Séquences de documents pour les identifiants à numérotation automatique

Vous pouvez utiliser le séquençage des documents pour générer automatiquement de nouveaux ID pour les transactions et les enregistrements courants, tels que les nouveaux clients, les fournisseurs, les factures, etc. Par exemple, vous pouvez créer une séquence de documents pour les factures. Cette séquence crée automatiquement un nouvel ID, tel que « INV-0100 », et incrémente le numéro chaque fois qu’une nouvelle facture est saisie.

Pour afficher la liste des séquences de documents, accédez à Société > Configuration > Paramètres > Séquences de documents. Dans la liste Séquences de document, vous pouvez ajouter une nouvelle séquence, modifier ou afficher une séquence existante.

Où puis-je utiliser des séquences numériques ?

Vous pouvez créer des séquences numériques pour de nombreux types d’enregistrements ou de transactions, tels que pour les clients, les fournisseurs, les demandes d’achat et les ajustements.

En règle générale, vous mettez à jour la page de configuration de l’application ou la définition de transaction pour identifier la séquence spécifique à utiliser pour un fiche d’enregistrement ou une transaction. Par exemple, si vous créez une séquence pour les factures, mettez à jour la page Configurer la Comptes clients pour identifier la séquence de documents. Administrateurs généralement Configurer les applications.

Bonnes pratiques pour les séquences numériques

Intacct recommande de ne pas ajouter de zéros non significatifs dans le cadre d’une séquence d’ID. Les identifiants avec des zéros de tête peuvent entraîner des erreurs lorsque vous importez des informations dans votre société à partir d’Excel, car Excel supprime le zéro de tête. utilisez un caractère comme préfixe pour votre identifiant : par exemple, C0001 pour un identifiant client.

Solution de contournement de l’importation : Si vous devez utiliser des zéros non significatifs dans les ID, convertissez la colonne des numéros d’ID au format texte dans Excel avant d’importer le contenu du fichier. De cette manière, Excel ne supprimera pas les zéros de tête lorsque vous enregistrez le fichier. N’oubliez pas de convertir la colonne des numéros d’identification au format texte chaque fois que vous utilisez un modèle pour importer des informations nécessitant des identifiants.

Pour plus d’informations, consultez Meilleures pratiques en matière de création de noms et d’ID.

Où puis-je utiliser des séquences alpha ?

À l’heure actuelle, vous pouvez créer des séquences alpha à utiliser avec le rapprochement des rapprochements bancaires et de carte de crédit dans la Gestion de la trésorerie, ainsi que pour les rapprochements des fournisseurs et des clients dans les Comptes fournisseurs, les Comptes clients et les sociétés françaises.

Pour utiliser des séquences alpha, mettez à jour la page de configuration de l’application ou la définition de transaction afin d’identifier la séquence alpha à utiliser pour un fiche ou une transaction. Par exemple, si vous créez une séquence pour le rapprochement bancaire ou de carte de crédit, mettez à jour la Gestion de la trésorerie pour utiliser la séquence alpha. Administrateurs généralement Configurer les applications.

Ajouter une séquence de documents

1. Au niveau général, accédez à Société > Mise en place > Paramètres et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Séquences de documents.

2. Remplissez les champs obligatoires et ajoutez toute autre information que vous souhaitez inclure dans votre séquence.

   Les champs obligatoires sont les suivants :

   • Identifiant de séquence

     Entrez une étiquette pour le nom de la séquence, par exemple Pièces jointes.
     Il est important que vous nommiez la séquence à l’aide de mots qui décrivent les documents pour lesquels vous allez utiliser la séquence.

     Cet ID ne peut pas être modifié après l’enregistrement.

   • Nom de la séquence

   • Statut de la séquence

   • Type de séquence

     Ne peut pas être modifié après l’enregistrement.

   • Séquence principale

     Ne peut pas être modifié après l’enregistrement.

   • Séquence principale suivante

     Générée automatiquement, elle peut être modifiée.

3. Sélectionnez Enregistrer.

Consultez les descriptions des champs pour en savoir plus sur les informations à saisir dans chaque champ.

Roulement de l’exercice

Le report de l’exercice fiscal pour les séquences de documents vous aide à gérer vos séquences alphabétiques et numériques avec des transitions de fin d’année facilitées, une meilleure organisation et une meilleure correspondance des transactions.

