est un identifiant unique utilisé dans l’ensemble du système par divers enregistrements. Il ne peut pas être modifié après sa création. L' Imprimer en tant que name est le texte qui apparaît sur les documents imprimés et les transactions.

     3. Remplissez toute information supplémentaire nécessaire à votre entreprise.

        Par exemple, si vous allez envoyer des paiements par la poste à ce fournisseur, vous voudrez peut-être remplir le Informations postales.

     4. Sélectionnez Enregistrer.

6. Pour chaque contact que vous souhaitez ajouter à la fiche du fournisseur, sélectionnez une catégorie et un contact sur une nouvelle ligne.

7. Dans les sections Payer à et Retourner à en haut, sélectionnez un contact dans la liste déroulante pour chaque champ utilisé par votre société : Contact principal, Contact payant, Retour au contact, 1099 contact.

   Vous pouvez uniquement sélectionner les contacts que vous avez ajoutés dans la Liste des contacts de cet onglet. Si vous devez attribuer un contact qui ne figure pas dans la liste, ajoutez-le. Si vous n’avez pas ajouté le contact à votre Liste des contacts dans la section ci-dessous, vous ne pouvez pas le sélectionner comme contact par défaut dans vos listes déroulantes de contacts de fournisseur.

8. Sélectionnez Enregistrer.

Configurer un fournisseur avec plusieurs emplacements et contacts

Lorsque vous configurez un fournisseur qui a plusieurs contacts pour plusieurs sites, il est préférable de configurer une fiche de fournisseur pour laquelle tous ces contacts sont ajoutés à la liste de contacts du fournisseur.

Cependant, comme vous ne pouvez désigner qu’un seul contact par défaut par catégorie, vous devrez peut-être remplacer le contact par défaut lors de la création d’une transaction. Pour cette raison, vous devez créer des contacts uniques qui sont identifiables dans Intacct pour éviter toute confusion quant à l’appartenance d’un contact à un site.

Par exemple, lorsque vous créez un nouveau contact pour un site de fournisseur, New York par exemple, vous pouvez le nommer « Nom du fournisseur New York ». Si vous deviez créer un autre contact pour le même fournisseur, mais pour un autre site, vous pourriez nommer le contact « Nom du fournisseur Californie ».

Dans ce contexte, la configuration d’un fournisseur avec plusieurs sites et contacts est un processus en plusieurs étapes :

1. Configurer votre fiche fournisseur.
2. Créez tous les contacts qui doivent être associés à la fiche d’enregistrement du fournisseur et ajoutez-les à la liste de contacts du fournisseur.
3. Remplacez le contact sur la transaction.

Pour remplacer un contact sur une transaction :

1. Créez une nouvelle transaction ou modifiez une transaction existante.

   Par exemple, si vous souhaitez créer une facture fournisseur pour un fournisseur ayant plusieurs emplacements, accédez à Comptes Comptes fournisseurs > Tous et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Projets de loi.

2. Dans le Fournisseur , choisissez le fournisseur approprié.
3. Dans le Payer à et/ou Retour à , sélectionnez la flèche déroulante, puis sélectionnezTrouver.

4. Dans le Nom de la personne-ressource dans la fenêtre Sélectionner un contact, entrez le nom du contact que vous souhaitez utiliser pour cette transaction.

   Le système stocke les contacts par leur Nom du contact suggéré. Assurez-vous d’effectuer une recherche par ce nom lorsque vous sélectionnez un nouveau contact.

5. Sélectionnez Sélectionnez à côté du nom du contact approprié.
6. Remplissez toutes les autres informations nécessaires, puis enregistrez votre progression.

Modifier les informations de contact dans une fiche de fournisseur

Pour mettre à jour le nom Imprimer en tant que ou l’adresse postale d’un contact, modifiez la fiche du contact via la fiche du fournisseur. Cela vous permet de modifier la bonne fiche.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Recherchez le fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.

   Si vous ne parvenez pas à trouver le fournisseur, filtrez la liste par nom de fournisseur. Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer à côté de la Statut pour l’enlever.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

   Ne voyez pas le Modifier sur votre page ?

   Pour afficher l’option Modifier d’un fournisseur, vous avez besoin des éléments suivants :

   • Accès à l’entité dans laquelle le fournisseur a été créé à l’origine.

     Par exemple, si le fournisseur a été créé au niveau général, vous devez accéder au niveau général pour le modifier. Si vous n’avez pas accès à ce niveau, vous ne pouvez pas modifier la fiche fournisseur.

   • Accès aux entités pour lesquelles le fournisseur est restreint.

     Par exemple, supposons que vous êtes un utilisateur restreint avec un accès de niveau général. Si un fournisseur de niveau général est limité à l’entité Ouest et que vous n’avez pas accès à cette entité, vous ne pouvez pas modifier la fiche fournisseur au niveau général.

   • Permission de modifier les fournisseurs.

4. Rendez-vous dans le Liste de contacts tab.
5. Dans la section Liste des contacts, sélectionnez le nom du contact que vous souhaitez modifier dans la section Contactez-nous colonne, puis sélectionnez la flèche déroulante.
6. Dans la liste déroulante, assurez-vous que le contact que vous souhaitez modifier est mis en surbrillance, puis sélectionnezVoir.
7. Dans la fenêtre Informations de contact, sélectionnez Modifier.

8. Effectuez vos modifications.

   Pour effectuer une correction de nom, modifiez le Imprimer en tant que nom. Il est utilisé sur les documents imprimés et les transactions. L' Nom du contact suggéré n’est qu’un identifiant unique utilisé par Intacct. Toutefois, si vous souhaitez apporter des modifications à ce champ, reportez-vous à la section Modifier le nom du contact suggéré.

9. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Modifier la fiche du fournisseur appropriée.
3. Rendez-vous dans le Liste de contacts tab.
4. Dans la section Liste des contacts, sélectionnez le nom du contact que vous souhaitez modifier dans la section Contactez-nous colonne, puis sélectionnez la flèche déroulante.
5. Dans la liste déroulante, assurez-vous que le contact que vous souhaitez modifier est mis en surbrillance, puis sélectionnezVoir.
6. Dans la fenêtre Informations de contact, sélectionnez Modifier.

7. Effectuez vos modifications.

   Pour effectuer une correction de nom, modifiez le Imprimer en tant que nom. Il est utilisé sur les documents imprimés et les transactions. L' Nom du contact suggéré n’est qu’un identifiant unique utilisé par Intacct. Toutefois, si vous souhaitez apporter des modifications à ce champ, reportez-vous à la section Modifier le nom du contact suggéré.

8. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier les informations de contact du fournisseur sur une transaction

Si vous remarquez que les coordonnées du fournisseur sont incorrectes sur une transaction, ou si la transaction utilise le mauvais contact, vous pouvez modifier le contact à partir de la transaction elle-même. Cette opération est simple si vous remarquez l’erreur lors de la création de la transaction, mais gardez à l’esprit que la modification des coordonnées du fournisseur n’affecte que la transaction en cours de création et les transactions futures.

Si vous avez déjà enregistré et comptabilisé la transaction, la modification d’un contact devient plus complexe. Selon le type de transaction et le statut de la transaction, vous devrez peut-être Extourner la transaction avant de pouvoir apporter des modifications à la fiche de transaction, y compris des modifications à la fiche de contact associée qui s’appliquent à la transaction existante.

Voir Modifier les informations de contact utilisées dans une transaction pour obtenir des informations plus détaillées et des instructions étape par étape.

Modifier un contact fournisseur

Peut-être que votre principal contact fournisseur n’est plus le même ou que votre fournisseur a un nouveau contact de paiement. Vous pouvez modifier les contacts associés à un fournisseur dans l’onglet Liste des contacts.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Recherchez le fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.

   Si vous ne parvenez pas à trouver le fournisseur, filtrez la liste par nom de fournisseur. Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer à côté de la Statut pour l’enlever.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

   Ne voyez pas le Modifier sur votre page ?