Pour utiliser le report d’exercice :

1. Créez une nouvelle séquence de documents.
2. Entrez les informations pour les champs obligatoires.
   
3. Sélectionnez l’icône Activer le roulement d’exercice séquentiel case à cocher.
   Lorsque cette option est sélectionnée, la fin de l’exercice de votre société s’affiche et le jour où le roulement a été activé pour cette séquence.
4. Sélectionnez la façon dont vous souhaitez que l’exercice financier soit ajouté à votre séquence de documents :

   • Aucun : Lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice financier n’apparaîtra pas dans votre séquence de documents.

   • Préfixe : lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice financier est ajouté comme préfixe de report pour votre séquence de numérotation de documents, suivi d’un séparateur modifiable.

   • Suffixe : lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice financier est ajouté comme suffixe de report à votre séquence de documents, précédé d’un séparateur modifiable.

5. Enregistrez vos modifications.

Lorsque le report de l’exercice fiscal est activé, les dix années suivantes de séquences de documents avec les exercices fiscaux correspondants s’affichent. Le champ Année n’est pas modifiable.

Modification d’une séquence de documents

1. Aller à Société > Configuration > Paramètres > Séquences de documents.

2. Recherchez la séquence de documents que vous souhaitez modifier.

3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

4. Mettez à jour les informations que vous souhaitez inclure dans votre séquence.

   Les champs suivants ne peuvent pas être modifiés :

   • Identifiant de séquence

   • Type de séquence

   • Séquence principale

5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Aller à Société > Configuration > Paramètres > Séquences de documents.

2. Sélectionnez Modifier en regard de la séquence de documents que vous souhaitez modifier.

3. Mettez à jour les informations que vous souhaitez inclure dans votre séquence.

   Les champs suivants ne peuvent pas être modifiés :

   • Identifiant de séquence

   • Type de séquence

   • Séquence principale

4. Sélectionnez Enregistrer.

Consultez les descriptions des champs pour en savoir plus sur les informations à saisir dans chaque champ.

Suppression d’une séquence de documents

Vous supprimez une séquence de documents de la liste Séquences de documents.

Soyez prudent lorsque vous supprimez des séquences. Si vous supprimez une séquence en cours d’utilisation, les utilisateurs ne peuvent pas créer de documents à l’aide de cette séquence et reçoivent un message d’erreur.

Intacct vous recommande de contrôler étroitement les autorisations des utilisateurs pour cette fonction à l’aide de Société > Administrateur > Utilisateurs > Abonnements > Autorisations.

1. Aller à Société > Configuration > Paramètres > Séquences de documents.

2. Recherchez la fiche d’enregistrement que vous souhaitez supprimer.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

   En fonction de vos préférences d’utilisateur, Intacct peut vous demander de confirmer la suppression.

1. Aller à Société > Configuration > Paramètres > Séquences de documents.

2. Recherchez la fiche d’enregistrement que vous souhaitez supprimer et sélectionnez Supprimer.

   En fonction de vos préférences d’utilisateur, Intacct peut vous demander de confirmer la suppression.

Désactiver le séquençage automatique

Les séquences automatiques pour les nouveaux ID sont attribuées dans la page de configuration de l’application pour chaque application Intacct. Les administrateurs peuvent modifier les séquences.

Lorsque vous désactivez le séquençage automatique, les ID existants sont conservés.

Les étapes suivantes sont un exemple de désactivation de la séquencement des documents dans la Comptes clients. Ces étapes peuvent être utilisées dans d’autres applications Intacct pour désactiver les séquences de documents à cet endroit également.

1. Accédez à Comptes clients > Configurer > Configuration.

   Certaines applications, telles que les Services de personnalisation, les Services de plateforme et les Services Web, n’ont pas d’options de configuration.

2. Faites défiler vers le bas jusqu’à Séquençage des documents.
3. Supprimez la séquence de documents affectée sous Factures et laissez le champ déroulant vide pour désactiver la numérotation automatique.
4. Enregistrez vos modifications.

Descriptions des champs

Les tableaux suivants décrivent chaque champ de la liste Séquence de documents et de la page d’informations sur la séquence de documents :

• Liste des séquences de documents
• Page d’informations sur la séquence de documents

Champs de liste de séquences de documents

Champ	Description
Identifiant de séquence	Nom de la séquence. Vous spécifiez ce nom dans le champ correspondant de la page d’informations sur la séquence de documents.
Nom de la séquence	Nom de la séquence qui s’imprime sur les PDF de facture.
Séquence suivante inutilisée	Affiche le prochain numéro disponible pour une utilisation dans une séquence de documents spécifique, ce qui est utile pour le dépannage. Par exemple, il peut être fastidieux pour l’administrateur de trouver la dernière facture afin de vérifier le numéro. Vous pouvez réinitialiser ce numéro sur la page d’informations sur la séquence de documents.
Dernière mise à jour	Ce champ indique la dernière fois qu’une séquence a été modifiée. C’est utile pour le dépannage.