   Pour afficher l’option Modifier d’un fournisseur, vous avez besoin des éléments suivants :

   • Accès à l’entité dans laquelle le fournisseur a été créé à l’origine.

     Par exemple, si le fournisseur a été créé au niveau général, vous devez accéder au niveau général pour le modifier. Si vous n’avez pas accès à ce niveau, vous ne pouvez pas modifier la fiche fournisseur.

   • Accès aux entités pour lesquelles le fournisseur est restreint.

     Par exemple, supposons que vous êtes un utilisateur restreint avec un accès de niveau général. Si un fournisseur de niveau général est limité à l’entité Ouest et que vous n’avez pas accès à cette entité, vous ne pouvez pas modifier la fiche fournisseur au niveau général.

   • Permission de modifier les fournisseurs.

4. Rendez-vous dans le Liste de contacts tab.

5. Dans la section Liste de contacts, ajoutez les nouveaux contacts dont vous avez besoin à la liste de contacts du fournisseur.

   Voir Configurer les informations de contact d’un fournisseur pour plus de détails.

6. Dans la section Payer à et revenir à, choisissez le nouveau contact par défaut pour chaque type de contact dans la liste déroulante.

7. Le cas échéant, supprimez l’ancien contact de la liste de contacts du fournisseur en sélectionnant l’icône de la corbeille à la fin de la ligne correspondante.

   Cette opération supprime la fiche de contact de la liste de contacts du fournisseur et n’est plus disponible comme option de contact par défaut. Toutefois, la fiche du contact reste dans Intacct.

8. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Modifier la fiche du fournisseur appropriée.
3. Rendez-vous dans le Liste de contacts tab.

4. Dans la section Liste de contacts, ajoutez les nouveaux contacts dont vous avez besoin à la liste de contacts du fournisseur.

   Voir Configurer les informations de contact d’un fournisseur pour plus de détails.

5. Dans la section Payer à et revenir à, choisissez le nouveau contact par défaut pour chaque type de contact dans la liste déroulante.

6. Le cas échéant, supprimez l’ancien contact de la liste de contacts du fournisseur en sélectionnant l’icône de la corbeille à la fin de la ligne correspondante.

   Cette opération supprime la fiche de contact de la liste de contacts du fournisseur et n’est plus disponible comme option de contact par défaut. Toutefois, la fiche du contact reste dans Intacct.

7. Sélectionnez Enregistrer.

Imprimez une liste de fournisseurs avec leurs contacts

Vous pouvez imprimer une liste de fournisseurs contenant leurs coordonnées, telles que des numéros de téléphone ou des adresses postales, en personnalisant la liste et en l’enregistrant éventuellement en tant que vue réutilisable.

Vous pouvez imprimer une liste de fournisseurs contenant leurs coordonnées, telles que des numéros de téléphone ou des adresses postales, en créant une vue personnalisée.

Pour créer une vue personnalisée avec les informations du fournisseur et du contact :

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Dans le Gérer les vues liste déroulante, sélectionnez Nouveau.
3. Entrez un Voir le nom, tels que les contacts fournisseur.

4. Sélectionnez les colonnes, les filtres et l’ordre de tri pour la nouvelle vue.

   Apprendre Comment créer une nouvelle vue.

5. Si vous souhaitez que d’autres utilisateurs puissent utiliser cette vue, sélectionnez Public.

6. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. Dans le Gérer les vues liste déroulante, sélectionnez Créer une nouvelle vue.

3. Sélectionnez les colonnes à inclure dans votre vue, puis suivez les étapes de l’assistant d’affichage personnalisé.

   Voir Modifier une vue personnalisée pour plus d’informations sur les différentes étapes et options.

Pour imprimer votre liste de vues personnalisées :

1. Aller à Comptes fournisseurs > Tous > Fournisseurs.

2. De la Voir Au-dessus de la liste des fournisseurs, sélectionnez la vue personnalisée que vous avez créée.
3. Exporter votre liste au format de votre choix.
4. Imprimer la liste dans ce format.