Page d’informations sur la séquence de documents

Informations sur la séquence

Informations sur la séquence

Champ	Description
Identifiant de séquence	Nom de la séquence. Il est important que vous nommiez la séquence à l’aide de mots qui décrivent les documents pour lesquels vous allez utiliser la séquence. Si vous utilisez des factures récurrentes, vous pouvez définir un ID de séquence différent de celui des factures standard.
Nom de la séquence	Titre qui s’imprime sur les PDF des documents de type facture dans les applications Gestion des stocks (CI), Achats (PO) et Ventes de commandes (OE). Le texte que vous saisissez ici est utilisé comme titre des documents de type facture. L’impression d’un titre sur des PDF est utile dans les applications IC/PO/OE. Vous pouvez avoir plusieurs modèles de document qui sont du type facture, mais qui ne sont pas facturés (par exemple, des ajustements). En utilisant ce nom de séquence, vous pouvez imprimer un document avec un titre différent et plus approprié. Ce champ n’affecte que les applications IC/PO/OE.
Statut de la séquence	Le statut par défaut est Actif. Si vous ne souhaitez pas que cette séquence apparaisse dans les listes, mais que vous souhaitez la conserver pour une utilisation ultérieure, choisissez Inactif. Par exemple, supposons que vous créiez des séquences qui ne concernent que les trimestres civils pour les états de dépenses tels que EXPRPT-1847-2004Q1. Vous voudrez peut-être rendre cette séquence inactive au début de Q2 lorsque la séquence EXPRPT-1847-2001T2 commence. Vous pouvez toujours afficher les séquences inactives en sélectionnant l’icône Inclure inactif dans la liste Séquence de documents.
Type de séquence	Le paramètre par défaut est Numérique. Numérique alpha Les séquences alpha ne sont actuellement disponibles qu’avec la Gestion de la trésorerie, ou les entreprises françaises. Lorsque vous sélectionnez Numérique, le champ Longueur de la séquence numérique peut être utilisé et toutes les séquences sont affichées en nombres. Lorsque vous sélectionnez Alpha, le champ Longueur de la séquence numérique n’est pas disponible et les séquences sont affichées en minuscules.
Longueur de la séquence numérique	Disponible uniquement lorsque le type de séquence est Numérique. Longueur totale de la séquence numérique primaire qui comprend les zéros non significatifs. La longueur maximale autorisée ici est de 16 caractères. Par exemple, si vous entrez 5 dans ce champ, et définissez votre séquence primaire sur 123, le résultat est 00123 lors de la saisie de la première facture. La longueur de la séquence primaire est un total de 5 chiffres, avec deux zéros avant la première instance de la séquence primaire. La longueur totale de la séquence numérique primaire facilite le tri dans les listes. Le numéro 00123 s’affiche avant 10123 dans une liste. Si vous ne spécifiez pas les zéros non significatifs, 10123 s’affiche avant 123 dans la liste. Ce regroupement donne l’impression que les listes ne sont pas correctement ordonnées.
Maximum de la séquence principale	Affiche la séquence maximum pour la séquence sélectionnée. Le maximum par défaut pour les séquences numériques et alphabétiques est de 16 caractères (chiffres ou lettres). Vous pouvez choisir de faire en sorte que votre séquence comporte maximum moins de 16 caractères. Lorsque la fin de la séquence est atteinte, vous recevez un message d’erreur et l’administrateur de la séquence de document doit démarrer une nouvelle séquence.

Roulement de l’exercice

Champ	Description
Activer le roulement d’exercice séquentiel	Cocher cette case vous permet de gérer les séquences qui changent au début de chaque exercice. Vous pouvez l’utiliser pour les séquences numériques et alphabétiques. Lorsque cette option est cochée, les champs renseignés suivants s’affichent : L' Fin de l’exercice pour votre société. L' Date de début du roulement est le jour où cette séquence de survol a été activée.
Ajouter l’exercice à la séquence	Disponible uniquement lorsque vous activez le roulement d’exercice de séquence. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner l’endroit où l’exercice sera ajouté à la séquence de documents. Aucun : Lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice financier n’apparaîtra pas dans votre séquence de documents. Préfixe : lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice financier est ajouté comme préfixe de report pour votre séquence de numérotation de documents, suivi d’un séparateur modifiable. Suffixe : lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice financier est ajouté comme suffixe de report à votre séquence de documents, précédé d’un séparateur modifiable.

Champs de séquence de documents

Champ	Description
Préfixe de survol	Lorsque l’exercice est ajouté à la séquence de documents en tant que préfixe, l’exercice s’affiche automatiquement ici. Ce champ n’est pas modifiable et est basé sur l’exercice en cours de votre société.
Préfixe fixe, Séparateurs, Suffixe fixe	Caractères qui apparaissent avant, entre et après la séquence principale. La longueur maximale de la Préfixe fixe et Suffixe fixe fields est de 30 caractères. Vous pouvez saisir moins de caractères que le nombre maximum. La longueur maximale du Séparateur fields est d’un (1) caractère. Cela s’applique à tous les champs Séparateur. Par exemple, INV-E1-0000000012345678-2020Q3 Il peut s’agir d’un ID document qui utilise le maximum numéro de caractères disponibles. INV-E1 est le préfixe à 6 caractères. 0000000012345678 est le numéro de séquence de 16 caractères. T3 2025 est le suffixe de 6 caractères. Le tiret (-) après INV-E1 et avant T3 2020 sont des séparateurs. Lorsque vous activez le report d’exercice de séquence, l’exercice peut être ajouté à votre séquence de document, avec des champs de séparation supplémentaires. Par exemple, 2024-INVE1-0012345678-Q3 Il peut s’agir d’un ID de document qui utilise un exercice financier comme suffixe. 2024 est l’exercice ajouté automatiquement, en fonction de l’exercice en cours de votre société. INVE1 est le préfixe de 5 caractères. 0012345678 est le numéro de séquence de 10 caractères. T3 est le suffixe de 2 caractères. Le tiret (-) après 2024et INVE1 et avant T3 sont des séparateurs.
Séquence principale	Le début de cette séquence. Après vous Enregistrer, vous ne pouvez plus modifier cette séquence. Intacct recommande de ne pas ajouter de zéros non significatifs dans le cadre d’une séquence d’ID. Les identifiants avec des zéros de tête peuvent entraîner des erreurs lorsque vous importez des informations dans votre société à partir d’Excel, car Excel supprime le zéro de tête. utilisez un caractère comme préfixe pour votre identifiant : par exemple, C0001 pour un identifiant client.
Suffixe de retournement	Lorsque l’exercice est ajouté à la séquence de documents en tant que suffixe, l’exercice est automatiquement affiché ici. Ce champ n’est pas modifiable et est basé sur l’exercice en cours de votre société.

Séquences avec ou sans report d’exercice

Champ	Description
Exercice fiscal	Lorsque le roulement d’exercice n’est pas activé, les séquences s’appliquent à tous les exercices. Lorsque le report de l’exercice fiscal est activé, les dix années suivantes de séquences de documents avec les exercices fiscaux correspondants s’affichent. Ce champ n’est pas modifiable.
Séquence principale suivante	Lorsque le report d’exercice n’est pas activé, ce champ affiche la séquence affectée au document suivant. Lorsque le roulement d’exercice est activé, les 10 prochaines années des séquences affectées au document sont affichées. L’administrateur de la séquence de documents peut utiliser le champ de valeur inutilisé suivant pour le dépannage. Par exemple, il peut être fastidieux pour l’administrateur de trouver la dernière facture afin de vérifier la séquence. Vous pouvez modifier cette séquence. Toutefois, soyez prudent lorsque vous modifiez cette séquence après avoir créé des documents qui l’utilisent déjà. L’abaissement de la séquence en dessous d’une séquence existante déclenche une erreur si Avertir est choisi pour les numéros dupliqués dans les pages de configuration AR ou AP. Pour utiliser ce paramètre, accédez à Société > Administrateur > Abonnements, puis sélectionnez Comptes clients ou Comptes fournisseurs, puis sélectionnez Configurer.
Valeur inutilisée suivante	Cet aperçu non modifiable vous permet d’expérimenter différents paramètres pour le préfixe, le suffixe et les séparateurs. L’aperçu du format de votre séquence vous permet de voir comment la séquence finale s’affiche lorsqu’elle est affichée sur un document.
Séquence maximum	Cet aperçu non modifiable vous permet d’expérimenter différents paramètres pour le préfixe, le suffixe et les séparateurs. L’aperçu du format de la valeur finale d’une séquence vous permet d’ajuster la plage de séquence selon vos besoins.